企業(yè)內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)檔案管理中的體現(xiàn)

在新時(shí)代新形勢(shì)下，企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展離不開有效的內(nèi)部控制。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理作為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要內(nèi)容，成了內(nèi)部控制重點(diǎn)防控對(duì)象。會(huì)計(jì)檔案記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，是企業(yè)合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理中的重要一環(huán)，是內(nèi)部控制的重要部分。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的基本概念和要素

根據(jù)財(cái)會(huì)[2008]7號(hào)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，內(nèi)部控制，是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。

內(nèi)部控制要素由內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督構(gòu)成。

控制活動(dòng)，是指企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，采用相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度之內(nèi)，是實(shí)施內(nèi)部控制的具體方式。常見的控制措施有：不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、運(yùn)營(yíng)分析控制和績(jī)效考評(píng)控制等。

二、企業(yè)內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)檔案管理中的體現(xiàn)

根據(jù)中華人民共和國(guó)財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理工作的重要部分，無不體現(xiàn)著企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)理念。

（一）不相容職務(wù)分離控制

不相容職務(wù)，是指某些職務(wù)如果由一個(gè)人擔(dān)任，可能發(fā)生錯(cuò)誤及舞弊行為，同時(shí)又能掩蓋這些錯(cuò)誤及舞弊行為。對(duì)于不相容職務(wù)，如果不實(shí)行分離控制，就容易發(fā)生舞弊行為。在內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)中，不相容崗位應(yīng)該實(shí)現(xiàn)互相監(jiān)督、互相制衡。應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中，出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)防出納人員接觸會(huì)計(jì)憑證，杜絕出納人員盜取、替換、篡改會(huì)計(jì)憑證等舞弊行為，確保企業(yè)資產(chǎn)安全完整。

（二）授權(quán)審批控制

授權(quán)審批控制，是指企業(yè)在辦理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過規(guī)定程序的授權(quán)批準(zhǔn)。在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中，授權(quán)審批控制主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、借出、銷毀等事項(xiàng)。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、借出應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)層級(jí)進(jìn)行審批，并登記在冊(cè)，確保會(huì)計(jì)檔案利用得當(dāng)、安全保管。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)該制作會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)過相關(guān)層級(jí)進(jìn)行審批，且會(huì)同單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行，確保會(huì)計(jì)檔案銷毀得當(dāng)。

（三）信息系統(tǒng)控制

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案有部分體現(xiàn)為電子會(huì)計(jì)檔案。在電子會(huì)計(jì)檔案的管理中，需要借助信息系統(tǒng)控制。企業(yè)利用信息技術(shù)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行集成及共享時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)、訪問和變更、數(shù)據(jù)輸入和輸出、文件存儲(chǔ)和保存、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制，確保信息系統(tǒng)安全運(yùn)行。

（四）人力資源政策與績(jī)效考評(píng)控制

企業(yè)的人力資源政策應(yīng)該遵循企業(yè)可持續(xù)發(fā)展原則，一般包括員工的聘用、培訓(xùn)、考核、晉升與獎(jiǎng)懲。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將職業(yè)道德修養(yǎng)及專業(yè)勝任能力作為聘用和選拔員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提升員工素質(zhì)。在企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)該聘用專業(yè)人才，實(shí)行專人管理。制定獎(jiǎng)懲措施，將績(jī)效考評(píng)結(jié)果作為會(huì)計(jì)檔案管理人員薪酬及職務(wù)晉升、調(diào)崗等依據(jù)。與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新技能，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)優(yōu)良的會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

總的來說，內(nèi)部控制是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的有效保障，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)部控制中的應(yīng)用促進(jìn)內(nèi)部控制的有效開展。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀的管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：李華梅（1987，月4），性別：女，民族：漢，籍貫：廣東省，職務(wù)/職稱：中級(jí)會(huì)計(jì)師，學(xué)歷：大學(xué)本科，單位：深圳市普路通供應(yīng)鏈管理股份有限公司，研究方向：財(cái)務(wù)管理，單位所在的省市和郵編：廣東省深圳市518000