借助Excel函數(shù)統(tǒng)計／提醒更簡單

平淡

1.統(tǒng)計接種次數(shù)

有些幼兒園有重名的孩子，為了避免遺漏或重復(fù)記錄數(shù)據(jù)，這里在孩子的姓名前添加家長電話作為區(qū)分。接種次數(shù)的統(tǒng)計可以借助COUNTIF（）函數(shù)來完成。定位到D2單元格并輸入公式“=COUNTIF（A：A，A2）”，A：A表示統(tǒng)計的區(qū)域（即同一個家長電話出現(xiàn)的次數(shù)），統(tǒng)計的條件是A2單元格。這里利用公式來統(tǒng)計家長電話出現(xiàn)的次數(shù)，將其作為接種記錄數(shù)據(jù)，然后下拉填充公式即可（圖2）。

2.獲取不重復(fù)的電話數(shù)據(jù)

由于每個孩子都需要接種2次，而有的孩子已經(jīng)接種完2次，因此在A列中會出現(xiàn)重復(fù)名字的記錄。由于已經(jīng)統(tǒng)計為2次，且為了便于后續(xù)查詢，可以將重復(fù)的名字刪除。這里先在A列中輸入所有的家長電話，假設(shè)是A1：A11區(qū)域，復(fù)制該區(qū)域中的內(nèi)容并將其粘貼到F列。接著選中F2：F11區(qū)域中的數(shù)據(jù)，依次點擊“數(shù)據(jù)→刪除重復(fù)數(shù)據(jù)→以當(dāng)前選定區(qū)域排序”，再點擊“刪除重復(fù)項”，即可刪除重復(fù)的家長電話（圖3）。

3.獲取 家長電話所對應(yīng)的孩子姓名和接種閃數(shù)

接下來就是獲取家長電話所對應(yīng)的孩子姓名和接種次數(shù)，可以借助VLOOKUP（）函數(shù)來完成。在G2單元格中輸入公式“=VLOOKUP（F2，A：D，2，0）”，在H2單元格中輸入公式“=VLOOKUP（F2，A：D，4，0）”。在VLOOKUP函數(shù)中，F(xiàn)2單元格（家長電話）作為查找的依據(jù)，在A：D區(qū)域中尋找與之對應(yīng)的孩子姓名和接種次數(shù)，其中姓名在該區(qū)域的第2列，接種次數(shù)在第4列。這樣下拉公式后就可以獲得對應(yīng)的數(shù)據(jù)了（圖4）。

4.獲取孩子最近一次的接種時間

C列記錄的是孩子的接種日期，由于最近一次的接種時間總是大于上一次的接種時間，因此該數(shù)據(jù)可以通過MAXIFS函數(shù)來獲取。定位到12單元格并輸入公式“=MAXIFS（C：C，A：A，F(xiàn)2）”，在這里C：C用于確定最近接種日期的區(qū)域，A：A用于確定最大值條件的單元格區(qū)域，F(xiàn)2單元格用于確定最大值的條件（其數(shù)據(jù)應(yīng)在A：A中）。比如在12單元格中，以F2單元格中的內(nèi)容（即張三的電話1360*******）作為條件，在C列中共計出現(xiàn)兩個對應(yīng)的日期2021/3/2和2021/3/23，顯然最大值為后者（即最近一次的接種時間），下拉公式后即可獲得所需的數(shù)據(jù)（圖5）。

5.獲取最近一次接種時間距離今天過去的天數(shù)

這個天數(shù)可以借助TODAY（）函數(shù)來獲取。定位到J2單元格并輸入公式“=TODAY（）-12”（即今天的日期-最近一次接種的日期），下拉公式后就會顯示相應(yīng)的間隔天數(shù)了（圖6）。

6.添加提醒

獲取到上述的數(shù)據(jù)后，我們就可以通過l FS（）函數(shù)來添加提醒了。定位到K2單元格并輸入公式“=IFS（H2=2，"已完成接種"，AND（H2=1，J2>=20），"請聯(lián)系家長再次接種"，TRUE，""）”，然后下拉公式到對應(yīng)的單元格即可（圖7）。

公式解釋：這里使用IFS（）函數(shù)設(shè)置多個判斷條件，如果H2單元格中的接種次數(shù)為2，那么就顯示“已完成接種”;如果H2=1且J2>=20（嵌套AND函數(shù)），即已經(jīng)打過1次，并且間隔時間大于20天（合），那么就顯示“請聯(lián)系家長再次接種”;其他的情況則顯示為空。

最后我們還可以根據(jù)實際的需要添加條件格式提醒。選中K列，依次點擊“開始→條件格式→文本包含已完成→填充為綠色”;再選中J列，設(shè)置“單元格的值>=20”則填充為紅色。這樣在A列中輸入家長電話后，如果孩子的接種時間超過20天，那么在相應(yīng)的單元格中就會出現(xiàn)醒目的提示，再也不會忘記通知家長為孩子接種了（圖8）。