談大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變革

蘆利萍

【摘? 要】當(dāng)下，伴隨信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)已全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這一背景下，人們工作、生活的方方面面都受到了極大的影響，檔案管理也不例外，傳統(tǒng)的檔案管理模式已變得不合時(shí)宜。論文分析了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理所采用的技術(shù)，深入地闡述了大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，并有針對(duì)性地提出了職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理模式變革的具體策略。

【Abstract】At present， with the wide application of information technology and network technology， China has fully entered the big data era. Under this background， all aspects of people's work and life have been greatly affected， and archives management is no exception. The traditional archives management mode has become inappropriate. This paper analyzes the technology used in archives management under the background of big data， deeply expounds the influence of big data technology on archives management， and pointedly puts forward specific strategies for the reform of archives management mode in vocational and technical college.

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);職業(yè)技術(shù)學(xué)院;檔案管理模式;變革

【Keywords】big data; vocational and technical college; archives management mode; reform

【中圖分類(lèi)號(hào)】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）09-0007-03

1 引言

現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展速度越來(lái)越快，并逐步應(yīng)用于各行各業(yè)之中。這一技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)的良好發(fā)展。

就當(dāng)前來(lái)看，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，不僅面臨著較大的機(jī)遇，也面臨著一定的挑戰(zhàn)。換言之，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行變革勢(shì)在必行。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理應(yīng)用的技術(shù)

2.1 數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式發(fā)生了顯著的變化，逐步地實(shí)現(xiàn)了電子化，不再采用以往的紙質(zhì)媒介進(jìn)行儲(chǔ)存，而是轉(zhuǎn)化為能夠被電子設(shè)備所識(shí)別的格式。

相較于傳統(tǒng)的存儲(chǔ)檔案的方式，檔案數(shù)據(jù)電子化更快捷、更方便，儲(chǔ)存的時(shí)間更加長(zhǎng)久。這種全新的存儲(chǔ)檔案的方式是隨著數(shù)據(jù)處理技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展而誕生的。

具體而言，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的提升，在處理數(shù)據(jù)信息方面展現(xiàn)出兩大特征，即便捷與高效。在這種形勢(shì)下，人們處理數(shù)據(jù)信息時(shí)，不再受限于數(shù)據(jù)的大小和種類(lèi)，借助計(jì)算機(jī)軟件，就可以在短時(shí)間內(nèi)用極快的速度采集數(shù)據(jù)信息，并對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)和進(jìn)一步加工、處理等，還利用各種軟件，從中提取出非常有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息[1]。

在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，數(shù)據(jù)處理所占的位置比較重要。在科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，唯有提升數(shù)據(jù)處理技術(shù)，方可在從事檔案管理工作時(shí)，使之變得系統(tǒng)化、自動(dòng)化。

當(dāng)下，在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，主要是借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及一些電子設(shè)備的特性，利用硬件和軟件的不同功能進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作和數(shù)據(jù)加工工作。

2.2 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

現(xiàn)如今，全世界已全面步入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檢索和獲取信息、進(jìn)行即時(shí)溝通、實(shí)現(xiàn)在線教育、在線辦公等。換言之，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使人們的生活發(fā)生了天翻地覆的變化。在檔案管理方面，也朝著檔案信息化的方向發(fā)展。

采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，極大地提升工作效率和對(duì)檔案進(jìn)行管理的水平。

在建設(shè)檔案信息化期間，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算等日漸成熟，極大地方便了檔案管理工作，使其擺脫了時(shí)間與地點(diǎn)的限制，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行高效的收集、檢索與整理，從而使檔案的功能最大限度地發(fā)揮[2]。

2.3 人工智能技術(shù)

目前，在世界三大技術(shù)中，人工智能可以稱(chēng)得上是最關(guān)鍵的一種技術(shù)，其會(huì)使人們的工作和生活發(fā)生極大的改變。當(dāng)下，在一些領(lǐng)域中，人們已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用人工智能機(jī)器人，極大地提升了工作效率。

從本質(zhì)上而言，人工智能技術(shù)是一種計(jì)算機(jī)科學(xué)，即借助先進(jìn)的技術(shù)，設(shè)計(jì)并生產(chǎn)出一些擁有高端智慧的機(jī)器，使其代替人類(lèi)提供更高的價(jià)值。

現(xiàn)如今，在實(shí)踐方面，人工智能已發(fā)展到一定階段。將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，即使檔案信息呈現(xiàn)多元化且規(guī)模越來(lái)越大的趨勢(shì)，也可以把檔案管理得更好，而且使檔案管理朝著智能化的方向發(fā)展。除此之外，在檔案管理方面，人工智能技術(shù)還為其提供了技術(shù)方面的支持。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的革新

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思維

在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，伴隨著技術(shù)的革新，人們?cè)跈n案管理方面也發(fā)生了極大的變化，最顯著的是檔案管理者的思維方式產(chǎn)生了較大的改變。而這一改變對(duì)于檔案管理工作將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

在過(guò)去，檔案管理者主要采用傳統(tǒng)的管理思維，把檔案數(shù)據(jù)信息的范圍限定在文字珍藏方面，導(dǎo)致檔案資源被極大地浪費(fèi)，嚴(yán)重阻礙了檔案價(jià)值的展現(xiàn)。當(dāng)下，隨著各種檔案資源的增加，檔案的范圍越來(lái)越廣泛，并逐步朝著信息化趨勢(shì)發(fā)展。此外，隨著智能手機(jī)、個(gè)人電腦的普及，人們應(yīng)用的軟件越來(lái)越多，從而誕生了大量的電子數(shù)據(jù)檔案。如果依舊沿用傳統(tǒng)的管理思維對(duì)檔案進(jìn)行管理，就無(wú)法充分挖掘出檔案所蘊(yùn)含的重大價(jià)值，致使一些價(jià)值較高的檔案信息被埋沒(méi)[3]。

所以，在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用背景下，檔案管理者一定要與時(shí)俱進(jìn)，改變思維模式，對(duì)于檔案管理的發(fā)展態(tài)勢(shì)進(jìn)行關(guān)注和了解，持續(xù)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，更好地從事檔案管理工作。具體而言，檔案管理者要擁有大檔案觀和大服務(wù)觀。

所謂大檔案觀，指的是擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息的種類(lèi)，并拓展檔案數(shù)據(jù)信息的范疇，即把各種形式的信息、數(shù)據(jù)、文件等都視作檔案的一部分，再借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

要做到這一點(diǎn)，檔案管理者就要轉(zhuǎn)變管理思維，充分借助各種全新的信息技術(shù)，使檔案系統(tǒng)日趨完整，從中挑選出有一定價(jià)值的信息，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)更好地進(jìn)行處理，從而使檔案管理日漸系統(tǒng)化。與此同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，對(duì)于原始數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行計(jì)算以及更進(jìn)一步的分析，充分挖掘其內(nèi)在價(jià)值，從而為接下來(lái)的決策奠定基礎(chǔ)。

所謂大服務(wù)觀，指的是摒棄傳統(tǒng)的服務(wù)理念，轉(zhuǎn)變思想，確立以人為本的服務(wù)理念，在進(jìn)行檔案管理期間，為人民群眾提供多元化服務(wù)和開(kāi)放化服務(wù)，對(duì)于不同人群的不同需求，要予以滿足。同時(shí)，要對(duì)不同種類(lèi)的檔案進(jìn)行深入的分析，從中獲取有價(jià)值的資源，從而使檔案信息的服務(wù)水平得以提升，為人們提供更好的服務(wù)。

總之，作為檔案管理者，要革新服務(wù)理念，真正從人們的需求出發(fā)，并充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)把潛在的檔案信息挖掘出來(lái)，使檔案資源的價(jià)值最大化。

3.2 革新檔案管理方式

檔案管理工作涉及諸多方面，如采集檔案信息、對(duì)信息進(jìn)行整理、對(duì)信息的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒定、對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)以及檢索檔案信息等。對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院而言，按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，人們?cè)趯?duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，往往采用較為簡(jiǎn)單的方式，所以經(jīng)常出現(xiàn)檔案價(jià)值不高的情況，而且時(shí)常有死檔案的情況[4]。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了改變，可以將原本的死檔案“復(fù)活”，積極主動(dòng)地對(duì)檔案加以利用，并結(jié)合檔案的不同特點(diǎn)與具體屬性，運(yùn)用不同的軟件管理檔案，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)中的價(jià)值。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理模式的改革策略

在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，面對(duì)檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)與人們?cè)谠摲矫娴娜滦枨?，職業(yè)技術(shù)學(xué)院一定要改革檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理方式，采用高效化、現(xiàn)代化的管理方法，使檔案管理的能力和水平獲得大幅度提升。

4.1 與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要加強(qiáng)關(guān)于改革檔案管理模式的宣傳，還要強(qiáng)調(diào)采用比較前沿的檔案管理觀念的重要性，向相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行普及。

對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作的人員而言，一定要與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)整檔案管理方面的理念，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。另外，要對(duì)檔案進(jìn)行再次加工，使其更加數(shù)據(jù)化、智能化。

在職業(yè)技術(shù)學(xué)院，很多檔案工作人員由于思想的局限性，在從事檔案管理工作時(shí)，依舊停留在以往的思維模式中，依舊沿用傳統(tǒng)的方式看待檔案工作，仍然秉持傳統(tǒng)的檔案管理理念，認(rèn)為檔案工作的重點(diǎn)在于對(duì)其進(jìn)行妥善的保管，這種理念會(huì)嚴(yán)重地阻礙職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的開(kāi)展。因此，要加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案信息化建設(shè)，就要迅速轉(zhuǎn)變檔案管理理念，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)做好檔案管理工作。

4.2 確立檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

要想促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，就要確立檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，使其在大數(shù)據(jù)背景下獲得長(zhǎng)足發(fā)展。具體而言，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)人員要充分意識(shí)到檔案管理的價(jià)值所在與重要意義，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況，確定大數(shù)據(jù)計(jì)劃，確保檔案管理按照這一計(jì)劃實(shí)施，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的管理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案數(shù)據(jù)的作用獲得最大限度的發(fā)揮，并充分利用單位在人才儲(chǔ)備與科學(xué)技術(shù)方面所具備的極大優(yōu)勢(shì)，使大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略計(jì)劃得以落實(shí)[5]。

如此一來(lái)，方可為檔案管理工作指明方向，確保檔案工作人員沿著正確的方向和計(jì)劃從事檔案管理工作，從而使檔案信息化建設(shè)得以逐步落實(shí)。

4.3 做好檔案數(shù)據(jù)的采集與處理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，職業(yè)技術(shù)學(xué)院想要做好檔案管理工作，就必須采用全新的模式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和進(jìn)一步處理。在這一過(guò)程中，要注意以下幾點(diǎn)。

首先，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要對(duì)所有部門(mén)的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，使其信息化和電子化，處理之后將其進(jìn)行提交，在學(xué)院檔案館中把這些數(shù)據(jù)信息資源都完好地保存下來(lái)。這樣可以為檔案信息化打下基礎(chǔ)，做好必要的準(zhǔn)備工作。

其次，檔案館中的數(shù)據(jù)信息難免有錯(cuò)誤之處，因此，對(duì)于檔案館中的所有數(shù)據(jù)要進(jìn)行進(jìn)一步處理，整理出其中不規(guī)范的數(shù)據(jù)和漏洞百出的數(shù)據(jù)，并將其徹底刪除，以確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

最后，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的相關(guān)工作人員在管理檔案時(shí)，要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，充分采用一些技術(shù)性較強(qiáng)的軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并采用科學(xué)的方式，對(duì)檔案中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

4.4 做好檔案數(shù)據(jù)的歸檔與存儲(chǔ)

要想對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革，就要注重檔案數(shù)據(jù)的歸檔環(huán)節(jié)與存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、合理的分類(lèi)，并對(duì)所有的檔案數(shù)據(jù)確認(rèn)有效存儲(chǔ)的期限。

具體而言，在對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，并選用合適的方式予以保存。與此同時(shí)，要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況與職業(yè)技術(shù)學(xué)院不同教職工和學(xué)生的具體需求，確定將其檔案進(jìn)行保存的合理期限。根據(jù)具體的期限要求做好相應(yīng)的存檔工作。除此之外，要采用電子存儲(chǔ)的方式將其進(jìn)行保存。

4.5 采用人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案資源管理

在進(jìn)行檔案管理時(shí)運(yùn)用人工智能技術(shù)，使其不再被傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介所約束，而是通過(guò)數(shù)字化的方式存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)之中，再結(jié)合各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和硬件設(shè)施，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化管理，如此一來(lái)，使檔案管理的效率和檔案管理的水平得以大幅度提升。

例如，運(yùn)用人工智能技術(shù)對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集之后，可以通過(guò)在相關(guān)程序中輸入關(guān)鍵詞的方式，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析以及進(jìn)一步檢索，這樣就可以在很短的時(shí)間內(nèi)快速搜索所需信息，從而在大量的檔案數(shù)據(jù)信息中找到自己需要的資料[6]。

4.6 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，要想加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案信息化建設(shè)，就要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行革新，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案館而言，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式后進(jìn)行存儲(chǔ)，從而方便人們迅速獲取需要的檔案資源。

這是因?yàn)橥ㄟ^(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分應(yīng)用，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案數(shù)據(jù)變得更加公開(kāi)、更加透明，人們完全可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取所需的檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行充分利用。換言之，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理提供了技術(shù)方面的支持，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，使檔案管理工作變得更為高效，并有效提升了檔案的利用率，使其更好地為人們提供服務(wù)。

4.7 進(jìn)一步開(kāi)發(fā)與利用檔案資源

當(dāng)下，我國(guó)職業(yè)技術(shù)學(xué)院在檔案管理方面已大體實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，即將所有的檔案資料進(jìn)行了數(shù)字化處理，并將其上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。這樣一來(lái)，檔案工作人員在管理檔案的過(guò)程中，不僅借助了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，還借助各種計(jì)算機(jī)軟件的力量，從中挖掘出有意義并且有價(jià)值的檔案信息，并優(yōu)化檔案管理措施，為職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教職工和學(xué)生提供更好的服務(wù)。

但是當(dāng)前職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員對(duì)于檔案數(shù)據(jù)尚未做到充分挖掘，所以未能充分獲取更多有價(jià)值的信息。究其原因，是其尚未掌握更好的方法，未對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)與更有效的利用。相信在不久的將來(lái)，伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員能夠提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用率。檔案管理部門(mén)要改進(jìn)管理模式，充分應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，提升檔案管理水平。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)于從事檔案管理工作的人員而言，要想有效提升檔案管理水平，就要加大檔案信息化建設(shè)力度，這是社會(huì)發(fā)展與科技進(jìn)步的必然趨勢(shì)。因此，對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院而言，要以積極的態(tài)度應(yīng)對(duì)檔案管理所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，接受檔案管理所發(fā)生的巨大變化，在檔案管理實(shí)踐過(guò)程中全面應(yīng)用信息技術(shù)，革新檔案管理理念，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，采用更現(xiàn)代化、更科技化的方式從事檔案管理工作，有效提升檔案管理的水平，充分滿足職業(yè)技術(shù)學(xué)院不同人群對(duì)于檔案的不同需求。

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