任慧
摘 ?要:數(shù)字化技術近年來推動了許多行業(yè)的發(fā)展,檔案管理作為企業(yè)經營中的重要部分,也應引入數(shù)字化技術來完善其工作需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足當今企業(yè)以及單位的需求,因此建設檔案數(shù)字化管理至關重要。本文主要描述了檔案數(shù)字化建設的含義以及基本原則,并闡述了企業(yè)在當下實施檔案管理數(shù)字化建設的益處。
關鍵詞:檔案數(shù)字化;企業(yè);策略
傳統(tǒng)的檔案管理模式在保密性以及便捷性上都存在一定問題,檔案管理模式應尋求新的突破。在大數(shù)據(jù)、云計算不斷發(fā)展的今天,檔案管理工作應順應時代的發(fā)展,朝更加數(shù)字化、信息化的方向建設,幫助企業(yè)更好的發(fā)展。
1 檔案數(shù)字化建設概述
1.1 檔案數(shù)字化的基本定義
隨著科技的發(fā)展,檔案管理的方式也逐漸趨于信息化、數(shù)字化,計算機應用,多媒體發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的運用不斷地改善著檔案管理的方式。這些科學技術的應用已成為當下檔案數(shù)字化建設不可或缺的工具。在檔案管理工作的發(fā)展中,越來越多的檔案資料轉化成信息化、數(shù)字化的形式,通過科技進行保存、整理。這樣數(shù)字化的檔案管理模式不僅滿足了檔案信息的管理需求,同時也順應了傳統(tǒng)檔案管理模式中的統(tǒng)一儲存。除此之外,檔案數(shù)字化還推動了檔案共享的發(fā)展,減少了檔案工作人員在日常工作中的壓力,從多方面推動了檔案工作的發(fā)展以及檔案管理的完善。
1.2 檔案管理的基本原則
檔案數(shù)字化要求的不僅僅是檔案管理工作中某部分的數(shù)字化建設,而是整個檔案管理工作體系的建設。因此在檔案數(shù)字化建設中,建設流程必須要與檔案管理流程相同,要具備較高的技術水準,順應檔案管理工作的流程。在檔案數(shù)字化建設中,首先要保證各項檔案工作的連續(xù)性,要保證檔案管理中的各個環(huán)節(jié)彼此之間銜接,禁止出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。其次檔案管理要確保安全性,要做好檔案信息的保護工作,盡可能提高保密性。檔案數(shù)字化管理的建設與傳統(tǒng)的紙質檔案管理有所不同,相比較紙質形式的檔案管理,數(shù)字化檔案管理更容易發(fā)生信息泄露。一旦發(fā)生信息泄露的問題,不僅會給檔案管理工作帶來危險,還會威脅到個人或者整個企業(yè)的利益與財產安全。除此之外,還要確保檔案原件的保管問題。檔案管理信息化建設的同時也不能忽視原文件的功能性。原文件是數(shù)字化檔案管理建設中的重要數(shù)據(jù),是數(shù)字化檔案管理的基礎,在日后的數(shù)字化檔案管理中如果出現(xiàn)問題,原文件則是最優(yōu)的記錄依據(jù)以及更改、調整的參考。因此要提升對原文件的保管意識,多數(shù)企業(yè)在檔案管理數(shù)字化的建設中,會采用原件歸檔的模式來對原文件進行管理,這也是一種較為安全的檔案管控形式。最后要確保檔案管理數(shù)字化的順利進行,檔案管理的數(shù)字化建設雖然提升的檔案管理工作的效率,利用扁平化的方式開啟了新型的檔案管理模式,但是并不是依靠幾個人就可以完成檔案管理的全部工作。因此要注意各環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)人員的整合以及磨合。就目前的形式來看,檔案管理中人員在工作上的交接環(huán)節(jié)還有待完善。
2 檔案數(shù)字化建設的重要性
2.1 加強科學管理,提升工作效率
檔案數(shù)字化的建設不僅可以幫助企業(yè)完善檔案管理工作,還可以是企業(yè)的檔案管理工作更加的高效。檔案管理的數(shù)字化建設使日后管理人員在工作中可以更加方便、快捷的找尋自己需要的資料,進而推動工作效率的提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,需要消耗大量的時間和人力來對檔案進行管理,使得檔案工作繁瑣費事,在數(shù)字化檔案管理模式的幫助下,工作人員可以通過計算機來將所需要存檔的資料進行整理存放,還可以隨時對檔案進行調取等工作。并且大數(shù)據(jù)技術下,檔案信息的整合也會變得更加容易,檔案不再是一堆資料,還可以變?yōu)榭梢岳玫馁Y源。
2.2 強化檔案保管工作
數(shù)字化的建設以及信息技術的引進讓檔案管理工作有了更多的機遇。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案的備份一直是較為復雜的工作,檔案原件的存放以及備份的存放都很難滿足存放標準。隨著檔案管理工作的不斷完善,我國各企業(yè)以及事業(yè)單位也逐漸認識到了檔案管理工作的重要性。引入數(shù)字化的技術來對檔案管理工作做出改善,是勢在必行的。以檔案的備份工作為例,傳統(tǒng)的檔案管理模式想要實行檔案備份,就需要對原文件進行查找、復印等工作,整個過程會花費一定時間,并且需要較多的流程,重復復印也會對原文件造成磨損,不利于原文件的保存,并且降低了安全性。而數(shù)字化檔案管理工作中,只需通過計算機就可以對原文件進行備份,只需對原文件進行掃描,存放,就可以完善后續(xù)的工作。
3 檔案數(shù)字化建設的策略
3.1 針對檔案資源數(shù)字化實施科學籌劃
想要完善檔案資源數(shù)字化的建設,首先要明確檔案數(shù)字化建設的意義以及優(yōu)勢,管理者要明確傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端以及數(shù)字化檔案管理模式給企業(yè)帶來的益處。其次要做好數(shù)字化的檔案管理構架,要有相關的專業(yè)人才針對企業(yè)的特征以及檔案管理工作的特點進行科學的籌劃。檔案管理的數(shù)字化建設不僅需要專業(yè)的人才,還需要一定的財力與物力的之處,先進的設備以及科學的系統(tǒng)是保證檔案管理數(shù)字化建設的重要前提。因此相關管理人員應對檔案管理數(shù)字化建設給予高度支持,讓檔案管理數(shù)字化的建設有所保障。
3.2 采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準建設模式
在檔案數(shù)字化的建設中,能夠統(tǒng)一檔案數(shù)字化的建設標準也是檔案建設的一大目標之一。數(shù)字化的檔案建設可以借助的檔案管理模式,選擇最優(yōu)的檔案管理模式并且統(tǒng)一管理方式。在檔案管理的數(shù)字化建設中,我國曾頒布了相關的技術標準以及規(guī)范要求,企業(yè)及單位應以該規(guī)范準則為基礎,根據(jù)單位自身的特點以及實際情況對其規(guī)范要求進行完善和提升,在不違反規(guī)范要求的前提下,找尋適合企業(yè)自身的建設模式,這樣才能更好地利用數(shù)字化的檔案管理來開展企業(yè)的相關工作。
3.3 推動檔案數(shù)字化資源共享
要想在企業(yè)的發(fā)展中合理的使用檔案資料,就要完善企業(yè)的檔案數(shù)字化資源共享模式,而在檔案數(shù)字化資源共享中,最重要的就是檔案數(shù)據(jù)庫的建設。數(shù)據(jù)庫不單單是基本檔案的春次,還應涵蓋企業(yè)的檔案目標建設以及多媒體數(shù)據(jù)等信息。要想推動檔案數(shù)字化的資源共享,要在建設之前做好檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃建設。企業(yè)還是要結合實際情況來制定適合本企業(yè)的運行管理模式以及資源共享流程,完善數(shù)據(jù)庫以及檔案數(shù)字化的構架。
4結束語
綜上所述,檔案管理作為企業(yè)中不可或缺的一部分,應受到管理者的重視。管理者應認識到檔案數(shù)字化管理以及數(shù)字化建設的重要性,積極調動相關專業(yè)人員,完善企業(yè)的組織結構,實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設以及資源的共享。
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