新時(shí)代背景下檔案管理在醫(yī)院管理中如何發(fā)揮新作用

徐洪梅

（山東省臨沂市中心醫(yī)院，山東 臨沂 276400）

檔案最主要的功能在于憑證功能和參考功能，檔案作為歷史信息和知識(shí)信息的載體，是重要的歷史信息資源。良好地發(fā)揮檔案的主要功能，會(huì)對(duì)現(xiàn)今人們的生活工作帶來(lái)不可忽視的推動(dòng)作用。醫(yī)院檔案管理是社會(huì)信息資源的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和管理有著獨(dú)特的使用價(jià)值。

1 新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作重要性

在中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代背景下，黨和國(guó)家對(duì)各行業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)工作也提出了全新的要求。為了推動(dòng)公立醫(yī)院改革和發(fā)展，更好地為人民健康保駕護(hù)航，政府增加了針對(duì)醫(yī)院的管理舉措和考核。在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院檔案更是醫(yī)院整體發(fā)展建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)也是各部門(mén)有序開(kāi)展日常工作的重要保障。檔案管理工作具有較強(qiáng)政策性和專業(yè)性，現(xiàn)階段需要與時(shí)俱進(jìn)，醫(yī)院各部門(mén)之間充分協(xié)調(diào)合作，深入應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)及電子文件檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)管理形式向多元化方向發(fā)展，激發(fā)檔案管理革新，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理實(shí)效，促使醫(yī)院檔案管理工作整體轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行贏得關(guān)鍵基礎(chǔ)，滿足推動(dòng)時(shí)代發(fā)展的需要。

2 醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的作用

1）醫(yī)院檔案管理的具體內(nèi)涵。醫(yī)院檔案除了醫(yī)療檔案（病案）之外，還包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案以及音像數(shù)字類檔案等。醫(yī)院檔案管理具體包括醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、查詢利用以及編研等。在檔案管理過(guò)程中，不僅可以幫助檔案用戶提供原始憑證信息，也可以為醫(yī)院管理決策提供借鑒，從而推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展。2）為醫(yī)院在管理和經(jīng)營(yíng)方面的提升提供了依據(jù)。當(dāng)前在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和管理工作中，如想測(cè)算工作有沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的提升，就需要與之前工作結(jié)果檔案進(jìn)行比較分析。而健全的檔案就可以為醫(yī)院現(xiàn)今的經(jīng)營(yíng)管理，提供正確有效的信息憑證。檔案管理是醫(yī)院管理中的關(guān)鍵組成部分，為醫(yī)院決策管理助力，還可以協(xié)助醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)以往工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)，降低工作差錯(cuò)率，有助于提高醫(yī)院的綜合管理水平，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。3）為醫(yī)院維持穩(wěn)定有序工作奠定了基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院發(fā)展歷程的重要憑證，記載著醫(yī)院的各項(xiàng)事務(wù)、歷史活動(dòng)、管理舉措、經(jīng)營(yíng)原始憑證及歷史史料，匯聚著醫(yī)院有史以來(lái)的重要研究成果和治療記錄，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。醫(yī)院檔案主要服務(wù)于醫(yī)生、患者以及醫(yī)院的工作人員。其構(gòu)成主要以第一手材料為主，醫(yī)療檔案即我們經(jīng)常見(jiàn)到的醫(yī)生手稿、診斷證明、治療方案和護(hù)理記錄、患者影像資料等等，這些記錄在醫(yī)院的病案管理中，由職能部門(mén)進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)控。由于醫(yī)院檔案管理工作具有規(guī)范性、保密性、持續(xù)性等特點(diǎn)，醫(yī)院檔案會(huì)被保存在相對(duì)較為安全的地方。尤其涉及一些科研的成果，甚至一些關(guān)于醫(yī)院發(fā)展方向和決策方針的資料，還有一些涉及患者隱私和個(gè)人信息的內(nèi)容。所以在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，務(wù)必確保檔案的安全性，防止檔案信息外露是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)任務(wù)，也是完全需要杜絕的事件。醫(yī)院檔案的建立，其主要目的也是為了服務(wù)醫(yī)生、患者以及保存醫(yī)院的歷史，為其提供更多的方便，可以說(shuō)醫(yī)院檔案是醫(yī)院維持穩(wěn)定工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是醫(yī)院歷史發(fā)展的見(jiàn)證。

3 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1）制度不健全，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的關(guān)鍵性。經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理工作不像醫(yī)療過(guò)程中的診斷治療和護(hù)理過(guò)程會(huì)為醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。所以，很多醫(yī)院會(huì)忽略對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理，只是一味地重視醫(yī)療提升和醫(yī)院經(jīng)營(yíng)性綜合管理，對(duì)檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性和重要性。2）檔案信息內(nèi)容和形式復(fù)雜。醫(yī)院文件多種多樣，在文件歸檔過(guò)程中存在紙質(zhì)文件缺頁(yè)、電子文件格式迥異不能兼容等問(wèn)題，導(dǎo)致文件歸檔工作復(fù)雜以及效率低下。為了保證醫(yī)院檔案的安全性，醫(yī)院實(shí)行檔案保管雙套制，即傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案保存兩種形式。由于雙套制保管要求，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作量翻倍，檔案工作流程繁瑣等問(wèn)題。另外，在檔案保管過(guò)程中，容易發(fā)生檔案放置不當(dāng)?shù)那闆r，有些檔案在庫(kù)房有單獨(dú)的貨架，由于長(zhǎng)時(shí)間工作的增加，檔案架上擺放的檔案種類混亂，檔案放置分散，在清點(diǎn)時(shí)被工作人員忽視。3）檔案管理人員能力有限。檔案管理人員日常工作較為繁重復(fù)雜，常規(guī)的檔案管理形式主要是依靠人工，檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力有限，即便是醫(yī)院已經(jīng)引入檔案管理信息系統(tǒng)，但是工作人員的應(yīng)用效果并不是十分理想。一方面歸檔過(guò)程不規(guī)范導(dǎo)致檔案信息資源缺乏，另一方面檔案信息檢索局限于題名檢索，對(duì)全文檢索和數(shù)據(jù)挖掘等相關(guān)操作不熟悉，降低了檔案查詢工作效率和檔案服務(wù)質(zhì)量。另外也存在專職檔案管理人員少，任務(wù)重，不能及時(shí)參與到醫(yī)院重大活動(dòng)中，不能及時(shí)有效地收集整理相關(guān)資料，對(duì)相關(guān)職能科室年度工作資料上交督導(dǎo)不力，造成檔案材料歸檔滯后等現(xiàn)象。

4 新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作的決策支持條件

1）醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)到位。領(lǐng)導(dǎo)到位是關(guān)鍵?！搬t(yī)院管理層次人員必須發(fā)揮自身的作用，能夠認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)在檔案管理中能取得較好的成效，改變頭腦中傳統(tǒng)的管理觀念，這樣才有利于帶動(dòng)相關(guān)的管理人員，在實(shí)際檔案管理工作中將大數(shù)據(jù)高效地運(yùn)用其中，確保檔案管理工作得到穩(wěn)步的提高。”一是醫(yī)院黨委高度重視，黨委班子應(yīng)有專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的分管副院長(zhǎng)指導(dǎo)檔案管理工作，加大投入支持力度，成立院、科分級(jí)管理體制，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案管理工作順利開(kāi)展。嚴(yán)格按檔案存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)開(kāi)展要求配備檔案專用房屋、裝具、防護(hù)設(shè)施等。加大財(cái)政投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟硬件管理系統(tǒng)，醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)據(jù)化和信息化才能得到有力支持。2）建立面向醫(yī)療科研的檔案信息數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須面向醫(yī)療科研群體，為其提供專業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)。這就要求醫(yī)院檔案管理工作人員必須學(xué)會(huì)運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過(guò)醫(yī)院開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)對(duì)醫(yī)療科研所需要的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為醫(yī)療科研服務(wù)。方便用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中挖掘到某一領(lǐng)域中專門(mén)的數(shù)據(jù)以及醫(yī)療方案的實(shí)踐案例，為醫(yī)療科研理論創(chuàng)新提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，做到對(duì)醫(yī)院檔案信息資源有效的開(kāi)發(fā)利用。如今數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，可以與相關(guān)公司合作，購(gòu)置面向醫(yī)院檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘軟件，達(dá)到對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)，要聯(lián)合圖書(shū)館搭建醫(yī)院檔案信息資源庫(kù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，提供全文檢索、分類檢索、搜索問(wèn)題提示、搜索結(jié)構(gòu)評(píng)價(jià)、拼音搜索、智能糾錯(cuò)、自然語(yǔ)言翻譯等多種搜索模式。另外醫(yī)院檔案信息資源庫(kù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)要配合醫(yī)療科研體系建設(shè)，建立中英文對(duì)照搜索，用戶在輸入查詢內(nèi)容時(shí)，可以輸入多國(guó)語(yǔ)言的檢索條件，并使用AND、OR、NOT等邏輯關(guān)系。檢索結(jié)果中可以同時(shí)顯示多國(guó)語(yǔ)言記錄，搭配多國(guó)語(yǔ)言同義詞庫(kù)，可以通過(guò)單一語(yǔ)言條件，得到多國(guó)語(yǔ)言檢索結(jié)果，保證醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中發(fā)揮不可或缺的作用。

5 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對(duì)策

1）加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)。醫(yī)院檔案不同于其他檔案形式，往往要求更高的保密性和專業(yè)性，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要基礎(chǔ)及關(guān)鍵資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理可以促使各方面檔案資料得以高效存儲(chǔ)和提供利用。目前，醫(yī)院的信息化檔案管理工作主要基于計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)的方式完成數(shù)據(jù)的高度交互，并配置專業(yè)的掃描設(shè)備以及打印設(shè)備等完成數(shù)據(jù)導(dǎo)出、錄入。因?yàn)殡娮赢a(chǎn)品有著較快的更新周期，支持年限也不長(zhǎng)，故而信息化檔案管理也要求周期性地就軟硬件技術(shù)和設(shè)備等實(shí)施檢查、升級(jí)，規(guī)避由于設(shè)備故障以及病毒等問(wèn)題導(dǎo)致檔案管理品質(zhì)下滑。此外，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行基礎(chǔ)理論和實(shí)踐工作專業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員信息素養(yǎng)，更好地掌握檔案管理技巧，以及前沿理念的認(rèn)知，規(guī)避由于人為操作失誤等情況給整個(gè)系統(tǒng)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p害。在軟件以及網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下實(shí)施維護(hù)期間，需要明確設(shè)置管理員權(quán)限，對(duì)有關(guān)重要資料的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行加密處理，對(duì)于非授權(quán)等人員則需要避免其肆意地訪問(wèn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)資料，不斷地提升檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用安全性。2）完善信息化檔案管理體制。信息化的檔案管控其目的是更好地推動(dòng)并達(dá)成數(shù)據(jù)信息的高速交互以及有效利用，故要求各醫(yī)療機(jī)構(gòu)建立完善的檔案數(shù)據(jù)管控體系，把檔案工作納入整體規(guī)劃，年度工作計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施和同步發(fā)展，以制度形式要求各部門(mén)高度配合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管控，不斷地提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。此外，需要針對(duì)性地組建檔案管控機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)是為全部檔案完成數(shù)據(jù)分類劃分，并設(shè)定檢索以及導(dǎo)入導(dǎo)出等端口，將整個(gè)檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范性、高度統(tǒng)籌性以及系統(tǒng)性的管控，提高管控工作的品質(zhì)，更好地為醫(yī)院整體運(yùn)行服務(wù)。3）培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才?，F(xiàn)如今，我院對(duì)信息管理人才的需求逐漸增加，一是要求檔案管理人員樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)、終身學(xué)習(xí)的理念，摒棄傳統(tǒng)的管理思想和管理方式，不斷豐富信息管理知識(shí)，熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)做好醫(yī)院檔案管理，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的結(jié)合；及時(shí)將相關(guān)的紙質(zhì)檔案管理工作向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方向發(fā)展，能夠快速獨(dú)立地完成檔案數(shù)據(jù)收集、整理和歸檔、調(diào)閱等一系列檔案管理工作。二是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理更多的政策支持，提供多種形式的培訓(xùn)和激勵(lì)模式，及時(shí)掌握檔案管理新理念新方法，加快檔案管理信息化發(fā)展步伐。三是實(shí)現(xiàn)信息管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。檔案管理多用于醫(yī)院的整體服務(wù)，不同部門(mén)在檔案的內(nèi)容、形式等方面的要求各不相同，這就要求檔案管理人員積極與醫(yī)院其他部門(mén)進(jìn)行溝通和交流，深入調(diào)查了解醫(yī)院各部門(mén)對(duì)檔案信息的需求，并虛心聽(tīng)取他人對(duì)檔案管理的有效建議和意見(jiàn)，不斷提升管理能力。4）使用政工檔案管理模式。針對(duì)一些特殊的檔案，還需要使用特殊方式進(jìn)行管理。如政工檔案需要借鑒文書(shū)檔案及照片檔案、電子郵件類新媒體檔案管理模式，從而起到相應(yīng)的效果。醫(yī)院政工工作資料是非常重要繁多的內(nèi)容。其中的文字、影像、網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)、電子郵件、政務(wù)社交媒體資料等是醫(yī)院重要?dú)v史的見(jiàn)證者，是歷史事件的信息載體，按照相關(guān)入檔要求對(duì)資料進(jìn)行分門(mén)別類整理歸檔后可以將歷史事跡進(jìn)行良好還原和重現(xiàn)，為政工人員提供大量的實(shí)踐素材，給予醫(yī)院政工工作提供良好的查考借鑒，帶來(lái)更先進(jìn)的工作啟示。

6 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理不僅代表了醫(yī)院本身的形象，更體現(xiàn)了現(xiàn)階段最基本的制度管理體系。通過(guò)對(duì)新時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行深刻剖析并提出有效地解決措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的社會(huì)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，發(fā)揮醫(yī)院檔案的憑證作用和參考作用，推進(jìn)醫(yī)院管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。