大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理

馬琳

（中國(guó)核電工程有限公司，北京 100840）

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的生存、發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及業(yè)務(wù)活動(dòng)的情況，它是對(duì)企業(yè)各類數(shù)據(jù)的原始記錄，直接反映企業(yè)在各個(gè)時(shí)期的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展情況，所以檔案管理是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中非常重要的部分。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息資源的建設(shè)、開發(fā)是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是企業(yè)重要的知識(shí)財(cái)產(chǎn)和寶貴資源。隨著企業(yè)信息化水平的提升，數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的日趨成熟，本文聚焦大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理模式、管理流程和服務(wù)觀念，探索發(fā)展方向，更好地推動(dòng)企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息資源的特點(diǎn)

企業(yè)檔案管理工作不能固步自封，需要不斷探索新理念新方式應(yīng)用到實(shí)際工作中，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案工作應(yīng)首先了解大數(shù)據(jù)時(shí)代信息資源的特點(diǎn)，才能做到進(jìn)一步研究。

（一）信息資源種類豐富多元

在大數(shù)據(jù)背景下，信息資源種類顯現(xiàn)的特點(diǎn)為多元化，隨著新技術(shù)的發(fā)展，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并行產(chǎn)生，包括傳統(tǒng)文本、表格、圖片、音頻、視頻等多媒體形式，以及二維圖紙、三維數(shù)據(jù)模型等等，都是成為檔案管理工作需要考慮的存儲(chǔ)類型。

（二）信息資源數(shù)據(jù)量成倍增長(zhǎng)

伴隨多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如PDM、MES、ECM等）和設(shè)計(jì)軟件（CAD、3DMAX、CATIA等）的不斷普及和廣泛應(yīng)用，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的大量文件數(shù)據(jù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超于從前單一形式下產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)，因此，核電企業(yè)均陸續(xù)啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作，從而進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案資源信息化管理工作，同時(shí)，隨著相關(guān)技術(shù)手段和應(yīng)用平臺(tái)的不斷開發(fā)、拓展，信息化管理水平同樣不斷進(jìn)步和優(yōu)化，數(shù)字檔案館建設(shè)所必須的數(shù)據(jù)資源庫(kù)也會(huì)愈加龐大。

（三）信息資源時(shí)效性增強(qiáng)

結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下信息資源呈現(xiàn)多元化和體量龐大的特點(diǎn)，資源獲取也同樣伴隨各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)逐漸趨于順暢的交互接口，企業(yè)信息資源的獲取由電子手段代替了傳統(tǒng)人工處理，實(shí)現(xiàn)在較短時(shí)間內(nèi)可以完成資源傳遞、接收和利用，從而對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的決策發(fā)揮起最大參考作用和借鑒價(jià)值。

（四）信息資源有效性降低

大數(shù)據(jù)背景下的信息資源量雖然獲取及時(shí)，但由于數(shù)量龐大也造成信息資源有效內(nèi)容的分散，增加了有效信息獲取難度的加大，這就需要專業(yè)人員對(duì)信息資源進(jìn)行分析和研究，制定資源捕獲規(guī)則，規(guī)范信息數(shù)據(jù)歸檔制度，從而有效提煉出有價(jià)值的信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理變化

企業(yè)的發(fā)展在大數(shù)據(jù)背景下，帶來的直接反饋是數(shù)據(jù)量的成倍增長(zhǎng)，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)。應(yīng)對(duì)變化，結(jié)合文件全生命周期管理流程，檔案管理工作必然需要進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整。

（一）資源捕獲

傳統(tǒng)的檔案接收屬于資源的被動(dòng)獲取，很顯然已不能滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的要求，同時(shí)隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，大量傳統(tǒng)載體檔案已逐步通過數(shù)字化的方式轉(zhuǎn)換為有效資源。檔案資源捕獲必須借助信息化手段如檔案管理系統(tǒng)與原生數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口自動(dòng)接收，方可以滿足大量數(shù)據(jù)的快速接收和數(shù)據(jù)整合。

（二）整編管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制檔案管理方式成為大數(shù)據(jù)背景下眾多檔案管理工作的壁壘，它使得檔案工作者將多數(shù)工作時(shí)長(zhǎng)消耗在紙質(zhì)檔案規(guī)范化接收和標(biāo)準(zhǔn)化整編工作中。但伴隨企業(yè)信息化程度的不斷推進(jìn)，將逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)至檔案管理系統(tǒng)的歸檔接收自動(dòng)化，因此盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案增量電子化，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，建立標(biāo)準(zhǔn)化接口，細(xì)化電子檔案元數(shù)據(jù)，檔案工作者的工作重點(diǎn)也將從規(guī)范化接收向后轉(zhuǎn)移，由標(biāo)準(zhǔn)化整編拓展至精細(xì)化整編，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整編管理的卷、件工作也將轉(zhuǎn)變?yōu)橐詥蝹€(gè)電子檔案為基礎(chǔ)的管理，并促進(jìn)文檔一體化管理。

（三）檔案存儲(chǔ)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)會(huì)耗費(fèi)海量檔案盒、標(biāo)簽、卷內(nèi)封面、目錄和備考表，同時(shí)占用大量空間進(jìn)行安全存儲(chǔ)，并且需要匹配相應(yīng)的人力進(jìn)行出入口、上下架的管理。大數(shù)據(jù)背景下，伴隨增量電子化、存量數(shù)字化的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的管理成本和存儲(chǔ)空間將會(huì)從增量下降到總量減少的方向發(fā)展。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案類型越來越多，數(shù)據(jù)量成倍增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)量、基礎(chǔ)設(shè)施以及管理方式已不能完全滿足，更需要的是具有強(qiáng)大的硬件優(yōu)勢(shì)、可擴(kuò)展的處理技術(shù)和對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行快速分析和解析的大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，檔案存儲(chǔ)技術(shù)直接決定檔案管理水平，它依賴于系統(tǒng)又支撐著系統(tǒng)，是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的直觀表達(dá)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)智能分析的重要依托。但我們也要清楚仍有部分檔案由于某些原因會(huì)以紙質(zhì)的形式存在，且這類檔案仍具有重要意義和使用價(jià)值，因此在檔案存儲(chǔ)不僅要適應(yīng)類型多種多樣的原生電子檔案，也要保留傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)管理的模式。

（四）檔案利用

在雙套制檔案管理環(huán)境下，檔案利用主要為實(shí)體檔案利用和電子檔案利用兩種方式，實(shí)體檔案利用還需制作復(fù)制件，同時(shí)，受到檔案管理系統(tǒng)和大部分為數(shù)字化電子檔案的制約，電子檔案利用僅僅做到檔案目錄查詢的實(shí)現(xiàn)。所以大數(shù)據(jù)背景下，在檔案管理系統(tǒng)趨于成熟的基礎(chǔ)上，是以對(duì)海量數(shù)據(jù)信息內(nèi)容最大程度的挖掘和分析管理作為主要目標(biāo)，檔案利用更重要的是對(duì)信息的快速獲取以及對(duì)利用方式的便捷多樣。需要對(duì)檔案信息進(jìn)行內(nèi)容提取和分析，對(duì)不同類型的檔案信息建立內(nèi)容關(guān)聯(lián)，同時(shí)提煉出更有價(jià)值的信息內(nèi)容，從而提供大數(shù)據(jù)服務(wù)，為利用者信息獲取帶來更為智能化的服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的目標(biāo)。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理發(fā)展

（一）推動(dòng)管理模式的變革

大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理不再是傳統(tǒng)的檔案雙套制的管理模式，而是逐步轉(zhuǎn)化為單套制的管理模式，檔案管理人員的角色也從檔案管理員轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)管理員，工作重點(diǎn)更多的專注于數(shù)據(jù)的原始、完整和精準(zhǔn)。因此，大數(shù)據(jù)背景下的管理標(biāo)準(zhǔn)制度的建立顯然成為最重要的檔案管理手段，是文檔管理一體化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐，標(biāo)準(zhǔn)管理制度和文檔管理體系的發(fā)布可以有效解決電子文件實(shí)時(shí)歸檔問題，通過對(duì)企業(yè)各板塊業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生的電子文檔數(shù)據(jù)全覆蓋的管理和對(duì)接，確保企業(yè)日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有效信息資源可以順利完成歸檔。所以源頭管控作為大數(shù)據(jù)背景上企業(yè)檔案管理的最重要環(huán)節(jié)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)資源整合成為檔案管理的基礎(chǔ)目標(biāo)，所以技術(shù)要求和軟硬件支撐也逐步成為檔案管理工作中不可或缺的內(nèi)容。

（二）助力管理流程的優(yōu)化

傳統(tǒng)檔案管理工作主要注重文件成為檔案后的管理，而在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理更注重文件全生命周期管理的系統(tǒng)性和完整性。根據(jù)制定的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和體系對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔進(jìn)行整理，并同檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，利用功能完善的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文檔產(chǎn)生、歸檔、整理、利用、處置全覆蓋智能化管理。

（三）促進(jìn)服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單查詢服務(wù)模式已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案利用工作，僅僅體現(xiàn)了檔案的表象價(jià)值，而伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)于檔案內(nèi)容的分析和價(jià)值的深度挖掘成為檔案服務(wù)的重要內(nèi)容。同時(shí)，利用者需求的個(gè)性化、服務(wù)方式的智能化也成為檔案服務(wù)工作的重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容和發(fā)展方向，從而提升企業(yè)檔案利用率，最大程度發(fā)揮檔案的巨大價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)

在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中正式提出了全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理信息化思路，明確指出了檔案資源大數(shù)據(jù)化的目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館和知識(shí)服務(wù)提供決策層面的支持。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)不斷適應(yīng)信息化發(fā)展程度，在做好基礎(chǔ)檔案管理工作的前提下，努力推進(jìn)文檔管理一體化進(jìn)程，加速業(yè)務(wù)信息資源和檔案數(shù)據(jù)融合，打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)接口，構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源大數(shù)據(jù)平臺(tái)，為企業(yè)更好的開展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供有效支撐和重要保障。