陳鳳高

（山東省榮成市總工會，山東 榮成 264300）

人事相關的資料管理在我國當前的企事業(yè)單位內部的人事管理制度之內扮演著非常重要的構成成分，其最主要記錄的內容包括有個人身份、學習經歷、教育水平、學術背景、工作績效以及每個員工其他方面的相關信息材料。人事檔案內容直接與個人薪資、福利待遇、人事調動關系息息相關，且人事檔案具有特定的法律效力，主要記錄個人成長生活軌跡。隨著我國當前時段的事業(yè)單位其各項的人事方面的管理制度獲得了不斷的創(chuàng)新以及發(fā)展，可以進行逐步的人事檔案的相關管理方式的恰當改革以及可行性調整，從而使其能夠更好地為事業(yè)單位內部的人力資源管理部門的各項環(huán)節(jié)的工作開展作出更多更好的貢獻，從而有效促進事業(yè)單位內部的整體相關的工作環(huán)境的改善。

1 事業(yè)單位進行人事相關資料信息管理工作的相關特點

對比起來，事業(yè)單位以及企業(yè)之間的人事檔案工作進行管理的二者差異性而言，可以非常明顯的看出來，事業(yè)單位所進行的人事檔案的管理相關方式一定程度上更加的真實，保密程度更加高級，并且被作為事業(yè)單位人事考核的重要依據，人事檔案信息作為個人各種基本信息的詳細、真實的記錄，成為人員的調動過程當中的一大非常重要的參考內容。由于人事檔案中會體現出個人信息的方方面面細節(jié)，包括個人的工作表現以及生活方式，均可以通過人事檔案做出全面展現。伴隨著時間的不斷推移，人事檔案之中的信息將會更加不斷的得到完善，可以判斷為，事業(yè)單位的人事檔案相關的管理具有一定程度的動態(tài)性。由于事業(yè)單位存儲的人事檔案信息極大部分都是屬于保密性的信息材料，因此也應運而生的就制定出了一系列相應的嚴格保密制度。

2 改進事業(yè)單位的內部人事檔案資料的信息管理工作的重要性

2.1 促進人力資源結構完善

當前我國已進入經濟建設發(fā)展的黃金時代，事業(yè)單位的管理方式正在逐步發(fā)生變化，事業(yè)單位從業(yè)人員的管理思想也在發(fā)生變化。對于這些看得見的變化，均在員工的檔案當中產生并進行了一系列真實而詳細的有關記錄。因此，當事業(yè)單位內發(fā)生人事變動以及人員調整之時，相關的部門可以開展利用人事檔案當中的信息，對于員工進行準確的分析以及評價，從而提高人力資源管理部門的相關工作效率，不斷的促進人事檔案工作整體水平的提升，從而充分地發(fā)揮事業(yè)單位的相關檔案管理工作的效用。

2.2 對于人員調動發(fā)揮作用

現階段，我國各事業(yè)單位管理過程中若發(fā)生人員調動時，有關部門和人員必須掌握調動人員的學習經歷、人員資質、工作情況等諸多因素，分析調轉人員的特征以及職業(yè)技能是否充分，這些僅僅依靠相關部門領導評價是不夠的，還需要考察詳細的人事檔案進行充分了解。因此，事業(yè)單位的相關檔案的管理人員應當充分的重視人事檔案的相關重要性，并充分的運用人事檔案從而給出更加全面、科學、系統(tǒng)的人事相關信息，從而能夠非常有效地推動起事業(yè)單位內部的人事管理的相關工作的整體高效以及平穩(wěn)開展和運行。

2.3 促進個人能力綜合提升

在日常工作過程中，事業(yè)單位人事相關資料信息管理中包含的各種資料，包括對每個人的學習情況、學歷背景、個人發(fā)展歷程、工作業(yè)績等的詳細記錄，以便事業(yè)單位進行人事調整。隨著時間的推移，可以根據相關信息以及人事檔案的記載內容，有針對性地選拔和培養(yǎng)人員，并結合員工日常愛好以及專業(yè)技能，有針對性地提高個人素質。

2.4 能夠促進對于員工所開展的績效考核相關工作的科學性提升

在事業(yè)單位的日常管理中，對人員的績效考核非常嚴格，個人考核的最終結果將關系到人員未來的工作晉升和個人利益。人事檔案可以為人事開展評價所提供充分的內容信息，同時能夠將最終產生的評價結果一一記錄在人事檔案當中，當事業(yè)單位想要全面了解人力資源時，人力資源檔案可以有效地為單位提供有關員工的各種信息，以促進對員工做出良好的判斷以及評價參考。

3 事業(yè)單位的人事相關資料信息管理當中所存在的問題

3.1 對文件管理工作缺乏深刻認知

絕大多數的從業(yè)者都普遍認為，進行人事檔案這一方面的管理工作非常的冗雜無趣，并且對比起事業(yè)單位的整體未來發(fā)展而言幫助卻并不很大，所以礙于觀念影響，往往極易忽視在開展工作過程當中的人事檔案的相關管理工作，造成嚴重的管理拖延和形式主義，這些問題隨著事業(yè)單位的發(fā)展不斷暴露出來。

3.2 對檔案存儲相關資料的管理開展缺乏一定的標準化以及制度化

現階段之下，很多的事業(yè)單位其實均不夠重視對于人事檔案的管理工作開展，這就導致了員工在征集以及歸檔材料的過程當中極容易出現管理執(zhí)行不嚴、管理制度的整體不健全，管理檔案內容非常不真實，這都大大體現了在檔案管理當中非常缺乏標準化以及制度化的操作行為。

3.3 檔案管理實際從業(yè)人員的整體綜合素質不足夠高

由于許多事業(yè)單位內部存在檔案管理人員素質不足的情況，以至于使得檔案資料的收集、組織、分類和裝訂工作開展并不順利，這就使得在實際進行的檔案工作開展的過程當中，對于提高人事相關的檔案的相應管理水平從中能夠收獲充足的影響。

3.4 未能夠十分充分地進行運用信息化的相關手段

隨著信息時代的快速到來以及先進信息技術的快速普及，事業(yè)單位也逐步在實施與實際工作發(fā)展相適應的信息化的建設，并配備了相關的人事相關資料信息管理系統(tǒng)。但由于當前的大多數系統(tǒng)只是簡單收錄了員工基本信息，而沒有記錄員工的生活、工作等相關信息，所以未能充分發(fā)揮人事相關資料信息管理系統(tǒng)的強大作用。

4 事業(yè)單位的人事相關資料信息管理相關的現代化的推進意見

4.1 建立起相對較為完善的現行人事檔案相關的管理制度

將文件整合轉變?yōu)樾畔⒄希捎秒娮邮侄未媾f的紙質保存手段，使用設備掃描和搜索代替人力輸入，實現數據管理的網絡化以及信息化，從而有效避免信息產生遺漏甚至嚴重缺失，使得人事檔案的監(jiān)管變?yōu)槿^程的動態(tài)性的監(jiān)管，從而提高了人力資源的管理工作開展的時效性，并建立起了相對完整的信息數據資源庫，并能夠及時的整合、備份相關的數據庫當中包含的人事檔案。通過組建完善的人員檔案整體相關管理制度，能夠有效的杜絕對于人員檔案的管理過程當中所發(fā)生的信息遺漏。

4.2 加強對于檔案的收集及全面管理，建立起具備綜合性數據的有關收集脈絡

在很多情況下，由于檔案管理工作不到位，如事業(yè)單位檔案管理、人事變動、機構改革等更新強度不足，導致檔案數據丟失等類似問題。對于完善關于現行事業(yè)單位的人事檔案的相關管理工作以及未來的檔案收集管理工作非常有待于加強。綜合數據收集分類應當進行審核篩選等一系列操作，如開展個人資料提交程序、移交程序、審核程序、評價程序等。事業(yè)單位人事相關資料信息管理人員需要在一定時期內集中收集一般性以及特殊性數據，并補充收集同一節(jié)點和統(tǒng)一類別的檔案數據。

4.3 加強有關人事檔案的管理信息化的建設

事業(yè)單位要積極主動的做好人事檔案的信息化管理相關工作，一方面，是要進一步的推進人事檔案的管理相關信息化建設，充分地利用互聯網以及各種信息化管理設備的有關作用，深入的落實到電子化管理過程當中，充分地利用現代化的信息技術、網絡技術以及與此有關的各類服務平臺，以創(chuàng)新的方式提高檔案的可管理性。另外一方面，要積極的引進信息化的檔案管理有關系統(tǒng)以及辦公類軟件，同時要求各類別的管理人員充分掌握及應用與檔案管理密切相關的信息技術以及網絡技術有關技能，科學的開發(fā)出員工檔案相關管理系統(tǒng)、業(yè)務軟件等等，更好地滿足出社會對于檔案信息化管理的相關服務需求，探索網上檢索、下載、存儲、查閱等多位一體的可行性方式，最終能夠實現關于檔案信息以及資源的整體互通共享。

4.4 打造更高質量、更現代化的人力資源相關檔案管理人才團隊

人才既是人力資源檔案管理的服務對象，也是操作對象。人才是業(yè)務部門發(fā)展的動力，檔案管理部門也是如此，檔案管理人員必須做到具備良好的服務品德，較高的政治素質，同時文化水平高，業(yè)務能力強。但是，當前人事相關資料信息管理任務存在管理人員不足、管理人員流動性大、綜合素質低等問題，因此對于現代人事相關資料信息管理的發(fā)展而言，一是要加強人事相關資料信息管理培訓，使檔案管理人員掌握管理知識和技能；二是引進品德高尚、富有責任心、業(yè)務素質高的人才，發(fā)揮其良好的業(yè)務技能；三是要采用現代科技手段，加強人事相關資料信息管理服務社會主義經濟建設，同時建立競爭性勉勵機制，激發(fā)人員對于檔案管理工作的開展積極性。

4.5 加強人事檔案的管理相關的知識宣傳

事業(yè)單位要充分的重視人事檔案的管理，并且加強檔案法等知識的宣傳，加強對于檔案管理的更加深刻的認識。同時，在進行管理化職責履行的過程當中，需要進行嚴格地遵守與此相關的法律法規(guī)。此外，通過開辦知識培訓或競賽，可以增加員工學習檔案管理知識的興趣，增加員工對檔案管理學習的參與度，以此途徑來提高管理人員的工作水平。除此之外，要充分加強檔案的相關管理信息系統(tǒng)的檢查及升級工作的開展，從而確保信息相關系統(tǒng)的可操控性，實現對于檔案的保護的加強以及對于電子檔案管理系統(tǒng)及網絡系統(tǒng)的監(jiān)管開展，保障檔案安全。

5 結束語

人事相關的檔案內容管理工作的開展在我國事業(yè)單位的管理過程當中逐步發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案能夠足夠充分地反映出來從業(yè)者在個人的學習生涯以及個人工作過程當中所獲得的經歷。正是由于事業(yè)單位之中的工作開展內容具有一定的特殊性，并且事業(yè)單位的內部往往對于各類很重要的信息相應的保密意識也是很強烈。這一背景下通過更加深入地開展各大事業(yè)單位的內部檔案的管理工作，就能夠有效助力于推進當前人才結構的改革進程趨于完善，從而有效地促進事業(yè)單位的更加高效的工作。