信息時代如何強化行政檔案管理

布爾蓮·對山拜

摘? 要：隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息技術(shù)在一定程度上得到迅速提升，廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，而傳統(tǒng)的行政方案管理手段和管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足現(xiàn)代化的檔案管理需求，此種情況下，就需要將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中，以此來實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，確保行政檔案管理效率和管理質(zhì)量顯著提升。因此，在信息時代，企業(yè)需要重視行政檔案管理信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來強化行政檔案管理，通過制定科學(xué)合理的行政檔案管理制度、加強檔案室硬件設(shè)施的信息化建設(shè)等策略提高行政檔案管理水平，提高行政檔案利用率，最大限度發(fā)揮出行政檔案的應(yīng)用價值，為各級行政機關(guān)提供高效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息時代;行政檔案;管理策略

引言

行政檔案可以將各級國家行政機關(guān)在行政領(lǐng)導(dǎo)和管理工作中的歷史面貌或記錄真實反映出來，能夠為機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的提高奠定堅實的基礎(chǔ)，由此可見，行政檔案管理就顯得尤為重要。在信息化時代，行政檔案數(shù)量不斷增多，如果仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式，不僅影響了檔案管理效率和質(zhì)量，也無法為相關(guān)工作開展提供有效服務(wù)，要想突破行政檔案管理困境，就需要推廣應(yīng)用信息技術(shù)，以信息技術(shù)的優(yōu)勢來彌補傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足，保證檔案管理質(zhì)量和管理效率，全面提升行政檔案管理的安全性、有效性。

1.行政檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的重要性

1.1實現(xiàn)信息共享，提高行政檔案管理質(zhì)量

在以往的行政檔案管理中，檔案信息載體主要以紙質(zhì)檔案和音像檔案為主，如各種紙質(zhì)文件、照片、影片、唱片、錄音帶等，這些文件資料比較脆弱，很容易受到外界環(huán)境的影響，潮濕、污漬、蟲害等因素都會對檔案資料產(chǎn)生一定程度上的損壞，而且保存難度大，稍有不慎就會出現(xiàn)資料丟失、遺漏等情況。同時，隨著時間的增加，文書資料、檔案原件的數(shù)量越來越多，長時間堆積的在一起大大增加了整理難度，在檢索查詢資料時需要耗費很多時間。就整體情況來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)的行政檔案利用率較差，很難實現(xiàn)信息共享，信息指導(dǎo)價值很難充分發(fā)揮出來，行政檔案管理質(zhì)量差強人意。將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中，能夠?qū)⒓堎|(zhì)資料以電子形式或者數(shù)碼形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀、檢索等處理，并且可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送，這樣能夠提高檔案存儲率，實現(xiàn)行政檔案信息資源共享目標(biāo)，最大限度體現(xiàn)出檔案信息的應(yīng)用價值。即便數(shù)據(jù)存儲量越來越大，在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用下也能快速檢索出所需方案，而且還能將檔案資料中的有價值信息深度挖掘出來，為企業(yè)行政管理和經(jīng)營決策制定提供可靠支撐，整體的行政檔案管理質(zhì)量也得到了顯著提升。

1.2減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，顯著提升工作效率

在以往的行政檔案管理中，管理方式主要依賴于人工，檔案管理人員需要收集、整理、歸檔各種檔案資料，每個步驟都需要花費大量的時間和人力，加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，再加上各項工作內(nèi)容比較枯燥，久而久之，檔案管理人員就容易產(chǎn)生倦怠心理，缺乏工作積極性，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率的提升。將信息化技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中，各部門人員可以直接將行政檔案資料存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中，在計算機軟件的幫助下，檔案管理人員可以快速完成整理、分類、歸納等工作，不僅降低了工作難度，大大減輕了檔案管理工作的工作負(fù)擔(dān)，而且能夠減少人力資源投入，為企業(yè)節(jié)省一定的人工成本。最重要的是，使用信息技術(shù)能夠有效降低人工失誤率，確保行政檔案信息歸檔的準(zhǔn)確性，在提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上提升了工作質(zhì)量。

2.信息時代強化行政檔案管理的有效策略

2.1 制定科學(xué)合理的行政檔案管理制度

針對行政檔案管理，國家出臺了一系列的相關(guān)規(guī)定，包含《檔案資料管理保密規(guī)定》、《電子檔案管理制度》、《檔案法》等，企業(yè)需要認(rèn)真解讀相關(guān)文件指示，根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的政策和規(guī)定制定企業(yè)內(nèi)部科學(xué)合理的行政檔案管理制度，明確劃分各部門、各人員的工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作職責(zé)，建立詳細(xì)的檔案管理章程，行政檔案資料收集、整理、歸檔、存儲、借閱、查看等各環(huán)節(jié)都需要制定相關(guān)的管理條例，確保行政檔案管理各個環(huán)節(jié)朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。企業(yè)可以落實行政檔案管理責(zé)任制，確定好各環(huán)節(jié)的管理人員和負(fù)責(zé)人，確保各人員各司其職、各盡其責(zé)，當(dāng)行政檔案管理出現(xiàn)任何問題時都能夠第一時間找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，快速解決問題，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象。而且還需要建立與責(zé)任制相適應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督機制，保障行政檔案管理制度的有效落實，為行政檔案管理工作的高質(zhì)量開展保駕護(hù)航。

2.2加強檔案室硬件設(shè)施的信息化建設(shè)

將信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中能夠規(guī)范化、高效化管理企業(yè)的文書檔案資料，確保檔案內(nèi)容朝著數(shù)字化、電子化方向發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案信息資源的共享，滿足企業(yè)對檔案信息的需求。因此，在進(jìn)行行政檔案管理時，企業(yè)需要完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，加強檔案室硬件設(shè)施信息化建設(shè)，提供一定的人力、物力、財力支持，將各種先進(jìn)、高科技的技術(shù)和設(shè)施設(shè)備如計算機、打印機、掃描儀等引進(jìn)到檔案管理中，在此基礎(chǔ)上建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺，使得行政方案管理水平和服務(wù)水平顯著提升。在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)共享平臺中，信息使用者可以根據(jù)自身的需求在較短時間內(nèi)快速檢索出所需檔案文件，大大提升了工作效率。需要注意的是，在信息化檔案數(shù)據(jù)平臺管理中，企業(yè)還需要注重檔案信息的安全性和永久性，建立訪問權(quán)限，有效結(jié)合固定性登錄密碼管理模式與隨機式登錄密碼管理模式，避免外來入侵者拷貝、篡改檔案信息而加大了檔案信息管理風(fēng)險，還可以做好軟件安全干預(yù)工作，將配置性能良好、運行穩(wěn)定的安全防護(hù)軟件應(yīng)用其中，包含防火墻、殺毒軟件等，以此來提高計算機運行的安全性，避免運行安全隱患帶來的檔案信息泄露、丟失問題。

結(jié)語

綜上所述，在信息化時代，將信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中具有重要作用，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，提高行政檔案利用率，確保行政檔案管理質(zhì)量，還能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低失誤率，顯著提升檔案管理工作效率，最大化發(fā)揮出行政檔案的使用價值。因此，企業(yè)需要加強行政檔案信息化管理，不僅要完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，還需要建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度，確保行政檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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