黃 浩

（沅江市行政審批服務(wù)局 政務(wù)信息中心，湖南 沅江 413100）

檔案館是存儲、查閱以及利用檔案資料的機構(gòu)，無論是何種形態(tài)的檔案館，其核心職能并未發(fā)生變化，本質(zhì)上都是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對各種形式的檔案資料進(jìn)行管理。傳統(tǒng)檔案館側(cè)重于物理層面，檔案資料的主要載體是紙張；數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的高級形態(tài)，其管理的檔案信息本質(zhì)上未發(fā)生變化，只是在檔案管理模式、服務(wù)方式等方面發(fā)生了變化。數(shù)字檔案館代表了檔案管理領(lǐng)域未來的發(fā)展趨勢，但并不意味著傳統(tǒng)檔案館就應(yīng)當(dāng)被摒棄，其中作為數(shù)字檔案館的根基仍將持續(xù)留存，為數(shù)字檔案館發(fā)展建設(shè)提供基礎(chǔ)支持。

1 概念界定

傳統(tǒng)檔案館即我們一般意義上理解的檔案管理機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)集中保管重要資料信息，是查閱、利用檔案資源的中心，傳統(tǒng)檔案館中的檔案資料以紙質(zhì)化形式存在，全部存儲與物理空間。

數(shù)字檔案館是信息化時代的產(chǎn)物，其核心職能并未發(fā)生變化，但檔案資料以二進(jìn)制編碼的數(shù)字化方式存儲，需要依賴于計算機以及互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)，檔案資料存儲于虛擬空間[1]。

總的來說，傳統(tǒng)檔案館屬于文化事業(yè)機構(gòu)，是現(xiàn)實存在的單位、機構(gòu)，涵蓋了紙質(zhì)化檔案資料、檔案管理人員以及檔案管理空間，職責(zé)范圍較廣；而數(shù)字檔案館屬于虛擬化信息系統(tǒng)，是現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備的產(chǎn)物，其主要提供檔案存儲、檢索等相關(guān)服務(wù)。

2 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別

數(shù)字檔案館作為一種新生事物，相較于傳統(tǒng)檔案館而言，在多方面存在優(yōu)勢，二者之間的區(qū)別主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 管理對象形式不同

管理對象形式不同是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最為直觀、顯著的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案館的管理對象主要是紙質(zhì)化檔案資料，基本上不存在其他形式的檔案資料，數(shù)字檔案館的管理對象則主要是電子文件，以數(shù)字化形式存儲于計算機軟件系統(tǒng)或者光盤、移動硬盤等硬件設(shè)備中[2]。傳統(tǒng)檔案館的管理對象其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)相一致，而數(shù)字檔案館的管理對象其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)相反，數(shù)字化檔案資料必須依賴于相應(yīng)的軟硬件設(shè)施才能被識別和讀取。

2.2 管理階段不同

傳統(tǒng)檔案館在管理階段上側(cè)重于檔案文件的非現(xiàn)行期與半現(xiàn)行期，檔案管理工作的初試環(huán)節(jié)是檔案文件的接收、歸檔；數(shù)字檔案館在管理階段上不僅注重檔案文件的非現(xiàn)行期與半現(xiàn)行期，同時也注重對檔案文件現(xiàn)行期的監(jiān)管，強調(diào)全過程管理原則與前端控制原則[3]，從而實現(xiàn)對電子文件的全生命周期管理，以確保檔案信息的完整性、真實性。

2.3 管理方式不同

傳統(tǒng)檔案館的各項工作主要是以人工作業(yè)的方式進(jìn)行，雖然目前傳統(tǒng)檔案館也開始進(jìn)行信息化建設(shè)，借助計算機以及軟件系統(tǒng)輔助完成檔案管理工作，比如檔案信息錄入、整理、檢索等，工作效率顯著提升，但是其對于人的依賴性仍然較高，工作人員必須具備檔案管理專業(yè)知識技能。數(shù)字檔案館則完全依賴于信息技術(shù)與設(shè)備，自動化、智能化程度較高，對于人的依賴性較低，通過軟件程序自主運行可以完成各項工作，工作人員僅需掌握基本操作即可，專業(yè)性要求較低。

2.4 服務(wù)方式不同

檔案館本質(zhì)上屬于服務(wù)性機構(gòu)，其保管檔案資料的主要目的是為相關(guān)工作或者事務(wù)提供參考和借鑒，傳統(tǒng)檔案館在服務(wù)形式上屬于被動服務(wù)，需要用戶明確提出需求檔案館工作人員才能提供相應(yīng)的服務(wù)，并且服務(wù)范圍相對較小，對于檔案資源的利用相對有限[4]。而數(shù)字檔案館的服務(wù)形式屬于交互式服務(wù)，系統(tǒng)可以為用戶提供個性化服務(wù)，用戶獲取信息的效率更高，而且數(shù)字檔案館的服務(wù)范圍更廣，基本上不受時間和地域限制，以互聯(lián)網(wǎng)為依托，可以服務(wù)極大范圍內(nèi)的用戶。

2.5 存儲方式不同

傳統(tǒng)檔案館存儲檔案文件必須依賴于物理空間，即需要以建筑實體作為存儲空間，館藏檔案資源也以實物為主，所有檔案資源需要按照一定的規(guī)則存放。數(shù)字檔案館的載體是虛擬化空間，包括數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)、磁盤、光盤等等，不需要借助物理空間，館藏資源主要是數(shù)字化、電子化文件，檔案文件錄入系統(tǒng)后，系統(tǒng)會執(zhí)行預(yù)設(shè)的存儲規(guī)則，將檔案文件分門別類存儲。

2.6 安全防護(hù)不同

由于傳統(tǒng)檔案館保管的檔案文件主要為紙質(zhì)文件，因此在安全防護(hù)方面需要注意防潮濕、防火、防水以及防盜，需要采用多種物理防護(hù)措施，以確保紙質(zhì)文件在適宜的環(huán)境中存儲，避免檔案文件的完整性被破壞，影響后續(xù)查閱、利用[5]。數(shù)字檔案館保管的檔案文件主要為電子文件，在安全防護(hù)方面需要防病毒入侵、防黑客攻擊、防泄密以及防篡改等，主要依賴于網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)。

2.7 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不同

傳統(tǒng)檔案館存儲檔案資料需要一定的建筑空間，同時還需要放置檔案文件的檔案柜、檔案袋以及各種物理防護(hù)設(shè)施，因此在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面?zhèn)戎赜谟布O(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案館以虛擬空間為載體，主要依賴于信息化技術(shù)手段以及軟件系統(tǒng)，比如數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)技術(shù)、防火墻技術(shù)等，對于硬件設(shè)施的依賴性較低，主要是計算機、光盤、移動硬盤等。

3 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的聯(lián)系

數(shù)字檔案館從表面上而言屬于新生事物，但是其并非憑空產(chǎn)生，而是在當(dāng)前時代背景下，出于檔案管理工作的實際需求，在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上，依托現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備所形成的一種檔案管理新形態(tài)，二者看似區(qū)別明顯，實則緊密聯(lián)系，相互依存。關(guān)于數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的聯(lián)系具體可以總結(jié)為以下幾方面：

3.1 數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的衍生品

隨著社會不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人類開始進(jìn)入信息化時代，各個行業(yè)領(lǐng)域都發(fā)生了深刻變革，信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，傳統(tǒng)檔案館在此形勢下面臨著新情況、新問題，出現(xiàn)了諸多依靠傳統(tǒng)手段無法解決的問題或者無法滿足的需求，具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：其一是檔案資料數(shù)量大幅增加，并且類型更加多樣化，檔案管理工作量顯著增加，增加了傳統(tǒng)檔案館的運行管理壓力，傳統(tǒng)檔案館依靠傳統(tǒng)的存儲以及管理手段無法實現(xiàn)檔案資料的妥善存儲以及高效管理[6]。其二是非紙質(zhì)形式的檔案文件增加，信息化發(fā)展導(dǎo)致很多文件資料都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、電子化的形式，涵蓋了文字、圖像、音像等多種類型，傳統(tǒng)檔案館缺乏存儲此類檔案文件的手段。其三是用戶對檔案服務(wù)提出新的需求，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使得人們接收、傳遞信息的方式發(fā)生革命性變化，傳統(tǒng)被動式的檔案服務(wù)形式已經(jīng)無法滿足用戶的需求。在此背景下，數(shù)字檔案館的誕生成為必然，一方面當(dāng)前的技術(shù)水平可以支持建立數(shù)字檔案館，在技術(shù)層面不存太大難度；一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館所無法解決的問題和滿足的需求，通過建立數(shù)字檔案館都可以妥善解決。數(shù)字檔案館可以存儲海量信息，不用占用物理空間，而且依靠軟件系統(tǒng)可以高效、便捷的實現(xiàn)檔案文件錄入、整理、存儲、檢索以及調(diào)閱，更為契合當(dāng)下人們接收、傳遞信息的習(xí)慣，檔案服務(wù)更加多元化，可以充分挖掘利用檔案資源的價值。

3.2 二者均為信息傳遞的載體

無論是傳統(tǒng)檔案館還是數(shù)字檔案館，其本質(zhì)上都是信息傳遞的基本載體，是信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，二者都遵循“檔案信息—檔案館—用戶”的信息傳遞順序。傳統(tǒng)檔案館亦或是數(shù)字檔案館，其本身并非檔案信息的生產(chǎn)者，其主要職能是保管檔案信息，傳播、利用檔案資源。從這個角度而言，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館并沒有本質(zhì)上的區(qū)別，所不同的是二者在信息傳遞方式上存在一定區(qū)別，傳統(tǒng)檔案館傳遞的檔案信息以紙質(zhì)化文件為主，并且類型比較單一，主要是文字信息，此外傳遞過程相對繁瑣，效率相對低下；而數(shù)字檔案館傳遞的檔案信息以電子文件為主，類型多樣化，包括視頻文件、音頻文件以及文檔，信息傳遞過程簡潔，信息傳遞效率較高?？梢哉f數(shù)字檔案館是繼承了傳統(tǒng)檔案館的核心職能，并將其發(fā)展為新的形態(tài)，使其更加契合現(xiàn)代人的需求，同時也是檔案資源的價值得到最大化利用。

3.3 數(shù)字檔案館以傳統(tǒng)檔案館為依托

以目前的技術(shù)水平而言，搭建數(shù)字檔案館不存在技術(shù)層面的難題，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了必要的技術(shù)支持，但從世界范圍內(nèi)檔案管理實踐來看，數(shù)字檔案館仍需依托于傳統(tǒng)檔案館，仍無法脫離傳統(tǒng)檔案館而獨立存在，構(gòu)建完全存在于虛擬空間的數(shù)字檔案館仍是理想狀態(tài)[7]。傳統(tǒng)檔案館其承擔(dān)的不僅僅是檔案資料保管的任務(wù)，同時也是開展社會教育、傳遞信息的公共文化服務(wù)機構(gòu)，其職能是多元化的，如同博物館、音樂廳以及圖書館一樣，傳統(tǒng)檔案館在職能上更加多元化，檔案資料保管僅僅是其中之一。而數(shù)字檔案館只繼承了傳統(tǒng)檔案館的檔案資料保管職能，雖然其也能提供檔案查閱、整理分析以及挖掘利用等服務(wù)，但整體而言其職能范圍較小，無法履行傳統(tǒng)檔案館的所有職能，因此即便是當(dāng)下的信息化時代，傳統(tǒng)檔案館也無法被徹底放棄，數(shù)字檔案館也無法獨立于傳統(tǒng)檔案館而存在。此外，傳統(tǒng)檔案館也是數(shù)字檔案館重要的信息來源之一，數(shù)字檔案館的館藏檔案資源有很大一部分來源于傳統(tǒng)檔案館，尤其是一些歷史較為久遠(yuǎn)的檔案資料，在當(dāng)時的社會條件，只能以紙質(zhì)化的形式存儲，數(shù)字檔案館要錄入此類檔案信息必須以傳統(tǒng)檔案館的館藏資源作為依據(jù)，從這個角度而言，數(shù)字檔案館要脫離傳統(tǒng)檔案館而獨立存在顯然也不具備可行性，至少在當(dāng)前社會形態(tài)下不具備可行性。

4 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館既存在顯著的區(qū)別，同時又緊密聯(lián)系，在當(dāng)前社會形勢下，二者是一種共生的關(guān)系，相互補充，相互依存，共同服務(wù)于我國檔案事業(yè)。