王文強(qiáng)

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常工作中的重要組成部分，隨著時(shí)代的發(fā)展，原有檔案管理模式已不再適用于當(dāng)下，甚至是對(duì)檔案管理效率的提升產(chǎn)生了阻礙。數(shù)字時(shí)代下，給醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新提供了契機(jī)，檔案管理部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，積極引進(jìn)數(shù)字技術(shù)，創(chuàng)新管理模式。本文重點(diǎn)分析了數(shù)字時(shí)代創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式的措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;醫(yī)院檔案;檔案管理;管理模式;創(chuàng)新構(gòu)建

醫(yī)院作為重要的社會(huì)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)保障人民群眾的身體健康做出了重要貢獻(xiàn)。醫(yī)院檔案管理效率、質(zhì)量的提升對(duì)提高醫(yī)院整體醫(yī)療質(zhì)量有積極意義。新時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展迅速，并被應(yīng)用到了各領(lǐng)域中，醫(yī)院在管理方面雖然具有一定的滯后性，但也應(yīng)引入數(shù)字化技術(shù)，尤其是檔案管理方面，以此來(lái)促進(jìn)醫(yī)院整體工作效率的提升。

一、數(shù)字時(shí)代醫(yī)院檔案管理的發(fā)展機(jī)遇

1.資源高度共享

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也隨之出現(xiàn)，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，該技術(shù)的出現(xiàn)很快就得到了廣泛的使用，其最明顯的特征就是具有很強(qiáng)的信息交互性。在數(shù)字化的背景下，醫(yī)院要想更好的管理檔案，可以將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用進(jìn)去，這樣做會(huì)極大方便檔案管理人員獲取所需要的檔案信息，打破傳統(tǒng)時(shí)空的限制，讓檔案資源內(nèi)容達(dá)到快速整合的目的。不僅如此，站在傳統(tǒng)管理的角度來(lái)講，根據(jù)目前情況看，管理人員在管理檔案時(shí)，人工操作的環(huán)節(jié)比較多，導(dǎo)致出現(xiàn)了效率低下的問(wèn)題，大大降低了工作質(zhì)量。但是隨著數(shù)字化時(shí)代的出現(xiàn)，卻改變了這一問(wèn)題，同時(shí)也給醫(yī)院帶來(lái)了全新的視角，方便了對(duì)檔案的管理。數(shù)字化時(shí)代在計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的支持下，簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率，保障了對(duì)檔案管理工作的處理精度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，從而極大方便了工作人員對(duì)檔案信息的查詢。

2.手段高度靈活

在數(shù)字化時(shí)代的背景下，醫(yī)院對(duì)檔案管理的技術(shù)得到了提升，相關(guān)工作人員在查閱檔案時(shí)只需要簡(jiǎn)單在計(jì)算機(jī)設(shè)備上面輸入人員的信息就能獲取到想要的信息，極大提高了檢索入口的對(duì)應(yīng)程度，使檢索效率和準(zhǔn)確性也得到了提升。不僅如此，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，前者更能方便工作人員的查詢，使其在接觸不到信息資料的情況下就能獲取到想要的信息，從而還能保護(hù)檔案避免受到損壞。此外，數(shù)字化技術(shù)本身就具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)，所以一問(wèn)世就得到了廣泛使用。當(dāng)前，在醫(yī)院整體的管理活動(dòng)中，最為重點(diǎn)的就是檔案管理，因此工作人員一定要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，并將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)去，來(lái)提高對(duì)檔案管理的質(zhì)量和效果。

二、數(shù)字時(shí)代下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.管理觀念陳舊

根據(jù)目前情況看，我國(guó)大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理的觀念比較陳舊，使用的仍然是傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致其出現(xiàn)了損壞的情況，未能重視管理人員對(duì)信息化技術(shù)的掌握以及檔案數(shù)據(jù)的安全管理，給電子檔案的管理帶來(lái)了不利影響，嚴(yán)重阻礙了信息化技術(shù)的發(fā)展。

2.管理矛盾突出

在醫(yī)院的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員必須要處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，處理好兩者之間的矛盾。當(dāng)前是數(shù)字化的時(shí)代，各個(gè)醫(yī)院都開(kāi)始及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的管理模式與技術(shù)，但是具體的檔案管理制度還尚未完善，其嚴(yán)重影響著醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，阻礙著發(fā)展。

3.管理技術(shù)落后

在數(shù)字化的背景下，醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)管理模式，打破傳統(tǒng)管理模式觀念，給工作人員提供更好檔案管理模式。但是根據(jù)目前情況看，醫(yī)院大部分工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解度不夠，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、攝影技術(shù)等方面的掌握程度不到位，大大降低了管理工作效率，無(wú)法有效的收集與整理檔案資料。不僅如此，站在管理技術(shù)的方面講，醫(yī)院也必須要關(guān)注檔案管理互動(dòng)信息化程度高低，目前，我國(guó)大部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，信息化建設(shè)水平比較低，具體內(nèi)容如下：

（1）醫(yī)院所建立的檔案資料的數(shù)字化管理相關(guān)軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，不能準(zhǔn)確保證制作與處理電子檔案的水平。

（2）未能正確把握電子檔案之間的儲(chǔ)存關(guān)系，因?yàn)殡娮訖n案本身的儲(chǔ)存位置就比較松動(dòng)，相關(guān)工作人員只要出現(xiàn)一點(diǎn)失誤就會(huì)給電子檔案帶來(lái)安全隱患，嚴(yán)重時(shí)甚至還會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容與信號(hào)之間出現(xiàn)不可逆的變化。

（3）醫(yī)院對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及信息管理系統(tǒng)建設(shè)投入的不到位，與醫(yī)院需求缺乏匹配度，大大降低了醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)整體建設(shè)水平，導(dǎo)致檔案資料遭到損壞。

4.安全問(wèn)題突出

當(dāng)前是數(shù)字化的時(shí)代，醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)問(wèn)題：

首先，醫(yī)院一定要關(guān)注終端環(huán)境和設(shè)備場(chǎng)所的安全問(wèn)題，在當(dāng)前數(shù)字化的背景下，智慧檔案已經(jīng)成為醫(yī)院管理檔案資料的主要形式，一般情況下會(huì)將其儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者硬件設(shè)備中，在這其中如果出現(xiàn)存放區(qū)域的周?chē)h(huán)境不當(dāng)以及系統(tǒng)出現(xiàn)病毒等，都會(huì)影響智慧檔案的儲(chǔ)存，最終會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題。

其次，還要注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)資源的安全問(wèn)題，在醫(yī)院的檔案中，一般都會(huì)儲(chǔ)存患者與職工的信息、臨床與醫(yī)學(xué)研究的資料等，因?yàn)槠浔旧砭痛嬖陂_(kāi)放性，極易出現(xiàn)非法網(wǎng)址、惡意網(wǎng)站等滲入到智慧檔案的系統(tǒng)里面，從而會(huì)發(fā)生檔案資源被竊取的情況，或者被黑客惡意篡改，不利于檔案資料的保存。

最后，一定要注意操作和用戶在訪問(wèn)過(guò)程中所存在的安全問(wèn)題，在日常工作生活中，工作人員對(duì)檔案管理的操作難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，并且安全防范意識(shí)還有待提升，若不及時(shí)解決問(wèn)題，最終一定會(huì)出現(xiàn)操作人員和用戶在進(jìn)行訪問(wèn)時(shí)的越權(quán)問(wèn)題。

5.專(zhuān)業(yè)人才匱乏

根據(jù)目前情況看，在現(xiàn)代化的檔案管理活動(dòng)中，人才的匱乏已經(jīng)成為當(dāng)代社會(huì)的重要問(wèn)題之一。站在隊(duì)伍構(gòu)建方面來(lái)講，大部分醫(yī)院一般都會(huì)派醫(yī)務(wù)工作人員來(lái)兼職檔案管理人員，未能配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，即使有些醫(yī)院配備了專(zhuān)業(yè)人員，但是其缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)以及豐富的 工作經(jīng)驗(yàn)，此情況將嚴(yán)重影響到檔案管理工作發(fā)展，工作效率也會(huì)降低。

三、數(shù)字時(shí)代醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新構(gòu)建的五維路徑

1.引入先進(jìn)管理理念

近年來(lái)，因多方面因素影響，各種疾病的發(fā)生率在逐漸提升，如高血壓、糖尿病、冠心病等，極大的威脅了廣大群眾身體健康。醫(yī)院作為重要的社會(huì)公共服務(wù)場(chǎng)所，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理模式來(lái)提升工作效率，也能夠給醫(yī)院整體醫(yī)療質(zhì)量提升做出貢獻(xiàn)。數(shù)字時(shí)代下，醫(yī)院相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，在實(shí)際檔案管理工作中，理清、總結(jié)其中存在的不足，借鑒其他醫(yī)院或外國(guó)醫(yī)院先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身醫(yī)院具體情況，以此來(lái)尋求更大的發(fā)展。另外，先進(jìn)管理模式的創(chuàng)新并非一蹴而就，要腳踏實(shí)地，分階段、分層次的持續(xù)性展開(kāi)。

2.健全檔案管理制度

古語(yǔ)有云：“無(wú)規(guī)矩不成方圓?！睌?shù)字時(shí)代下，通過(guò)在檔案管理工作中深入應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，可以有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率的提升。目前，醫(yī)院檔案管理對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用依然較為薄弱，應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，有科學(xué)性、針對(duì)性的制定相應(yīng)的管理體系，且要注重管理的全面性、綜合性，尤其是在檔案搜集、檔案服務(wù)、檔案整理等方面，要有更加細(xì)化、高效化的運(yùn)行方式及監(jiān)督體系。同時(shí)，醫(yī)院不僅是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，也具有服務(wù)性質(zhì)，檔案管理工作人員要對(duì)自身工作有足夠的認(rèn)知深度，對(duì)此管理部門(mén)可定期進(jìn)行思想政治教育，促使工作人員可以認(rèn)識(shí)到檔案管理服務(wù)工作的重要性、必須性，以不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

3.全面加強(qiáng)安全管理

檔案管理工作本身便是信息數(shù)據(jù)的管理，數(shù)字時(shí)代下，各種先進(jìn)數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用是將傳統(tǒng)實(shí)體性質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐欢味纬绦蛘Z(yǔ)言，在檔案管理中深入應(yīng)用這一數(shù)字技術(shù)時(shí)，也要重點(diǎn)關(guān)注信息安全性。首先，應(yīng)從管理內(nèi)容方面入手。檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，流程煩瑣，而“細(xì)節(jié)即風(fēng)險(xiǎn)”，管理部門(mén)要在管理內(nèi)容方面做好各個(gè)環(huán)節(jié)的管控，定期進(jìn)行摸排檢查;其次，管理時(shí)機(jī)。數(shù)字化技術(shù)下，數(shù)字化檔案管理要深入注重各環(huán)節(jié)的管控，尤其是檔案生成時(shí)間、每一次調(diào)用時(shí)間等易被忽視的細(xì)節(jié);最后，管理策略。數(shù)字化檔案管理模式中，安全管理工作開(kāi)展至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)從多個(gè)方面制訂管理策略，協(xié)同共進(jìn)，如風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、硬件保護(hù)、技術(shù)支持、安全防范等，且還要有相應(yīng)的預(yù)警報(bào)警機(jī)制。

4.提高人員綜合能力

數(shù)字化背景下新型檔案管理模式的實(shí)施必須要有更多的高素質(zhì)人才作為基礎(chǔ)，醫(yī)院人力資源部門(mén)要提高重視度，從兩方面做出調(diào)整。第一，要積極轉(zhuǎn)變觀念，引進(jìn)更多的數(shù)字技術(shù)人才，在入職前做好嚴(yán)格的考察，不僅要具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)有較高的思想品德;第二，應(yīng)對(duì)原有檔案管理人員進(jìn)行二次教育，重點(diǎn)培養(yǎng)其信息化素養(yǎng)，促使其能夠更多的接受數(shù)字化技術(shù)。另外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大投資力度，不僅要繼續(xù)引進(jìn)先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，也要建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機(jī)制。

5.采用先進(jìn)管理技術(shù)

（1）優(yōu)化檔案系統(tǒng)建設(shè)

第一，積極升級(jí)或者更換標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)。站在醫(yī)院檔案管理工作人員的角度來(lái)講，根據(jù)目前情況看，要想更好地構(gòu)建出信息化管理系統(tǒng)，工作人員一定要積極升級(jí)目前所擁有的檔案管理系統(tǒng)，如果發(fā)現(xiàn)異常有必要進(jìn)行更換，保證檔案資料不受影響。另外，在對(duì)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)構(gòu)件進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，工作人員一定要秉持通用標(biāo)準(zhǔn)，在其支持下，可以有效實(shí)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)與內(nèi)外部應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)合，并發(fā)揮出自身最大優(yōu)勢(shì)，更好地為電子資料傳遞提供支撐。此外，各個(gè)醫(yī)院都必須要對(duì)現(xiàn)有信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，并采用標(biāo)準(zhǔn)化的形式，在升級(jí)過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)異常有必要對(duì)其進(jìn)行更換，但是特別要注意的是必須要保留其原有的功能和資料，保證在更新完成后能夠滿足系統(tǒng)各項(xiàng)要求，對(duì)檔案資料提供更加安全的保存環(huán)境。

第二，科學(xué)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)。在信息化檔案管理的升級(jí)工作中，會(huì)在一定程度上給醫(yī)院的工作帶來(lái)影響，因此工作人員應(yīng)該提高對(duì)其的重視度，并根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)出科學(xué)合理的方案，但是工作人員必須要重點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn)：一是做好系統(tǒng)框架的整體設(shè)計(jì)工作，設(shè)計(jì)人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行合理的層級(jí)劃分，其層級(jí)主要包括門(mén)戶、應(yīng)用、數(shù)據(jù)等。門(mén)戶則對(duì)應(yīng)的是信息檢索、查詢和記錄工作，應(yīng)用則對(duì)應(yīng)的是對(duì)檔案的借閱和使用，數(shù)據(jù)則對(duì)應(yīng)的是信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建;二是應(yīng)當(dāng)不斷完善系統(tǒng)功能，在信息化檔案管理系統(tǒng)中，工作人員必須要加強(qiáng)對(duì)資料的管理和檢索工作，作為一名檔案管理人員，完善管理內(nèi)部網(wǎng)是其本職工作，只有站在其基礎(chǔ)上才能全面匯集醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息，更好完成信息化檔案管理系統(tǒng)的更新工作。

第三，做好系統(tǒng)的建設(shè)與管理維護(hù)。在醫(yī)院檔案的管理工作中，站在其角度來(lái)講，信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量將會(huì)直接關(guān)系到此系統(tǒng)的管理效果。不僅如此，要想成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，其必須要積極的建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行定期的檢測(cè)，保證其能夠與檔案管理系統(tǒng)的要求相匹配。此外，工作人員還需要定期對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查，做好全面維護(hù)工作，為信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。

（2）積極應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)

首先，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)也隨之出現(xiàn)，數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。在此背景下，醫(yī)院的檔案管理人員可以采取多種方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，根據(jù)目前情況看，最先進(jìn)的技術(shù)就是電子檔案管理形式與文書(shū)檔案管理形式，一般情況下，文書(shū)檔案管理形式是適用范圍最廣的一種方法，因?yàn)槠渚哂屑虚L(zhǎng)期儲(chǔ)存機(jī)密性高的檔案的特點(diǎn)，所以被廣大醫(yī)院使用。但是在具體的管理工作中這種方法比較不實(shí)用，因此，工作人員還應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)資料自身的特點(diǎn)來(lái)選擇適合其使用的儲(chǔ)存方法和管理形式，采用訪問(wèn)控制技術(shù)和加密技術(shù)對(duì)備份進(jìn)行管理。

其次，在醫(yī)院檔案的管理工作中，要想加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，工作人員必須要重視其對(duì)醫(yī)院文本資源的可視化處理，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)可視化技術(shù)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的分析對(duì)比，并且還可以借助算法工具的力量，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源類(lèi)型、時(shí)間和內(nèi)容的精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)。除此之外，信息化檔案管理系統(tǒng)在可視化技術(shù)的支持下能夠深入分析主題，在此基礎(chǔ)上將可視化圖標(biāo)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，同時(shí)，還能有效幫助工作人員對(duì)信息資料進(jìn)行檢索，為信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

最后，工作人員在管理檔案時(shí)，必須要重點(diǎn)關(guān)注智能管理工具的應(yīng)用范圍和使用規(guī)范，因?yàn)槠渲饕窃诖髷?shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行生產(chǎn)的，需要工作人員主動(dòng)對(duì)其進(jìn)行使用，這樣做可以提高信息化檔案管理系統(tǒng)智能化水平，增進(jìn)與用戶感情，并且智能化還存在著自動(dòng)篩選的功能，使系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的輸入法對(duì)資源自動(dòng)進(jìn)行篩選，為醫(yī)生提供更加準(zhǔn)確的信息，讓醫(yī)生的醫(yī)療決策更加堅(jiān)定、科學(xué)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)提升醫(yī)院整體工作效率、質(zhì)量有積極意義。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，給醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)了沖擊，本文分析了數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來(lái)優(yōu)勢(shì)以及現(xiàn)存問(wèn)題，并針對(duì)性提出了幾點(diǎn)有關(guān)創(chuàng)新檔案管理模式建議，希望能夠給醫(yī)院檔案管理的發(fā)展提供力所能及的幫助。

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（作者單位：臨沂市中醫(yī)醫(yī)院 ）