人事檔案信息化在公路部門人力資源管理中的研究

趙 瑩

（臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 臨沂 276000）

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的高度發(fā)展，沖擊了人類社會(huì)既有的工作模式。具體在人事檔案管理領(lǐng)域，人事檔案以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，能夠更為便利、高效、快捷、科學(xué)地管理、開發(fā)以及利用。為更好地推動(dòng)人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，有必要對人事檔案的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的挑戰(zhàn)。

1 人事檔案信息化在公路部門人力資源管理中的作用

1.1 有利于更好地服務(wù)人力資源管理工作

現(xiàn)代人力資源管理工作強(qiáng)調(diào)人才高效利用以及崗位合理配置。對人事檔案進(jìn)行信息化處理，能夠便于人力資源管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱人事檔案資料，據(jù)此作出相應(yīng)的崗位安排，優(yōu)化人力資源培訓(xùn)，全面提升人力資源管理成效[1]。除此之外，推動(dòng)人事檔案信息化，能夠從數(shù)據(jù)鏈的角度對人事檔案中的重要信息進(jìn)行科學(xué)分析，幫助人力資源管理部門準(zhǔn)確研判人力資源發(fā)展趨勢，引領(lǐng)人力資源管理朝著科學(xué)化、規(guī)范化、高效化的方向發(fā)展。

1.2 有利于公路部門更公平科學(xué)地選人用人

選人用人必須要堅(jiān)持公平科學(xué)的基本原則，才能真正激發(fā)人力資源管理的活力，挖掘公路部門職工的潛力，營造干事創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)先爭優(yōu)的工作氛圍。人事檔案具有重要的憑證價(jià)值，詳細(xì)記載了相關(guān)職工的各項(xiàng)基本信息[2]。推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)，能夠更為高效便捷地查閱和檢索人事檔案信息中的相關(guān)基本內(nèi)容，并形成職工人事信息對比圖表，便于人力資源管理部門更好地決策，最終實(shí)現(xiàn)用好人、管好人的基本目標(biāo)，體現(xiàn)“大人事檔案數(shù)據(jù)”的基本價(jià)值。

2 公路部門人事檔案信息化建設(shè)中常見的不足

2.1 統(tǒng)籌規(guī)劃滯后

現(xiàn)階段，部分公路部門對于人事檔案信息化建設(shè)的重要性理解存在偏差，尚未做好頂層設(shè)計(jì)工作，導(dǎo)致人事檔案在管理過程中暴露出一系列的問題，影響了信息化建設(shè)的整體進(jìn)程[3]。除此之外，對人事檔案信息化建設(shè)存在片面性理解，單純重視對在編職工的人事檔案進(jìn)行信息化處理，忽視流動(dòng)型職工的相關(guān)人事信息，不利于服務(wù)單位人力資源管理工作全局，影響了人事檔案的功能和價(jià)值

2.2 人事檔案信息化建設(shè)無據(jù)可依

實(shí)踐中，部分公路部門人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不足，存在人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量不一的問題，嚴(yán)重影響了信息化進(jìn)程。之所以出現(xiàn)這種問題，主要是因?yàn)槿耸聶n案管理制度缺失。一是尚未從制度層面明確人事檔案信息化建設(shè)的范圍，許多重要信息資料并未進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化，后期開發(fā)利用的過程中較為被動(dòng)。由于不能形成完整的數(shù)據(jù)鏈條和信息鏈條，所以人事檔案很難在人力資源管理中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值[4]。二是缺乏建章立制的思路，對于人事檔案信息化建設(shè)較為陌生和被動(dòng)，所出臺(tái)的相關(guān)規(guī)章制度也難以適應(yīng)公路部門的具體工作要求以及工作需求。三是績效考核以及責(zé)任落實(shí)機(jī)制缺失，公路部門檔案人員對于人事檔案信息化建設(shè)缺乏責(zé)任意識(shí)和規(guī)范意識(shí)，不利于確保信息化建設(shè)工作長遠(yuǎn)開展。

2.3 信息技術(shù)的應(yīng)用能力不足

部分公路部門對人事檔案在管理以及開發(fā)利用過程中存在不充分問題，只是單純應(yīng)用計(jì)算機(jī)或者檔案管理系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行日常管理和維護(hù)，難以真正提升人事檔案管理效率，不利于最大限度地挖掘人事檔案價(jià)值。一是尚未將紙質(zhì)類的認(rèn)識(shí)信息轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子格式，始終無法建成人事檔案數(shù)據(jù)庫。二是大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的應(yīng)用不足，在信息挖掘、信息檢索、信息歸類、信息分析領(lǐng)域仍然較為滯后，開發(fā)利用工作欠科學(xué)。三是人事檔案管理系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)之間存在技術(shù)壁壘，難以實(shí)現(xiàn)一站式立卷歸檔以及信息資源整合的目標(biāo)。四是人事檔案編研工作滯后，無法對人事檔案中的重要信息進(jìn)行系統(tǒng)化利用，弱化了人事檔案在人力資源管理中的價(jià)值[5]。

2.4 忽視人事檔案信息化建設(shè)過程中的安全管理

信息化環(huán)境下，人事檔案主要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中流通以及傳輸，雖然能夠?qū)崿F(xiàn)便利復(fù)制、快速傳輸、高效備份、及時(shí)修改、及時(shí)錄入的目標(biāo)，但也面臨著非法程序、非法病毒的威脅。一旦非法程序以及非法病毒侵入計(jì)算機(jī)、硬盤或者檔案管理系統(tǒng)，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰、文件損害、文件竊取、文件非法加密等嚴(yán)重問題，影響人事檔案日常管理。然而，部分公路部門尚未重視人事檔案信息化建設(shè)過程中的安全管理工作，單純強(qiáng)調(diào)對信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用，存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。

3 公路部門人事檔案信息化建設(shè)的基本路徑

3.1 加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，提升人事檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性

公路部門應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)作為促進(jìn)單位人事檔案管理工作健康發(fā)展以及轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要路徑，充分重視人事檔案信息化建設(shè)工作，全面提升人事檔案信息的數(shù)據(jù)處理能力。為此，一是要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，探索成立人事檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，厘定工作職責(zé)，明確績效考核以及責(zé)任落實(shí)的基本內(nèi)容，確保人、財(cái)、物能夠有效投入。同時(shí)，要結(jié)合單位人力資源管理的需要以及未來規(guī)劃，制定人事檔案信息化建設(shè)的短期規(guī)劃以及長期規(guī)劃，確保人事檔案信息化建設(shè)能夠成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作。二是要拓寬人事檔案信息化管理范圍。公路部門在管理人事檔案的過程中，不能僅僅局限于對在編職工的管理，也要注重對勞務(wù)派遣用工、臨時(shí)用工等流動(dòng)人員的檔案管理，將該類人員的人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，全面掌握人事檔案的基本情況，真正確保人事檔案信息化建設(shè)無死角。

3.2 加快建章立制，確保人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性

制度是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是明確標(biāo)準(zhǔn)和流程的重要依據(jù)。為此，公路部門必須要加快建章立制，構(gòu)建科學(xué)完善的人事檔案管理體系。一是要明確人事檔案信息化建設(shè)的范圍。通常而言，鑒于人事檔案的特殊性、重要性，要嚴(yán)格按照“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”的基本原則，將人力資源管理工作中產(chǎn)生的與職工人事信息相關(guān)的資料進(jìn)行數(shù)字化，避免后期二次收集。二是要參考現(xiàn)階段《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》以及其他規(guī)范性文件的要求，在立足于公路部門人事檔案實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步明確人事檔案信息化建設(shè)的流程、內(nèi)容和目標(biāo)，真正用制度管事、管人。三是要從制度層面明確績效考核指標(biāo)以及責(zé)任落實(shí)內(nèi)容。一方面，要將人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量作為績效考核的重要指標(biāo)，引起檔案人員重視，確保信息化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，避免出現(xiàn)二次返工的情況。另一方面，要定期抽檢人事檔案信息化建設(shè)的成果，對于不符合制度既定要求的，要明確整改期限以及整改責(zé)任人員，為后期人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保人事檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新性

為更好地滿足人事檔案日常管理以及后期開發(fā)利用需求，必須要充分應(yīng)用多種信息化技術(shù)。一是要加快人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的進(jìn)程，對紙質(zhì)類檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化和加工，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。一方面，公路部門可以自行購置性能良好、操作便捷的掃描儀器設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并及時(shí)錄入到人事檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫終端。另一方面，公路部門也可以尋求與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的合作，通過檔案數(shù)字業(yè)務(wù)外包的形式，由外部專業(yè)機(jī)構(gòu)為公路部門提供專業(yè)化的數(shù)字化服務(wù)。需要注意的是，由于人事檔案保密性的特點(diǎn)，故與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作的過程中應(yīng)當(dāng)簽署保密協(xié)議，嚴(yán)格控制保密范圍。二是要進(jìn)一步利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事信息資料進(jìn)行深度挖掘和開發(fā)，對人事信息進(jìn)行聚類分析，形成相應(yīng)大數(shù)據(jù)檢索報(bào)告，充分掌握本單位職工年齡、政治面貌、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)歷背景以及其他基本情況，預(yù)測人力資源發(fā)展趨勢，為后期人力資源管理工作提供重要的決策依據(jù)。三是要進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)的基本功能，打通人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，減少人事檔案立卷歸檔、更新過程中所耗費(fèi)的人力、物力以及財(cái)力資源。四是要加快人事檔案數(shù)字編研進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)應(yīng)用的目標(biāo)。要進(jìn)一步對標(biāo)公路部門人才儲(chǔ)備等人才發(fā)展戰(zhàn)略的基本要求，對人事檔案信息中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行集中采集，形成相應(yīng)的人事檔案編研成果，更好地服務(wù)于單位人才隊(duì)伍建設(shè)、特色專業(yè)技術(shù)人才建設(shè)規(guī)劃以及人才發(fā)展長期規(guī)劃等各項(xiàng)工作。

3.4 樹立安全防范意識(shí)，提升人事檔案信息化建設(shè)的安全性

安全保密原則是人事檔案管理及開發(fā)利用中最為重要的原則，必須時(shí)刻將安全防范放在首要位置。為此，一是要明確人事檔案信息化建設(shè)中安全管理責(zé)任、查閱權(quán)限、保密層級(jí)等各項(xiàng)內(nèi)容，從事前角度做好預(yù)防工作。對于查閱、借閱、調(diào)閱人事檔案，必須要經(jīng)過相應(yīng)的審批流程。二是要進(jìn)一步施行內(nèi)外網(wǎng)隔離機(jī)制，減少人事檔案管理過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。同時(shí)，要定期應(yīng)用病毒查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)對內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控和查殺，不斷提升防病毒、防攻擊的能力。三是要將云存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用至人事檔案信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，打通云存儲(chǔ)終端與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)備份，提升公路部門事后防災(zāi)應(yīng)災(zāi)的能力，有效應(yīng)對因計(jì)算機(jī)損毀、硬盤損毀、檔案數(shù)據(jù)庫崩潰、檔案管理系統(tǒng)崩潰而出現(xiàn)的緊急情況。

4 結(jié)束語

對于公路部門而言，人力資源管理工作就是一個(gè)完整的肌體，人事檔案室這個(gè)肌體的“重要細(xì)胞”，它真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄了公路部門職工的各項(xiàng)基本信息，能夠輔助人力資源管理工作。新時(shí)期，必須要樹立新思維，以“存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸絡(luò)化、管理安全化、服務(wù)遠(yuǎn)程化”為目標(biāo)，將信息技術(shù)融入到人事檔案管理全局。具體而言，一是要加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，提升人事檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性；二是要加快建章立制，確保人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性；三是要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保人事檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新性；四是要樹立安全防范意識(shí)，提升人事檔案信息化建設(shè)的安全性。未來，隨著信息技術(shù)進(jìn)一步革新，人事檔案管理工作也需要加以調(diào)整，只要始終保持創(chuàng)新思維，緊跟信息時(shí)代步伐，就一定能夠取得新成就。