新時期做好財政局檔案管理工作的幾點建議

張玉鵬

【摘? 要】隨著我國社會的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會對市場的要求不斷變化，對財政局的檔案管理工作也提出了新的要求。財政局的檔案管理工作主要是對地方經(jīng)濟(jì)往來的信息進(jìn)行記錄，所以財政局的檔案管理工作極其重要。目前，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，財政局的檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，大力開展信息化建設(shè)。論文對新時期做好財政局檔案管理工作提出一些建議，以期推動財政局檔案管理工作質(zhì)量與水平的進(jìn)一步提升。

【Abstract】With the social progress and economic development in China， the society's requirements for the market are constantly changing， and new requirements are put forward for the archives management work of the finance bureau. The archives management work of the finance bureau mainly records the information of local economic exchanges， so the archives management work of the financial bureau is extremely important. At present， science and technology are developing rapidly， the archives management work of the financial bureau should conform to the development of the times and vigorously carry out the informatization construction. This paper puts forward some suggestions on doing well the archives management work of the finance bureau in the new period， so as to promote the further improvement of the quality and level of archives management work of the finance bureau.

【關(guān)鍵詞】財政局;檔案管理工作;建議

【Keywords】finance bureau; archives management work; suggestions

【中圖分類號】F812.2;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）09-0010-03

1 引言

當(dāng)前，社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制的改革深化，推動了市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，財政局在社會公共服務(wù)事業(yè)中占有十分重要的地位。財政局的工作關(guān)系著社會的和諧穩(wěn)定，關(guān)系著人們的基本生活狀態(tài)。檔案管理工作是財政局一項關(guān)鍵的工作，能夠規(guī)范財政局的工作內(nèi)容，促進(jìn)財政局人力資源的發(fā)展，為財政局未來的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。因此，在新時期的發(fā)展過程中，財政局需要加大檔案管理工作的力度，使檔案管理工作與時俱進(jìn)，與此同時，科學(xué)合理利用資源，以使檔案管理工作質(zhì)量與效率逐步提升。

2 財政局檔案管理工作的意義

2.1 有利于規(guī)范日常工作

無規(guī)矩不成方圓，財政局在實際的工作中若具備相應(yīng)的規(guī)范性，則能夠有效提升工作的效能，提升工作的效率，為社會公共服務(wù)事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。財政工作中的財政檔案管理工作在一定程度上可以起到規(guī)范的作用，可以根據(jù)日常財政工作的記錄將有用的文件進(jìn)行整理整合，以此對財政工作進(jìn)行規(guī)范。在相關(guān)檔案管理人員對檔案進(jìn)行收集整理時，必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，以保證檔案資料的真實有效，具有參考價值。在檔案管理的過程中，對于管理記錄內(nèi)容必須認(rèn)真核實，這樣便可以實現(xiàn)對資料來源與用途的監(jiān)督。檔案需要層層上報進(jìn)行審核，利于上級部門對檔案有充分的了解，使上級部門可以更好地利用檔案對下級部門進(jìn)行監(jiān)督。

2.2 為決策工作提供依據(jù)

財政局檔案管理工作通常是通過對財政信息進(jìn)行篩選來實現(xiàn)的。將有價值的信息通過整合、總結(jié)等方式進(jìn)行篩選，根據(jù)相關(guān)工作人員的審核來判斷這些信息是否具有真實性、有效性、價值性，審核后上報有價值的信息，使上級部門了解檔案管理的情況。通過這些信息可以對區(qū)域經(jīng)濟(jì)狀況、社會發(fā)展?fàn)顩r等進(jìn)行分析與判斷，從而制定更適合此區(qū)域經(jīng)濟(jì)情況的經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策。財政局的檔案管理工作有利于促進(jìn)社會的良性發(fā)展，有利于掌握當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，成為領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行決策工作的重要依據(jù)。因此，實施合理的檔案管理工作，有利于提升領(lǐng)導(dǎo)人員的決策能力，為財政局未來的發(fā)展提供理論依據(jù)。

3 財政局檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財政局的工作隨之革新，以此財政局檔案管理工作也需要隨之變革，進(jìn)而有效地為財政局發(fā)展提供動力。但是，現(xiàn)階段部分財政局的檔案管理工作存在較多的問題，影響財政局工作的順利實施，影響財政局發(fā)展規(guī)劃的制定。因此，財政局檔案管理的工作現(xiàn)狀大致可分為以下幾個方面。

3.1 對檔案管理工作未給予足夠的重視

只有檔案管理工作科學(xué)規(guī)范，才能成為行政管理計劃和決策的科學(xué)依據(jù)。檔案記錄了財政局的工作發(fā)展與管理活動，檔案的整理與分析是許多工作運行的基礎(chǔ)，在財政局工作中發(fā)揮著極大的作用。就目前財政局檔案管理工作的實際情況而言，仍存在一定的不足之處。其中一項就是對檔案管理工作的重視程度不足。財政局的發(fā)展與歷史主要是通過檔案資料進(jìn)行記錄的，這些檔案資料可以為未來的工作提供數(shù)據(jù)的參考與指導(dǎo)，以便于財政局各項工作的順利進(jìn)行。部分財政局的相關(guān)管理人員對于檔案管理工作沒有予以足夠的重視，檔案管理工作還停留在人工階段，隨意性較強，沒有意識到這些檔案資料對于財政局的發(fā)展與管理所起到的作用，并且也未意識到檔案管理工作可以作為財政局開展監(jiān)督檢查工作發(fā)重要依據(jù)，忽略了檔案管理工作的價值。此外，一些財政局已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，但是在實際工作中并未落實到位。財政局的管理人員對檔案管理工作的不重視，不僅會導(dǎo)致檔案管理工作的不完善，在無形中降低檔案管理部門的地位，影響檔案管理工作的有效進(jìn)行，也會導(dǎo)致儲存人員的記錄不完備，不利于為工作人員開展福利性工作，降低工作人員的積極性。

3.2 工作人員綜合素質(zhì)不高

負(fù)責(zé)財政局檔案管理工作的相關(guān)工作人員，日常主要負(fù)責(zé)檔案資料的收集、分析、處理、保存、管理等，因此，工作人員的綜合素質(zhì)及能力對于檔案管理工作的質(zhì)量和水平有著直接的影響。目前，根據(jù)我國財政局檔案管理工作的實際情況來看，部分財政局的檔案管理人員的專業(yè)水平不足，對于先進(jìn)的設(shè)備無法熟練掌握，一些管理人員嚴(yán)重缺乏相關(guān)專業(yè)知識。甚至一些財政局的檔案管理人員是由其他部門的人員兼職檔案管理工作，對于檔案資料采取分散化的管理方式，忽略了工作的協(xié)調(diào)與配合。因此，即便配備了先進(jìn)的設(shè)備，由于檔案管理人員專業(yè)知識與能力的欠缺，設(shè)備無法發(fā)揮其作用，檔案管理工作的質(zhì)量與水平也受到了影響，對于財政局的良好發(fā)展也產(chǎn)生了一定的阻礙。檔案管理人員綜合素質(zhì)不足是現(xiàn)階段較多財政局存在的問題，也是財政局在發(fā)展過程中需要解決的問題。檔案管理人員在工作中缺乏專業(yè)的素質(zhì)與專業(yè)的精神，首先降低了工作的效能，不利于工作的有序?qū)嵤?其次會導(dǎo)致財政局整體工作銜接出現(xiàn)問題，影響財政局主體工作的開展，不利于財政局現(xiàn)代化服務(wù)理念的構(gòu)建。

3.3 檔案管理工作信息化水平不高

信息化是現(xiàn)階段社會發(fā)展的熱點，其能夠運用在不同行業(yè)的技術(shù)與理念當(dāng)中。目前，我國經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度十分迅速，各行各業(yè)都朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，信息技術(shù)與人們的工作、學(xué)習(xí)、生活已經(jīng)密不可分。一般的企業(yè)、單位都開始應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，采用現(xiàn)代化管理設(shè)備。但縱觀我國財政局檔案管理工作的具體情況，部分財政局的檔案管理工作依然停留在紙質(zhì)手寫檔案資料的階段，還有一些處于紙質(zhì)與信息化檔案管理過渡階段。另外，部分財政局雖然已經(jīng)意識到檔案信息化管理的便利性，但是沒有正確選擇檔案管理軟件，選用的軟件存在許多不足，對于資料數(shù)據(jù)的移植存在問題，經(jīng)常出現(xiàn)資料丟失的情況，反而增加了檔案管理人員的工作量。財政局檔案管理信息化的水平不高，還體現(xiàn)在檔案信息儲存等方面，部分財政局運用紙質(zhì)儲存的方式，不僅導(dǎo)致檔案調(diào)用時間的延長，還導(dǎo)致檔案信息受到損壞，不利于檔案的完整性儲存，在一定程度上使檔案管理工作失去了意義。

3.4 檔案管理工作制度不健全

制度是財政單位在運行中需要重點關(guān)注的內(nèi)容，是財政單位穩(wěn)定開展工作的前提之一?？茖W(xué)的管理制度，有利于提升財政局工作人員的工作活力，活躍工作人員的工作思維，使財政局更為全面地進(jìn)行服務(wù)性工作，提升財政局的社會認(rèn)同感。部分財政局檔案管理制度不健全，管理較為混亂，對于檔案室的建立不重視，只是在辦公室內(nèi)擺放資料柜或?qū)n案資料直接放置于倉庫內(nèi)，對于檔案資料缺乏合理的管理存放，一旦發(fā)生霉變、蟲蛀等情況，為后期查閱檔案資料帶來很大困難。一些財政局建立了檔案管理制度，但對于可操作性、針對性方面缺乏考慮，對于制度的實施以及考核措施都不夠完善，難以得到真正的落實，整體工作流于形式。在財政局檔案管理工作中，工作制度的不健全，體現(xiàn)了單位在發(fā)展中的弊端，體現(xiàn)了單位工作精神的缺乏，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，影響了財政工作的有序開展。

4 做好財政局檔案管理工作的建議

現(xiàn)階段，部分財政局在發(fā)展的過程中出現(xiàn)了較多的問題，影響了工作的開展，難以體現(xiàn)財政工作的本質(zhì)，從而降低了社會人員對財政單位的認(rèn)同度，導(dǎo)致財政單位發(fā)展受到了阻礙。因此，為有效解決財政局發(fā)展過程中的問題，財政局可以從以下幾個方面入手，以此提升財政局工作的有效性與高效性。

4.1 重視財政局檔案管理工作

想要財政局檔案管理工作得到改善，需要相關(guān)管理人員對于檔案管理工作予以足夠的重視，為檔案管理工作的良好發(fā)展提供相應(yīng)的保障，從而促進(jìn)檔案管理水平的提高。具體說來，可以成立檔案管理工作小組，堅持公平公正的原則，對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督與管理，增強日常檔案資料收集、整理等工作的規(guī)范性。檔案管理工作小組在工作中還需要正確地引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行工作，以保證檔案管理人員工作的基礎(chǔ)性與實用性，培養(yǎng)檔案管理人員的工作能力。同時，檔案管理工作小組可以將檔案管理人員的工作狀態(tài)與領(lǐng)導(dǎo)人員及時傳達(dá)，既有助于保持檔案管理工作的整體性，也有助于讓領(lǐng)導(dǎo)人員了解檔案管理工作的內(nèi)容，調(diào)整財政局的核心工作，提升財政局的社會地位，讓社會人員認(rèn)識到財政局的重要性，有助于社會長治久安與健康發(fā)展。

4.2 提升工作人員綜合素質(zhì)

想要提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，需要注重對于工作人員的業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員參加專業(yè)化的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要包括專業(yè)知識與先進(jìn)技術(shù)，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，在培訓(xùn)過后要對受訓(xùn)人員進(jìn)行相應(yīng)的考核，以考核來檢驗培訓(xùn)的成果，考核結(jié)果應(yīng)該與其職位及待遇具有關(guān)聯(lián)性，這樣可以使檔案管理人員意識到其工作的重要性，端正工作態(tài)度，調(diào)動其工作與學(xué)習(xí)的熱情。財政局的領(lǐng)導(dǎo)人員在考核檔案管理人員相關(guān)的技能與素養(yǎng)后，可以以此為依據(jù)設(shè)置獎金激勵制度，運用物質(zhì)化的獎勵提升檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員學(xué)習(xí)更為有效的工作方法，更新檔案管理人員的工作意識，使檔案管理人員逐漸增強綜合素質(zhì)，為檔案人員與財政局的成長與發(fā)展提供良好的動力。同時，財政局的領(lǐng)導(dǎo)人員可以先了解檔案管理人員的基礎(chǔ)工作能力，再分成不同的工作小組進(jìn)行管理，不僅有利于增強檔案管理人員自身的工作能力，還有利于培養(yǎng)人員專屬的工作能力，加快檔案管理工作的進(jìn)程，增強檔案管理工作的科學(xué)性。

4.3 加強檔案管理工作信息化建設(shè)

信息化是各個領(lǐng)域未來的發(fā)展趨勢，財政局檔案管理工作也要順應(yīng)潮流，跟上時代發(fā)展的腳步，加強信息化建設(shè)。財政局應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的實際情況引進(jìn)適合的設(shè)備，提供良好的硬件條件。注重軟件的開發(fā)與使用，使軟件具有良好的通用性與對接性，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。與此同時，財政局的領(lǐng)導(dǎo)人可以引進(jìn)檔案管理信息化的人才，利用“以新帶老”的工作方式，培養(yǎng)老員工信息化工作的能力，同時，發(fā)展新人才的優(yōu)勢，加快檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程，讓信息化的工作理念充分融入檔案管理工作當(dāng)中。

4.4 健全檔案管理工作制度

部分財政局檔案管理部門由于條件限制，硬件設(shè)備不健全，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)缺乏，導(dǎo)致檔案管理工作較為落后，對于現(xiàn)代化的辦公需求難以滿足。此時相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)班子必須重視管理制度的建立與健全。建立完善的檔案資料收集規(guī)范體系，明確檔案管理職責(zé)，逐步提高檔案管理自動化、信息化水平。規(guī)范檔案管理各個環(huán)節(jié)，職責(zé)劃分清晰，實行崗位責(zé)任制，責(zé)任落實到個人，促進(jìn)檔案管理人員工作觀念的更新，增強檔案管理人員的責(zé)任心。財政局的領(lǐng)導(dǎo)人可以借鑒優(yōu)質(zhì)單位的檔案管理制度，吸收其優(yōu)良的制度理念，根據(jù)本單位工作的實際情況進(jìn)行“本土化”的革新，從而不斷健全檔案管理的制度，在引導(dǎo)檔案管理人員工作的同時，規(guī)范檔案管理人員的工作行為。因此，財政局在檔案管理工作革新的過程中，需要健全檔案管理工作制度，進(jìn)而推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

4.5 創(chuàng)新檔案管理工作的方法和思路

創(chuàng)新是發(fā)展的動力之一，是財政局在工作中需要注重的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。提高財政局對于檔案管理工作的重視程度，就要摒棄檔案管理工作中的錯誤觀念，將檔案管理工作作為財政局工作中重要的組成部分，在檔案管理中形成有序運行機制，并且可以充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)財政局整體發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展趨勢。在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)者對待檔案管理工作要公正、客觀，要加大監(jiān)管和考核的力度，將檔案管理工作視為日常工作中的重點。將檔案管理工作納入財政局管理計劃中，與年度績效考核掛鉤，通過領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理工作的重視，影響檔案管理人員，促進(jìn)其不斷進(jìn)步。同時，要注重檔案管理人員的責(zé)任心與事業(yè)心的培養(yǎng)，嚴(yán)格按照相關(guān)制度將檔案管理工作落實。因此，在財政局檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，領(lǐng)導(dǎo)者需要從自身出發(fā)，先認(rèn)知檔案管理工作創(chuàng)新的方式與方法，再引導(dǎo)檔案管理工作人員進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，以此增強檔案管理人員創(chuàng)新的意識，創(chuàng)新檔案管理人員的工作思路。

5 結(jié)語

綜上所述，新時期財政局檔案管理工作可以起到規(guī)范作用，還可以為決策工作提供依據(jù)，但也存在一些不足之處。檔案管理工作是財政局內(nèi)部工作的重要組成，是財政局有序開展工作的基礎(chǔ)保障。因此，財政局需要對檔案管理工作予以足夠的重視，提高工作人員綜合素質(zhì)，加強檔案管理工作信息化建設(shè)，建立健全檔案管理工作制度。從領(lǐng)導(dǎo)者到檔案管理人員都要樹立正確的觀念，讓相關(guān)的制度得到貫徹落實，使檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提高，實現(xiàn)檔案管理工作信息化、科學(xué)化發(fā)展。

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