董百杰

（河南省民政學校，河南 鄭州 450000）

當前，我國高速發(fā)展的數(shù)據(jù)信息技術(shù)為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步起到了推動作用，尤其是在交流通信、信息共享等方面給企業(yè)和個人帶來了更多便利。大數(shù)據(jù)憑借其信息檢索能力和信息存儲能力，逐步推動社會各行業(yè)向數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變，職業(yè)技術(shù)學校也是其中之一。近年來，我國教育事業(yè)改革不斷深入，對職業(yè)技術(shù)院校發(fā)展也投入更多資源，職業(yè)技術(shù)院校的數(shù)量和校內(nèi)師生數(shù)量也在迅速增加，這也意味著檔案信息數(shù)量的增加，所以職業(yè)技術(shù)學校的檔案管理工作也要與時俱進，符合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求。然而，由于大數(shù)據(jù)在職業(yè)院校檔案管理工作中的應用時間較短，所以現(xiàn)階段仍存在一些問題，需要相關管理人員不斷探索優(yōu)化策略，推動大數(shù)據(jù)技術(shù)和學校檔案管理工作相融合，提高檔案管理效率。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下職業(yè)技術(shù)學校檔案管理特征

數(shù)據(jù)時代下，職業(yè)技術(shù)學校檔案管理所涵蓋的數(shù)據(jù)量增加。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)傳遞共享的速度變快，所以學校在發(fā)展過程中接觸到的數(shù)據(jù)量增加，需要進行檔案管理的內(nèi)容也有所增多。同時，職業(yè)技術(shù)學校的規(guī)模在不斷擴大，學生和老師的數(shù)量也比過去有了大幅提高，這就要求學校檔案管理人員需要記錄更多人員檔案信息、教學實踐信息、科研成果信息、獲得獎項情況等。同時，隨著檔案內(nèi)容的存儲模式發(fā)生了變化，越來越多的電子信息需要被記錄。相比之前，職業(yè)技術(shù)學校的檔案一般是紙質(zhì)的，占用的空間大，儲存難度大，不利于管理，而現(xiàn)在，檔案中不僅有紙質(zhì)版的原始文件，還通過大數(shù)據(jù)的應用將文件信息存儲在虛擬空間中，相應地記錄了一些圖片、視頻、鏈接等文件。

大數(shù)據(jù)時代的檔案信息的開放性更大。隨著信息技術(shù)的更新，各種信息管理系統(tǒng)不斷優(yōu)化，這為學校檔案管理和信息共享創(chuàng)造了一個堅實的技術(shù)基礎。在過去，學生個人信息和教師工作經(jīng)歷信息較為封閉，也只能在小范圍內(nèi)進行查詢和傳遞，但是，現(xiàn)如今學籍信息已經(jīng)可以做到全國統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，甚至可以在國際間相互傳遞。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，職業(yè)學校的師生檔案信息資源的共享打破了時間和空間的限制。

除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案信息處理方法上也有了新特征，從以往的手工操作向自動化處理轉(zhuǎn)變。職業(yè)技術(shù)學校過去主要采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，由人工定期更新數(shù)據(jù)，然后將檔案按照類別進行整理和存放，人工收集和整理檔案在一定程度增加了信息的真實性，但是也會因為個人疏漏造成信息錯記或者是漏記，而且在當前數(shù)據(jù)量大幅度提升的情況下人工整理檔案會影響工作效率，造成人力成本增加。大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于可以根據(jù)不同的職業(yè)技術(shù)學校檔案類型、信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)規(guī)模，制定不同的信息處理模型，在檔案信息過程中可以快速調(diào)用相關查詢工具，然后進行信息分類，這種自動化的文件信息處理過程可以降低手動檔案管理工作中的人員不足問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助檔案管理人員快速完成信息收集和初步清理的工作，還為后續(xù)傳遞和共享信息提供了便捷，可以滿足相關人員在最短時間內(nèi)完成信息檢索和存儲需求，為職業(yè)技術(shù)學校檔案管理工作效率提升作出貢獻。

2 現(xiàn)階段職業(yè)技術(shù)學校檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏科學的檔案管理觀念

盡管大多數(shù)職業(yè)技術(shù)學校都設立了專門的檔案管理部門，但是很多管理人員的管理觀念并沒有及時更新，職業(yè)技術(shù)學校管理層更重視招生情況和學生未來就業(yè)問題，這就造成其缺乏整體的，先進的人事檔案管理觀念，并沒有意識到檔案管理的重要性。此外，很多學校的檔案管理工作并不是由同一個部門負責的，例如教學機構(gòu)只負責原始教學檔案的收集，檔案管理部門只負責對檔案進行整理和保存，這就導致工作的脫節(jié)或者是每個環(huán)節(jié)的負責人只關注自身業(yè)務，忽視了整體檔案管理工作的意義。職業(yè)技術(shù)學校管理人員針對檔案管理工作在缺乏有針對性的安排，這不僅僅導致學校的檔案管理混亂，檔案使用效率低下，更嚴重地是制約學校整體管理水平提升。

2.2 檔案管理方面的資源投入不足

當前，隨著職業(yè)技術(shù)學校的數(shù)量增加，各個學校招生競爭壓力越來越大，這就導致學校管理人員對檔案管理工作有所忽視，所以在這方面投入的人力資源和運營資金都較少，而是將更多資源配置在教學和實踐項目中。因此，檔案管理設備和軟件落后也是當前職業(yè)技術(shù)學校檔案管理工作中面臨的一個問題?，F(xiàn)階段，公辦和民辦的職業(yè)技術(shù)學校的大部分經(jīng)費都主要用于校內(nèi)設施完善、教職員工的待遇、教師科研項目和學生就業(yè)，所以這些重點項目將大部分人力資源和學校專項資金占據(jù)，分配給檔案管理的資源較少，例如檔案信息管理系統(tǒng)過于陳舊，長期沒有更新；缺乏專業(yè)的檔案管理人員負責檔案管理工作

2.3 檔案信息更新不及時

教師的人員檔案是職業(yè)技術(shù)學校檔案管理中的重要內(nèi)容，該檔案是反映了教師工作經(jīng)歷和職業(yè)發(fā)展過程的材料，檔案內(nèi)容會隨著工作成果的增加和工作崗位的變動而變化。所以，職業(yè)技術(shù)學校人員檔案管理是大數(shù)據(jù)時代下學校檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也就要求相關工作人員及時更新檔案信息，同時補充新內(nèi)容。然而，在現(xiàn)階段，一些職業(yè)技術(shù)學校沒有及時更新進行人事檔案管理。因為檔案信息變化速度越來越快，但是相關工作人員的人手不足，難以及時完成信息收集和整理，也造成后續(xù)信息堆積更難處理。同時，人事檔案材料內(nèi)容多且零碎，需要從多個部門獲取信息，但每個部門都有自己的工作重點，這就造成檔案管理人員難以及時收集到相應信息。

3 大數(shù)據(jù)視角下職業(yè)技術(shù)學校檔案管理優(yōu)化的策略

3.1 提高相關人員對檔案工作的重視程度

在大數(shù)據(jù)時代，職業(yè)技術(shù)學校的檔案管理工作對學校自身發(fā)展是重要的，同時也更有利于社會公眾對學校的了解，有利于師生對信息的使用。除此之外，數(shù)據(jù)時代，引入更科學的信息管理系統(tǒng)也是為了更好地保護個人隱私和保護知識產(chǎn)權(quán)，所以大數(shù)據(jù)時代的檔案管理應該受到足夠的重視，使用更多現(xiàn)代化產(chǎn)品輔助傳統(tǒng)人工檔案管理工作。因此，為了提高職業(yè)學校管理人員對檔案管理工作的重視程度，應當加強宣傳，像是組織大中型檔案活動，向其優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作的意義，并結(jié)合其他學校的先進案例進行宣講，提高管理人員的檔案管理觀念。此外，檔案管理人員也要及時和領導溝通檔案工作進展和遇到的阻礙，幫助領導層充分了解本校檔案工作的實際發(fā)展現(xiàn)狀。同時，職業(yè)技術(shù)學校要制定和完善相關評價體系，明確衡量工作的關鍵指標，將檔案管理工作成效納入對管理人員的績效考核中，通過完善的管理機制確保檔案管理工作的推進，保證檔案管理工作是有效的。

3.2 職業(yè)技術(shù)學校要不斷加強檔案人員的技能培訓

針對現(xiàn)階段，專業(yè)檔案人員缺乏的問題，職業(yè)技術(shù)學校要建立專業(yè)人才培訓機制，組建高素質(zhì)的檔案管理隊伍。相關從業(yè)人員的專業(yè)化程度是檔案信息管理建設的必要前提，所以職業(yè)技術(shù)學校需要針對自身發(fā)展需求建立和完善專業(yè)培訓體系和人才管理制度。例如，信息化檔案管理產(chǎn)品的改進和服務功能的優(yōu)化都是需要依靠專業(yè)的檔案管理人員和外部采購系統(tǒng)的開發(fā)部門進行對接，因此加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平是大數(shù)據(jù)時代檔案管理水平提升的重要途徑，例如：定期開展學習活動，促進現(xiàn)有人員通過自我學習提升綜合業(yè)務能力，或者與其他職業(yè)院校的相關管理人員共同組織研討會，邀請專家傳授經(jīng)驗。同時，學校也可以需要積極引進高質(zhì)量的相關管理人員，為創(chuàng)新檔案管理模式提供新思路。首先，職業(yè)能力培訓應以有計劃、有目的和標準化的方式進行。如信息和數(shù)據(jù)技術(shù)操作專題講座或記錄管理專題演練和操作培訓；二，借鑒其他高校檔案的先進經(jīng)驗和成熟思想，開展圖書館間交流與合作。第三個是鼓勵專業(yè)人士外出參加檔案學術(shù)年會和各種學習經(jīng)驗交流會。通過一系列運營，建立了多學科背景、多專業(yè)技能的檔案管理綜合專業(yè)隊伍，提高了整個檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

3.3 加強配套基礎設施建設

職業(yè)技術(shù)學校要首先搭建檔案數(shù)據(jù)平臺，做好檔案數(shù)據(jù)收集和整理的基礎工作，為應對學校規(guī)模不斷擴大后檔案資料的增長情況?，F(xiàn)在多數(shù)職業(yè)技術(shù)學校開始逐漸購進電子化檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)平臺作為資源共享渠道，整合電子檔案和紙質(zhì)檔案，推動檔案管理工作更加科學化和自動化，提升工作效率。通過不斷完善信息管理系統(tǒng)的功能提升檔案管理效果。同時，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案的儲存環(huán)境都要做好定期檢查和維護，避免因為環(huán)境造成的檔案損壞，比如突發(fā)火災或者漏水，這樣不僅提高檔案管理的安全性，也促進信息化的檔案更容易調(diào)閱和傳輸。另外，職業(yè)技術(shù)學校在收集和整合相關檔案資源時可以充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在信息收集和整理時更注重時效性和信息的廣泛性，例如：在檔案管理工作中擴大信息收集范圍，接入一些外部社交媒體平臺數(shù)據(jù)，豐富檔案信息。

3.4 增強檔案管理人員的積極服務意識

職業(yè)做技術(shù)學校檔案管理工作的主要目的就是要方便相關信息的留存和使用，所以職業(yè)學校檔案工作人員要改變原有工作態(tài)度，樹立服務意識，充分發(fā)揮主觀能動性。在大數(shù)據(jù)時代，學校檔案的使用者除了學校師生還有社會公眾，所以檔案管理人員在工作中要切實考慮檔案信息使用者可能會面對的問題，提前對潛在的問題作出問題解決文檔或者是及時答疑，保證檔案管理工作的有效性。

4 結(jié)束語

綜上所述，職業(yè)技術(shù)學校檔案管理工作是學校整體管理工作中的重要環(huán)節(jié)，是提升學校綜合發(fā)展實力的重要方面，優(yōu)化檔案管理工作也有利于提升職業(yè)院校的競爭優(yōu)勢，因此在大數(shù)據(jù)時代，職業(yè)技術(shù)院校要利用數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢，加快檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。針對當前職業(yè)技術(shù)院校普遍存在的管理觀念有待更新和資源投入不足等問題，學校相關管理人員應當不斷提高工作認同感，注重基礎設施建設，購置和維護數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效果。同時，管理人員要不斷在實踐中積累經(jīng)驗，在處理實際問題時具體問題具體分析，充分發(fā)揮創(chuàng)新性和創(chuàng)造力，促進職業(yè)技術(shù)院校和我國教育事業(yè)發(fā)展。