論文件管理整體性與階段性之辯證統(tǒng)一

饒煜菡

一、前言

科學(xué)制定文件管理國家戰(zhàn)略必須厘清文件的屬性特征，更透徹地理解文件運(yùn)動(dòng)同文件管理的內(nèi)在聯(lián)系及相互差異，以文件運(yùn)動(dòng)理論來科學(xué)地指導(dǎo)文件管理實(shí)踐，更好地推進(jìn)文件價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，服務(wù)于社會(huì)生產(chǎn)與生活。網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的生產(chǎn)生活生存空間，改變了傳統(tǒng)格局，“危機(jī)”伴隨著便捷而來。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件成為重要的載體形式，數(shù)字化形式的文件管理模式已是大勢(shì)所趨，文件的真實(shí)性、可靠性、完整性面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。新情境催生新思考和新舉措。電子文件的出現(xiàn)使得“文件生命周期理論”的基礎(chǔ)性地位受到“波及”，有學(xué)者提出“在電子文件出現(xiàn)以前，文件生命周期理論模型一直是國際文件、檔案領(lǐng)域進(jìn)行傳統(tǒng)檔案文件管理的經(jīng)典指導(dǎo)模型。隨著電子文件的大量涌現(xiàn)，人們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)文件生命周期模型已經(jīng)不能適應(yīng)描述電子文件生命周期流程階段的特點(diǎn)。例如，傳統(tǒng)文件生命周期模型強(qiáng)調(diào)文件生命周期的不同階段應(yīng)當(dāng)采用不同的管理方法，而電子文件更加強(qiáng)調(diào)的是“一體化全程管理”[1]45-49。學(xué)界持此觀點(diǎn)的學(xué)者不在少數(shù)。

20世紀(jì)90年代，電子文件及電子文件管理成為理論界聚焦點(diǎn)，電子文件的特點(diǎn)使得文件管理流程需要重組，在電子文件整個(gè)管理過程中，上一流程管理的質(zhì)量直接影響著后續(xù)流程的順利開展，這意味著需要實(shí)現(xiàn)全過程、一體化管理和超前控制。電子文件時(shí)代，文件連續(xù)體理論“占據(jù)上風(fēng)”。澳大利亞的文件連續(xù)體思想并非隨著電子文件的出現(xiàn)才產(chǎn)生的新思想，早在20世紀(jì)50年代，文件連續(xù)體理論已具備雛形。學(xué)者連志英在其將文件連續(xù)體理論稱作新范式一文中概括指出：“文件生命周期理論將文件視為客觀的或中立的事物，側(cè)重研究文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律及不同階段的文件管理的方式和方法，這種范式主要是用以指導(dǎo)紙質(zhì)文件，而且主要是政府機(jī)構(gòu)所形成的紙質(zhì)文件的管理范式；而文件連續(xù)體理論是后現(xiàn)代主義文件保管的新范式，它強(qiáng)調(diào)文件并非是中立物，文件的形成與保存是高度社會(huì)性的選擇行為。文件連續(xù)體理論的終極訴求是建立自下而上的、可靠的文件保存體系，以完整保存集體記憶，促進(jìn)社會(huì)民主發(fā)展?！盵2]14-21

簡(jiǎn)單概括說來，文件生命周期理論偏重于文件運(yùn)動(dòng)階段性的描述，由文件內(nèi)在價(jià)值的變化對(duì)應(yīng)說明了文件所處的運(yùn)動(dòng)階段以及該階段的管理方法和保管場(chǎng)所，界限性和差異性十分明確。其對(duì)于文件運(yùn)動(dòng)的整體性有所描述，即文件從形成到最后消亡或永久保存，或者說從現(xiàn)行文件到歷史檔案，是一個(gè)完整的生命過程，即文件的運(yùn)動(dòng)具有整體性的特點(diǎn)，但對(duì)于文件運(yùn)動(dòng)整體性規(guī)律下的文件管理未作說明。實(shí)質(zhì)上，文件縱向運(yùn)動(dòng)的整個(gè)過程是一個(gè)完整的生命運(yùn)動(dòng)過程。在整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程中，無論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件，或是非現(xiàn)行，均應(yīng)該納入統(tǒng)一的系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)全局、統(tǒng)一管理。雖然我國檔案界在不斷的檔案工作實(shí)踐中汲取經(jīng)驗(yàn)，也早已經(jīng)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)行文件與檔案的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，但始終將區(qū)別置于聯(lián)系之上，導(dǎo)致文件管理與檔案管理分開進(jìn)行，極大影響了檔案工作的開展。正是因?yàn)橹袊鴤鹘y(tǒng)管理觀念中更為關(guān)注區(qū)別而忽視聯(lián)系，即便是試圖克服文件管理與檔案管理相脫節(jié)而導(dǎo)致管理效率低下問題而呼喚“文檔一體化”管理，仍舊按照固有的思維模式，依然缺乏實(shí)質(zhì)上整體性、一體化的思路，強(qiáng)調(diào)先后次序和界限分明。

二、整體性與階段性并非矛盾而不相容

整體性是系統(tǒng)科學(xué)哲學(xué)體系中具有公理地位的八大基本原理之一。“整體性”，即具有全體或全面性質(zhì)，其近義詞為統(tǒng)一體、集合體，在系統(tǒng)科學(xué)的概念框架下，“整體”可以視為“系統(tǒng)”的同義詞?？梢钥吹剑罢w性”要求我們用全局觀念和整體思維來認(rèn)識(shí)和考察事物，關(guān)注全過程。孤立的范式思維往往只是管窺蠡測(cè)，領(lǐng)會(huì)和顧及到的可能只是冰山一角，也不免落入歧區(qū)，最終影響整個(gè)系統(tǒng)功能的有效發(fā)揮，猶如盲人摸象、窺豹一斑。整體性還要求具備“望遠(yuǎn)鏡”思想，能夠跳出系統(tǒng)看系統(tǒng)，看得全面而長遠(yuǎn)。階段性可以理解為關(guān)注和強(qiáng)調(diào)事物的演進(jìn)變化，具有演化和動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)，更多地是將事物置入時(shí)間軸參照坐標(biāo)來認(rèn)知和考察。筆者必須指出，整體性與階段性并非“水火兩不相容”，二者并不矛盾，整體性關(guān)注聯(lián)系，階段性更為強(qiáng)調(diào)區(qū)別，正確理解整體性與階段性兩者間的聯(lián)系與區(qū)別，才能更好地完善理論，并應(yīng)用貫徹于實(shí)踐。

三、文件運(yùn)動(dòng)的整體性與階段性

從現(xiàn)行文件到歷史檔案是一個(gè)完整的生命過程。在文件縱向運(yùn)動(dòng)的全過程中，從物質(zhì)層面、表象層面以及信息層面來考察，文件始終具有相同的物質(zhì)、相同的表象、相同的信息。在整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程中，文件須是穩(wěn)定的客觀存在。文件在自己的整個(gè)生命過程中，盡管前后發(fā)揮的作用存在著差異，體現(xiàn)出來的價(jià)值形式也不盡相同，但是它從生到死都是同一客觀事物，都是同一種附著在有形物質(zhì)上的具有原生性的固態(tài)信息[3]47-53。這也就是文件價(jià)值呈現(xiàn)的連續(xù)性。文件價(jià)值的連續(xù)，意味著文件縱向運(yùn)動(dòng)的整個(gè)過程是完整的生命運(yùn)動(dòng)過程，即文件運(yùn)動(dòng)的整體性。

文件運(yùn)動(dòng)受文件內(nèi)在價(jià)值要素驅(qū)動(dòng)，因價(jià)值形態(tài)的此起彼伏，使得文件隨著時(shí)間的推移，其運(yùn)動(dòng)狀態(tài)和運(yùn)動(dòng)階段也會(huì)發(fā)生相應(yīng)變化，也就是說文件運(yùn)動(dòng)具有階段性的特征。

簡(jiǎn)言之，“文件運(yùn)動(dòng)具有整體性與階段性相結(jié)合的規(guī)律性特點(diǎn)”[4]。

四、文件運(yùn)動(dòng)與文件管理之基礎(chǔ)理論指導(dǎo)關(guān)系

“文件在每一階段因其特定的功用和價(jià)值而與管理形式、保存場(chǎng)所之間存在一種內(nèi)存的關(guān)系?！盵5]21文件運(yùn)動(dòng)同文件管理是存在內(nèi)在邏輯并緊密相關(guān)的。文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律性決定文件管理的規(guī)律性，文件管理又遵循和體現(xiàn)文件運(yùn)動(dòng)的基本規(guī)律。文件運(yùn)動(dòng)由文件價(jià)值形態(tài)呈現(xiàn)的變化所決定和推動(dòng)，具有內(nèi)在性的屬性。“1982年6月，聯(lián)合國教科文組織與國際檔案理事會(huì)在‘文件與檔案管理規(guī)劃第二次專家協(xié)調(diào)會(huì)議’上把‘文件管理’解釋為：‘文件管理是指對(duì)文件在其形成、保存、利用和處置過程中進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)而有效的全面管理。文件管理概念的內(nèi)涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收到它們的處置過程?！盵6]41-45可以看到，上述定義對(duì)文件管理的界定存在著主客體、施與受的邏輯關(guān)系，即文件管理具有外在性的特點(diǎn)。文件運(yùn)動(dòng)是內(nèi)在的，與具體的文件存放地點(diǎn)以及管理方式變化無關(guān)，但只有深入研究文件運(yùn)動(dòng)理論，以此為參照與依據(jù)來改進(jìn)和發(fā)展文件管理技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，推進(jìn)文件價(jià)值擁有切實(shí)轉(zhuǎn)化為文件價(jià)值實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮文件最大價(jià)值。

文件運(yùn)動(dòng)具有整體性與階段性相結(jié)合的規(guī)律性特點(diǎn)，針對(duì)兩大特性的結(jié)合，文件管理規(guī)律勢(shì)必有其特性與之相稱。實(shí)際上，文件運(yùn)動(dòng)的整體性要求文件管理的系統(tǒng)全面、整體性思維，文件運(yùn)動(dòng)的階段性要求文件管理的適時(shí)性和針對(duì)性、階段性思維。文件運(yùn)動(dòng)理論實(shí)質(zhì)可以理解為文件管理的基礎(chǔ)性理論指導(dǎo)。

五、文件管理整體性與階段性辯證統(tǒng)一關(guān)系解讀

文件管理整體性與管理的階段性并非矛盾而是辯證統(tǒng)一的，整體性的管理側(cè)重于在管理中將全局、系統(tǒng)整體的思維嵌入至整個(gè)文件管理業(yè)務(wù)流程中。階段性的管理則是在整體思維之下，由于文件內(nèi)在價(jià)值的此起彼伏而產(chǎn)生文件運(yùn)動(dòng)階段過渡過程中每一階段管理的差異性，強(qiáng)調(diào)管理方法的階段性變化。紙質(zhì)時(shí)代和電子時(shí)代，不同載體類型和記錄方式雖沒有改變文件的本質(zhì)屬性，但由于文件出現(xiàn)了實(shí)質(zhì)性的不同，總的管理原則不會(huì)撼動(dòng)，但應(yīng)針對(duì)具體特點(diǎn)作出進(jìn)一步詮釋說明。

1.紙質(zhì)文件管理的整體性與階段性的辯證統(tǒng)一。文件生命周期理論認(rèn)為，文件從形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程。由于文件價(jià)值形態(tài)的變化，這一完整過程可劃分為若干階段。文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理形式之間存在一種內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。在紙質(zhì)文件時(shí)代，文件生命周期理論更多地為其階段性管理提供了思路。

但仍需提出的是，文件生命周期理論論述了文件運(yùn)動(dòng)的整體性，并未就整體性管理明確思路。結(jié)合文件管理工作的具體實(shí)際，對(duì)于文件管理工作中整體性思想的貫徹必不可少，必須將現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行文件管理納入統(tǒng)一的系統(tǒng)工程中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。缺乏整體性思維，未將每一階段納入整體考量，必將導(dǎo)致實(shí)際業(yè)務(wù)工作的脫節(jié)和管理質(zhì)量的低下。為提高紙質(zhì)文件管理的質(zhì)量，必須在紙質(zhì)實(shí)體文件形成之初，也就是文件尚處于現(xiàn)行期，后續(xù)業(yè)務(wù)流程均應(yīng)給出明確具體的管理要求和建議等，深入到前一業(yè)務(wù)流程，而非完全刻意區(qū)分差異性而忽視業(yè)務(wù)工作的繼承性、傳承性。

在整體性思維下的文件管理，業(yè)務(wù)部門、基層檔案室或文件中心、檔案館的工作不再完全條塊分割，業(yè)務(wù)流程也不單純的是單向性流動(dòng)。

圖1 條塊分割的管理模式

可以看到，條塊分割的管理模式呈現(xiàn)順向、嚴(yán)密的次級(jí)順序等特點(diǎn)，這意味著前一階段的業(yè)務(wù)完成質(zhì)量影響和制約，在一定程度上可以說是決定著后續(xù)活動(dòng)的展開。各個(gè)階段之間缺乏良性互動(dòng)，現(xiàn)時(shí)所處階段的管理者更多著眼于當(dāng)下的需求滿足和價(jià)值實(shí)現(xiàn)，之后階段的管理工作自然帶有一定的被動(dòng)性。

圖2 全局、統(tǒng)一的管理模式

從圖2中可以看到，各個(gè)管理階段并非單一、單向性的由左向右絕對(duì)地順向運(yùn)動(dòng)，而是尋找各階段的有機(jī)聯(lián)系，后階段的“管理觸角”伸得更遠(yuǎn)，管理要求在前期的管理工作中落實(shí)，后階段對(duì)前階段的管理實(shí)現(xiàn)信息支持和嚴(yán)密監(jiān)控。提升文件質(zhì)量和加強(qiáng)文件實(shí)體管理,必須從其前身抓起，才能保證整個(gè)文件生命周期內(nèi)文件管理活動(dòng)的高效實(shí)施，充分實(shí)現(xiàn)文件價(jià)值。

2.電子文件管理的整體性與階段性的辯證統(tǒng)一。電子文件整體性與階段性的保管，除了涉及現(xiàn)時(shí)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，滿足當(dāng)下推進(jìn)相應(yīng)實(shí)踐活動(dòng)開展的同時(shí)，要涉及“文件”的長久保存、證據(jù)價(jià)值的維護(hù)、“證據(jù)”意識(shí)的嵌入。國際檔案理事會(huì)把電子文件的生命周期（the Life Cycle of Electronic Records）劃分為三個(gè)階段，即概念階段（Conception Stage）、形成階段（Creation Stage）、維護(hù)階段(Maintenance Stage），實(shí)質(zhì)上只有維護(hù)階段才涉及到了電子文件本身。

整體性管理就是從電子文件的生成開始，從源頭開始干預(yù)，“超前控制”，也就是電子文件生命周期，涉及到文件形成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之初就嵌入相應(yīng)的思想。注重電子文件生命周期內(nèi)的各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)管理內(nèi)容和管理要求的無縫鏈接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。在電子文件全過程管理中提出了“集成管理”的概念，“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，采用從文件形成（包括形成前文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的“管理方式”，實(shí)現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這里的“集成管理”實(shí)際上就是對(duì)于電子文件的全過程管理，本質(zhì)上就是電子文件管理整體性的真實(shí)體現(xiàn)。

電子文件管理究竟應(yīng)該采納何種方式，一直爭(zhēng)論不休。在管理過程中采取什么樣的方式，是將電子文件集中到檔案館統(tǒng)一管理控制；還是分散在各形成機(jī)關(guān)內(nèi)，由各檔案館指導(dǎo)控制？這一點(diǎn)實(shí)質(zhì)上是針對(duì)電子文件階段性運(yùn)動(dòng)下的階段性管理的發(fā)難。

實(shí)質(zhì)上，電子文件時(shí)代，電子文件階段性管理淡化并非失去，是對(duì)于傳統(tǒng)表現(xiàn)階段性管理的具體內(nèi)容的淡化，電子文件的階段性與其保管場(chǎng)所的對(duì)應(yīng)關(guān)系已經(jīng)弱化，階段性并不單純意味著保管場(chǎng)所、處所的變遷和轉(zhuǎn)變。階段性管理不應(yīng)狹隘地理解為管理場(chǎng)所的變更、保存保管位置的轉(zhuǎn)移，需重新定義“階段性管理”的具體內(nèi)容。單從外在表現(xiàn)來推斷階段性管理，斷言階段性管理不適應(yīng)于電子文件時(shí)代是極其片面的做法。

何嘉蓀教授指出：“電子文件仍將分階段管理，在網(wǎng)絡(luò)條件下，電子文件雖然可以存放在任何物理位置、保存在任何場(chǎng)所而并不妨礙對(duì)它們的利用，但是它必定需要一個(gè)管理維護(hù)它的社會(huì)主體?，F(xiàn)在的問題是，這種對(duì)文件整個(gè)生命周期的維護(hù)管理，是自始至終都由電子文件的形成機(jī)構(gòu)擔(dān)負(fù)全責(zé)呢，還是由不同的社會(huì)主體機(jī)構(gòu)根據(jù)文件的運(yùn)動(dòng)階段分責(zé)進(jìn)行維護(hù)管理呢？”[7]16-20文件管理的階段性在電子文件時(shí)代外化表現(xiàn)于管理維護(hù)主體，區(qū)別于紙質(zhì)文件時(shí)代，人們應(yīng)該依據(jù)自己的社會(huì)角色，按照文件的運(yùn)動(dòng)階段依次承擔(dān)文件的維護(hù)管理責(zé)任。也有學(xué)者提出，電子文件時(shí)代，電子文件的階段性管理以其他形式存在，并舉出了電子文件時(shí)代管理的階段性實(shí)例，由實(shí)體世界的實(shí)體映射轉(zhuǎn)化成虛擬世界的邏輯映射，如“作為直觀考量?jī)r(jià)值階段性的窗口可以由紙質(zhì)時(shí)代的機(jī)關(guān)辦公室→機(jī)關(guān)檔案室→檔案館做虛擬世界的映射關(guān)系，即與之對(duì)應(yīng)的是電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)→電子政務(wù)外網(wǎng)→互聯(lián)網(wǎng)”[8]11-14。

六、結(jié)語

任何載體形式、記錄方式的文件管理始終是管理整體性與階段性的辯證統(tǒng)一，均是全程管理下的分階段管理。全程管理下的分階段管理，“是全程管理得以實(shí)現(xiàn)的必要策略，它意味著權(quán)責(zé)清晰劃分、管理方法的因地因事制宜，這恰恰保證了全程管理的有效實(shí)現(xiàn)”[9]。只是針對(duì)特定的文件生存環(huán)境，對(duì)于整體性以及階段性作出符合文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律和具體管理實(shí)踐的解讀，能更好地實(shí)現(xiàn)文件在其生命周期內(nèi)的價(jià)值。