信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化面臨的挑戰(zhàn)和措施探究

劉春鵝

（漳州城市運(yùn)營集團(tuán)有限公司，福建 漳州 363005）

為了能夠更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，檔案管理工作也必須要做出適當(dāng)?shù)母潞蛢?yōu)化，以此來不斷提高檔案管理水平，切實(shí)發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值作用。將檔案管理工作與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合，可以推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，促使檔案資料可以滿足現(xiàn)代使用以及保存的要求，但從目前來看，檔案管理現(xiàn)代化仍然面臨著一些挑戰(zhàn)，有必要對(duì)其優(yōu)化提升措施作出深入研究。

1 檔案管理現(xiàn)代化概念分析

一般情況下，檔案管理現(xiàn)代化的含義能夠大體上分為三種：一是在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中合理利用現(xiàn)代化技術(shù)以及方法。二是相關(guān)的檔案管理人員自身已經(jīng)掌握了足夠的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)以及科學(xué)技術(shù)。三是在檔案管理過程中，構(gòu)建起科學(xué)完善的現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制。這三者做到其一都可以稱之為檔案現(xiàn)代化管理。除此之外，檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容及其構(gòu)成又可以分為多個(gè)方面，例如：一是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理自動(dòng)化。二是多媒體技術(shù)與檔案信息表現(xiàn)方面的多元化。三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息傳遞。四是存儲(chǔ)技術(shù)與檔案信息存儲(chǔ)。五是數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息組織標(biāo)準(zhǔn)化以及有序化等。

2 分析檔案管理現(xiàn)代化中面臨的挑戰(zhàn)

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的強(qiáng)力推動(dòng)下，現(xiàn)代生產(chǎn)以及經(jīng)營活動(dòng)中形成的檔案資料日益增多，以往較為傳統(tǒng)的手工操作方式為主的檔案管理方法，已經(jīng)難以有效滿足時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，不能更好地存儲(chǔ)、收藏、處理以及加工和開發(fā)利用檔案資源，在無法保證檔案資料完整性和安全性的同時(shí)，也無法切實(shí)發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值和作用，所以檔案管理開始不斷地向著數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的方向轉(zhuǎn)變，但是結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展現(xiàn)狀來看，其仍然面對(duì)著以下幾個(gè)方面的挑戰(zhàn)：

一是需要面臨對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念的挑戰(zhàn)。以往較為傳統(tǒng)的檔案管理存在著“重藏輕用”的觀念，盡管檔案管理正在不斷實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，但是這種觀念仍然根深蒂固[1]。在信息時(shí)代背景下，必須要對(duì)這種觀念做出改變，注重檔案信息資源的有效開發(fā)，促使以往的“死檔案”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，同時(shí)還要增強(qiáng)服務(wù)觀念，對(duì)各類檔案信息資源實(shí)現(xiàn)深入有效的開發(fā)利用，以此來發(fā)揮其具備的價(jià)值和作用，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高提供良好的支撐。

二是需要面臨管理手段以及方式的挑戰(zhàn)。結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展現(xiàn)狀來看，雖然已經(jīng)開展了信息化建設(shè)，但是在實(shí)際操作過程中，繼續(xù)沿用以往較為傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，這些實(shí)體檔案需要耗費(fèi)大量的時(shí)間以及管理人員的精力，同時(shí)在檢索方面也較為困難，從而導(dǎo)致檔案信息的管理、保存以及利用等方面都呈現(xiàn)出較為滯后的狀態(tài)。

三是需要面臨工作人員自身素質(zhì)提升的挑戰(zhàn)。在檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展之后，相應(yīng)的檔案管理人員也必須要熟練地掌握各項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)，熟知相關(guān)操作知識(shí)，所以信息時(shí)代下的檔案管理現(xiàn)代化必須要面對(duì)檔案管理人員自身綜合素質(zhì)不斷提升的挑戰(zhàn)。

四是需要面臨網(wǎng)絡(luò)安全方面的挑戰(zhàn)。進(jìn)入到信息時(shí)代之后，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度不斷加快，這使得網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客攻擊等問題也隨之加劇，在這種背景下，如何做好網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，切實(shí)維護(hù)好檔案信息安全，屬于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須要面對(duì)的一個(gè)重大挑戰(zhàn)[2]。

3 分析信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展措施

3.1 注重創(chuàng)新檔案管理工作觀念

在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，必須要注重更新改良傳統(tǒng)的檔案管理理念，既要重視檔案管理的收藏和保存，同時(shí)也要重視檔案管理的高效利用[3]。對(duì)此檔案管理人員需要充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，要打破以往傳統(tǒng)思想觀念的束縛，積極革新轉(zhuǎn)變自身工作理念，不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，以此來保證檔案資源的使用價(jià)值能夠充分發(fā)揮出來，并在此基礎(chǔ)上更有靈活性地開展檔案管理。

3.2 注重檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新改良

企業(yè)主管部門必須高度重視檔案管理工作，充分認(rèn)清檔案管理工作的價(jià)值和意義，要從政策以及資金等方面大力推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。唯有做到上下齊心，高度重視檔案管理，才能確保檔案管理切實(shí)在信息時(shí)代下達(dá)到現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。企業(yè)檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)層必須要認(rèn)識(shí)到，以往較為傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)難以再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)于一些不夠科學(xué)合理的地方必須要及時(shí)做出改進(jìn)，例如：檔案排列雜亂、缺乏條理以及檔案缺失不夠完整等等，要能夠站在信息時(shí)代的高度來發(fā)現(xiàn)檔案管理存的問題，并且善于學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的檔案管理方式方法，推動(dòng)自身檔案管理模式的不斷更新，以此來提高檔案管理質(zhì)量和效率。對(duì)此應(yīng)充分做到以下幾點(diǎn)：

一是強(qiáng)化檔案信息化基本環(huán)節(jié)。首先是檔案的采集與整理，對(duì)于信息時(shí)代下的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展而言，信息的采集整理屬于實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提，應(yīng)注重加強(qiáng)檔案信息的人工收集力度，以此來為借助現(xiàn)代技術(shù)開展檔案采集整理工作打下良好基礎(chǔ)。其次，注重做好歸納分類。對(duì)于已經(jīng)收集好的各類信息資料，必須要開展歸納分類工作，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的關(guān)鍵內(nèi)容，唯有切實(shí)做好此項(xiàng)工作，方可保證收集到的資料能夠分門別類地有效錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。

二是加強(qiáng)對(duì)多媒體技術(shù)的運(yùn)用。對(duì)于多媒體技術(shù)而言，主要指的是借助現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)圖片、文字、影像等信息開展處理工作，其能夠提供人性化以及交互式服務(wù)，有助于檔案信息資源的全面開發(fā)和利用。其能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索，顯著提高查詢準(zhǔn)確率，以往較為傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索方式都是借助關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，在將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，可以借助文本形式有效存貯并且打造出一個(gè)檔案全文信息數(shù)據(jù)庫，有助于快速、準(zhǔn)確以及全面的查找。除此之外，多媒體技術(shù)還能夠有效提高檔案利用率，隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，檔案信息資源的價(jià)值和作用日益凸顯，這使得檔案使用以及需求量不斷增加，借助多媒體技術(shù)能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，使得相應(yīng)使用者可以不再受時(shí)間以及空間的限制便可以有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的查詢和利用，顯著提高了檔案的利用率。

三是，加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用。進(jìn)入信息時(shí)代，信息存儲(chǔ)技術(shù)得到了高速發(fā)展，包括磁盤存儲(chǔ)技術(shù)、縮微技術(shù)以及光盤技術(shù)等，其不但可以實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)高密度化，同時(shí)還能夠?qū)⑿畔⒋鎯?chǔ)與快速檢索進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而為檔案信息化管理打下一個(gè)良好基礎(chǔ)。對(duì)于磁盤存儲(chǔ)技術(shù)而言，其具備著頻帶寬廣以及信息可長久保存等優(yōu)勢(shì)，其可以為建立檔案管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，相關(guān)企業(yè)和單位可以結(jié)合自身實(shí)際檔案管理情況，對(duì)磁盤的存量大小進(jìn)行合理選用。對(duì)于縮微存儲(chǔ)技術(shù)而言，主要指的是借助縮微攝像機(jī)將相應(yīng)的檔案文件資料開展縮小化拍攝，然后再借助膠片進(jìn)行保存，這種技術(shù)具備著信息存儲(chǔ)量大以及存儲(chǔ)密度高等優(yōu)點(diǎn)，而且其成本低、重量輕以及體積小，便于檔案資源的長期保存，而且不容易產(chǎn)生任何差錯(cuò)，借助這種方式進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)，能夠?qū)⒎墙y(tǒng)一規(guī)格的原始文件有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，有助于計(jì)算機(jī)快速檢索。對(duì)于光盤技術(shù)而言，目前大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)不再使用，但是這種技術(shù)記錄密度高、容量大，而且應(yīng)用范圍廣，同時(shí)還能夠?qū)⒙曇?、圖像以及文字等融為一體，屬于一種綜合性較強(qiáng)的交互式信息載體[4]。

3.3 注重建立健全現(xiàn)代化檔案管理制度

在完成檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)之后，針對(duì)檔案的日常管理、分類以及查詢等操作都能夠借助信息系統(tǒng)自動(dòng)高效完成。但此時(shí)也有必要建立健全現(xiàn)代化檔案管理制度，以此來保證檔案管理系統(tǒng)能夠得到科學(xué)合理運(yùn)用以及維護(hù)，從而切實(shí)發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用。對(duì)此，一是要注重規(guī)范信息系統(tǒng)應(yīng)用的業(yè)務(wù)流程，例如：對(duì)于進(jìn)入系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范，需要從接收、登記、整理以及分類和著錄一直到最后的歸檔等所有操作，都要制定一個(gè)清晰、明確的規(guī)范化制度，這不但是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基本要求，同時(shí)也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的基本要求，能夠降低操作的隨意性，同時(shí)也可以進(jìn)一步提高管理效率和質(zhì)量。二是應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)加工以及處理等技術(shù)方面的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范，這樣可以為檔案數(shù)據(jù)中心進(jìn)一步建設(shè)以及構(gòu)建檔案共享平臺(tái)等打下良好基礎(chǔ)，并且也能夠切實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性以及可靠性，還可以進(jìn)一步提高檔案利用率。除此之外，有必要強(qiáng)化檔案管理人員自身的法律意識(shí)，并且不斷地結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化制度進(jìn)行完善，這樣可以進(jìn)一步確保信息化檔案數(shù)據(jù)信息的安全以及完整，有助于檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用。

3.4 注重建立健全檔案信息安全體系

由于檔案信息對(duì)企業(yè)的一切經(jīng)營活動(dòng)等都有著較為詳細(xì)地記錄，其重要性非常強(qiáng)，所以在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，必須要增強(qiáng)其保密性以及安全性，建立健全一個(gè)檔案信息安全體系[5]。對(duì)此，一是要增強(qiáng)檔案管理人員的管理理念，對(duì)于各類電子檔案的歸檔格式以及生成、發(fā)送還有接收格式都必須要保證統(tǒng)一，避免出現(xiàn)檔案無法提取或者損壞的問題出現(xiàn)，同時(shí)對(duì)于一些安全要求較高的數(shù)據(jù)庫以及文件等需要增設(shè)加密系統(tǒng)，以此來避免檔案信息被違法分子盜取。

二是對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的用戶登錄身份需要開展多種形式的驗(yàn)證，借助多樣化的驗(yàn)證可以進(jìn)一步提高檔案信息的安全性，例如：對(duì)于內(nèi)部管理人員可以借助語音或者指紋等形式進(jìn)行解鎖登錄，避免非法用戶假冒內(nèi)部人員身份登錄到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行竊取。

三是需要對(duì)一些先進(jìn)的殺毒軟件或者防火墻進(jìn)行引用，以此來對(duì)程度開展定期的殺毒和防護(hù)工作，保證各種潛在的病毒能夠被有效挖掘出以及清理，從而確保檔案管理系統(tǒng)能夠順暢穩(wěn)定的運(yùn)行。

四是需要設(shè)置信息瀏覽記錄報(bào)警系統(tǒng)，此系統(tǒng)在用戶長時(shí)間未能做出反應(yīng)時(shí)可以觸發(fā)警報(bào)系統(tǒng)，同時(shí)在用戶復(fù)制大量信息時(shí)同樣可以觸發(fā)警報(bào)，如此便能夠?qū)n案信息作出進(jìn)一步的保護(hù)，顯著提高檔案的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，進(jìn)入到信息時(shí)代之后，檔案管理現(xiàn)代化需要面對(duì)的挑戰(zhàn)可以說是多種多樣的，沒有企業(yè)能夠做到面面俱到，只能不斷地做到更好，所以必須要切實(shí)結(jié)合本單位實(shí)際情況科學(xué)合理地制定相應(yīng)的管理方案，積極引進(jìn)和應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，以此來不斷地推動(dòng)檔案管理質(zhì)量和效率進(jìn)一步提高，從而為企業(yè)長遠(yuǎn)健康的發(fā)展打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。