信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究

郎 平 王東華 楊豐霞

（1.鄆城縣檔案館，山東 菏澤 274700；2.鄆城縣房屋征收補(bǔ)償服務(wù)中心，山東 菏澤 274700）

隨著我國(guó)不斷發(fā)展，企業(yè)、學(xué)校、機(jī)關(guān)單位的檔案數(shù)量不斷增多。信息化時(shí)代應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，有效運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建安全的人事信息體系。信息化是一個(gè)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，它關(guān)系到與人們生活息息相關(guān)的新技術(shù)和新產(chǎn)品，也必然帶來(lái)前所未有的變化和檔案管理問(wèn)題，檔案管理無(wú)可避免會(huì)受到信息化和數(shù)據(jù)采集時(shí)代新趨勢(shì)的影響。本文將探究信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式。

1 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的意義

1.1 方便查閱

傳統(tǒng)的文檔檔案資料密度高、數(shù)量豐富，并且存儲(chǔ)時(shí)散落、分布范圍大，非常不利于查找文檔。而信息化時(shí)代檔案數(shù)量飛速增長(zhǎng)，海量的數(shù)量必須在整齊程度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)文檔，在有需要調(diào)閱查找文檔時(shí)快捷準(zhǔn)確便可查詢(xún)。創(chuàng)新檔案管理模式在檔案管理工作中增強(qiáng)了工作效率，提高工作質(zhì)量，并且在一定程度上為檔案工作人員減負(fù)。

1.2 靈活管理

機(jī)關(guān)、團(tuán)體與企業(yè)單位是人員更迭換代最頻繁的場(chǎng)所之一，在工作人員升職、降職、離職、退休等事情中，會(huì)產(chǎn)生海量的資料與檔案需要管理，并且有特殊情況時(shí)需要隨時(shí)查找檔案資料。使用傳統(tǒng)文檔可能出現(xiàn)文檔丟失、錯(cuò)亂的情況。創(chuàng)新檔案管理模式可以在當(dāng)下進(jìn)行快速查找，提高辦事效率。并且在每年的人員調(diào)動(dòng)、新人入職時(shí)可迅速準(zhǔn)確調(diào)整檔案，減少不必要的工作量，可以為檔案管理工作人員省下更多的時(shí)間為部門(mén)做貢獻(xiàn)。

1.3 信息同步化

信息化時(shí)代各方面發(fā)展日漸增長(zhǎng)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體與單位的各種信息多變性較高，想要所有的人員檔案跟著大團(tuán)體同步變化是很繁瑣的事情。創(chuàng)新檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)信息一體化管理，使這些龐大的檔案資料與檔案所在單位信息同步化，真正做到一臺(tái)機(jī)器解決所有問(wèn)題。

1.4 節(jié)約資源

信息化時(shí)代下，創(chuàng)新電子文檔的應(yīng)用慢慢取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文檔與檔案資料，紙質(zhì)化的檔案不僅數(shù)量巨大、難以整理，并且極易丟失，在每次更新資料時(shí)更是需要豐厚的紙張資源來(lái)支撐，成本高、易浪費(fèi)。文檔一體化修改方便，無(wú)需紙張，利用在學(xué)校與企業(yè)中都節(jié)約了大量資源、省下了不少資金，避免鋪張浪費(fèi)。

1.5 有效應(yīng)對(duì)巨量檔案

隨著我國(guó)不斷發(fā)展，久而久之檔案資料越來(lái)越多，尤其是當(dāng)今時(shí)代人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)越來(lái)越高，對(duì)檔案積累的重視程度越來(lái)越高，這增加了檔案的存儲(chǔ)量和管理員的工作量。創(chuàng)新電子檔案使檔案管理更加快捷、方便。它的優(yōu)點(diǎn)與使用價(jià)值越發(fā)明顯，是管理現(xiàn)代化的新潮流趨勢(shì)。

2 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 缺乏科學(xué)管理意識(shí)

在信息化時(shí)代下創(chuàng)新的電子檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員在此過(guò)程中起到重要的作用非常重要。首先，管理者必須以科學(xué)的管理原則為基礎(chǔ)，保持檔案及存檔，以滿(mǎn)足不同人員的查閱需要，為人員提供高素質(zhì)的搜尋服務(wù)與完整的存檔信息。然而在某些情況下，檔案管理員意識(shí)到存在錯(cuò)誤和技術(shù)缺陷時(shí)，這不僅會(huì)降低搜索服務(wù)的質(zhì)量，但也剝奪了他們?cè)谛畔⒒瘯r(shí)代滿(mǎn)足發(fā)展需求的能力，更重要的是一些文書(shū)檔案資源不宜廣泛使用。

2.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員

缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才也是管理中的主要問(wèn)題之一，電子檔案初期使用階段，平時(shí)的檔案管理工作者可能并不能流利地操作好電子檔案管理模式。有必要配備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人士，廣泛的信息化時(shí)代背景下的檔案管理也需要一定的技術(shù)水平。部分單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案檢查控制機(jī)制，管理員的檔案保護(hù)意識(shí)也較為淡薄，導(dǎo)致管理不當(dāng)、檔案外泄等，影響人員未來(lái)發(fā)展，使文書(shū)檔案管理工作無(wú)序且拖沓，違背了信息化時(shí)代創(chuàng)新管理檔案的初衷。

2.3 檔案存放機(jī)器的安全性

信息化時(shí)代帶來(lái)的便捷是豐盛的，同時(shí)有利也有弊，信息化背景下電子檔案需要計(jì)算機(jī)來(lái)支撐，但無(wú)法保證存放檔案的機(jī)器百分百安全，要預(yù)知到計(jì)算機(jī)有可能產(chǎn)生病毒，導(dǎo)致文件缺失、損壞，安全性仍然有待考究。因此，想要在文書(shū)檔案管理資料中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，必須要重視起檔案存放機(jī)器的病毒問(wèn)題。

3 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究方法

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

信息化時(shí)代電子檔案管理是一項(xiàng)規(guī)模大、難度大的工程，首先，需要有一個(gè)基于愿景的長(zhǎng)期計(jì)劃。除了管理時(shí)期，在平日也要積極宣傳電子文檔的管理體制，逐漸替換傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。接著制定標(biāo)準(zhǔn)，明確目標(biāo)，管理人員必須對(duì)每種電子政務(wù)的規(guī)則和要求了如指掌，明確每類(lèi)電子文件檔案的保存時(shí)限和規(guī)則，明確具體的管理要求。必須確保每一份有價(jià)值的文件都能按規(guī)定的順序完整地收集、整理和歸檔。最后明確，文件檔案管理需要每個(gè)檔案人員的共同努力，每個(gè)部門(mén)都必須參與文件歸檔，根據(jù)需要，逐步形成部門(mén)協(xié)作模式。電子檔案最大的優(yōu)點(diǎn)之一是存儲(chǔ)安全，電子檔案歸檔方便，存儲(chǔ)方便快捷，免去了紙質(zhì)檔案占用面積的問(wèn)題。因此，電子檔案具有許多優(yōu)點(diǎn)和便捷，但要真正發(fā)揮電子檔案的作用，更重要的是要使人員能夠以不同的標(biāo)準(zhǔn)查閱電子檔案，達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)，必須做到理性、有條理、有秩序，這是信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理模式的目標(biāo)之一。

3.2 留住人才，設(shè)立人才激勵(lì)制度

在信息化時(shí)代，人才的地位越來(lái)越重，特別是在檔案管理領(lǐng)域，經(jīng)常出現(xiàn)人員干勁不足、人才類(lèi)型過(guò)于單一，必須加大力度引進(jìn)人才，擴(kuò)充人才隊(duì)伍。想要留住人才，首先要對(duì)其尊重，重視其勞動(dòng)成果并鼓勵(lì)，繼續(xù)尋找新技術(shù)，解決信息化檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題。檔案管理工作難免枯燥乏味，難以引起興趣，需要提高員工的工作熱情與積極性，建立激勵(lì)機(jī)制，將質(zhì)量特征與數(shù)量指標(biāo)結(jié)合起來(lái)，建立健全制度化和規(guī)范化獎(jiǎng)勵(lì)，如業(yè)績(jī)考核的基礎(chǔ)是對(duì)人才的質(zhì)量評(píng)估，對(duì)工作人員的高效利用，強(qiáng)調(diào)工作人員發(fā)揮和提高的能力，不僅可以激發(fā)其對(duì)工作上業(yè)績(jī)的競(jìng)爭(zhēng)精神，也可以培養(yǎng)和利用人才，充分發(fā)揮出人才的內(nèi)在潛力，這將提高檔案工作的整體質(zhì)量，重點(diǎn)發(fā)展和加強(qiáng)管理人員的能力，還可以用評(píng)職稱(chēng)的方式來(lái)激勵(lì)管理人員奮發(fā)向上，用此方法發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才并留住人才，在一定程度上實(shí)現(xiàn)雙贏，確保檔案部門(mén)的發(fā)展一直是前進(jìn)狀態(tài)，不是停滯不前。充分調(diào)動(dòng)積極性，營(yíng)造良好的工作氛圍，員工在輕松愉快的環(huán)境中完成任務(wù)。確保不浪費(fèi)每位優(yōu)秀人才的能力，使其找到適合自己的崗位，才能最大限度發(fā)揮作用。同時(shí)為避免因一些工作者不愿接受新興方式的檔案管理，需要向傳統(tǒng)的檔案管理工作者科普電子文檔管理的重要性以及對(duì)工作者自身的好處。提高思想認(rèn)知是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理的前提基礎(chǔ)與重要條件。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

一些檔案管理人員由于專(zhuān)業(yè)水平不夠，管理能力不足，要避免這一問(wèn)題影響工作效率，需要在上崗前進(jìn)行培訓(xùn)，在一定程度上可以保證工作人員有足夠的基礎(chǔ)管理能力。單位可以根據(jù)文化的規(guī)模和水平進(jìn)行短期或定期的培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后，管理人員必須通過(guò)認(rèn)證與考核再接手工作。要按照創(chuàng)新的電子檔案的要求來(lái)看待任何文書(shū)檔案，并建立一個(gè)有機(jī)的檔案管理部門(mén)與管理機(jī)制，有序的培訓(xùn)檔案管理人員，將檔案管理的私密性、重要性普及給管理人員，使管理人員有意識(shí)的保護(hù)文檔，必要時(shí)也可以與管理人員簽訂合約。引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，為文書(shū)檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)業(yè)人士，電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程中，必須為系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等提供必要的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，并且需要專(zhuān)業(yè)人士向工作者傳授知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)工作的熟練程度與速度。

3.4 完善檔案管理制度

建立利用信息技術(shù)管理檔案的新模式。目前我國(guó)文書(shū)檔案管理過(guò)程應(yīng)靈活運(yùn)用信息技術(shù)，逐步完善傳統(tǒng)檔案管理流程。首先，將傳統(tǒng)的檔案管理方法與更廣泛的數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)，摒棄傳統(tǒng)觀念，從傳統(tǒng)管理方法中去除不必要的浪費(fèi)，完善檔案管理制度，并設(shè)立合理的獎(jiǎng)罰制度。例如：注重檔案資源的收集和處理，優(yōu)化檔案管理單位的內(nèi)部配置。

3.5 定期檢查計(jì)算機(jī)并備份文檔

定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒掃描工作，盡量避免在存放文檔的計(jì)算機(jī)里下載安裝不正規(guī)的軟件工程，除管理檔案或檢查機(jī)器的專(zhuān)業(yè)人士外，避免他人接觸機(jī)器。每日對(duì)電腦中的檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，同時(shí)也要備份到數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，保證即使系統(tǒng)出了故障仍然可以找回檔案。管理信息存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全和相關(guān)單位、部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)保障非常重要，管理者需要加強(qiáng)個(gè)人檔案信息系統(tǒng)的安全性。為了及時(shí)進(jìn)行病毒檢測(cè)和信息驗(yàn)證，他們需要在文件信息的存儲(chǔ)、備份和硬盤(pán)中進(jìn)行嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)隔離和數(shù)據(jù)加密，搜索和傳輸文件信息，在建立有效防范黑客攻擊的網(wǎng)絡(luò)防火墻和定期監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面，系統(tǒng)定期更新和維護(hù)，同時(shí)，對(duì)能夠登錄、查看、使用信息的個(gè)人，要加強(qiáng)權(quán)責(zé)監(jiān)督，避免檔案外泄。還可以建立檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，利用輔助工具或分析法定期評(píng)估檔案風(fēng)險(xiǎn)，防患于未然。

3.6 更新觀念加強(qiáng)檔案館信息化

作為主要基于電子文檔、檔案等非建設(shè)性數(shù)據(jù)管理的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)檔案，檔案館不僅作為一個(gè)數(shù)據(jù)中心，而且不僅作為一個(gè)信息傳播工具，還具有有序處理和綜合管理的功能。因此，在信息化和數(shù)字化的過(guò)程中，為了使工作順利進(jìn)行，必須改變檔案的呈現(xiàn)方式，讓他們盡快適應(yīng)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，這讓檔案管理員走出了管理層的視野，克服部門(mén)間的局限性，此外，在各級(jí)管理優(yōu)化過(guò)程中，考慮檔案信息資源的不同要素，有利于優(yōu)化提高可信度、完整性，檔案信息資源的有效性和有序性，最終導(dǎo)致檔案信息的整合和用戶(hù)需求的滿(mǎn)足。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，電子檔案是在信息化時(shí)代背景下發(fā)展出的新型檔案管理模式，用全面、科學(xué)的發(fā)展幫助文書(shū)檔案管理海量資料，極大程度的提升了工作效率。從全局出發(fā)，使日后的檔案快速查閱、替換、更新等管理工作事半功倍、快捷方便。電子文檔推動(dòng)檔案工作人員的管理與時(shí)偕行，提高工作效率、確保工作質(zhì)量。與此同時(shí)，信息化時(shí)代創(chuàng)造了更多的機(jī)遇，信息化時(shí)代的檔案建設(shè)是為了抓住機(jī)遇，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加快信息化建設(shè)，整合檔案資源和創(chuàng)新服務(wù)，在信息化時(shí)代下利用電子檔案進(jìn)行檔案管理必然會(huì)帶來(lái)更大的發(fā)展空間。