機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理模式創(chuàng)新研究

陶魯青

摘 要：機(jī)關(guān)事務(wù)管理局是非常重要的管理機(jī)構(gòu)，在運(yùn)行的過(guò)程中有很多非常重要的檔案，這些優(yōu)秀檔案能夠優(yōu)化政府服務(wù)職能，能夠提高政府服務(wù)的質(zhì)量。所以，在實(shí)際管理過(guò)程中機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要不斷創(chuàng)新管理模式，要提高檔案管理的信息化作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事務(wù);檔案管理;創(chuàng)新策略

引言

機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，要加強(qiáng)對(duì)政府及其他部門的檔案管理，要服務(wù)于社會(huì)和機(jī)關(guān)單位。機(jī)關(guān)檔案工作能夠提高人們的工作能力，還能夠提高工作效率。所以，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。本文針對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新研究，希望可以給廣大學(xué)者些許建議。

一、機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理的現(xiàn)狀分析

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事務(wù)管理過(guò)程中，大部分的管理局都會(huì)采用以前的管理理念，會(huì)由辦公室的專門人員進(jìn)行管理，主要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)，不對(duì)外開(kāi)放，這樣的傳統(tǒng)管理手段不適合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。所以，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要認(rèn)清當(dāng)前的局勢(shì)，要深刻知道檔案在管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出創(chuàng)新方法，這樣才能讓機(jī)關(guān)事務(wù)管理局有更好地發(fā)展。

（一）機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理門檻過(guò)高，影響檔案資源的利用

機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案一般都來(lái)自黨政機(jī)關(guān)，想要查閱相關(guān)資料的時(shí)候需要重要流程，同意后還要讓相關(guān)單位開(kāi)具證件才能進(jìn)行查閱。當(dāng)群眾想要查閱機(jī)關(guān)檔案時(shí)是非常困難的。此外，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案服務(wù)的方法過(guò)于單一化，管理檔案人員缺乏主動(dòng)服務(wù)的理念，這樣的管理現(xiàn)狀不利于資源的利用，無(wú)法起到有效的管理效果。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的門檻過(guò)高，會(huì)讓很多人想要查資料的時(shí)候退縮，會(huì)因?yàn)楦鞣N原因喪失查閱資料的能力，這樣就導(dǎo)致了檔案資源的浪費(fèi)。

（二）機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案工作人員素質(zhì)和能力有限

在目前機(jī)關(guān)事務(wù)管理的過(guò)程中，管理局設(shè)置了專門檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備了專門的工作人員管理相關(guān)工作。但是還有部分機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的檔案管理工作由其他工作人員兼任，這樣就導(dǎo)致管理人員的工作壓力很大，心理負(fù)擔(dān)很重。機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的檔案管理工作是一件非常重要的工作，需要管理人員具備較強(qiáng)的工作能力，具有較高的工作素質(zhì)，這樣才能管理好檔案。此外，檔案工作人員的能力有限，沒(méi)有樹(shù)立終身的學(xué)習(xí)理念，沒(méi)有主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)工作，這樣就導(dǎo)致工作能力不行，無(wú)法更好地勝任檔案管理工作。

（三）檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

在當(dāng)前檔案的管理過(guò)程中，部分管理人員認(rèn)為檔案管理工作主要面向黨政機(jī)關(guān)，對(duì)于檔案管理工作還有很多問(wèn)題。大部分的管理人員認(rèn)為只有管理好檔案，就能夠做好自己的本職工作，這樣就導(dǎo)致工作人員的積極性受到影響。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局沒(méi)有對(duì)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，無(wú)法將檔案管理工作與培訓(xùn)內(nèi)容相結(jié)合，這樣就導(dǎo)致管理人員沒(méi)有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，在工作中缺乏積極性和主動(dòng)性，從而影響了檔案服務(wù)的效果。在檔案管理中服務(wù)意識(shí)也是非常重要的方面，只有加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，才能做好這份工作。

（四）機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理手段較為落后

在機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的過(guò)程中，管理手段與檔案管理效果息息相關(guān)，創(chuàng)新化的管理模式能夠讓檔案具有明確性和針對(duì)性。但是在實(shí)際的管理階段，大部分管理人員管理手段較為落后，采用手工管理模式，沒(méi)有展開(kāi)信息化的管理。此外，還有相關(guān)部門投入的資金有限，信息化檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，這樣就很難徹底落實(shí)信息化管理模式。

二、機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理模式的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新檔案管理方法

機(jī)關(guān)事務(wù)局要積極推進(jìn)信息化管理模式，要?jiǎng)?chuàng)建信息化系統(tǒng)，這樣才能逐漸提高檔案管理的水平。首先，機(jī)關(guān)事務(wù)局要將紙質(zhì)檔案的重要內(nèi)容形成信息化檔案，這樣再根據(jù)具體的內(nèi)容進(jìn)行歸類，從而更好地查閱。其次，要建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)。機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要融入一些創(chuàng)新化的方式，要結(jié)合檔案的需求進(jìn)行合作，這樣才能創(chuàng)建出數(shù)字庫(kù)檔案管理平臺(tái)。最后，要對(duì)數(shù)據(jù)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行完善，要加強(qiáng)與其他人員之間的交流和溝通，要定期觀察數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行情況，遇到問(wèn)題時(shí)要進(jìn)行修繕，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)的安全，有利于用戶更好地查詢資料。

（二）優(yōu)化檔案的管理流程

在機(jī)關(guān)事務(wù)管理局中，管理人員要結(jié)合檔案的管理流程對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，這樣才能不斷完善管理制度，才能讓管理人員更加重視這份工作。此外，工作人員要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行管理。首先，管理人員要對(duì)紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行整理，要將檔案理清，將檔案收集得更加全面，這樣才能積極展開(kāi)以后的工作，才能保證資源的有效性。其次，要對(duì)檔案進(jìn)行分類和整理，要根據(jù)不同的檔案性質(zhì)進(jìn)行組合，要按照一定的要求進(jìn)行歸類，這樣才能做到有序的保管。最后，要對(duì)檔案進(jìn)行合理地利用。檔案具有重要的價(jià)值，檔案理應(yīng)發(fā)揮出重要的價(jià)值，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要讓檔案的作用發(fā)揮到極致，要為機(jī)關(guān)單位提供精準(zhǔn)化的檔案服務(wù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的檔案管理工作。因此，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要結(jié)合檔案中的一些問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性地管理，要不斷優(yōu)化管理理念，采用高效的管理方法，這樣才能大大提高管理效果。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前的信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要更加重視檔案管理的工作，要通過(guò)多元化的管理手段進(jìn)行管理，這樣才能保證檔案管理的順利進(jìn)行。此外，機(jī)關(guān)事務(wù)管理局要加大對(duì)檔案的宣傳力度，要讓更多人參與到檔案管理中。

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