辦公室行政管理的問題和對策研究

徐寶牛

摘? 要：對于行政機(jī)關(guān)單位而言，辦公室行政管理工作為中間樞紐，銜接著各部門，可為行政機(jī)關(guān)其他工作提供便利，而辦公室行政管理在行政機(jī)關(guān)單位屬于基礎(chǔ)性工作，其管理方式存在一定缺陷?；诖耍疚氖紫群唵侮U述了辦公室行政管理的作用，總結(jié)分析行政機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理現(xiàn)存問題，進(jìn)一步提出了針對性提升對策，旨在提高辦公室行政管理質(zhì)量，為行政機(jī)關(guān)單位的穩(wěn)定運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;行政機(jī)關(guān)

引言：辦公室行政管理在行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)屬于基礎(chǔ)性工作，內(nèi)容廣泛籠統(tǒng)，導(dǎo)致行政管理工作在執(zhí)行期間出現(xiàn)了一定問題，如流于形式、目標(biāo)職責(zé)不清等。為提高辦公室行政管理質(zhì)量，使行政機(jī)關(guān)單位可有序發(fā)展，應(yīng)緊跟時代潮流，分析現(xiàn)有不足，有針對地予以解決，以此方可夯實行政管理基礎(chǔ)，為行政機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

一、辦公室行政管理的作用

行政機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作主要包括檔案保管、公文處理、后勤管理、會議管理、制度修編等事項，事務(wù)繁瑣，需統(tǒng)籌行政機(jī)關(guān)單位各類數(shù)據(jù)資源，為行政機(jī)關(guān)單位科學(xué)決策提供保障。通常情況下，行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)的綜合性、協(xié)調(diào)性事務(wù)均需辦公室管理負(fù)責(zé)。

（一）協(xié)調(diào)關(guān)系

辦公室行政管理是行政機(jī)關(guān)單位穩(wěn)定發(fā)展的基本保障，記錄了行政機(jī)關(guān)單位的發(fā)展軌跡，是內(nèi)部運(yùn)行的中樞。在整個行政機(jī)關(guān)單位中，辦公室行政管理需協(xié)調(diào)上下級關(guān)系，在機(jī)關(guān)單位上下級與同級之間起到“協(xié)調(diào)者”、“傳聲筒”的作用，結(jié)合行政管理工作展開分析，辦公室行政管理工作需準(zhǔn)確下達(dá)上級機(jī)關(guān)組織部門的部署，并協(xié)調(diào)行政機(jī)關(guān)單位部門與部門、職工與職工之間的關(guān)系[1]。辦公室在行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)扮演著協(xié)調(diào)者的角色，能夠推動單位事務(wù)的落實，并按照上級機(jī)關(guān)部門要求，部署各項政策任務(wù)，并對任務(wù)進(jìn)行檢查監(jiān)督。作為行政機(jī)關(guān)部門上下級之間的協(xié)調(diào)者，辦公室應(yīng)確保上級部門能夠聽到基層建議，深入群眾了解真實需求后將相關(guān)內(nèi)容反饋給上級部門，此外，辦公室還需按照上級機(jī)關(guān)要求，將工作指令下發(fā)落實，傳遞指示精神。辦公室行政管理工作在整個行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)負(fù)責(zé)各主體之間協(xié)調(diào)溝通，承上啟下，作用重大，故需重視辦公室行政管理工作。

（二）橋梁紐帶

辦公室為行政機(jī)關(guān)單位各部門之間存在緊密聯(lián)系，綜合性較強(qiáng)，其在單位組織內(nèi)屬于橋梁與紐帶，進(jìn)行上下溝通，以此確保行政機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但在實際工作中，行政機(jī)關(guān)單位上下級政策事務(wù)的傳遞具有一定時效，要求辦公室按照上級規(guī)定，周密快捷地傳遞上級任務(wù)指令，高效有序地完成傳遞工作。隨著時代的發(fā)展，行政機(jī)關(guān)單位工作節(jié)奏日漸為加快，行政管理呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、信息化特征，但對于辦公室行政管理工作而言，無論如何改變工作模式，仍需以服務(wù)組織為核心理念，在明確組織發(fā)展方向及基層內(nèi)心需求基礎(chǔ)上，為組織機(jī)關(guān)提供合理建議，幫助行政機(jī)關(guān)單位發(fā)現(xiàn)基層需求。辦公室行政管理工作以文書、協(xié)調(diào)為核心，要求行政人員做好文書資源整理工作，協(xié)調(diào)部門關(guān)系及上下級關(guān)系，按照規(guī)章制度嚴(yán)格履行辦公室行政管理職責(zé)，為行政機(jī)關(guān)單位的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、辦公室行政管理現(xiàn)存問題

（一）行政制度滯后

在新時代發(fā)展過程中，行政機(jī)關(guān)單位不斷創(chuàng)新改進(jìn)，辦公室行政管理制度已不適用于當(dāng)前工作，繼而出現(xiàn)了行政管理制度缺失、單位發(fā)展受阻等問題。辦公室行政管理內(nèi)容廣泛，涉及面廣，流程復(fù)雜且繁瑣，若缺乏可靠的行政制度，將會出現(xiàn)辦公室行政管理目標(biāo)不明、職責(zé)不清等現(xiàn)象出現(xiàn)，給行政機(jī)關(guān)單位穩(wěn)定運(yùn)行帶來一定干擾。第一，辦公室行政管理目標(biāo)不明將會導(dǎo)致相關(guān)工作缺乏有序性，工作紊亂，信息缺失或大量重復(fù)，導(dǎo)致辦公室行政管理工作失去原有所用，甚至?xí)_亂行政機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第二，辦公室行政管理職責(zé)不清會引發(fā)相互推諉、行政資源浪費等不良現(xiàn)象，辦公室行政管理人員作為“綜合事務(wù)管理者”，若在職責(zé)不清環(huán)境下工作，不僅會埋沒行政人員專業(yè)優(yōu)勢，還會造成重復(fù)勞動、配合失效等的問題[2]。因此，為充分發(fā)揮出行政機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作作用，需從目標(biāo)與職責(zé)兩方面完善行政管理制度。

（二）行政思想偏優(yōu)

行政機(jī)關(guān)單位在發(fā)展運(yùn)行期間，容易受到外來網(wǎng)絡(luò)文化的干擾，導(dǎo)致部分辦公室行政人員喪失工作意志，缺乏服務(wù)理念，甚至出現(xiàn)作風(fēng)問題。在信息化時代背景下，辦公室行政管理工作出現(xiàn)了行政思想偏優(yōu)的情況，行政人員并未嚴(yán)重遵守“兩學(xué)一做”規(guī)定，導(dǎo)致上級機(jī)關(guān)組織精神尚未全面落實滲透到基層部門及群眾中，此外，部分行政人員思想陳舊，仍沿用傳統(tǒng)方法開展辦公室行政工作，工作嚴(yán)謹(jǐn)性不足，給行政機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作的開展造成極大不利影響。

（三）信息建設(shè)緩慢

在當(dāng)前時代背景下，信息技術(shù)逐漸成為辦公室行政管理重要工具，依托于信息手段提高行政管理質(zhì)量。但在部分行政機(jī)關(guān)單位中，仍存在信息化建設(shè)緩慢的問題，尚未形成信息優(yōu)勢，繼而局限了辦公室行政管理工作的開展。辦公室行政管理信息建設(shè)緩慢的主要表現(xiàn)如下：第一，行政機(jī)關(guān)單位各部門之間處于“信息孤島”狀態(tài)，并未憑借信息化手段實現(xiàn)檔案、文書等信息資料的實時傳輸與共享，且因信息不對稱問題，引發(fā)了反復(fù)提交文件的情況，造成了重復(fù)性工作。第二，在當(dāng)前形勢下，紙張光盤不再是存儲文件資料的唯二載體，信息數(shù)據(jù)可存儲在信息系統(tǒng)內(nèi)，該信息存儲形式雖帶來極大便利，但卻存在安全隱患。部分行政機(jī)關(guān)單位在信息化建設(shè)過程中忽視了網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，并未引進(jìn)云加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等安全性技術(shù)，僅將防火墻與殺毒軟件視為安全保障措施，繼而出現(xiàn)了安全漏洞。第三，部分行政機(jī)關(guān)單位緊跟時代潮流引進(jìn)了行政管理系統(tǒng)，但卻存在功能單一的缺陷，無法滿足辦公室綜合行政工作，繼而使信息技術(shù)無法在辦公室行政管理工作發(fā)揮出原有價值。

（四）復(fù)合型人才缺乏

結(jié)合上述分析不難看出，行政機(jī)關(guān)單位的辦公室行政管理工作具有較強(qiáng)的綜合性，工作繁雜，且辦公室行政人員為上下級溝通銜接的橋梁，若行政人員職責(zé)落實不當(dāng)，則會限制行政管理效能。行政機(jī)關(guān)單位在發(fā)展期間仍存在復(fù)合型高素質(zhì)人才缺口，導(dǎo)致辦公室行政管理工作受限于人才而無法進(jìn)一步提升。第一，辦公室行政人員專業(yè)能力不足，無法很好地解讀上級機(jī)關(guān)部門發(fā)布的任務(wù)決策，導(dǎo)致下級行政機(jī)關(guān)單位在部署協(xié)調(diào)時導(dǎo)致任務(wù)實施出現(xiàn)偏差，繼而無法達(dá)成目標(biāo)。第二，辦公室行政管理人員缺乏大局意識，行政服務(wù)主動性不強(qiáng)，繼而無法統(tǒng)籌行政信息，影響了辦公室行政管理工作的落實。第三，辦公室行政人員實踐能力有待提升，其在實際協(xié)調(diào)管理期間表現(xiàn)出了思維僵化等現(xiàn)象，面臨難題時過于依賴領(lǐng)導(dǎo)建議。

三、提高辦公室行政管理質(zhì)量的有效對策

（一）明確目標(biāo)職責(zé)

行政機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理制度失效，導(dǎo)致辦公室行政管理工作面臨流于形式的危機(jī)，為杜絕該現(xiàn)象的出現(xiàn)，應(yīng)從目標(biāo)與職責(zé)兩方面進(jìn)行完善改進(jìn)。

1.樹立正確目標(biāo)

辦公室行政人員應(yīng)認(rèn)可自身工作，了解行政活動的意義，在明確工作定位基礎(chǔ)上嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行行政管理措施，做好人際關(guān)系、組織關(guān)系的協(xié)調(diào)管理工作。在行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)，辦公室屬于綜合性部門，其工作任務(wù)可在一定程度上影響行政機(jī)關(guān)單位的運(yùn)行情況。結(jié)合辦公室行政管理工作來看，為避免行政工作流于形式，應(yīng)明確行政管理目標(biāo)，對行政事務(wù)進(jìn)行細(xì)化，強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)。例如：要求辦公室行政人員日常接打電話期間注意維持對外公關(guān)形象，明確行政機(jī)關(guān)單位性質(zhì)及所處狀態(tài)，結(jié)合實際問題選擇講話方式，做好群眾反饋，確保人民群眾可透過電話感受到行政機(jī)關(guān)單位的親民形象，維護(hù)行政機(jī)關(guān)單位形象的同時為人民群眾解答疑惑[3]。辦公室行政管理工作強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)，在完善改進(jìn)行政管理制度時，應(yīng)結(jié)合實際工作內(nèi)容將制度條例細(xì)化，制定詳細(xì)實施方案，樹立服務(wù)意識，塑造優(yōu)良形象，為辦公室行政工作的開展創(chuàng)造良好條件。

2.明確管理職責(zé)

從工作范圍與內(nèi)容角度來看，辦公室行政管理工作具有以下職責(zé)：（1）助手職責(zé)。協(xié)調(diào)上下級關(guān)系，對上級負(fù)責(zé)，將各類工作任務(wù)指令及時傳遞給各部門，通過多部門協(xié)調(diào)協(xié)作，確保上級機(jī)關(guān)指令可良好落實，并注意維護(hù)工作秩序，輔助行政機(jī)關(guān)單位各項工作可穩(wěn)定推進(jìn)。（2）參謀職責(zé)。行政機(jī)關(guān)單位應(yīng)深入基層，辦公室行政人員應(yīng)做好基層調(diào)查工作，根據(jù)單位性質(zhì)及內(nèi)容開展調(diào)查活動，將調(diào)查結(jié)果集中整理，并將其反饋給行政機(jī)關(guān)單位各部門，總結(jié)現(xiàn)狀并提出相應(yīng)建議。（3）協(xié)調(diào)職責(zé)。辦公室行政人員不僅需良好銜接上下級機(jī)關(guān)組織，還需做好內(nèi)部溝通交流工作，行政人員在協(xié)調(diào)管理期間，應(yīng)注意調(diào)動行政機(jī)關(guān)單位職工工作積極性，作為紐帶串聯(lián)各部門職工，傾聽基層職工需求，拉近職工間的聯(lián)系，在行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)搭建優(yōu)良關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)單位凝聚力，以此促進(jìn)任務(wù)指令的高效落實。

（二）樹立服務(wù)意識

行政機(jī)關(guān)單位辦公室行政人員素質(zhì)存在差異，且行政管理理念存在滯后現(xiàn)象，局限了行政管理質(zhì)量，辦公室行政管理工作在未來發(fā)展中，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維，樹立服務(wù)意識，搭建多元化任務(wù)處理格局。辦公室行政工作的綜合性較強(qiáng)，且具有組織服務(wù)性，在實際工作期間，應(yīng)按照上級行政機(jī)關(guān)組織信仰，以“服從大局、服務(wù)大局”為原則，樹立全局意識，在保障大局正確的基礎(chǔ)上，逐步落實局部工作，從局部入手逐漸完成整體事務(wù)[4]。要求辦公室行政人員主動推進(jìn)常規(guī)性行政工作，結(jié)合以往經(jīng)驗提前做好工作準(zhǔn)備，同時靈活性應(yīng)對隨機(jī)性、突發(fā)性事務(wù)工作，按照上級辦公思路，力圖實現(xiàn)超前服務(wù)。辦公室行政工作應(yīng)從全局入手，結(jié)合新時代行政服務(wù)思想，爭取充分發(fā)揮出行政管理工作在行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)的作用，做好文書資料整理，協(xié)調(diào)內(nèi)部與上下級關(guān)系。

（三）推進(jìn)信息建設(shè)

行政機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)自身條件，積極推進(jìn)信息化進(jìn)程，引進(jìn)行政信息管理系統(tǒng)，依托于信息技術(shù)打造行政技術(shù)優(yōu)勢，并逐漸將技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)優(yōu)勢、管理優(yōu)勢，以此提高辦公室行政管理質(zhì)量與效率，使行政人員不再受到重復(fù)性工作的局限，繼而實現(xiàn)行政管理減負(fù)。辦公室行政管理信息化建設(shè)工作可從以下角度進(jìn)行：第一，借助信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享，打破各部門“信息孤島”狀態(tài)，引進(jìn)一體化OA辦公系統(tǒng)，對行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所有事務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)籌整合，設(shè)置檔案庫、資料庫，同時按照部門崗位設(shè)置訪問權(quán)限，在實現(xiàn)信息共享的同時，落實信息保密工作。第二，重視信息網(wǎng)絡(luò)安全，采用“內(nèi)外網(wǎng)隔離”的方式提高行政信息安全性，行政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部事務(wù)運(yùn)用內(nèi)網(wǎng)處理，以此防止保密信息外泄。此外，在條件允許的情況下引進(jìn)云加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等，以技術(shù)為支撐提升信息安全性。第三，完善行政管理信息系統(tǒng)功能，系統(tǒng)引進(jìn)后續(xù)根據(jù)行政機(jī)關(guān)單位自身需求予以調(diào)整，，根據(jù)行政事務(wù)日常所需增設(shè)功能板塊，為辦公室行政管理工作的開展提供便利。

（四）強(qiáng)化人才效能

受限于復(fù)合型高素質(zhì)人才，辦公室行政管理工作出現(xiàn)了執(zhí)行不當(dāng)問題，在未來發(fā)展中，應(yīng)堅持人才導(dǎo)向，制定持續(xù)化人才培養(yǎng)體系，強(qiáng)化人才效能，以此方可確保辦公室行政管理工作穩(wěn)步推進(jìn)。第一，搭建完整的培訓(xùn)機(jī)制，將政策理解、人際溝通、信息解讀、法律法規(guī)等納入培訓(xùn)內(nèi)容，用于豐富行政人員知識面，為高效處理行政事務(wù)奠定基礎(chǔ)。第二，結(jié)合行政機(jī)關(guān)單位自身需求制定個性化培訓(xùn)課程，并采用“線上+線下”的方式開展課程培訓(xùn)，提高行政人員隨機(jī)應(yīng)變能力，防止“事事請示”現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，要求辦公室行政人員明確自身職責(zé)，樹立服務(wù)意識，主動積極地參與基層實踐活動，以此提升其實踐能力。

結(jié)束語：綜上所述，行政機(jī)關(guān)單位在發(fā)展過程中應(yīng)重視辦公室行政管理工作，注重總結(jié)現(xiàn)有不足，結(jié)合單位實際情況制定行政管理目標(biāo)及職責(zé)，防止辦公室行政管理工作流于形式，此外，應(yīng)樹立服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維觀念，并積極推進(jìn)行政信息化建設(shè)步伐，同時注意培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)行政管理人員，強(qiáng)化人才效能，從不同角度入手，以此即可提升辦公室行政管理質(zhì)量。

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