朱荔荔

（上海城建職業(yè)學(xué)院，上海 201999）

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國(guó)高職院校的數(shù)量以及生源數(shù)量在不斷增加，在這一背景下，為發(fā)揮圖書檔案管理優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)相關(guān)教學(xué)工作開展，高職院校對(duì)檔案圖書管理工作提出了一體化管理要求。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案圖書管理方式不符合當(dāng)前需求，工作問題逐漸突出，為保證信息檢索的準(zhǔn)確性與便利性，則需要積極推動(dòng)檔案圖書一體化管理工作開展。加大對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案圖書一體化管理，使得信息檢索十分便捷，在短時(shí)間內(nèi)便能夠獲取所需信息，師生操作十分便捷。從圖書檔案管理部門闡述，一體化管理實(shí)施，能夠優(yōu)化工作流程，提高工作效率，同時(shí)還能夠確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性。高職院校在發(fā)展中，需要制定多項(xiàng)措施，保證并推進(jìn)檔案圖書一體化管理。

1 檔案圖書一體化管理優(yōu)勢(shì)

1.1 充分滿足師生信息需求

當(dāng)前我國(guó)步入了信息化時(shí)代，在這一時(shí)代下，電腦以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)十分普及，對(duì)社會(huì)各個(gè)各行業(yè)均產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。在高職院校中，需要對(duì)信息技術(shù)產(chǎn)生正確認(rèn)知，明確信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。且在信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案圖書以及紙質(zhì)文件保存難度大，同時(shí)在查詢相關(guān)資料時(shí)不夠便捷，在這一背景下，高職院校將原有實(shí)體檔案圖書管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w化管理，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。一體化管理工作開展，使得檔案圖書管理工作由原來(lái)的人工檢索方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X檢索，采用信息查詢與實(shí)體檔案管理相融合的方式，使得檔案圖書管理工作開展更加便捷，同時(shí)也能夠充分滿足師生的信息需求。

1.2 實(shí)現(xiàn)資源共享，優(yōu)化成本

高職院校推動(dòng)檔案圖書一體化管理，構(gòu)建出完善的檔案以及圖書管理系統(tǒng)以及系統(tǒng)庫(kù)，通過這一方式，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)資源間的交流與共享，使得管理工作開展更加便捷。首先將檔案與圖書管理工作相融合，繼而構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于實(shí)現(xiàn)信息與文獻(xiàn)資料之間的共享，便于檔案圖書資料的存儲(chǔ)以及后期使用。其次將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息資源向整合，實(shí)現(xiàn)一體化管理，構(gòu)建出完善的電子信息平臺(tái)，有利于進(jìn)行檔案圖書的快速檢索，縮短檢索時(shí)間，使用者還能夠突破時(shí)間與空間的桎梏，只需要登錄電子信息平臺(tái)，便能夠獲取需要的圖書檔案資源。同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息在不斷更新，為使用者提供更多的檔案圖書信息。最后高職院校主要是將計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，構(gòu)建完善的一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案圖書之間的信息交換，提升圖書信息與檔案信息傳遞速度，滿足師生檔案圖書信息互動(dòng)需求，資源之間實(shí)現(xiàn)共享，管理成本得以優(yōu)化。

1.3 有利于推動(dòng)校園文化建設(shè)

在高職院校中，圖書館與檔案管理部門是重要組成部門，不僅承載了校園文化，還承載了院校歷史文化信息。高職院校在推動(dòng)校園文化建設(shè)工作時(shí)，往往需要依賴于圖書館以及檔案館的基礎(chǔ)作用以及資料功能。在高職院校圖書館中，存放了大量圖書資源，檔案館則記錄了院校發(fā)展情況以及重要事件等內(nèi)容，是校園文化的形成基礎(chǔ)。推動(dòng)檔案圖書一體化管理，有利于全面弘揚(yáng)校園文化，將高職院校中的辦學(xué)理念以及文化特色等展現(xiàn)出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)校園文化建設(shè)。將一體化檔案圖書信息平臺(tái)作為展示平臺(tái)，傳播校園文化，有利于高職院校樹立良好學(xué)校形象，提升院校綜合實(shí)力。

2 高職院校開展檔案圖書依一體化管理的制約因素

高職院校在開展檔案圖書一體化管理過程中，通常會(huì)面臨諸多因素制約，不利于檔案圖書一體化管理開展。對(duì)高職院校檔案以及圖書管理模式進(jìn)行全面分析，能夠發(fā)現(xiàn)其制約因素，主要可從兩方面概述。

2. 1理論指導(dǎo)嚴(yán)重缺乏

高職院校在開展檔案圖書一體化管理中，由于理論指導(dǎo)嚴(yán)重缺乏，是制約一體化建設(shè)的重要因素。我國(guó)高職院校數(shù)量相對(duì)較多，但事實(shí)檔案圖書管理的院校數(shù)量相對(duì)稀少。并且高等教育專業(yè)中圖書檔案專業(yè)在院系歸屬方面存在不統(tǒng)一性，并未制定完善的規(guī)劃與劃分標(biāo)準(zhǔn)。正是由于在專業(yè)以及規(guī)劃方面存在一定混亂性，從而導(dǎo)致管理模式十分混亂，缺乏系統(tǒng)且完善的理論基礎(chǔ)，嚴(yán)重制約高職院校檔案與圖書一體化管理工作開展。

2.2 缺乏有力的宏觀管理

在傳統(tǒng)圖書管理與檔案管理工作中，兩者分別屬于不同系統(tǒng)，工作之間并不存在關(guān)聯(lián)性。為推動(dòng)檔案圖書一體化管理工作開展，可通過宏觀管理一體化方式，將單獨(dú)管理系統(tǒng)全面納入至學(xué)校管理系統(tǒng)中，通過這一方式，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)部門間獨(dú)立且缺乏交流的狀態(tài)。但在實(shí)際工作中，高職院校內(nèi)部檔案管理與圖書管理系統(tǒng)處于獨(dú)立管理狀態(tài)，與其他部門之間的交流不充分。圖書管理系統(tǒng)主要是由文化和旅游部以及教育部負(fù)責(zé)，而檔案管理系統(tǒng)則是由國(guó)家檔案局進(jìn)行指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。在高職院校中，檔案管理系統(tǒng)與圖書管理系統(tǒng)在具體落實(shí)中還存在諸多問題，各項(xiàng)手續(xù)傳遞以及交流不便捷，難以發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)與作用。由此能夠看出，缺乏有力的宏觀管理，是制約高職院校檔案圖書一體化管理的重要因素。

3 推動(dòng)高職院校檔案管理一體化路徑

3.1 構(gòu)建統(tǒng)一且規(guī)范的管理制度

在高職院校中，需要構(gòu)建出統(tǒng)一且規(guī)范的管理制度，完善管理體系，是推動(dòng)檔案圖書一體化管理的必要條件，引導(dǎo)兩個(gè)機(jī)構(gòu)之間相互協(xié)作，組織統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)統(tǒng)一。需要明確的是，統(tǒng)一且規(guī)范的管理并不是簡(jiǎn)單將圖書管理與檔案管理相聯(lián)系，而是需要在原有工作基礎(chǔ)上，構(gòu)建出綜合管理方法，高職院?？山Y(jié)合當(dāng)前的法律法規(guī)以及實(shí)際情況，制定出具有一定綜合性以及操作性的管理細(xì)則。其次高職院校還需要結(jié)合檔案以及圖書管理工作特點(diǎn)，制定出完善的管理方法，推動(dòng)檔案圖書一體化管理。在檔案與圖書宏觀管理中，應(yīng)當(dāng)做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，完善各部門之間的手續(xù)傳遞工作，實(shí)現(xiàn)一體化管理。最后從微觀角度出發(fā)，在推動(dòng)檔案圖書一體化管理過程中，應(yīng)當(dāng)做好本部門的信息管理工作，掌握部門職責(zé)，部門之間應(yīng)當(dāng)及時(shí)溝通，結(jié)合不同工作特點(diǎn)，強(qiáng)化管理。此外高職院校在檔案圖書一體化管理中，應(yīng)當(dāng)降低管理技術(shù)的差異性，制定出統(tǒng)一管理系統(tǒng)，充分解決信息交流問題。運(yùn)用先進(jìn)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)管理系統(tǒng)之間的有效兼容，從而為師生提供更加便捷的信息服務(wù)。

3.2 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，使得人們信息獲取十分便捷，能夠從多個(gè)渠道獲取信息，在這一背景下，對(duì)高職院校信息獲取模式產(chǎn)生了一定影響。高職院校推動(dòng)檔案圖書一體化管理，不僅能夠提供高質(zhì)量的信息管服務(wù)，還能夠完善自身服務(wù)效能，強(qiáng)化文化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。高職院校在推動(dòng)檔案圖書一體化管理中，應(yīng)當(dāng)明確人才的重要性，培養(yǎng)出復(fù)合型人才。一體化管理中，對(duì)人才質(zhì)量要求較高，其相關(guān)人員不僅需要掌握檔案以及圖書管理技術(shù)與能力，還需要具備完善的計(jì)算機(jī)能力，有能力進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建以及維護(hù)。高職院校需要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，首先針對(duì)現(xiàn)有圖書以及檔案管理人員，可定期組織學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動(dòng)，在開展培訓(xùn)工作中，不僅會(huì)教授圖書以及檔案管理理論知識(shí)，還需要教授相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)，引導(dǎo)其明確檔案圖書一體化管理優(yōu)勢(shì)，樹立良好的職業(yè)觀念。通過這一方式，能夠從根本上提升現(xiàn)有管理人員的綜合能力，在日常管理工作中，能夠從海量信息中整合出有價(jià)值的信息，并通過一體化管理平臺(tái)及時(shí)反饋至信息用戶。其次高職院校需要提升人才準(zhǔn)入門檻，在招聘階段，應(yīng)當(dāng)從多方面考察應(yīng)聘人員的專業(yè)素質(zhì)以及能力，考察其是否具備信息化技術(shù)與能力，職業(yè)道德是否完善。通過提高人才準(zhǔn)入門檻，保證員工質(zhì)量，為現(xiàn)有檔案圖書管理團(tuán)隊(duì)注入現(xiàn)象血液。只有確保管理人員的素質(zhì)與能力，才能夠從根本上推動(dòng)檔案圖書一體化管理體系構(gòu)建。

3.3 構(gòu)建現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

在高職院校中，圖書管理以及檔案管理系統(tǒng)相對(duì)復(fù)雜，推動(dòng)檔案與圖書一體化管理，并不是簡(jiǎn)單的系統(tǒng)整合，而是需要充分發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，確保管理的統(tǒng)一性與高效性。高職院校可充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案以及圖書資料進(jìn)行檢索與宏觀調(diào)配。高職院校在日常工作開展中，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，主要可從三方面開展工作。首先高職院校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代信息設(shè)備以及技術(shù)的運(yùn)用，提升檔案管理部門以及圖書管理部門的信息處理能力以及信息計(jì)算能力，確保服務(wù)質(zhì)量與效率。其次高職院校應(yīng)當(dāng)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建一體化數(shù)據(jù)庫(kù)，便于統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理與圖書管理一體化。在此基礎(chǔ)上，還可運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，連接不同地點(diǎn)的檔案信息資源與數(shù)字化圖書進(jìn)，及時(shí)公布與利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。最后需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量。

4 總結(jié)

高職院校在發(fā)展過程中，推動(dòng)檔案圖書一體化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過一體化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，滿足師生的信息化需求。高職院校在推動(dòng)檔案圖書一體化管理中存在諸多制約因素，因而需要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才、構(gòu)建現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，推動(dòng)一體化管理建設(shè)，帶動(dòng)高職院校全面發(fā)展。