新時(shí)期高校檔案管理的重要性

鄭金欣

摘? 要：時(shí)代的進(jìn)步，使新時(shí)期高校在檔案管理中，要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，這項(xiàng)工作，使檔案管理的內(nèi)容和工作形式發(fā)生了深刻的改變。高校的檔案管理工作要符合當(dāng)今時(shí)代的要求，不斷的加強(qiáng)編研工作，因此這對(duì)于高校檔案管理人員提出了很高的要求，這不僅需要提高相關(guān)的業(yè)務(wù)水平，也對(duì)其綜合素質(zhì)和能力更加看重。本文強(qiáng)調(diào)了高校檔案管理的重要性，在數(shù)字化、信息化時(shí)代的大背景下，提出如何將高校檔案管理工作做到實(shí)處。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代;高校檔案管理;信息技術(shù);管理人才

中圖分類號(hào)：G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.315

前言：高校檔案管理工作對(duì)于一座現(xiàn)代化高校而言是非常重要的工作崗位和工作任務(wù)，因?yàn)楦咝n案往往包含了高校在開展教學(xué)工作、科研項(xiàng)目所產(chǎn)生的主要資料，同時(shí)也擁有很多關(guān)于文字、圖片、影像資料等多種媒介的歷史記錄。因此，對(duì)于現(xiàn)代高校而言，檔案管理工作是必不可少的重要環(huán)節(jié)和任務(wù)。同時(shí)，對(duì)于檔案管理水平的高低，也決定著該高校的綜合水平的高低。特別是在當(dāng)今信息化時(shí)代下，如何將高校的紙質(zhì)檔案電子化永久保存，也對(duì)很多檔案管理人員提出了更高的要求，這不僅來自專業(yè)技術(shù)，更多的是全面的綜合素質(zhì)上的要求。目前我國高校在電子化檔案工作中開展進(jìn)度緩慢，這有諸多方面的原因，因此，就需要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并根據(jù)實(shí)際情況，提出并充分執(zhí)行最新的工作方式。

一、高校檔案管理工作的重要性

1. 高校檔案記載并見證了高校的歷史和發(fā)展

對(duì)于很多歷史悠久的高校來說，檔案就是其悠久歷史和輝煌歷史的見證者和證明者，它能夠真實(shí)客觀的反應(yīng)一個(gè)高校從建設(shè)伊始，逐漸發(fā)展壯大至今的整個(gè)歷史進(jìn)程，并通過多元的、多媒體的、全面化的方式展現(xiàn)出來。檔案也能夠真實(shí)的記載一座高校在日常管理中的每個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，反映了歷史上每個(gè)師生的辛勤勞動(dòng)所產(chǎn)生的科研成果，這一切，無疑是一座高校最寶貴的歷史財(cái)富和精神財(cái)富，其紀(jì)念意義和參考意義不言而喻。

2.檔案管理效率的提高能夠更好的服務(wù)高校的發(fā)展

歷史是一面特殊的鏡子，不僅可以照到過去的自己，也可以照到現(xiàn)在的自己，那么高校的檔案就是這樣的一面鏡子，它能夠反應(yīng)高校的歷史，也能夠反應(yīng)在某個(gè)歷史節(jié)點(diǎn)，該高校面臨的重大抉擇，以及歷史上的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從這些歷史中，能夠激勵(lì)現(xiàn)在的高校，也能夠從歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中不斷的反思。同時(shí)，通過快速的、有效的查詢高校的檔案，也能夠更加直觀的反應(yīng)學(xué)校在歷史上所得的成績，研究所獲得的成就，從而更加激勵(lì)現(xiàn)在的自己。繼而為高校的發(fā)展提供更多的支持。

3. 能夠遠(yuǎn)程開展信息化檔案共享工作

一座優(yōu)秀的高校，其檔案的信息化，能夠發(fā)揮非常多的重要作用，比如通過數(shù)字化的方式，通過開展網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育，為很多其他院校提供優(yōu)秀的教育資源。根據(jù)我國土地面積廣闊，人口繁多，高校發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀，通過信息化檔案共享的方式，能夠幫助很多在教育資源不足的地方，提高它們的綜合信息能力，通過優(yōu)秀的高校檔案，能夠?qū)⒔?jīng)驗(yàn)傳授到其他高校，也能夠有效的幫助落后的高校，從而促成共同進(jìn)步。

二、新時(shí)期高校檔案管理工作的問題和解決辦法

1. 提高思想意識(shí)

目前很多高校的管理層對(duì)于高校檔案的管理工作不夠重視，認(rèn)為這只是一個(gè)普通的工作任務(wù)，因此在人員配置方面，將一些不負(fù)責(zé)任，能力差的人員配置到了檔案管理崗位上，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理混亂，信息化進(jìn)程滯后。這就有必要對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念加以提高，必須認(rèn)識(shí)到學(xué)校的檔案管理工作的重要性，加大力度支持檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)，同時(shí)也要將優(yōu)秀的綜合人才配置到高校檔案的崗位中來，并對(duì)其進(jìn)行思想教育，讓他們明白這個(gè)工作的重要性，和對(duì)人才的依賴，避免他們?cè)谶@個(gè)崗位上產(chǎn)生負(fù)面情緒。

2.強(qiáng)化檔案管理工作的行政管理職能

檔案管理工作是高校中重要的行政管理部門和執(zhí)行部門，這也符合法律的相關(guān)要求。因此這就要求檔案管理人員要全面的負(fù)責(zé)高校的機(jī)關(guān)部門的全面的檔案管理工作，作為高校中的職能部門，檔案管理工作也負(fù)有對(duì)院校指導(dǎo)和監(jiān)督的職能。因此高校領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作的行政管理的職能性，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理辦公室在學(xué)校中的地位。

3.加快推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

在當(dāng)今時(shí)代，對(duì)于高校檔案信息化的工作推進(jìn)是符合各大高校的管理發(fā)展要求的。通過加強(qiáng)高校檔案的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化工作，建立強(qiáng)大的搜索引擎，已經(jīng)成為了高校檔案管理工作的主要工作方向，這也決定著高校檔案管理工作能否取得成績的關(guān)鍵因素。對(duì)于高校而言，這就需要加大投入相關(guān)的經(jīng)費(fèi)，無論在配置硬件還是軟件，以及人才的錄用方面都需要加以重視，這樣才能夠有效的推動(dòng)高校檔案信息化，從而完成高校檔案的電子歸檔工作。同時(shí)，要根據(jù)當(dāng)今的社會(huì)形勢(shì)發(fā)展要求，對(duì)高校檔案的工作建立一整套的可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，通過嚴(yán)格的遵守標(biāo)準(zhǔn)，合理的使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)高校內(nèi)部的所有檔案進(jìn)行電子化管理、分類、歸檔、儲(chǔ)存。并能夠隨時(shí)供人們搜索，供相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其他高校主管部門檢查，并使在校師生和社會(huì)群眾能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獲取高校的資料和信息。同時(shí)，高校檔案信息化也能夠減少人力投入，為高校的自動(dòng)化辦公提供充實(shí)的保障，通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公模式，高校內(nèi)的各個(gè)部門在公務(wù)的辦理中，都可以使用電子文件的方式進(jìn)行辦理，這樣可以進(jìn)一步加快高校檔案信息化的進(jìn)程。

三、結(jié)語

綜上所述，要高度重視高校檔案的管理工作，這也需要管理工作者不斷的在工作中創(chuàng)新思想，提高技術(shù)能力，加速轉(zhuǎn)變管理方式，讓現(xiàn)代化的檔案管理方式更加靈活方便，這也符合時(shí)代發(fā)展的客觀規(guī)律。同時(shí)要樹立起全新的高校檔案管理工作觀念，與時(shí)俱進(jìn)，以為廣大師生和社會(huì)各界人員服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，不斷的創(chuàng)新工作目標(biāo)，認(rèn)真做好檔案管理工作。這樣就能夠使高校檔案管理工作更加現(xiàn)代化，更加科學(xué)化，從而更加健康的發(fā)展，讓學(xué)校在新一代師生的努力下更加進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]初慶華. 新時(shí)期高校檔案管理工作重要性研究[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用， 2013， 000（007）：289-289.

（魯南技師學(xué)院? 山東臨沂? 276000）