文書檔案電子信息化管理的方法探析

王 辰

（天津市城市建設(shè)檔案館，天津 300191）

隨著信息化的不斷發(fā)展，應(yīng)積極響應(yīng)電子化的趨勢，分析存在的問題，重視人才因素，盡快實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的現(xiàn)代化。數(shù)據(jù)顯示，越來越多的檔案要求管理方式的變革，在對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理時(shí)，可借助數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)和材料提交系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)中的關(guān)鍵詞搜索系統(tǒng)使得資料的管理、查詢、歸檔以及收集等更加規(guī)范。檔案電子化的變革需要在較長的一段時(shí)間內(nèi)逐漸完善，變革的過程總體來說還面臨著工作人員素質(zhì)、檔案安全性以及人力物力缺乏等挑戰(zhàn)。

1 文書檔案管理現(xiàn)狀

1）文件存在缺失情況。文書資料繁雜，且由多個(gè)部門提供，文件在進(jìn)行歸檔之前可能存在各部門間相互傳閱的情況，在缺少電腦掃描的情況下，只能待傳閱完畢后再進(jìn)行歸檔，此時(shí)文件大多出現(xiàn)損毀或是丟失。存檔時(shí)文件的分類，如是否應(yīng)進(jìn)行歸檔、歸檔文件是否有期限要求等，這將在很大程度上取決于檔案人員的業(yè)務(wù)水平，由此文件缺失和類別錯(cuò)誤等就不可避免了。就目前來說，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，相對突出的問題主要包括年齡老齡化以及技能老化等，存在部分管理人員不會使用計(jì)算機(jī)操作等問題，即便是會使用也只局限于簡單的操作，因此無法勝任電子檔案的分類﹑提取、分析、加工、排列、索引等深層次的管理工作。因此現(xiàn)階段的電子檔案管理工作水平、質(zhì)量以及效率都處于一種相對滯后的狀態(tài)。

2）存檔方式相對單一。就本院實(shí)際情況來說，文書檔案數(shù)量相對較多，以往常采用紙張存儲，沒有電子資料也并未進(jìn)行電子掃描。重要文件未進(jìn)行備份，檔案原件被反復(fù)借閱，因此文件極易丟失。同時(shí)20年以前的檔案現(xiàn)已破損、發(fā)黃，查閱困難。當(dāng)前文書檔案的管理。若需查找的材料需要進(jìn)行復(fù)印等操作，則必須拆掉裝訂線，完成復(fù)印等操作后再將材料裝訂歸位。這樣來回拆除再裝訂會損傷原始材料的完整性，除了對檔案資料的完整、整潔、美觀等造成影響外，資料丟失極易成為孤本。

3）查詢困難。就目前來說，文件查閱相對麻煩。一般需要詢問文件的年限、找到對應(yīng)登記本、逐條篩選、登記號、翻找文件、復(fù)印。過程非常繁瑣。若檔案遺失或是年份不詳，則需要對鄰近的檔案進(jìn)行注意篩查，工作量巨大。就目前來說，文書檔案管理工作大多還停留在紙質(zhì)檔案管理的階段，一般處理方式是將檔案材料進(jìn)行整理后裝訂成冊，若需要調(diào)閱相關(guān)的檔案材料，需要仔細(xì)翻閱卷宗目錄將其進(jìn)行大體定位，隨后需要逐柜逐本查找要找的資料，過程極為繁瑣，整體來說費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

4）重視程度不夠。我國新形勢下對檔案管理工作重視程度不夠，對文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，尚停留在紙質(zhì)文書管理階段，不重視電子檔案的存檔和查閱，僅僅看到了電子檔案應(yīng)付查檔的作用，而忽略了電子文書檔案的運(yùn)作、管理以及發(fā)展中的重要作用。部分領(lǐng)導(dǎo)尚未認(rèn)識到紙質(zhì)文書檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)階段各層次對檔案的需求，同時(shí)，在電子檔案改革過程中，人員配備以及資金投入都不能滿足電子檔案改革完善的需要。

2 電子化管理的必要性

1）更好發(fā)揮檔案的價(jià)值。常見的文書檔案主要有以下幾類：業(yè)務(wù)類、行政類、黨群類等，以檔案均包含著大量信息，以上檔案可以在日常行政管理活動中對問題以及資料等進(jìn)行追溯和查找，為問題的解決提供一定的線索和依據(jù)，但以上檔案數(shù)量以及信息量十分龐大，查找和存儲均非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，僅僅依靠人工難以對其進(jìn)行妥善處理，因此可以通過電子檔案進(jìn)行管理，可實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的快速篩選，便于制定應(yīng)急預(yù)案并提出相應(yīng)的對策，并可以將相關(guān)問題記錄在冊，避免再一次出現(xiàn)相類似的問題，電子檔案的管理對發(fā)展以及運(yùn)作影響重大。除此之外，辦公室文件的傳閱需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)在不同部門間傳閱極易導(dǎo)致歸檔延遲或是丟失。全院均需知曉的政策性文件也很難在較短時(shí)間內(nèi)完成傳閱。因此電子檔案的實(shí)施可借助局域網(wǎng)完成快速共享，使得檔案時(shí)效性有效提升，充分發(fā)揮其價(jià)值，同時(shí)其完整性也可以得到有效地保障。

2）多樣化存檔的需要。電子檔案要求使用拍照、電腦掃描等方式完成檔案的備份。這樣可有效避免原件丟失的情況，變紙質(zhì)為電子，管理和收藏更加方便，減少文件丟失和損毀的可能。管理的重要內(nèi)容和目的。同時(shí)需要注意的是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的使用和普及已是必然趨勢，日常辦公逐步向無紙化方向發(fā)展，無紙化辦公不僅可以節(jié)省文件用紙、文件分發(fā)等過程的物質(zhì)消耗，降低碳排放，保護(hù)生態(tài)環(huán)境，而且可以通過建立信息共享的統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，把文書檔案的各種資料逐步電子化，按統(tǒng)一格式錄入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理和智能化的管理。

3）提升檔案室工作效率的需要。紙質(zhì)資料的電子化十分有利于文件的統(tǒng)計(jì)、分類及儲存，即便是再次遇到年份不詳?shù)奈募?，也可根?jù)關(guān)鍵詞對文件進(jìn)行搜索，避免了逐一翻找文件，提升工作效率。

3 電子化管理的障礙分析

1）檔案主管人員計(jì)算機(jī)水平和專業(yè)素養(yǎng)不能滿足檔案電子化的需求。對于電子信息管理者來說，其計(jì)算機(jī)水平參差不齊，特別是對于相對年長的人員來說，雖然其專業(yè)水平達(dá)到了較高的水準(zhǔn)，但多年的工作經(jīng)驗(yàn)使其適應(yīng)了自身的檔案管理方法，因此難以在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)管理方式的變革，同時(shí)這部分人員在計(jì)算機(jī)使用上一般存在較大的缺陷，因此其大多不愿改變現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合就存在一定的困難。

2）人力物力投資大。在最初建立電子檔案時(shí)，需要不斷對人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)考慮到電子信息技術(shù)更新較快，信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行也需要巨大的物力和資金投入，后期的人員培訓(xùn)、軟件升級、設(shè)備維修等均需要大量資源的跟進(jìn)。

3）電子化檔案易損壞。檔案電子化后，對設(shè)備的依賴度增加，若設(shè)備遭到破壞將會面臨信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，檔案的安全性得不到保證。計(jì)算機(jī)一旦故障，系統(tǒng)無法進(jìn)行正常運(yùn)行，就面臨著重要資料遺失的風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，設(shè)備的更新與長久保管資料之間存在矛盾，大量文件的積壓可能導(dǎo)致設(shè)備讀取出現(xiàn)問題，不能及時(shí)獲取所需的文件。

4 文書檔案電子信息化管理的方法

1）提升文書管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理人員是電子化變革的直接參與人，因此只有這一部分人認(rèn)識到檔案電子化的重要性，才能積極參與到電子檔案的管理中來，及時(shí)收集和保存珍貴的文書資料，提升工作效率。提升文書管理人員的專業(yè)和綜合素養(yǎng)。電子文件的處理和形成等過程都需要相應(yīng)的硬件、和計(jì)算機(jī)軟件的支持；同時(shí)電子文件的提供、統(tǒng)計(jì)、鑒定以及保管等均需要特定的電子文件管理人員主要負(fù)責(zé)并實(shí)施完成。文書管理人員主要負(fù)責(zé)電子化檔案的實(shí)施工作，因此對于工作人員來說，需要掌握的不僅僅是有關(guān)管理檔案的相關(guān)知識，同時(shí)有關(guān)流程、活動的相關(guān)方面的知識也應(yīng)適當(dāng)了解。與此同時(shí)，工作人員還需要對相關(guān)軟件的操作十分熟悉，掌握有關(guān)管理、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)安全方面的知識。為更好地落實(shí)電子檔案的業(yè)務(wù)，可定期安排相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)員工職業(yè)素養(yǎng)的提升。除了專業(yè)培訓(xùn)之外，還需要提升相關(guān)人員對外語的重視程度，這樣才能使管理跟緊時(shí)代的步伐。同時(shí)在檔案電子化的實(shí)施過程中，工作人員也應(yīng)與其他人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ǎ嵘齻€(gè)人業(yè)務(wù)水平的同時(shí)帶動整個(gè)團(tuán)隊(duì)水平的提升。

2）制定文書管理的信息化制度。對文書進(jìn)行信息化管理時(shí)，應(yīng)保證規(guī)范化、科學(xué)化管理制度的建立。在檔案管理方面，應(yīng)建立起信息收集、保管、利用以及歸檔等一系列連貫的制度。同時(shí)在對檔案進(jìn)行管理的過程中，將相關(guān)的績效考核納入該管理制度中，使得檔案管理合理化、規(guī)范化、科學(xué)化，使整個(gè)檔案管理的過程呈現(xiàn)出動態(tài)化的特征。做任何工作都需要一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制約。在電子文書的管理過程中，應(yīng)將一系列的標(biāo)準(zhǔn)建立起來，并將其落實(shí)到信息資源中視頻文件、圖像文件、圖形、數(shù)據(jù)庫以及文本資料的管理中。以上類型的文件大多格式多樣，單單文本文件就有PDF、TXT、DOC等多種格式。格式混亂對文件的歸檔造成了極大的困擾，內(nèi)容缺失、重復(fù)等問題時(shí)常出現(xiàn)。因此在對電子文書進(jìn)行改革時(shí)，應(yīng)注意將電子文件的格式進(jìn)行統(tǒng)一。電子文件的數(shù)據(jù)類型、種類、編號、著錄，電子文件光盤的信息組織、刻錄、標(biāo)識等都應(yīng)盡力保證有效、真實(shí)、完整、齊全，便于后續(xù)的查找和利用。

3）完善文書檔案的管理網(wǎng)絡(luò)。一般來說，文書檔案主要是上級主管部門進(jìn)行管理，部分由各個(gè)部門進(jìn)行單獨(dú)管理，同時(shí)考慮到檔案類別較多、信息量較大等因素，可以考慮建立綜合檔案室、部門三級綜合管理網(wǎng)路，這樣將有利于順利進(jìn)行文書管理，同時(shí)也使得電子檔案內(nèi)容的完整性、隱私性得到保障。電子檔案管理制度的建立，應(yīng)充分體現(xiàn)科學(xué)化和合理化。規(guī)章制度的建立應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)立。制定簡明扼要、切實(shí)可行的規(guī)章制度，同時(shí)需要體現(xiàn)合理化、科學(xué)化。必須根據(jù)工作實(shí)際情況建立規(guī)章制度，再結(jié)合日常工作的實(shí)際要求，制訂出實(shí)用且簡明扼要的電子檔案管制度，同時(shí)需要保證檔案管理制度的保密性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

4）及時(shí)將文書電子檔案資料收集入庫。電子文件檔案資料的管理工作落實(shí)情況的差異，在很大程度上受到檔案工作人員的素質(zhì)與責(zé)任的影響。因此檔案工作人員除了需要十分重視自設(shè)專業(yè)素養(yǎng)的提升還需要加強(qiáng)自學(xué)，切實(shí)將自身管理檔案的水平提升，在實(shí)踐中不斷探索檔案管理新方式，通過多種渠道收集檔案資料，主動與相關(guān)部門之間進(jìn)行溝通和互動，做到不煩不燥，將資料及時(shí)收集起來，盡量不要等待對方上交檔案，切實(shí)提升收集檔案的效率。

5）提升網(wǎng)絡(luò)管理安全度。在檔案安全管理方面，應(yīng)十分重視檔案的備份和恢復(fù)工作，可通過對用戶信息進(jìn)行驗(yàn)證、限制訪問、輸入調(diào)閱口令、建立防火墻、借助先進(jìn)殺毒軟件等方式避免檔案受到黑客或病毒的篡改或是破壞。需要指出的是，將檔案進(jìn)行備份也是一種重要的技術(shù)和安全策略，進(jìn)行備份可有效應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)存在的安全問題。對于常見的網(wǎng)絡(luò)問題，應(yīng)將數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份系統(tǒng)建立起來，確保網(wǎng)絡(luò)或是計(jì)算機(jī)在發(fā)生災(zāi)難性事故之后信息可以找回。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著信息化的不斷發(fā)展，應(yīng)積極響應(yīng)電子化的趨勢，分析存在的問題，重視人才因素，檔案信息資源的管理可根據(jù)其類別和專題進(jìn)行多次加工，進(jìn)行深層次的提煉和開發(fā)，切實(shí)將信息資源服務(wù)渠道拓寬，在部各相關(guān)部門間實(shí)現(xiàn)資源的有效傳播和利用。同時(shí)通過檔案信息管理系統(tǒng)將使與患者密切相關(guān)的信息的服務(wù)渠道向大眾公開，盡快實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的現(xiàn)代化。