大數(shù)據(jù)時代檔案管理與服務模式的轉(zhuǎn)變與挑戰(zhàn)

汪鵬濤 韓婧

加拿大檔案學者特里·庫克曾說：“我們需要把自我滿足的封閉式檔案界轉(zhuǎn)變?yōu)榕c當代社會同步、對社會有益、并具有活力的檔案界，否則就會在數(shù)字時代變成毫無用處的化石。” 20世紀中期，檔案載體形式發(fā)生了革命性的變化，產(chǎn)生了電子文件，繼而將具有保存價值進行歸檔的電子文件形成電子檔案，檔案工作的管理對象、管理方式發(fā)生了變化。

2010年6月，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設指南》，全國數(shù)字檔案館建設開始沿著《指南》指引的方向規(guī)范發(fā)展，智慧檔案館的提出使用數(shù)字檔案館建設進入了新的階段。2018年4月20日，習近平總書記在全國網(wǎng)絡安全和信息化工作會議上強調(diào)：“信息化為中華民族帶來了千載難逢的機遇。我們必須敏銳抓住信息化發(fā)展的歷史機遇，發(fā)揮信息化對經(jīng)濟社會發(fā)展的引領作用?！蓖瑯樱畔⒒癁闄n案工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。

從古至今，我國乃至世界對于檔案的存儲載體使用的主要介質(zhì)就是紙張，紙質(zhì)檔案在世界各國檔案館保存的館藏檔案中，仍占主要地位。電子檔案的出現(xiàn)，從存儲容量、共享程度等方面具有紙質(zhì)檔案的不能達到的優(yōu)勢。但無論檔案保存的載體是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，最終的準則依然是檔案“收集、保存、管理、利用”。

一、檔案收集是檔案資源建設的基礎

“收”是檔案工作中極為重要的環(huán)節(jié)，是檔案工作的起點，也是檔案資源建設的首要環(huán)節(jié)。無論是傳統(tǒng)管理的紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，二者只是所采用的載體不同，電子檔案的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)檔案管理形式。紙質(zhì)檔案從內(nèi)容上有較高的安全性和真實性，而電子檔案有較大的存儲量和共享性的特點，優(yōu)勢與不足各有利弊，隨著社會信息化水平的不斷提高，電子檔案的高效性將逐步替代紙質(zhì)檔案。但在檔案收集與整理的過程中，紙質(zhì)檔案主要依靠傳統(tǒng)的方式進行收集、歸檔，而電子檔案的收集與整理利用管理系統(tǒng)平臺將電子文件通過在線進行歸檔，除要求真實可靠、齊全完整以外，還應有安全可用的要求。相比紙張檔案，電子檔案的信息資源更為豐富，所保存的信息更為全面。

二、檔案數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)化

數(shù)字化，在網(wǎng)絡迅速發(fā)展的時代，得到了廣泛的應用，從某種程度上說是一種技術(shù)手段，主要更關注通過網(wǎng)絡進行交換的各種資源。而數(shù)據(jù)化，在當前的大數(shù)據(jù)時代更偏重于社會各類資源的數(shù)據(jù)化過程 ，通過整合各類數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值。而檔案數(shù)字化主要通過對文本、圖表、資料、聲像等等具有檔案“身份”的各類別內(nèi)容進行數(shù)字化，通過有效的存儲，形成包括檔案目錄和檔案全文的數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)只有數(shù)據(jù)化才能更大、更有效的發(fā)揮價值，而數(shù)字化又是檔案數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化的基礎，檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量、質(zhì)量、范圍等都必須滿足實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)化過程中“大”的要求。

三、檔案信息資源的整合與共享

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)字化產(chǎn)生的信息不能只是錄入檔案目錄和掃描全文。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，對檔案工作的要求是將“死”檔案變?yōu)椤盎睢毙畔?，在大?shù)據(jù)時代，對檔案工作提出了更高的要求，那就是轉(zhuǎn)變思路，要從“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”轉(zhuǎn)變，通過OCR識別、檢索等多種方式結(jié)合技術(shù)手段，便于利用、便于檢索出合適的檔案信息，更為重要的是，數(shù)據(jù)化后的檔案信息，除了方便以外，信息將更為全面、層次更為清晰，在內(nèi)容方面有了更大的拓展，更加社會化大眾化和多元化，從而不斷發(fā)揮通過整合后檔案數(shù)據(jù)對經(jīng)濟社會發(fā)展的作用，最終滿足不同層次、不同方面利用者的利用需求。

四、檔案信息安全與人才隊伍建設

檔案信息安全與檔案實體安全同樣重要，檔案載體會因環(huán)境與人為因素遭到破壞，而檔案信息的丟失、泄露等安全問題始終是檔案工作的生命線和底線，構(gòu)建檔案安全體系建設是檔案安全工作的首要任務。

建國后，我國一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，隨著社會不斷發(fā)展，檔案管理方式發(fā)生轉(zhuǎn)變后，對檔案管理者提出了更高的要求，檔案管理者不僅要熟悉檔案管理的各項要求，還應了解如何運用檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮檔案部門的作用，熟知網(wǎng)絡安全建設等多面內(nèi)容，單一的檔案專業(yè)人員已無法適應大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新要求，而在大數(shù)據(jù)管理模式下檔案工作的重心，將需要更多的綜合性人才，做到收集齊全檔案信息、預防檔案安全風險、拓展檔案業(yè)務管理、挖掘檔案價值信息，讓大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務適應社會發(fā)展需要。

檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化。對檔案管理與服務實現(xiàn)思維創(chuàng)新，通過管理與服務模式的創(chuàng)新，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，完善檔案管理機制，才能實現(xiàn)檔案價值最大化，不斷提升服務水平。

作者單位：圍場縣交通局 承德市檔案館