張海軍

（四川廣南高速公路有限責任公司，四川 南充 637000）

1 高速公路檔案數(shù)字化的必要性

1.1 高速公路檔案數(shù)字化建設是時代發(fā)展的必然趨勢

在當今智慧交通高速發(fā)展的形勢下，作為高速公路檔案的服務功能逐步強化，信息利用和傳遞的范圍和對象逐步擴大。因此，轉型為服務性企業(yè)的高速公路公司需要多舉措承擔社會責任，作為高速公路檔案信息資源的管理者，要更好地適應形勢發(fā)展的要求，著眼未來，運用數(shù)字化、信息化技術，將傳統(tǒng)載體的檔案資源轉化成為數(shù)字資源，才能夠順應時代發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)更好地為國民經(jīng)濟服務。

1.2 高速公路檔案數(shù)字化建設是企業(yè)發(fā)展的需要

一是提高企業(yè)經(jīng)濟效益。將傳統(tǒng)的主要以紙質為載體的檔案信息對象轉化為電子檔案，極大地減少了企業(yè)保管存儲費用，從而也避免了因多次復印資料而造成的紙張消耗和紙質檔案磨損；二是提高了企業(yè)工作效率。傳統(tǒng)模式的檔案管理不僅繁瑣，而且存在著長期保存困難、尋找資料相對麻煩等弊端，加大了檔案管理的工作難度和時間。檔案數(shù)字化后既能為查閱者提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，使查閱資料變得更為快捷，又能大大減少檔案管理人員的工作量，減輕其負擔，查閱起來也節(jié)省了時間，無形地為企業(yè)節(jié)省了人力成本；三是減少了內業(yè)資料及檔案重復建設。按照高速公路內業(yè)資料整理需要，往往紙質版的檔案需要整理2套甚至3-4套，特別重要的檔案資料分別保存在業(yè)主、設計、監(jiān)理及施工單位檔案室，如果推行檔案數(shù)字化，僅在業(yè)主處保存一套紙質版的檔案就可以了，其余的相關單位保存電子版的檔案就滿足了所有需求；四是節(jié)省了檔案占地空間。隨著檔案數(shù)字化后，日積月累的營運檔案可不再要求集中保管或再新建檔案庫房，可分散在原線的管理處、收費站閑置空房，并在一定程度上為企業(yè)節(jié)省了占地空間。因此，數(shù)字化后的電子檔案具有超時空性，檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供檔案資料的信息保存調用中心。

1.3 高速公路檔案數(shù)字化建設是提升高速公路檔案利用水平的需要

一是增強了重要構筑物的監(jiān)測預警水平。將橋梁、隧道、高邊坡、涵洞等重要構筑物的竣工圖數(shù)字化后，再通過監(jiān)測器實時對比現(xiàn)狀圖，可鑒定現(xiàn)場的重要構筑物是否發(fā)生傾斜、斷裂、塌垮或位移等，在一定程度上起到預警作用；二是增強了政府機關工作遠程服務查詢需要。尤其對全國公安機關通過聯(lián)網(wǎng)查詢違法嫌疑車輛進出高速公路收費站的錄像檔案，對于盡快打擊違法分子起到了促進作用；三是高速公路建設與營運檔案數(shù)字化后能更好地服務于高速公路建設與營運養(yǎng)護質量終身責任追究，能實時地為高速公路行業(yè)管理者提供更快捷的監(jiān)督與檢查需要；四是紙質檔案數(shù)字化后增強了高速公路檔案原件的保護，原紙質檔案保存更加安全，反復利用頻率更高。尤其是對長期保存的紙質檔案，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改行為。

總而言之，檔案數(shù)字化建設是順應當今智慧高速時代潮流和發(fā)展步伐的新舉措、新要求。它將進一步推動高速公路檔案管理事業(yè)的發(fā)展，加快交通強省、交通強國的步伐。

2 高速公路檔案數(shù)字化進程中的主要做法

2.1 數(shù)字化前的紙質檔案現(xiàn)狀調查

筆者通過對自己所在高速公路檔案室現(xiàn)存紙質檔案現(xiàn)有情況進行整體梳理，目前檔案室內現(xiàn)存的紙質檔案涉及最多的為科技檔案，規(guī)模約數(shù)萬卷，主要涉及基本建設類檔案；其次為文書檔案較多，規(guī)模近萬卷，主要涉及黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類檔案；第三涉及較多為會計及人事檔案，規(guī)模為幾千卷。

為了節(jié)省經(jīng)費及當前紙質檔案數(shù)字化建設外包管理混亂，加之當前全國高速公路正在轉型發(fā)展，有充裕的人員可利用，綜合分析后決定不外包進行紙質檔案數(shù)字化建設。為此，我們充分分析自己動手進行數(shù)字化建設的可行性，如數(shù)字化設備、人員進行補充，數(shù)字化相關知識技能的培訓，數(shù)字化相關技術規(guī)范和標準的制定，數(shù)字化建設工期長短，為下一步紙質檔案數(shù)字化做好準備。

2.2 數(shù)字化硬件準備

通過廣泛的省內外的市場調查和技術前瞻性分析，采購合格的檔案數(shù)字化設備，包括用于數(shù)字化工作的電腦、A3-A4等不同寬幅的掃描儀、光盤刻錄器、檔案保管用光盤、大容量移動硬盤、檔案消毒柜、檔案消磁柜、裝訂機、拆除及裝訂工具、漿糊等。

2.3 數(shù)字化人員的借用及培訓

為節(jié)約成本，在公司內部借調從事過或對檔案資料整理、裝訂且能熟練運用各類辦公軟件的人員，并對其進行系統(tǒng)性的檔案知識、數(shù)字化知識的培訓，使其能滿足檔案數(shù)字化建設的需要。

2.4 做好紙質檔案數(shù)字化前的篩選

由于高速公路從開工建設到通車營運，其過程最短的也長達3-5年，更不用說已通車達10多年的項目，因此，庫存的紙質化檔案特別多。但由于目前數(shù)字化設備的技術限制和數(shù)字化人員的投入有限，全面將庫存的紙質檔案數(shù)字化則需要打持續(xù)戰(zhàn)，才能完成目標。為了盡快發(fā)揮數(shù)字檔案的實用性，我們對現(xiàn)存的高速公路建設與營運紙質檔案進行了篩選，著重從檔案的“長久性、實用性、重要性”來考慮，優(yōu)先篩選出永久保存且利用較多的征地紅線圖、重要構筑物（橋梁、隧道、高邊坡、涵洞等）的竣工圖作為最重要的列入優(yōu)先數(shù)字化對象，這樣便于充分發(fā)揮數(shù)字化檔案在實際工作中的利用優(yōu)勢。

2.5 對紙質檔案履行好數(shù)字化審批

按照國家檔案數(shù)字化相關規(guī)范要求，對每批次要進行數(shù)字化的檔案案卷通過逐級報批審查同意后，再進行檔案數(shù)字化。盡管這樣做的程序較為繁雜，但為了保管好檔案，再瑣碎也值得堅持。

2.6 數(shù)字化檔案工作步驟

1）對封面、目錄、備考表重新打印；2）使用起釘器或尖嘴鉗拆卸紙質檔案案卷上的訂書釘或釘子，逐頁拆分進行掃描，掃描過程中時有卡紙現(xiàn)象，反復送紙再掃描；3）掃描完畢逐頁核對，合并為PDF文件；4）重新對紙質檔案案卷進行“三孔一線”的裝訂，用漿糊粘貼好封面和備考表后放入智能檔案圖書消毒柜消毒后入庫；5）將掃描完成文件采用光盤刻錄和移動硬盤存入的方式進行雙重保存；6）建立數(shù)字化工作報表記錄每日工作完成情況以及數(shù)字化處理中的各種問題；7）通過檔案數(shù)字化建設驗收小組成員對原先紙質檔案案卷從外到內逐一把關再次復核，并與已形成的數(shù)字檔案案卷校驗無誤后，才能將紙質檔案案卷放歸檔案庫房原處，同時將數(shù)字化后的電子檔案上傳到檔案管理軟件。

2.7 目前高速公路檔案數(shù)字化過程中對紙質檔案案卷的校正

1）未打印頁碼，對該卷進行補打；2）頁碼錯誤，修正頁碼后再重新打印目錄及備考表；3）封面文件名錯誤、無卷內目錄、目錄頁碼與內容不符、備考表無內容的重新打?。?）一卷文件存在幾顆甚至幾十顆訂書釘或鋼釘，一般使用起釘器進行拆卸，對于生銹的釘子需使用尖嘴鉗將其拔出；5）對膠裝的文件重新打孔進行線裝；6）對封面污損、模糊不清或因膠粘連字體的重新打印；7）檔案盒損壞的重新更換；8）對模糊的檔案盒盒脊背，需重新打印并粘貼，加蓋“正本”或“副本”章和保存期限印章；9）對紙質檔案卷中的內頁邊角缺失等不完整紙張進行修復。

3 高速公路檔案數(shù)字化進程中存在的問題與困難

3.1 高速公路數(shù)字化檔案建設投入不足

根據(jù)檔案數(shù)字化要求，數(shù)字化的分辨率應該達到300dpi以上，分辨率越高，對數(shù)字化電腦的硬件（內存、移動硬盤、光盤等）要求越高，同時，隨著檔案管理軟件的不斷升級，都需要大量資金的投入。

3.2 數(shù)字化檔案管理專業(yè)人手不足

就目前筆者所在的高速公路來說，建設過程中產(chǎn)生的科技檔案達30000卷以上，營運管理中文書檔案每年也達1000件，如果道路橋梁隧道較多的話，科技和文書檔案也將大幅增加。目前高速公路對專職檔案管理人員配備較少，多為兼職，不符合檔案數(shù)字化管理的需要，造成檔案數(shù)字化效率滯后，檔案利用率低。

4 高速公路檔案數(shù)字化過程相關建議

4.1 高度重視高速公路檔案數(shù)字化規(guī)范化建設

交通系統(tǒng)應樹立全省、全國全行業(yè)一盤棋思路，通過行政手段，爭取用幾年的時間完成高速公路全行業(yè)的紙質檔案數(shù)字化建設，并明確今后新建高速公路從一確定項目業(yè)主就應全面推行檔案數(shù)字化、信息化，這樣便于通車營運后檔案的綜合利用。

4.2 加強高速公路檔案管理軟件的綜合開發(fā)

目前，高速公路檔案管理軟件市場的利用還有一定的局限，功能不強大，操作不方便，增加了檔案管理人員的負擔，高速公路行業(yè)應統(tǒng)一開發(fā)符合標準的檔案管理軟件，并不斷與時俱進，方便用戶操作及使用。

4.3 進一步明確規(guī)定配備高速公路數(shù)字化檔案管理專職人員

高速公路行業(yè)應明確規(guī)定高速公路項目至少應配備1名檔案專職人員，人員來源最好是從事檔案管理崗位多年的人員，或從高等院校檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學生中選配。同時，要提高檔案管理人員的崗位待遇，確保檔案管理的專業(yè)性、穩(wěn)定性。

4.4 給予高速公路數(shù)字化檔案建設經(jīng)費支持

檔案數(shù)字化建設能否穩(wěn)步推進，關鍵在于企業(yè)的重視，最終落腳在是否給予工作經(jīng)費的支持，“巧婦難為無米之炊”，即使再重視、再配備充足有能力的人，但缺少必要的經(jīng)費條件，也很難成功。因此，高速公路行業(yè)應在每年的工作費中提取一定比例用于數(shù)字化檔案建設，日積月累，數(shù)字化檔案整體服務水平才能更上一層樓。

總之，高速公路企業(yè)檔案信息化是高速公路企業(yè)檔案工作發(fā)展的戰(zhàn)略方向，是企業(yè)檔案工作的必由之路。為適應現(xiàn)代信息技術對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊，高速公路檔案管理人員必須自覺和主動地迎接新挑戰(zhàn)，適應新變革。只有堅持技術與管理并重，在管理理念上與時俱進，在數(shù)字化建設上加大人力、物力、財力的投入，在專業(yè)技術上重視業(yè)務培訓和實踐操作，在制度執(zhí)行上堅持創(chuàng)新管理，促進高速公路企業(yè)檔案信息化與高速公路企業(yè)信息化建設同步協(xié)調發(fā)展，不斷提升高速公路企業(yè)檔案信息化服務水平，同時充分發(fā)揮檔案數(shù)字化優(yōu)勢，提高檔案開發(fā)利用率，以適應現(xiàn)代高速公路企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務工作的各種需求。