工程檔案管理存在的主要問(wèn)題與對(duì)策探析

秦彩玲

（奎屯市城市建設(shè)檔案館，新疆 奎屯 833200）

1 加強(qiáng)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的意義

1）有助于建設(shè)工程質(zhì)量提升。建設(shè)工程檔案記錄了建設(shè)工程整體環(huán)節(jié)的所有活動(dòng)、數(shù)據(jù)與結(jié)果，是建設(shè)工程施工的見(jiàn)證。做好建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作，可以幫助建設(shè)行業(yè)進(jìn)行建設(shè)工程招投標(biāo)過(guò)程、施工工程、工程質(zhì)量檢測(cè)過(guò)程的分析，總結(jié)建設(shè)工程總體環(huán)節(jié)的優(yōu)缺點(diǎn)，為建設(shè)行業(yè)進(jìn)行建設(shè)工程過(guò)程完善，提供了重要的數(shù)據(jù)，有助于建設(shè)工程質(zhì)量的提升。

2）有助于工程監(jiān)督效率提升。建設(shè)工程檔案管理反映了建設(shè)工程的施工情況、施工進(jìn)度與施工質(zhì)量，為質(zhì)量監(jiān)督管理提供了重要的依據(jù)，相關(guān)部門(mén)可以結(jié)合建設(shè)工程標(biāo)準(zhǔn)，以建設(shè)工程實(shí)際施工情況為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記錄內(nèi)容，進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督工作的開(kāi)展，不僅可以節(jié)省質(zhì)量監(jiān)督管理的時(shí)間和精力，還可以對(duì)檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理工作與質(zhì)量監(jiān)督工程的順利開(kāi)展。

2 建設(shè)工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1）重視不夠。一些建設(shè)企業(yè)對(duì)建設(shè)工程的檔案管理重視不夠，把工作重點(diǎn)放在抓工程進(jìn)展和工程質(zhì)量上，只注重能否按工期完成工程和經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理的重要性。把工程檔案管理看成是閑職，在人員的安排上，缺乏統(tǒng)籌觀念，認(rèn)為只要有人承擔(dān)這項(xiàng)工作就可以。由于工作人員的業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)局限，缺乏正確的檔案管理意識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2）檔案管理人員素質(zhì)不高。建設(shè)工程檔案管理工作和工程密切相關(guān)，是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作。一方面由于重視不夠，管理者在人員配備上沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，都是兼職，他們沒(méi)有更多的時(shí)間和精力鉆研業(yè)務(wù)，缺乏檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，很難保證工作質(zhì)量；另一方面，很多工程的檔案管理人員是剛畢業(yè)的學(xué)生或者非專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，又沒(méi)有進(jìn)行必要的崗前培訓(xùn)，缺乏實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，致使一些歸檔資料不能滿(mǎn)足歸檔要求，例如工程資料的復(fù)印件，經(jīng)多次復(fù)印、涂改之后再進(jìn)行復(fù)印，字跡模糊不清，難以辨認(rèn)，不符合存檔要求，如果存檔會(huì)給后續(xù)工作帶來(lái)麻煩。兼職檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高，又不努力進(jìn)取，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)相對(duì)較差。

3）檔案管理方法落后，管理制度不完善。在信息化普及的今天，仍有個(gè)別單位還用傳統(tǒng)的檔案管理模式，浪費(fèi)人力物力，影響工作效率；還有的建設(shè)工程企業(yè)雖然配置了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，但由于培訓(xùn)不到位和工作人員自身素質(zhì)等原因，檔案管理軟件的運(yùn)用效率較低，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案管理制度不健全，沒(méi)有嚴(yán)格的制度約束，很多檔案管理人員按照自己的主觀想法對(duì)檔案進(jìn)行管理，隨意性較大，缺乏科學(xué)性、合理性、規(guī)范性。職責(zé)分工不明確，有的人身兼數(shù)職，人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案保護(hù)意識(shí)薄弱。

4）檔案真實(shí)性較差。由于建設(shè)工程檔案具有管理工作量大、資料來(lái)源復(fù)雜多樣的特點(diǎn)，正確的管理有一定的難度。一些建設(shè)單位檔案歸檔管理體系不健全，加之工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)等原因，檔案管理過(guò)程相對(duì)混亂，管理不規(guī)范，容易出現(xiàn)紕漏。一些建設(shè)單位沒(méi)有把檔案管理工作當(dāng)作重要工作內(nèi)容，責(zé)任落實(shí)不到位，沿用傳統(tǒng)的手工操作，很難實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化，造成工程檔案的真實(shí)性較差。

3 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作的有效措施

1）提高認(rèn)識(shí)。自上而下高度重視，提高對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作放在和工程施工及工程質(zhì)量同等重要的位置，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用。重視工程建設(shè)中資料收集整理，為工程竣工時(shí)檔案資料的驗(yàn)收移交奠定基礎(chǔ)。完善收集資料的措施，定期檢查抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修正，檔案的歸檔管理由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并把檔案管理工作納入重點(diǎn)工作內(nèi)容中。

2）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員是進(jìn)行檔案管理工作的主體，他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和自身修養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量和效果。因此，首先要加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過(guò)集中學(xué)習(xí)、網(wǎng)上自學(xué)、專(zhuān)家講座等多種形式，學(xué)習(xí)檔案管理、施工設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、成本控制等相關(guān)的理論知識(shí)和檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并定期進(jìn)行考核，考核結(jié)果和量化考核的績(jī)效相關(guān)聯(lián)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，促使他們不斷提高專(zhuān)業(yè)水平。多為他們提供外出參觀培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)不同單位之間的溝通交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，運(yùn)用于自己企業(yè)的檔案管理實(shí)踐。實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，對(duì)工作認(rèn)真、貢獻(xiàn)突出的檔案管理人員給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。在可能的情況下，聘請(qǐng)業(yè)內(nèi)知名人士開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)，促進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

3）改進(jìn)檔案管理方法，建立健全工程檔案管理制度。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代復(fù)雜的工程施工建設(shè)的需求，因此，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和工程檔案管理工作的需求，對(duì)傳統(tǒng)的方法進(jìn)行改革創(chuàng)新，吸取其精華，融入現(xiàn)代的檔案管理方法中，運(yùn)用管理軟件，使檔案管理更科學(xué)、更高效。建立完善檔案管理制度，作為約束檔案管理人員管理行為、規(guī)范檔案管理的依據(jù)和準(zhǔn)則，制度要符合企業(yè)的實(shí)際情況，切實(shí)可行。比如檔案的分類(lèi)要有科學(xué)性，案卷標(biāo)簽要規(guī)范，檔案的擺放要隨時(shí)可以查到任何案卷，歸檔的材料要符合標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案借還制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度，制定檔案管理人員工作職責(zé)，通過(guò)制度的制定和實(shí)施，加強(qiáng)檔案管理。在實(shí)際工作中，對(duì)檔案管理人員執(zhí)行檔案管理制度的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，把工程檔案管理制度落到實(shí)處，使檔案管理人員能夠根據(jù)制度，規(guī)范檔案資料的收集和整理工作，進(jìn)而提高工程檔案管理工作的質(zhì)量。

4）提高檔案的真實(shí)性。檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅且責(zé)任重大的工作，檔案管理人員必須端正態(tài)度，嚴(yán)肅認(rèn)真，精益求精，工作中不能為了應(yīng)付而造假。檔案管理要伴隨工程的全過(guò)程，要確保檔案材料能夠真實(shí)地反映工程建設(shè)過(guò)程和施工質(zhì)量。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位的管理人員和工程項(xiàng)目的管理人員按照建設(shè)工程管理的檔案要求標(biāo)準(zhǔn)對(duì)全部檔案進(jìn)行檢查、審核，修正存在的問(wèn)題，補(bǔ)全缺失的材料，保證建設(shè)工程檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

5）檔案內(nèi)容規(guī)范性。首先，建設(shè)行業(yè)可以根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督管理需求，進(jìn)行檔案記錄內(nèi)容的明確，幫助檔案管理人員明確記錄內(nèi)容，一方面可以保證檔案信息記錄、整理與完善工作的順利開(kāi)展，保證檔案信息的真實(shí)、可靠。另一方面可以進(jìn)行我國(guó)各地檔案內(nèi)容的統(tǒng)一，為建設(shè)行業(yè)質(zhì)量提升做好更多的數(shù)據(jù)支持。其次，建設(shè)行業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容規(guī)范性需求，進(jìn)行檔案內(nèi)容記錄格式的統(tǒng)一，規(guī)定檔案記錄信息的詞匯，一方面可以保證檔案信息記錄工作的有序開(kāi)展，另一方面為檔案查詢(xún)與處理工作做好了前提準(zhǔn)備，保證建設(shè)行業(yè)后期質(zhì)量完善工程的順利開(kāi)展。最后，建設(shè)行業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督工作需求，做好檔案內(nèi)容完善工作的規(guī)范，要求檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息記錄的同時(shí)，做好信息真實(shí)性與完整性的檢查工作，杜絕缺、漏、錯(cuò)等現(xiàn)象的發(fā)生，保證檔案信息的完整性與真實(shí)性，不僅可以提升檔案管理工作水平，還有助于建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的順利開(kāi)展。

6）檔案監(jiān)督水平提升。建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性與技術(shù)性，需要監(jiān)督人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、監(jiān)督能力與職業(yè)道德素質(zhì)。因此，建設(shè)行業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督需求，提升工程檔案監(jiān)督水平，提高工程檔案監(jiān)督的深度與廣度，從而保證建設(shè)工程質(zhì)量提升。首先，監(jiān)督人員可以根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督需求，做好監(jiān)督前文件資料的熟悉工作，根據(jù)建設(shè)工程圖紙，進(jìn)行監(jiān)督工作內(nèi)容與形式的確認(rèn)，保證監(jiān)督工作的順利開(kāi)展。其次，由于建設(shè)工程內(nèi)容不同，其質(zhì)量監(jiān)督側(cè)重點(diǎn)也存在一定的區(qū)別，質(zhì)量監(jiān)督人員可以根據(jù)不同工程，進(jìn)行監(jiān)督計(jì)劃側(cè)重點(diǎn)的調(diào)整，保證監(jiān)督計(jì)劃符合不同工程質(zhì)量檢測(cè)需求。最后，質(zhì)量監(jiān)督人員應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于工程檔案的監(jiān)督管理工作，根據(jù)工程質(zhì)量監(jiān)督的要求，對(duì)檔案的真實(shí)性與完整性進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程檔案中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的整改策略，保證工程檔案信息的真實(shí)性，為建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的順利開(kāi)展提供更多的依據(jù)，有助于建設(shè)工程質(zhì)量的提升。

7）優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)施與設(shè)備。檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)先進(jìn)的信息化設(shè)施與設(shè)備。在提升工程檔案管理質(zhì)量的過(guò)程中，有必要為檔案管理部門(mén)配置相關(guān)的信息化設(shè)施與設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)做好系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，不斷完善信息化檔案管理流程，建立統(tǒng)一的信息化檔案資源共享平臺(tái)。在完善檔案信息化管理功能的同時(shí)，應(yīng)著重關(guān)注檔案錄入及全文的數(shù)字化操作。檔案信息數(shù)據(jù)的錄入本身屬于信息化檔案管理的基礎(chǔ)工作，它直接改變了傳統(tǒng)的檔案收集整理形式，使得檔案管理人員在面對(duì)各個(gè)部門(mén)所移交的大量檔案資料時(shí)，能夠一邊進(jìn)行整理，一邊進(jìn)行電子輸入，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，實(shí)施紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案雙向化管理。這一流程不僅能夠減輕管理人員的壓力，還能夠提高檔案管理數(shù)據(jù)錄入效率，避免重復(fù)勞動(dòng)的出現(xiàn)。

8）持續(xù)推動(dòng)工程檔案信息化管理的發(fā)展。電子檔案錄入形式能夠及時(shí)將所有資料錄入檔案中，并進(jìn)行篩選，剔除其中沒(méi)有價(jià)值的信息資料。工程檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在新時(shí)期建立多層次的檔案管理考評(píng)制度，要求檔案管理人員加強(qiáng)信息化檔案管理的學(xué)習(xí)，提高工作素質(zhì)。除了檔案管理信息化手段以外，還需要嘗試學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)和信息應(yīng)用知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)管理軟件形成一定的了解，才能夠合理參與到檔案價(jià)值的挖掘工作中，從而提出準(zhǔn)確的檔案信息分析結(jié)果，對(duì)工程的下一步開(kāi)展形成重要參考依據(jù)。檔案數(shù)據(jù)的錄入質(zhì)量將直接決定著檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量，因而檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)，確保所錄入的數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確而有效，不存在遺漏或者缺失的情況，否則難以保證檔案信息資料的完整性，也會(huì)影響到整體的檔案信息管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

建設(shè)工程檔案管理工作對(duì)工程項(xiàng)目具有重要的意義，是建設(shè)企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，工程檔案不僅是工程施工過(guò)程的真實(shí)反映，更是工程竣工后后續(xù)工作的依據(jù)和參考。工程檔案的管理工作是一項(xiàng)艱辛而復(fù)雜的工作，需要常抓不懈，需要齊心合力，才能做得更好。