胡妍妍

（山東省濟寧市住房保障和房地產(chǎn)發(fā)展事務(wù)中心，山東 濟寧 272000）

1 大數(shù)據(jù)與事業(yè)單位人事檔案管理的關(guān)系

我們的工作和生活中每時每刻都產(chǎn)生著大量的數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)是信息化時代不可或缺的重要資源。事業(yè)單位人事檔案材料繁多，傳統(tǒng)的檔案管理方式利用率不高，大數(shù)據(jù)能有效提高事業(yè)單位人事檔案的管理效率和準(zhǔn)確率。通過借助計算機應(yīng)用軟件實現(xiàn)自動化操作，就能夠快捷地獲取管理人員所需的信息資料，享受到方便、快捷、準(zhǔn)確、即時的信息服務(wù)，包括人力資源的基本信息、結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、專業(yè)能力、業(yè)績、崗位調(diào)動等，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策、開展工作提供有效參考。

大數(shù)據(jù)時代利用計算機技術(shù)進行人事檔案管理，能最大程度上避免由于人工操作造成的信息資料錯誤和遺漏。同時，可以實現(xiàn)檔案的全程化管理，及時發(fā)現(xiàn)使用過程中存在的問題并修改完善。大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位人事檔案管理影響較大：一是影響著檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。二是影響著管理成本。應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以大幅節(jié)約人力成本和物力成本，反之需要配備更多的人員，增加辦公經(jīng)費；三是影響著檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一性。運用大數(shù)據(jù)管理，職能清晰、權(quán)限分明、機密度高，實時、動態(tài)，可以應(yīng)對頻繁的人事變動；反之，即時性不強，反應(yīng)遲緩，效率不高。

2 大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的作用

2.1 打造現(xiàn)代化的人事檔案信息庫

事業(yè)單位人事檔案是人事信息的重要載體，檔案庫是所有信息資料的來源。傳統(tǒng)的檔案庫面積龐大、分類復(fù)雜、檢索麻煩、調(diào)取費時，還由于人為的因素導(dǎo)致?lián)p壞或丟失。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)打造人事檔案數(shù)據(jù)庫可以貯存海量的信息資源，讓領(lǐng)導(dǎo)者了解到更多的人才信息，有利于人才的挖掘、使用、考察和儲備，實現(xiàn)各崗位的科學(xué)配置。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位通過推進人事檔案大數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)，儲備更多的人力資源，符合人力資源管理“以人為本”的理念，有利于人力資源的合理調(diào)配，發(fā)揮出檔案管理的職能作用。

2.2 實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)高效

事業(yè)單位可以憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，采用自動化方式建起人事檔案管理系統(tǒng)，無需再用傳統(tǒng)的方法到檔案庫里去費時費力地查找，只需輸入關(guān)鍵詞便可提取所需信息。對檔案信息資料進行分析也可以自動化處理，能快捷準(zhǔn)確地對各種數(shù)據(jù)之間的關(guān)系進行分辨，為人力資源管理工作的現(xiàn)代化提供了技術(shù)保證。這樣不但能提高檔案管理效率和質(zhì)量，而且可以以最快的速度先于傳統(tǒng)檔案室資料的更新，保證原始的檔案材料的真實性，不被人為的涂改和撤除。因此，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)下的人事檔案的信息更為可靠，能挖掘出更有價值的資源。

3 基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的難點

3.1 人事檔案管理工作缺乏重視

很多單位的領(lǐng)導(dǎo)層面認(rèn)為人事檔案管理不需要太多的技能就可以勝任，管理人員只需要保證資料的完整性、不損壞、不丟失，做好保密工作就行了。有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理工作不太重視，大數(shù)據(jù)自動化程度不高，人員配備也不盡合理。

3.2 人事檔案管理信息系統(tǒng)薄弱

在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)被普遍應(yīng)用的條件下，人事檔案管理也有了自己的運行平臺，舊的管理模式將逐漸被取而代之。但是，事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)還是低層次的，只解決了部分的自動化辦公問題，還不能通過對各種數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分析。主要表現(xiàn)是：高配置、高成本、低水平、低效率，這與大數(shù)據(jù)信息建設(shè)的初衷極為不符。由于管理信息系統(tǒng)的落后，很多事業(yè)單位還在很大程度上依賴紙質(zhì)版的檔案資料，導(dǎo)致人事檔案管理自動化水平的提升較慢，信息技術(shù)的落后問題亟待解決。

3.3 人事檔案管理模式相對落后

大數(shù)據(jù)條件下，事業(yè)單位檔案管理模式也應(yīng)該與時俱進，傳統(tǒng)模式應(yīng)該逐步淘汰。但是我們看到很多事業(yè)單位在檔案服務(wù)工作中仍然采用信息檢索的落后方式進行檔案調(diào)閱和管理。使用的設(shè)施設(shè)備和應(yīng)用軟件簡單簡陋，檢索速度慢、費時費力，很容易出現(xiàn)誤差，甚至查不到所需資料。有的單位雖然設(shè)備更新了，但是技術(shù)能力沒有跟上，軟件更新不及時，仍然采用原來的模式來管理，實際效果大打折扣。

3.4 人事檔案管理人員水平較低

事業(yè)單位檔案管理這個崗位對于實際工作能力也沒有具體的要求，互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)知識的應(yīng)用能力也不在考核的范圍，導(dǎo)致了這一崗位的人員素質(zhì)相對不高。有的單位沒有專職人員，檔案管理崗位由辦公室人員兼職，人事檔案管理人員的專業(yè)水平很難得到保證。

4 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1 強化人事檔案信息化建設(shè)意識，夯實基礎(chǔ)

事業(yè)單位普遍認(rèn)為人事檔案管理工作非常重要，不過重藏輕用的思想比較嚴(yán)重，對保密性的要求十分嚴(yán)格。所以在信息化建設(shè)上有著不少的顧慮，這種思想必須扭轉(zhuǎn)。要緊跟檔案管理信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，改變目前檔案資源沉寂于“深閨”難見天日的現(xiàn)狀。必須要把前期工作做好，把這些資源激活。要積極引進先進的設(shè)備，利用軟件系統(tǒng)建立自己的數(shù)據(jù)庫，把紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)化的電子文檔，使檔案管理工作進入一個較高的層次，更好地服務(wù)于人力資源管理工作。根據(jù)信息化人事檔案管理的要求，要重新制定和優(yōu)化新的人事檔案管理制度，根據(jù)數(shù)字檔案的特點，進行規(guī)范統(tǒng)一的編寫，為后續(xù)人事檔案信息的采集和資源共享工作的展開打下良好的基礎(chǔ)。同時要把網(wǎng)絡(luò)安全放在首位，建立嚴(yán)密的防火墻，避免因工作的疏忽導(dǎo)致數(shù)字信息泄露和傳播，發(fā)生嚴(yán)重的泄密事件。比如采用錯密鎖定方式、強化機器指紋登錄、驗證碼登錄、加密傳輸，利用SSL網(wǎng)絡(luò)加密、病毒掃描、加密存儲等技術(shù)來保證所有信息資料的安全。

4.2 建立健全人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理

人事檔案信息化建設(shè)離不開計算機大數(shù)據(jù)的支撐。已經(jīng)建立了信息化檔案管理的事業(yè)單位，要對原有的管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，及時升級檔案管理的軟件系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)庫信息資料也要及時更新，包括人員各項信息以及人員變動情況等，確保數(shù)據(jù)的真實性和即時性。要構(gòu)建以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托的現(xiàn)代化人事檔案管理平臺，做到統(tǒng)一貯存、統(tǒng)一管理、綜合使用、便于查閱、有效利用，更好地發(fā)揮檔案資源的作用和效能。要盡快實現(xiàn)檔案的無紙化操作和管理，采用電子掃描技術(shù)，把原有紙質(zhì)人事檔案資料錄入數(shù)字信息庫；要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱和檢索等功能網(wǎng)絡(luò)化、自動化和智能化，提高檔案工作的時效性。事業(yè)單位信息化大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，應(yīng)該能夠?qū)θ肆Y源的整體進行管控、規(guī)劃、協(xié)調(diào)和分析，降低檔案管理成本，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層對人才的使用進行決策，向全面的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。

4.3 建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新人事檔案管理模式

根據(jù)目前事業(yè)單位的實際情況，很多基層事業(yè)單位在人事檔案管理中還沒有建設(shè)起完善規(guī)范的數(shù)據(jù)庫，或者說大數(shù)據(jù)用于檔案管理還處于初級的水平，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用只具備了雛形，實用價值不高，管理模式相對落后。要做好人事檔案管理工作，就要對管理硬件升級換代，軟件開發(fā)升級，使檔案管理工作實現(xiàn)跨越式發(fā)展，少走彎路。檔案專業(yè)管理人員要采用先進的管理模式，嚴(yán)格遵循數(shù)字檔案管理制度。在檔案資料的收集、歸納、整合、電子化的過程中，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，不可掉以輕心，從根本上保證錄入信息庫的人事檔案資料完整、準(zhǔn)確和真實。在此基礎(chǔ)上挖掘出更為豐富的數(shù)字資料，尤其是以大數(shù)據(jù)為依托的人事檔案信息管理系統(tǒng)，對人事檔案的記錄更為詳細(xì)、更加系統(tǒng)、更加直觀，而且可以加入更多的文字、圖片、影像、虛擬實物等立體化資料。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，要強化對原始數(shù)據(jù)信息的查驗、甄別和審核力度，人事檔案數(shù)據(jù)庫要結(jié)構(gòu)合理、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分類規(guī)范、調(diào)取快捷、保密安全。

4.4 重視管理人員培訓(xùn)，提升人事檔案管理效率

人事檔案信息化大數(shù)據(jù)管理，對管理人員的要求會越來越高，檔案管理人員的素質(zhì)高低直接關(guān)系到信息化檔案管理工作的水平。在當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)中，也要建立一支與之相適合的檔案管理專業(yè)人才隊伍。各事業(yè)單位要結(jié)合自身人事檔案管理軟硬件的實際情況，做好人事檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)工作，做到設(shè)備升級、軟件升級、使用人員的素質(zhì)也要“升級”?？梢圆扇⊥獠恳M、內(nèi)部挖掘、崗位調(diào)換的方式來全面提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能。同時思想政治工作不能放松，人事檔案信息化建設(shè)中會出現(xiàn)一些我們難以預(yù)測的問題，需要管理者嚴(yán)格把關(guān)，把政治素質(zhì)高、有創(chuàng)新意識、敢于擔(dān)當(dāng)、技術(shù)熟練、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?yōu)秀人才放在這一崗位上，確保這項工作運作高效。

信息化大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位人事檔案管理工作也會發(fā)生深刻變化。提高人事檔案資源的利用率，挖掘檔案資源的實用價值是大勢所趨。因此，事業(yè)單位要與時俱進，建立起完善的人事檔案信息化大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，從而更好地為單位整體工作開展保駕護航。