信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案管理改革的策略研究

摘要：在第四次科技革命不斷深入推進(jìn)中，信息化已經(jīng)發(fā)展成為社會(huì)跨越發(fā)展的重要趨勢(shì)。對(duì)此，企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，借助信息化東風(fēng)促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供更高質(zhì)量的支撐。鑒于此，本文在概述信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的價(jià)值和意義的同時(shí)，以信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求審視目前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析其中存在的問(wèn)題，最后思考推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的建議和策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化;價(jià)值

引言：

在信息化時(shí)代背景下，相當(dāng)一部分企業(yè)早已啟動(dòng)了信息化建設(shè)，包括檔案管理在內(nèi)的很多方面工作都相繼實(shí)現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)型，收獲了多方面的效果，證明了其價(jià)值和意義。不過(guò)，因?yàn)楦鞣N復(fù)雜因素，和信息化轉(zhuǎn)型要求相比，現(xiàn)在部分企業(yè)的檔案管理工作依舊存在著相當(dāng)大的差距，需要與時(shí)俱進(jìn)地持續(xù)推動(dòng)，以充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理信息化服務(wù)的積極作用。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值和意義

（一）促使工作效率的顯著提高

在幾十年前，社會(huì)尚未步入信息化時(shí)代的時(shí)候，企業(yè)檔案管理工作的大部分工作基本上均手工推進(jìn)，管理理念非常陳舊，部分企業(yè)甚至缺乏比較完善的審核機(jī)制，致使檔案管理工作不僅耗時(shí)長(zhǎng)，效率低，而且嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案的利用率。在信息化時(shí)代逐步深入的過(guò)程中，很多信息技術(shù)陸續(xù)運(yùn)用到檔案管理工作中，原來(lái)需要手工完成的大部分工作逐漸讓位給電腦等設(shè)備及信息系統(tǒng)，工作推進(jìn)效率得到了顯著提高。隨著檔案管理工作效率的提高，檔案的收集的內(nèi)容范圍逐步拓寬，進(jìn)而充實(shí)了企業(yè)檔案資料的內(nèi)容。與此同時(shí)，在逐步提高管理人員工作效率的背景下，能夠逐步增強(qiáng)檔案信息的真實(shí)性與完整性，館藏檔案質(zhì)量得到了一定幅度的提高。另外，隨著信息技術(shù)的不斷成熟，特別是各種信息系統(tǒng)平臺(tái)的出現(xiàn)，催生出具有時(shí)代特征的檔案電子資源管理工作，并且成為目前檔案管理工作的重心，為提高檔案使用率，及更為充分地發(fā)揮其積極作用提供了有利條件。

（二）增強(qiáng)企業(yè)檔案保管工作質(zhì)量

過(guò)去企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容主要是圍繞著各種紙質(zhì)文件文獻(xiàn)進(jìn)行的，保管和利用紙質(zhì)檔案是當(dāng)時(shí)檔案管理工作的主要內(nèi)容。紙質(zhì)檔案具有易損性質(zhì)，而且有對(duì)應(yīng)的年限要求，確保檔案完整及安全的難度相對(duì)較高，甚至不時(shí)出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。應(yīng)用信息技術(shù)后，開(kāi)始出現(xiàn)了各種類型的電子文獻(xiàn)，除了極少數(shù)人之外，其他人接觸原始的紙質(zhì)檔案文件的頻率大幅度降低，保管并確保其安全的難度大幅度降低，檔案保管工作水準(zhǔn)得到了有效提高。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）檔案管理信息化建設(shè)的動(dòng)力不足

雖然，國(guó)內(nèi)一些企業(yè)相繼邀請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)，積極推進(jìn)信息化建設(shè)，全面促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理、營(yíng)銷管理及人力資源管理等方面的信息化轉(zhuǎn)型。不過(guò) ，相對(duì)而言，部分企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)信息化技術(shù)的利用存在一定的滯后性。探究其原因，則是由于個(gè)別企業(yè)管理者并未真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性及實(shí)際有意義。另外，部分企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人員的思維存在局限，他們沒(méi)有意識(shí)到推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，在思想層面具有一定的惰性，缺乏不斷進(jìn)取的內(nèi)動(dòng)力，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平得不到明顯地提升。

（二）信息化檔案管理人才嚴(yán)重不足

雖然，在信息化時(shí)代不斷推進(jìn)的過(guò)程中，在檔案管理領(lǐng)域也出現(xiàn)了一定轉(zhuǎn)型發(fā)展，高校 等相關(guān)機(jī)構(gòu)在培養(yǎng)檔案管理工作人員的時(shí)候與時(shí)俱進(jìn)地充實(shí)了教育內(nèi)容，出現(xiàn)了一定數(shù)量的合格人才。不過(guò)，這些人才多流向各類學(xué)校及其他科研機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)。在各類企業(yè)檔案管理部門(mén)中，很少有能勝任信息化加持的檔案管理工作的人才;特別是部分國(guó)有企業(yè)，在改制轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)在聘用人才方面并未迎合時(shí)代的發(fā)展需求，尤其是在提高選拔人才門(mén)檻方面存在一定的滯后性，設(shè)置的人才選拔標(biāo)準(zhǔn)不夠清晰，所以，一部分企業(yè)檔案管理部門(mén)的工作人員具有年齡偏大、專業(yè)素養(yǎng)不足等特點(diǎn)，尤其是年輕人員的占比比較少，甚至存在青黃不接的情況，這對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型造成一定的阻礙和制約。

（三）企業(yè)檔案管理制度普遍具有滯后性

雖然，在過(guò)去幾十年中，大部分企業(yè)隨著時(shí)代的發(fā)展持續(xù)更新并完善了財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管理、營(yíng)銷管理、決策管理、預(yù)算管理、資產(chǎn)管理等方面的制度文件，檔案管理方面的制度卻并未得到更新與改進(jìn)。雖然，國(guó)內(nèi)高校及其他高端科研機(jī)構(gòu)的檔案管理工作得到了長(zhǎng)足發(fā)展，各種電子文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)不斷涌現(xiàn)。不過(guò) ，企業(yè)檔案管理卻成了業(yè)內(nèi)的洼地，特別是部分規(guī)模龐大的國(guó)企檔案管理在信息化建設(shè)方面的水平情況和企業(yè)的地位、實(shí)力有一定的懸殊性，大部分管理制度長(zhǎng)期未曾修訂與更新。其實(shí)，即便是比較前衛(wèi)而充滿活力的大型民營(yíng)企業(yè)，在檔案管理工作方面也存在滯后性，部分新興民企甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案管理制度。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略和建議

（一）優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念，提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)在動(dòng)力

各地檔案學(xué)會(huì)等相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該和企業(yè)管理有關(guān)的協(xié)會(huì)組織密切溝通，在企業(yè)層面推動(dòng)宣傳檔案管理信息化建設(shè)的必要性，以企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人員及企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)等人員為對(duì)象，靈活組織各種培訓(xùn)工作，推動(dòng)他們更為清晰地認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理工作的重要性，引導(dǎo)他們意識(shí)到推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性，以幫助他們打造推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)在動(dòng)力。企業(yè)檔案管理負(fù)責(zé)人員在日常工作期間，應(yīng)該注意搜索檔案管理方面的前沿動(dòng)態(tài)信息，提高自己的思想認(rèn)知，靈活利用各種機(jī)會(huì)引導(dǎo)企業(yè)管理層提高對(duì)檔案管理工作的重視程度;在制定年度工作計(jì)劃及部門(mén)預(yù)算的時(shí)候，注意將推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)所需要的配套軟件等考慮在內(nèi)，提醒并爭(zhēng)取公司領(lǐng)導(dǎo)層的更多支持，以為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)打造堅(jiān)實(shí)的內(nèi)在動(dòng)力。

（二）優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，創(chuàng)設(shè)具有充分勝任能力的檔案管理團(tuán)隊(duì)

大力推動(dòng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)工作，需要優(yōu)先創(chuàng)設(shè)具有充分勝任能力的團(tuán)隊(duì)。對(duì)此，各類企業(yè)應(yīng)該從內(nèi)部的具體情況 出發(fā)，思考優(yōu)化改進(jìn)人力資源管理工作。從總體上看，企業(yè)應(yīng)該思考整合檔案管理工作的既有工作團(tuán)隊(duì)，應(yīng)該大刀闊斧將為其他部門(mén)賦閑下來(lái)的人員辦理離退休或者轉(zhuǎn)崗手續(xù);在接收其他部門(mén)在崗人員配偶及子女的時(shí)候，應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，適當(dāng)提高準(zhǔn)入人員門(mén)檻。檔案管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)該以檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃等相關(guān)文件為基礎(chǔ)，思考制定系統(tǒng)而科學(xué)的人才引進(jìn)及后續(xù)教育計(jì)劃，在招聘環(huán)節(jié)爭(zhēng)取公司支持大膽招納能勝任信息化檔案管理工作的高端人才，在后續(xù)教育及其他相關(guān)培訓(xùn)環(huán)節(jié)應(yīng)該融入信息技術(shù)應(yīng)用、信息系統(tǒng)平臺(tái)操作及網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)內(nèi)容，致力于打造兼具檔案管理、信息管理、安全管理及網(wǎng)絡(luò)管理等多方面素質(zhì)于一體的綜合性人才團(tuán)隊(duì)。對(duì)于部分條件比較成熟的大型企業(yè)，還可考慮探索激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理在崗人員在出色完成本職工作的基礎(chǔ)上，允許他們面向社會(huì)開(kāi)拓檔案管理服務(wù)業(yè)務(wù)，提高他們的個(gè)人收入。

（三）優(yōu)化企業(yè)資金投入結(jié)構(gòu)，夯實(shí)能夠代表時(shí)代前沿水平的設(shè)備基礎(chǔ)

促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該根據(jù)具體需求充分考慮采購(gòu)配置足夠的軟硬件設(shè)備。企業(yè)管理層在思考制定公司預(yù)算的時(shí)候，應(yīng)該積極采納檔案管理負(fù)責(zé)人員關(guān)于增加相關(guān) 設(shè)備研發(fā)相關(guān)技術(shù)的要求，應(yīng)該為此準(zhǔn)備充足的預(yù)算。在根據(jù)預(yù)算啟動(dòng)采購(gòu)工作的過(guò)程中，應(yīng)該注意確保所采購(gòu)的軟硬件設(shè)施可代表時(shí)代前沿技術(shù)，避免出現(xiàn)信息化建設(shè)定位偏于滯后的現(xiàn)象。有條件的企業(yè)應(yīng)該主動(dòng)和相關(guān)高校及科研機(jī)構(gòu)合作，利用他們的專業(yè)性確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)性。

（四）優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作機(jī)制，構(gòu)設(shè)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)

發(fā)展比較成熟、規(guī)模較大的企業(yè)，在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該主動(dòng)向高?；蚱渌蒲袡C(jī)構(gòu)看齊，在借鑒他們的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的需要，思考優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作機(jī)制，打造檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)。應(yīng)該以采購(gòu)的硬件設(shè)施及所應(yīng)用的軟件技術(shù)為基礎(chǔ)，根據(jù)企業(yè)檔案管理工作的具體特點(diǎn)，打造專門(mén)的系統(tǒng)平臺(tái);應(yīng)該在對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行系統(tǒng)而科學(xué)整理的基礎(chǔ)上，將相關(guān)目錄等信息整合進(jìn)入系統(tǒng)平臺(tái)中，建設(shè)專門(mén)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù);應(yīng)該按照重要性原則，結(jié)合檔案利用率 等相關(guān)情況，有步驟分階段地將館藏檔案整理制作成電子檔案，打造形成內(nèi)容日趨充實(shí)的企業(yè)檔案電子資源數(shù)據(jù)庫(kù);應(yīng)該根據(jù)紙質(zhì)及電子檔案管理工作的不同需要，改進(jìn)優(yōu)化檔案資源管理架構(gòu)，思考打造各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，為根據(jù)檔案利用方面的需要情況，思考設(shè)計(jì)更為靈活而全面的檔案資源服務(wù)。應(yīng)該借力互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，打造可在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行共享的服務(wù)平臺(tái)，以為企業(yè)內(nèi)部人員充分利用館藏檔案提供更為便捷的有利條件。

另外，企業(yè)在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，強(qiáng)化檔案信息安全管理工作。在信息采集、檔案形成、電子檔案轉(zhuǎn)化、電子文獻(xiàn)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等程序推進(jìn)過(guò)程中，均應(yīng)該在信息技術(shù)專業(yè)人員的指導(dǎo)和建議下，適當(dāng)采取一定 的加密措施，以全方位地規(guī)避信息安全風(fēng)險(xiǎn)，以為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)及在新時(shí)期更為充分地發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的積極作用保駕護(hù)航。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，在第四次科技革命不斷推進(jìn)的如今，任何行業(yè)和領(lǐng)域均無(wú)法繞開(kāi)信息化轉(zhuǎn)型這個(gè)宏觀的歷史趨勢(shì)。當(dāng)前部分企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)方面問(wèn)題明顯滯后于時(shí)代，致使相關(guān)工作優(yōu)勢(shì)得不到充分發(fā)揮。所以，應(yīng)該優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念，提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)在動(dòng)力;優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，創(chuàng)設(shè)具有充分勝任能力的檔案管理團(tuán)隊(duì);優(yōu)化企業(yè)資金投入結(jié)構(gòu)，夯實(shí)能夠代表時(shí)代前沿技術(shù)的設(shè)備基礎(chǔ);優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作機(jī)制，打造檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)，為企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展高質(zhì)量的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：潘皓（出生年1982），性別：女，民族：漢，籍貫：北京，北京機(jī)床研究所有限公司 ，研究方向：企業(yè)檔案管理 學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：助理館員.