茅潔婷

（中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥 230088）

底圖是以硫酸紙為載體的圖紙檔案，是科技檔案的重要組成部分。硫酸紙，又稱制版硫酸轉(zhuǎn)印紙，主要用于印刷制版業(yè)，具有強(qiáng)度高、透明好、耐曬、耐高溫等特點(diǎn)，廣泛適用于手工描繪、CAD繪圖儀出圖等。底圖檔案真實(shí)記錄和反映了各階段設(shè)計(jì)工作的技術(shù)史實(shí)，是廣大工程技術(shù)人員科研設(shè)計(jì)成果的結(jié)晶，底圖是藍(lán)圖的模板，底圖比藍(lán)圖更有原始性、證據(jù)性和憑證性作用[1]。

隨著CAD等工程設(shè)計(jì)軟件的普及以及MES（制造企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程執(zhí)行管理系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，雖然以硫酸紙作為載體的底圖檔案的數(shù)量逐漸減少，但是在產(chǎn)品的定型、鑒定和外場(chǎng)作業(yè)時(shí)，仍需用底圖檔案為底本曬制大量藍(lán)圖。底圖檔案仍然是企業(yè)檔案的重要組成部分。同時(shí)又具有其的獨(dú)特的特點(diǎn)。要做好底圖檔案的管理工作，一是要了解底圖檔案不同與其他檔案的特點(diǎn)；二是要結(jié)合實(shí)際工作分析底圖檔案在管理上存在哪些弊端；三是要根據(jù)底圖檔案的特點(diǎn)結(jié)合實(shí)際給出提升底圖檔案管理工作的新思路。

1 底圖檔案的特點(diǎn)

底圖是用來(lái)復(fù)印用于科研生產(chǎn)、施工作業(yè)等圖紙的原始圖，是以履行法定生產(chǎn)程序的最后完成圖，其效用類似于公文的定稿[2]。底圖檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，它具有企業(yè)檔案的一般特性如原始記錄性等，同時(shí)又有其自身的特點(diǎn)。

1）底圖檔案的載體為硫酸紙。目前底圖的材料主要是硫酸紙。硫酸紙質(zhì)地堅(jiān)實(shí)且密致透明，對(duì)油脂和水的滲透抵抗力強(qiáng)等特點(diǎn)。但硫酸紙的結(jié)構(gòu)強(qiáng)度與韌性較差，加之頻繁的抽、曬，特別是經(jīng)過(guò)曬圖機(jī)的高溫烘烤，極易發(fā)脆、變黃、破裂，給底圖檔案的長(zhǎng)期保存造成了困擾。

2）底圖檔案數(shù)量龐大、幅面大小不一。一個(gè)產(chǎn)品的底圖一般包涵幾百個(gè)甚至上千個(gè)整件，張數(shù)會(huì)達(dá)到上萬(wàn)張。由于底圖材質(zhì)特殊，不能折疊存放，一般采取平放或卷放兩種方式。兩種方式各有優(yōu)、缺點(diǎn)。平放能保證底圖平整，但面積大，占用柜架多。對(duì)于圖幅較大的加長(zhǎng)底圖，只能采用卷放方式，它的缺點(diǎn)是容易造成圖面不平整，影響曬圖和曬后的清晰度，而且不易查找。

3）底圖檔案對(duì)歸檔的齊套性要求較高。底圖檔案是科技檔案的一種，它具有科技檔案的一般特性，如專業(yè)性、成套性、多樣性等。其中，成套性在底圖檔案中體現(xiàn)的特別明顯。底圖檔案的成套性是指一個(gè)產(chǎn)品的底圖檔案是以其整件匯總表為歸檔范圍，整件匯總表出現(xiàn)的圖紙歸檔時(shí)都不可或缺。一套圖紙是一個(gè)具有有機(jī)聯(lián)系的整體，必須集中統(tǒng)一保管。

4）大多底圖檔案已經(jīng)高齡化。隨著MES系統(tǒng)的普及，CAD等設(shè)計(jì)軟件成為企業(yè)主流設(shè)計(jì)軟件，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)研發(fā)與投產(chǎn)大多已無(wú)紙化，只有在客戶提出需求的情況下才通過(guò)系統(tǒng)打印出帶有電子簽名的硫酸紙底圖歸檔?，F(xiàn)存在庫(kù)房中的底圖有相當(dāng)一部分都是由人工手工繪制的，由于使用頻繁和保管條件的限制，許多底圖檔案已出現(xiàn)破損現(xiàn)象，急需采取必要措施進(jìn)行保護(hù)。

5）底圖檔案的利用方式特殊。底圖檔案利用的特殊性是由其自身的特點(diǎn)所決定的。底圖檔案的載體是硫酸紙，硫酸紙是不能直接提供利用的，在提供利用時(shí)要把硫酸紙曬制成藍(lán)圖，并配圖與齊套后提供利用。曬圖是指通過(guò)曬圖機(jī)將硫酸紙上的圖形由經(jīng)曝光手段將圖形轉(zhuǎn)移到感光材料上，即曬圖紙上，再通過(guò)顯影洗出。每次曬制都會(huì)給底圖造成不同程度的損傷，需進(jìn)行及時(shí)檢查與修復(fù)，這是底圖檔案在利用方面與其他檔案最大的不同。

2 現(xiàn)代企業(yè)底圖檔案管理中存在的問(wèn)題

底圖檔案是重要的科技檔案，一方面直接關(guān)系到產(chǎn)品投產(chǎn)的質(zhì)量，版本的錯(cuò)誤可能造成巨額的經(jīng)濟(jì)損失；另一方面，底圖檔案作為產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型的最終圖紙，是新產(chǎn)品的研發(fā)或是災(zāi)后恢復(fù)生產(chǎn)和重建的重要依據(jù)文件。底圖檔案的缺失或錯(cuò)誤將會(huì)給進(jìn)一步的研發(fā)或是災(zāi)后重建工作帶來(lái)巨大損失。然而，在實(shí)際工作中，由于各種原因，底圖檔案在管理上還存在許多弊端，總結(jié)起來(lái)，有以下三個(gè)方面：

1）管理職責(zé)不明確。崗位職責(zé)是指根據(jù)法人或者組織的規(guī)定，員工所在崗位的工作任務(wù)和責(zé)任范圍。職責(zé)明確可以有二個(gè)主要益處：一是最大限度地實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)資源的合理配置；二是有效地防止因職責(zé)交叉而發(fā)生的工作推諉現(xiàn)象。在實(shí)際工作中，底圖檔案管理員的職責(zé)不明確，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是底圖檔案管理員往往由綜合庫(kù)房管理員或其他檔案員兼任，職、權(quán)劃分不清，影響工作效率；二是底圖檔案的更改頻繁，需要進(jìn)一步明確底圖檔案管理員在更改流程中的作用；三是底圖檔案的利用不同于其他科技檔案，包括抽圖、曬圖、齊套、歸位等一系列動(dòng)作和流程。這一系列過(guò)程牽涉到許多崗位，需要進(jìn)一步明確底圖檔案管理員在其中的作用與職責(zé)。

2）底圖檔案的數(shù)字化進(jìn)程緩慢。底圖檔案是一類特殊的檔案，它是以硫酸紙為載體的圖紙且圖幅大小不一。對(duì)底圖檔案進(jìn)行數(shù)字化需要專門的設(shè)備如工程掃描儀等。一般單位在進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，只配有普通的高速掃描儀或高拍儀，難以對(duì)超大圖幅的圖紙進(jìn)行掃描。一般情況下，底圖檔案的數(shù)字化進(jìn)程是要滯后于其他類檔案數(shù)字化進(jìn)程的。另外底圖圖幅較大，即使是經(jīng)過(guò)數(shù)字化掃描的圖紙，由于電腦顯示的問(wèn)題，在利用時(shí)也要轉(zhuǎn)換成其他類型的圖紙如“白圖”來(lái)利用，需求上的弱化也直接導(dǎo)致了底圖檔案數(shù)字化進(jìn)程的緩慢。

3）缺乏配套的制度和流程控制手段。在實(shí)際工作中，底圖檔案的管理制度相比較其他類型的檔案來(lái)說(shuō)，制度體系相對(duì)不健全，在有些單位甚至完全空白。很多單位把底圖檔案等同于其他類型的科技檔案來(lái)管理，用其他類型檔案的工作流程來(lái)代替底圖檔案的工作流程，以至于在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)有些事情沒人管，有些職能有交叉，有些流程不合理的情況，從而影響科研生產(chǎn)的正常開展。

3 科學(xué)管理，全面提升底圖檔案管理水平

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把底圖檔案管理納入項(xiàng)目管理。底圖管理工作是項(xiàng)目檔案管理的重要組成部分，它直接關(guān)系到產(chǎn)品檔案的完整性和齊套性。要做好底圖檔案工作，首先要加強(qiáng)對(duì)底圖檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把底圖檔案工作納入項(xiàng)目檔案管理環(huán)節(jié)，站在項(xiàng)目檔案管理的高度對(duì)底圖檔案工作進(jìn)行全方位管控：一是把底圖檔案工作納入績(jī)效考核，通過(guò)考核的手段對(duì)底圖檔案的齊套性、完整性進(jìn)行管控和把關(guān)?？己朔譃閮?nèi)部考核和外部考核。內(nèi)部考核以檔案部門主，在項(xiàng)目驗(yàn)收前從檔案的角度對(duì)其產(chǎn)品檔案包括底圖檔案進(jìn)行檢查，提出整改意見，并根據(jù)項(xiàng)目的驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)持續(xù)跟蹤整改情況。外部檢查主要是結(jié)合質(zhì)量外審工作，從產(chǎn)品質(zhì)量管理的角度對(duì)底圖檔案的歸檔質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，借助第三方來(lái)控制底圖檔案的歸檔質(zhì)量。二是在項(xiàng)目驗(yàn)收前增加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié)，并規(guī)定項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不通過(guò)，不能進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收也包括底圖檔案的驗(yàn)收。在檔案驗(yàn)收組成員中配備一名底圖檔案專家參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，對(duì)歸檔的底圖檔案進(jìn)行專業(yè)檢查并提出整改意見。在對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見包括底圖檔案的驗(yàn)收意見全部整改完畢后，并取得項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收的通知后，才能進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。這樣可以從項(xiàng)目管理的角度把底圖檔案的齊套性、完整性管控起來(lái)。

2）發(fā)揮專職檔案員職責(zé)，嚴(yán)把歸檔關(guān)。為了管好、用好底圖，應(yīng)設(shè)置一套底圖管理制度，從歸檔、更改、借閱到作廢進(jìn)行全程管控，做到每個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)可依，有章可循。底圖檔案的管理制度一定要與檔案工作和業(yè)務(wù)工作“雙掛鉤”，既要體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)要求，又要符合業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況。一方面，要把國(guó)家層面的制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)底圖檔案的要求轉(zhuǎn)換成本單位可操作、員工可理解的條款，另一方面要對(duì)本單位的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，明確各方面的職責(zé)，把條款轉(zhuǎn)換為操作細(xì)則，以“工作手冊(cè)”的樣態(tài)呈現(xiàn)在員工面前，讓實(shí)際的執(zhí)行者有“據(jù)”可依，有“法”可循。同時(shí)，在進(jìn)行底圖的交接和歸檔時(shí)，對(duì)于新歸檔的底圖進(jìn)行“三查”：一查底圖是否平整，字跡是否清晰，圖面有無(wú)污跡；二查簽字手續(xù)是否齊全，簽署欄里是否都有設(shè)計(jì)、審核、標(biāo)準(zhǔn)化的簽名；三查整件的完整性、齊套性，整件明細(xì)表上的文件部分、部件部分、零件部分的圖號(hào)和名稱是否與圖紙上的圖號(hào)和名稱一致，總張數(shù)是否缺少，做到入庫(kù)的每張底圖都是正確的、清晰的。另外，為了能夠盡快地查找在曬圖過(guò)程中漏曬的底圖，在每張底圖上做特殊標(biāo)識(shí)，以便快速查找和重新齊套入庫(kù)。

3）加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)變更圖紙的管控。設(shè)計(jì)更改是對(duì)已批準(zhǔn)發(fā)放的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行的更改。在生產(chǎn)、裝配、調(diào)試、試驗(yàn)過(guò)程中暴露的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)擬制更改通知單，及時(shí)消除在制件和已制件（含入庫(kù)房的合格制件）的錯(cuò)誤，同時(shí)做到下次投產(chǎn)時(shí)，不再出現(xiàn)同樣的差錯(cuò)。進(jìn)行更改時(shí)，必須考慮到本次更改對(duì)象的其他使用性（可到檔案部門查詢使用性），若影響到其他使用性時(shí)，應(yīng)重新出設(shè)計(jì)文件，并采用新的十進(jìn)制分類編號(hào)。設(shè)計(jì)更改要求準(zhǔn)確、完整、統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，保證科研生產(chǎn)的順利進(jìn)行。檔案部門是設(shè)計(jì)更改的歸口管理部門，具體實(shí)施紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件更改。另外，底圖檔案管理員應(yīng)對(duì)更改通知單的發(fā)放作好記錄，并對(duì)所更改的資料準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。

4）積極推動(dòng)“高齡圖紙”數(shù)字化工作。雖然隨著信息化在科研生產(chǎn)中的應(yīng)用，底圖檔案入庫(kù)量的增速遞減，但總體的歸檔量始終緩步遞增，傳統(tǒng)的人工檢索已經(jīng)不能滿足實(shí)際工作的需要，應(yīng)運(yùn)用信息化手段對(duì)底圖檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)和智能檢索，并配合MES系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多場(chǎng)景的應(yīng)用服務(wù)。同時(shí)，對(duì)于幾十年前歸檔的已經(jīng)發(fā)黃、變脆老舊底圖，當(dāng)務(wù)之急就是把這些底圖通過(guò)工程掃描儀掃描成電子文件。電子文件雖然不是原生檔案，但經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工的電子文件可以真實(shí)地記錄和反映每張底圖的原貌。還有一種方式就是將經(jīng)數(shù)字化加工的電子文件直接掛入PDM系統(tǒng)里，直接與科研設(shè)計(jì)掛鉤，提高底圖的使用效率。同時(shí)，在底圖檔案的數(shù)字化過(guò)程中要注意對(duì)原件的保護(hù)問(wèn)題。底圖檔案的原件只有一套，如果在數(shù)字化加工過(guò)程中有所損壞，將會(huì)造成不可挽回的損失。在對(duì)重要的底圖檔案數(shù)字化時(shí)，可以先對(duì)其進(jìn)行微縮拍攝備份，以確保檔案信息的絕對(duì)安全。

信息安全也是底圖檔案數(shù)字化過(guò)程中必須要重視的問(wèn)題。一方面，如果是委托第三方公司進(jìn)行底圖檔案數(shù)字化加工的話，無(wú)論底圖檔案是否涉密，都是公司和國(guó)家的資產(chǎn)，所以必須與所涉公司簽署保密協(xié)議。如果是單位自行進(jìn)行數(shù)字化加工的話，同樣要注意底圖檔案的信息安全。存儲(chǔ)底圖檔案數(shù)字化信息的電腦應(yīng)是單機(jī)或是將其存儲(chǔ)在與外界物理隔離的服務(wù)器上，存儲(chǔ)條件符合相應(yīng)涉密資質(zhì)的保密要求，并有專人按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

底圖檔案是科技檔案的一種，具有科技檔案的一般特性，又有自己的特點(diǎn)。檔案工作者要從科技檔案管理的整體思路出發(fā)，立足底圖檔案的特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)底圖檔案的管理規(guī)律，利用科學(xué)的方法并結(jié)合本單位工作實(shí)際和信息化發(fā)展水平，全面提升底圖檔案的管理水平。