淺談檔案的保管保護(hù)

摘要：檔案存儲是維護(hù)檔案完整性和安全性的特定任務(wù)，并且是基本檔案操作的重要組成部分。其中心任務(wù)是采取有效措施，延長檔案的使用壽命并確保檔案的安全性。檔案存儲的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律。通過常規(guī)工作，采取了特殊的技術(shù)措施來最大程度地防止和減少檔案損壞，延長檔案的使用壽命，并維護(hù)檔案的完整性和安全性。

關(guān)鍵詞：檔案保護(hù);預(yù)防措施;監(jiān)督檢查

檔案是重要信息的載體，對今后工作的正確發(fā)展具有重要的指導(dǎo)意義，因此做好檔案的保存工作是非常必要的。作為檔案管理員，必須提高對檔案存儲和使用的認(rèn)識，將獲得的知識應(yīng)用到實際工作中，并真正實現(xiàn)檔案的價值。

一、檔案保護(hù)的重要價值和重要性

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富，在建設(shè)具有中國特色的現(xiàn)代化強大社會主義國家中發(fā)揮著重要作用，這些檔案是歷史性的和真實的。它的歷史和真實性在人們的實踐中逐漸形成，任何檔案都有一定的內(nèi)容和價值。無論檔案內(nèi)容多么重要和有價值，它們都通過某些物質(zhì)支持表達(dá)。如果在保存過程中這些材料由于各種不良因素而縮短其壽命，如果檔案中留下的寶貴歷史痕跡消失了，那么檔案的歷史和真實性及其功能也將受到影響。稍有疏忽會造成無法彌補的損失，應(yīng)引起我們的極大關(guān)注。隨著中國經(jīng)濟(jì)體制改革開放政策的深入實施，檔案業(yè)蓬勃發(fā)展。如何正確保護(hù)這些檔案給我們帶來了許多新研究課題。只有解放思想，更新觀念，不斷提高檔案保護(hù)和保管水平，最大限度地延長檔案使用壽命，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項工作服務(wù)，檔案工作人員才能認(rèn)識到其重要的現(xiàn)實意義。

二、技術(shù)檔案保護(hù)工作的特點和性質(zhì)

在檔案管理中，檔案保護(hù)技術(shù)工作是非常重要的部分，也是檔案管理的非常重要的部分。檔案保護(hù)技術(shù)工作與檔案工作中的其他鏈接之間有一些區(qū)別。檔案的收集，整理和使用基于檔案的內(nèi)容。盡管在工作中使用了檔案，但主要在調(diào)查方向上仍存在一些差異。將檔案轉(zhuǎn)換為材料后，必須使用某些物質(zhì)進(jìn)行存儲。檔案保護(hù)的技術(shù)工作主要包括掌握保存物質(zhì)的變化規(guī)律和運動規(guī)律，同時掌握物理，化學(xué)和物質(zhì)變化規(guī)律，這一點要充分做好，尋找保護(hù)檔案的科學(xué)技術(shù)方法。因此，技術(shù)檔案保護(hù)工作是科學(xué)的技術(shù)工作。

三、檔案保護(hù)要點

（一）取預(yù)防措施

首先，主管部門應(yīng)當(dāng)在檔案評估和檢查工作中納入對檔案質(zhì)量，檔案媒體和記錄材料質(zhì)量的保護(hù)。從事檔案管理工作的人員，應(yīng)養(yǎng)成良好的習(xí)慣，應(yīng)使用具有良好耐久性的手寫材料來編寫檔案。特別是在填寫重要的報告并編寫一些重要檔案時，更應(yīng)使用耐久的手寫材料，例如鉛筆，藍(lán)色墨水筆和彩色筆。其次，為了確保檔案保護(hù)的永久性，要從意識形態(tài)的角度加以注意，首先要樹立預(yù)防的觀念，并始終注意審查保管中的檔案，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，消除檔案損壞的現(xiàn)象。

（二）采用先進(jìn)技術(shù)，提高存儲和保護(hù)水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，存儲方法和檔案保護(hù)技術(shù)也得到了不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新。這引入了檔案保護(hù)的新要求。只有積極探索和大膽創(chuàng)新工作方法和工作機制，不斷引進(jìn)和吸收高新技術(shù)成果，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，并將其與實際工作相結(jié)合，才能不斷改善管理工作和檔案保護(hù)。

（三）改善保管庫存儲環(huán)境

在現(xiàn)有的管理條件下，要努力創(chuàng)造良好的條件，改善管理環(huán)境。因此，一方面必須注意控制和調(diào)節(jié)檔案館的溫度和濕度，并做好防止光，霉菌，灰塵和各種有害物質(zhì)侵蝕的工作;另一方面，做好清理檔案存儲的工作，例如倉庫安全和檔案存儲。最好以垂直和平行的方式存儲檔案，而不要堆疊它們，并最大程度地減少由于紙張之間的擠壓而對檔案書寫造成的損害。同時，在使用過程中，還需要妥善保管檔案，以免造成人為損壞。

四、使用檔案過程中的保護(hù)方法

使用過程中的檔案保護(hù)系統(tǒng)應(yīng)包括所有基本問題以及與檔案使用過程中的保護(hù)問題相關(guān)的方面。它主要包括兩個方面：

（一）檔案使用登記和轉(zhuǎn)讓系統(tǒng)

如果出于任何原因使用檔案，則必須執(zhí)行嚴(yán)格的登記過程以進(jìn)行檔案返回和傳輸。如檔案的傳遞和存儲記錄，借出記錄和轉(zhuǎn)移計數(shù)。

（二）管理系統(tǒng)和檔案使用限制

該系統(tǒng)涉及檔案的使用方式以及必須避免的不良現(xiàn)象。例如，不允許用戶抽煙，喝水，吃食物等，在檔案上繪畫或涂抹，拍照，未經(jīng)許可的復(fù)制，并且不允許破壞性行為，例如撕裂和切割，檔案必須保持完整。損壞檔案的行為將根據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》和其他法律法規(guī)進(jìn)行處罰。

（1）數(shù)量和順序控制。使用檔案時（無論是內(nèi)部使用還是外部使用的），當(dāng)所需檔案數(shù)量很大時，可以根據(jù)管理系統(tǒng)以批量和有限的數(shù)量提供它們，并且應(yīng)要求用戶保持其物理順序在使用過程中和歸還檔案時。

（2）加強現(xiàn)場使用行為的監(jiān)督檢查。對于外部使用，應(yīng)指派檔案人員監(jiān)視站點的使用情況，隨時檢查用戶的使用行為，發(fā)現(xiàn)問題后及時指出并糾正問題，并消除發(fā)芽的不良現(xiàn)象。尤其是供社會使用的檔案，必須配備電視監(jiān)視系統(tǒng)。

（3）使用形式和使用地點的限制。使用檔案的基本方法是就地讀取。原則上，許可的拍攝或復(fù)制工作必須由檔案（室）工作人員進(jìn)行;使用檔案的地方應(yīng)該是一個集中的閱讀中心，并且通常沒有單獨的房間供用戶使用以避免發(fā)生事故。

（4）對重要檔案采取有效的保護(hù)措施。對于貴重檔案，檔案（室）要實施：密鑰保護(hù)。盡量不提供原始檔案，僅提供縮微膠卷或影印本等。使用時特別注意監(jiān)護(hù)問題，檔案工作的根本目的是為社會各階層提供檔案信息服務(wù)。檔案室必須正確處理管理與使用之間的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案信息在物質(zhì)文明，政治文明和精神文明建設(shè)中的作用。

五、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展和時間的流逝，一方面，檔案的數(shù)量和構(gòu)成繼續(xù)增加，另一方面，檔案館正在不斷銷毀。檔案管理是一個重要的項目，可以保持歷史的真實外觀。檔案存儲涉及許多鏈接，例如分類，合并，排序，編號，設(shè)置資金和日常安全檢查。只有根據(jù)檔案和材料形成的規(guī)則以及材料的價值確定檔案的保存期限，檔案才能為保存和用戶方便地保存檔案。

參考文獻(xiàn)

[1]劉小敏.檔案保存形式及修復(fù)技法[J].檔案學(xué)研究，2016（3）：98-104.

[2]張洋.淺談數(shù)字化檔案長期保存的問題及措施[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016（5）：272-272.

[3]李芳.淺談圖書館加強參考咨詢檔案的收集與管理工作[J].大眾文藝，2016（18）.

作者簡介：

張文婷（1983—），女，漢族，山東濰坊人，工學(xué)學(xué)士，檔案館員，從事檔案研究。

（濰坊中學(xué)?山東?濰坊?261041）