張 媛

（煙臺市福山區(qū)檔案館，山東 煙臺 265500）

現(xiàn)階段伴隨著我國國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國檔案管理開始朝著現(xiàn)代化過渡，其過程也得到了人們的廣泛關(guān)注。雖然檔案管理現(xiàn)代化過程中依然存在一部分問題，但是對各個單位事業(yè)的發(fā)展都起著十分重要的作用。所以說，本文對檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進措施的研究與分析，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進作用。

1 檔案管理現(xiàn)代化

1）檔案資源信息化。檔案資源信息化建設(shè)作為國內(nèi)檔案管理工程各個領(lǐng)域信息科技工程的一項重要創(chuàng)新性實踐，就是通過對檔案資源及其文件管理、信息處理、計算機互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)榷喾N方式進行有序、可持續(xù)的信息技術(shù)發(fā)展，進而促使檔案資源信息和文件資源進行社會共享。信息化將會發(fā)展成為各類檔案管理工作的重要信息管理服務(wù)平臺和技術(shù)的支撐，這也就是新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要目標和內(nèi)容，主要包括：一是建設(shè)檔案的信息資源，也就是使用大量的數(shù)字和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段來完成各種檔案歸檔任務(wù)，建設(shè)一個出規(guī)范化、標準化和可以同時共享的檔案目錄和信息內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫。二是加強對于檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，如進行檔案互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及其管理制度體系開發(fā)、運營及建設(shè)。

2）檔案保護現(xiàn)代化。隨著新型媒體文件存儲介質(zhì)的不斷涌現(xiàn)和最新的信息處理技術(shù)在國內(nèi)的廣泛運用，出現(xiàn)了許多新型的載體性檔案，包括電子機讀檔案、視聽錄音檔案、電子文件等，這些媒體文件中記錄和保護需要傳輸和存放的各種媒體文件信息都必須具有一定磁性和光學屬性，有磁帶、光盤和碟片等多種形式。新型傳統(tǒng)媒體檔案相比傳統(tǒng)媒體檔案，它們在各種媒介的形成、運用及其存儲等各個方面都具備了不同的功能特征和要求。因此，以新型檔案信息載體為研究對象開展國家檔案保護管理制度的建立和現(xiàn)代化將被廣泛認為是未來科學技術(shù)領(lǐng)域研究的一個重點，而且，不僅需要進一步地研究有效地保護和改善檔案信息載體的途徑、方法，還需要進一步地研究如何確定和提高檔案信息內(nèi)容保護的可靠性、一致性。

3）檔案管理手段現(xiàn)代化。管理方式的現(xiàn)代化建設(shè)是提高檔案管理服務(wù)方式現(xiàn)代化程度的具體表現(xiàn)，也是提升檔案服務(wù)手段建設(shè)的現(xiàn)代化水平程度的重要基礎(chǔ)之一。運用最新的科學現(xiàn)代檔案管理的理論和方法，通過將科學的檔案管理理論和方法運用到現(xiàn)代檔案管理中，并形成有效的現(xiàn)代化檔案管理的理論，這些理論和方法與檔案管理的實踐有機地融為一體，持續(xù)指導(dǎo)檔案管理的實踐，并對其進行了總結(jié)、研究，最終建立起了最新的檔案管理理論框架。

2 檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

1）檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展就離不開先進且現(xiàn)代化的設(shè)備，在研究和應(yīng)用最新技術(shù)和設(shè)備的同時，必須把有關(guān)工作人員素質(zhì)提高上來，將其管理思想和方法不斷地更新，沒有先進的技術(shù)知識和前瞻性的知識，檔案管理人員就無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，發(fā)揮不出更明顯的作用。但是，現(xiàn)在許多檔案管理人員仍在使用舊的管理知識和方法，他們不具備先進的管理知識和技能，技能水平低下，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。

2）檔案管理標準化程度低，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范。在檔案管理方面，存在系統(tǒng)相對復(fù)雜、管理相對松散等問題，由于歷史原因，每個基層單位都有自己的治理方式，檔案工作人員管理層次差別也是非常明顯的。目前的各種檔案管理軟件都沒有一個統(tǒng)一的標準，文件管理的標準化程度低，數(shù)據(jù)供給不足，無助于檔案管理的現(xiàn)代化的進行，導(dǎo)致檔案管理工作水平低下，甚至很多地方都需要重復(fù)建設(shè)，因而檔案管理的現(xiàn)代化進展非常緩慢。此外，制定一定的管理規(guī)范才能保證文件管理現(xiàn)代化的有效開展，現(xiàn)階段，檔案管理現(xiàn)代化由于管理體系不完善，常有責任不明、管理結(jié)構(gòu)不清晰的現(xiàn)象出現(xiàn)，對檔案管理產(chǎn)生了嚴重影響。因此，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，需要針對每個管理者、管理部門和行業(yè)制定不同的管理標準，明確管理目標，有序推進各個環(huán)節(jié)。

3）對檔案管理的科學認知不足。在目前的情況下，大多數(shù)人對檔案了解不多，也不了解檔案記錄的信息，很多人認為檔案所包含的是基本人事信息和工作記錄，而且在平常的生活當中，除非有特殊需要，很少有人會去搜索檔案，甚至檔案管理部門的一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案也是缺乏科學的認知，所以他們并不熱衷于引入新型管理技術(shù)，這對檔案管理現(xiàn)代化的進程產(chǎn)生了極為不利的影響。

4）檔案管理經(jīng)費投入不足。說到檔案管理，大部分管理員都不懂檔案管理如何開展，所以不會主動學習新的檔案管理技術(shù)，也不會主動和領(lǐng)導(dǎo)申請管理資金，很多領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理的重視程度不高，不會在這方面進行過多的投入，不購買先進的檔案管理設(shè)備，這樣不僅會致使管理方式的滯后，還導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范化，檔案條目不全。投資金額與檔案管理部門負責人給予檔案的重視都是成正比的，因而由于許多領(lǐng)導(dǎo)人認為檔案管理現(xiàn)代化可有可無，也就導(dǎo)致了檔案管理工作由于經(jīng)費的不充足而無法滿足對先進設(shè)備的需求。

5）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不扎實，檔案信息儲備量不足。檔案館藏范圍小和內(nèi)容不夠精彩是檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不扎實的主要體現(xiàn)。例如，文件和檔案很多，但沒有專門的科學研究或特殊檔案，政治領(lǐng)域的檔案更多，教育和研究領(lǐng)域的檔案很少，宏觀多微觀少。過多收集紙板檔案，缺少具有地域特色的檔案的收集。只關(guān)注移交檔案，而忽略了征集案，只關(guān)注檔案的接收，反而忽視了與檔案相關(guān)的歷史記錄和內(nèi)部資料的收集，不注意案前期材料的形成和積累案的紙質(zhì)載體多，機讀文件少[1]。

格式完善、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量最優(yōu)的集成系統(tǒng)是檔案信息資源開發(fā)的重要條件。有的類別檔案不夠完整、不齊全，影響了檔案數(shù)據(jù)源向?qū)嶋H生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)換，信息流傳是確保檔案發(fā)揮重要作用的有效方式，若是信息的傳遞受阻，就會導(dǎo)致產(chǎn)量低、投資錯誤和過度建設(shè)等情況出現(xiàn)。

3 檔案管理現(xiàn)代化改進策略

1）提高檔案管理人員的素質(zhì)。人在檔案管理現(xiàn)代化中的作用非常重要。要真正實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要轉(zhuǎn)變?nèi)说南敕ㄓ^念，檔案工作者需要明白，檔案管理現(xiàn)代化是大勢所趨。與傳統(tǒng)的檔案工作者需要掌握的簡單技能不同，現(xiàn)代的檔案管理者更多地需要具備大量的理論知識、較強的專業(yè)技能和管理知識、較強的創(chuàng)新精神，以促進國內(nèi)檔案管理工作的現(xiàn)代化。在這種情況下，首先必須建立嚴謹?shù)目己撕瓦x拔體系，從而選拔出優(yōu)秀的檔案保護管理方面的人才，這些優(yōu)秀人員必須具備較高的職業(yè)道德和專門技術(shù)素養(yǎng)。其次，通過多種有益的手段和方式來增進對于專業(yè)檔案管理工作者的培養(yǎng)，例如在學校雇傭一名專門的老師來指導(dǎo)和教授先進檔案管理的知識和技巧，以講座的形式向檔案管理工作者傳授具有前瞻性的知識，通過這樣的教育和技能培訓(xùn)，使得管理者可以逐步變得更具有管理技能，可以解決現(xiàn)代化的檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，不斷地提高自身綜合素質(zhì)。達到了提高國內(nèi)檔案管理工作現(xiàn)代化質(zhì)量的目的，保障國內(nèi)檔案管理工作現(xiàn)代化可持續(xù)發(fā)展的目標。對于檔案的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)工作是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和組成部分，在對于檔案人員最新的管理工作中起到了很大的作用，檔案管理人員也需要根據(jù)檔案管理工作新規(guī)定及其要求進行不斷地學習與改進。這樣就需要在學習指導(dǎo)和組織人員培訓(xùn)的過程中，調(diào)查當前新形勢下各級基層檔案管理工作發(fā)生的變遷和特征情況，依照不同時期的工作要求及新的標準來制定其培訓(xùn)具體內(nèi)容，并充分結(jié)合自身的理論與實踐，讓檔案管理人員自己了解、學習并獨立地完成各個單位對歸檔檔案資料整理的工作，全面落實各項檔案的規(guī)范與制度，進行有效的現(xiàn)代化檔案管理工作。

2）重視檔案管理的規(guī)范化和標準化建設(shè)。想確保檔案標準化在文檔管理實踐中真正的實現(xiàn)，就需要根據(jù)需求制定切實可行的實施標準，以確保文檔管理的有序性并獲得最大的收益，這是實現(xiàn)文件管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵手段。若是檔案管理只有技術(shù)上的支持，沒有足夠的專業(yè)知識和標準，很難真正提高文檔管理的質(zhì)量和速度。因此，要在檔案管理現(xiàn)代化進程中打好基礎(chǔ)，就必須首先進行檔案管理的規(guī)范化和標準化。

3）增強檔案管理現(xiàn)代化意識。首先，要充分認識該項工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要性。在國內(nèi)檔案管理走向現(xiàn)代化的過程中，重要的一點就是需要吸引高級領(lǐng)導(dǎo)的注意力，加大資金投入。員工需要及時地更新與國內(nèi)企業(yè)現(xiàn)代化的目標、范圍及其手段相矛盾的各種檔案思想觀念，特別重視的一點就是更新那些依靠科技進步和企業(yè)結(jié)構(gòu)性現(xiàn)代化而采取的科學管理方法概念，建立起同一個時期快速結(jié)構(gòu)性變化合拍的檔案管理意識，把以前傳統(tǒng)被動式的檔案服務(wù)模式改變成了主動型服務(wù)，將以前傳統(tǒng)封閉型的服務(wù)模式逐漸轉(zhuǎn)化成了開放型的服務(wù)，使得信息檔案工作能夠順應(yīng)當前信息經(jīng)濟時代的趨勢和發(fā)展需要，適應(yīng)國內(nèi)經(jīng)濟社會發(fā)展與進步的需要[2]。

4）加大檔案管理現(xiàn)代化經(jīng)費的投入。現(xiàn)代的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案工作不同，很大程度上還要依靠設(shè)備與技術(shù)。及時地為檔案管理機構(gòu)配備相應(yīng)的檔案辦公器材，加強對檔案管理工作現(xiàn)代化的技術(shù)運用，能夠切實地提高國內(nèi)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。因此，各級政府都要進一步加大資金投入，加大財政資金投向，幫助企業(yè)部署先進的技術(shù)與設(shè)備。檔案室在進行建設(shè)過程中，應(yīng)該特別注意室內(nèi)通風、采光、安全、潮濕，在措施上，要根據(jù)需求充分利用電腦、監(jiān)測設(shè)備、空調(diào)等各種電子設(shè)備。這樣既保證了檔案的安全性，又保證了非常有用的信息不會丟失，從而提高文件的使用率，從而創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益和更高的社會效益。

5）加強檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，擴大檔案信息儲備。信息技術(shù)的進步和發(fā)展必將直接導(dǎo)致大批檔案的出現(xiàn)，以各種紙質(zhì)實物、磁帶等作為傳播媒介和載體的各類檔案資料仍將被認為是主要組件或者傳播媒介，許多檔案資料的積累和使用將會有所增值，定期擴大檔案來源，不僅收藏文獻、獎?wù)?、證書，還收藏書信、照片和流行檔案，打破檔案的原本束縛，豐富檔案內(nèi)容，保持檔案工作生命力與可持續(xù)發(fā)展。

現(xiàn)代信息時代，各種信息獲取技術(shù)、新型檔案載體、大型互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和傳播，為檔案信息的社會化利用提供了技術(shù)支持和有利條件。需要配備最新的辦公設(shè)備，例如計算機和掃描儀，以便及時更新檔案，要充分利用最新技術(shù)，加快發(fā)展實用性和通用性，加快軟件和存檔數(shù)據(jù)的處理速度，抓住機遇，加強聯(lián)系，相互交流，擴大信息來源，增加信息量，互相學習，互相學習，共同成長。一方面，創(chuàng)造與社會使用成本相適應(yīng)的良好物質(zhì)條件，開放和擴大檔案獲取途徑，不斷增加檔案信息存儲量，及時更新工作資料內(nèi)容，以改善其使用。另一方面，要加強檔案信息的利用，開發(fā)搜索工具，增強文件開發(fā)工具，增強數(shù)據(jù)存儲和驗證，朝著“高效”、“快速、一致”的目標邁進，最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)源共享。

4 結(jié)論

總而言之，在新的發(fā)展形勢下，做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，對當下和未來的檔案管理工作有著非常重要的作用，有關(guān)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)一定要對此重視起來，不斷地增加自身的知識技能，強化專業(yè)素養(yǎng)，并加大資金上的投入，規(guī)范化管理，進而促進檔案管理現(xiàn)代化更好地實現(xiàn)。