精細(xì)化視角下的檔案管理

施曉平

摘 ?要：將精細(xì)化管理理念滲透到檔案管理工作當(dāng)中，意在推動檔案管理工作的進(jìn)一步改革和創(chuàng)新，全面優(yōu)化新時期下檔案管理工作質(zhì)量，全面展現(xiàn)檔案服務(wù)功能。本文簡要分析了影響檔案精細(xì)化管理的因素以及檔案精細(xì)化管理現(xiàn)狀，針對如何實現(xiàn)有效的檔案精細(xì)化管理提出了一些可行對策。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化視角;檔案管理;策略

檔案精細(xì)化管理是現(xiàn)代社會不斷發(fā)展和進(jìn)步對當(dāng)前各項管理工作效率和質(zhì)量提升所提出的要求，是提升檔案服務(wù)質(zhì)量的需要。通過滲透精細(xì)化管理理念、健全相關(guān)規(guī)章制度、創(chuàng)新方法和技術(shù)手段來實現(xiàn)全方位、全過程、全局的檔案精細(xì)化管理，最大程度地發(fā)揮檔案管理工作的價值，由此創(chuàng)造更多社會效益。

1.檔案精細(xì)化管理影響因素

檔案管理無疑是一項龐雜的工作，其涉及的環(huán)節(jié)和流程眾多，參與人員也非常復(fù)雜。從檔案資料的形成、收集、儲存、利用，都需要各個部門和相關(guān)人員的參與，這一過程也是一個耗時較長的過程，所以人員的流動性也會影響檔案資料在收集過程中的完整性以及整體的規(guī)范性。我國目前針對檔案出臺了各項方案和規(guī)定，為檔案管理提供了比較健全的法律保障和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但是要想真正實現(xiàn)精細(xì)化管理，無論是在機(jī)制還是在體制的建設(shè)上，還需要進(jìn)一步完善。檔案涉及到各種各樣的信息資料，并且從收集到儲存的過程周期長，流程復(fù)雜，其收集和管理難度不言而喻，這一過程很難保證所有的檔案資料內(nèi)容完整、正確或是規(guī)范。針對檔案管理這項工作，必然需要有關(guān)部門投入大量經(jīng)費，物質(zhì)基礎(chǔ)可謂是根本因素。檔案管理并不是簡單地將檔案資料收集儲存下來，后期還需要根據(jù)不同部門、不同人員的需求進(jìn)行反復(fù)利用，而因為檔案收集和儲存的難度較大，致使檔案內(nèi)容的完整性和規(guī)范性得不到保障，很多檔案很難真正被利用，以獲取更多的效益，彰顯其服務(wù)質(zhì)量。

2.檔案精細(xì)化管理現(xiàn)狀

2.1認(rèn)識有待加強(qiáng)

隨著信息時代的到來，檔案資料的重要性愈加受到重視，各行各業(yè)都針對檔案管理進(jìn)行了改革和優(yōu)化，但是對于更加深層次、全方位的檔案精細(xì)化管理卻沒有落實到位，在意識形態(tài)上要么不夠重視，要么認(rèn)識不夠全面，缺乏新的方法和手段，依舊遵循著傳統(tǒng)的管理理念和模式。

2.2制度有待健全

很多單位雖然針對檔案管理設(shè)立了一些基本制度，比如保密制度、借閱制度，但是制度建設(shè)還不夠精細(xì)化，如從行政方面考慮，相關(guān)責(zé)任機(jī)制、獎懲機(jī)制、考核機(jī)制還需要進(jìn)一步完善，才能為檔案精細(xì)化管理提供切實保障。

2.3資料缺失錯誤

要想推動檔案資料的精細(xì)化管理，就必須要確保檔案資料的完整性和真實性，這是基礎(chǔ)和前提，然而在實踐中，由于很多單位并不能夠從始至終地堅持全面把控的管理理念，在檔案資料的收集階段，尚不能保證其規(guī)范性，后期整理和利用的過程中出現(xiàn)遺漏或者損壞，安保措施不到位，檔案內(nèi)容的分類整理就是一大難題。

2.4需求不夠明確

追求檔案資料的精細(xì)化管理，最終目的是為了提升檔案的服務(wù)質(zhì)量，使現(xiàn)存檔案資料可以在現(xiàn)實生活中得到最大程度地利用，能夠為大眾提供更加有針對性的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，那么檔案的精細(xì)化管理過程，就必須要充分考慮到檔案的利用目的、服務(wù)對象和其具體需求。但在現(xiàn)實情況中，檔案資料的管理和服務(wù)并沒有銜接。

伴隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步和信息爆炸對檔案資料管理提出了更新更高的要求，相應(yīng)地，檔案資料的精細(xì)化管理就必須要有扎實的物質(zhì)基礎(chǔ)，也就意味著應(yīng)當(dāng)投入更多的經(jīng)費，經(jīng)費投入的不足會極大的影響檔案精細(xì)化管理的水平。

3.精細(xì)化視角下檔案管理策略

3.1收集整理的精細(xì)化

可以說，很多工作都離不開檔案資料，檔案資料及其管理的重要性不言而喻，因此，實現(xiàn)檔案資料的精細(xì)化管理就必須堅持全過程的管理，從檔案資料的收集分析到檔案資料的儲存利用，相關(guān)部門需要對此提起重視，制定一個完整的計劃方案，提高全員對檔案管理的重視與認(rèn)識，明確各方職責(zé)，保證計劃的科學(xué)性、規(guī)范性和可行性。有關(guān)部門需要編制科學(xué)的規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)，安排專門的工作人員來負(fù)責(zé)檔案資料的收集、分析和整理，全程記錄檔案的移交，由此保證檔案資料的真實性和完整性。科學(xué)的規(guī)劃和具體的執(zhí)行移不開制度保障，有關(guān)單位必須要建立健全針對檔案精細(xì)化管理的機(jī)制體制，明確各項指標(biāo)，確定科學(xué)合理的管理辦法。此外，還需要保證檔案精細(xì)化管理有足夠的經(jīng)費投入。

3.2歸檔管理的精細(xì)化

在檔案資料的收集、分析和整理階段來做好各項工作是實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的首要任務(wù)，檔案資料移交至管理部門后，實現(xiàn)檔案資料的分類、歸檔、管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在這一階段，相關(guān)單位就必須要保證管理人員自身有著較高的專業(yè)素養(yǎng)，管理人員不僅需要熟練掌握有關(guān)檔案分類整理的各項細(xì)則，更應(yīng)當(dāng)保證自身所負(fù)責(zé)的檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范性，依照單位所制定的各項機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)，全程執(zhí)行精細(xì)化管理流程。最重要的是，管理人員必須嚴(yán)格把握歸檔質(zhì)量，始終確保檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性。并且單位應(yīng)當(dāng)組織質(zhì)量監(jiān)管小組，定期針對檔案的歸檔整理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，立即進(jìn)行整改。

3.3儲存服務(wù)的精細(xì)化

做好了檔案資料的歸檔整理工作，將檔案資料儲存到檔案館或者檔案室時，并不意味著檔案工作已經(jīng)結(jié)束，很多檔案資料后期會展現(xiàn)其服務(wù)價值，為此單位必須要保障好自身所儲存的檔案資料的安全，還應(yīng)當(dāng)針對檔案服務(wù)來制定計劃、機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)。如今在信息時代下，很多單位愈加重視檔案管理的數(shù)字化和智能化，網(wǎng)絡(luò)安全是不可忽視的一個重要問題。單位一方面要積極推進(jìn)檔案資料精細(xì)化管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，另一方面更應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)電子檔案資源數(shù)據(jù)的備份，并且加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，兼顧實體檔案資料和檔案數(shù)據(jù)資源的安全。對于檔案資料后期的查詢和利用，單位有必要加大編研力度，選擇多樣化的編研主題，結(jié)合對檔案利用的實際需求的分析，不斷豐富其服務(wù)，提升其服務(wù)水平。

4.結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)實生活中，檔案管理是一項非常重要的工作，在各行各業(yè)中都會涉及。相關(guān)單位必須要對此提高重視，加強(qiáng)認(rèn)識，創(chuàng)新理念，創(chuàng)新技術(shù)手段與方式方法，在實踐中不斷研究和探尋檔案精細(xì)化管理路徑，同時還要夯實物質(zhì)基礎(chǔ)，加大經(jīng)費投入，健全機(jī)制體制，明確科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，提升人員素養(yǎng)，關(guān)注信息安全，由此才能夠推動檔案管理工作的優(yōu)化，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，彰顯相關(guān)單位的管理水平和能力。

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