中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題及改進

張宓

存貨是能給企業(yè)帶來利潤的重要資源，是生產(chǎn)經(jīng)營中必不可少的資產(chǎn)，對企業(yè)正常運營具有重要意義。在經(jīng)濟飛速發(fā)展的情況下，企業(yè)之間的競爭越來越激烈，每個企業(yè)都想要企業(yè)利潤最大化，其對存貨管理的水平也就顯得尤為重要。但是當前，有些規(guī)模不大的民營企業(yè)對存貨管理重視不足、制度缺失，導致管理不到位。本文通過對中小民營企業(yè)存貨管理中存在的問題進行分析，并提出針對性對策，希望對中小型民營企業(yè)健康發(fā)展有所幫助。

一、中小民營企業(yè)加強存貨管理的重要性

1.存貨管理的概念。存貨是指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品，或仍然處于生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品，以及在生產(chǎn)過程或提供勞務過程中將要消耗的材料、物料等，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。存貨管理包括了存貨的采購、儲存、銷售、盤存等環(huán)節(jié)的管理。

2.中小民營企業(yè)加強存貨管理的意義。存貨管理就是在平衡生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)中，保證存貨數(shù)量合理、安全、完整，實現(xiàn)存貨成本最優(yōu)化，這樣既保證生產(chǎn)的順利進行，也保證銷售的流暢性，可以更好地滿足市場需要。中小民營企業(yè)通過加強存貨管理，可以降低存貨占用資金，將解放出來的資金有效地投入到企業(yè)其他發(fā)展項目中去，從而獲取更多收益。同時，加強存貨管理，有助于提高存貨的周轉(zhuǎn)率，降低企業(yè)運營成本，不斷擴大企業(yè)的再生產(chǎn)。

二、中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題

1.沒有健全的管理制度。首先，完善的存貨管理制度對企業(yè)是非常重要的，應該從物資運輸、采購、入庫、保存、領用、銷售、盤點等各個環(huán)節(jié)著手，將責任落實到位。但是，一些中小企業(yè)因為規(guī)模小，制度上不完善，大多數(shù)只是一個框架式文件，沒有具體的管理要求，且內(nèi)部各部門間缺乏及時有效的溝通，工作人員操作就會隨意性很強。例如：有些中小民營企業(yè)由于訂單緊急等原因，存在部分物料實物不經(jīng)倉庫直接從車間進出，與供應商、客戶交易的情況發(fā)生。直到供應商發(fā)票開來了，或者客戶需要企業(yè)開發(fā)票了，財務部門才知道交易的情況，然后再補辦手續(xù)，這樣不按流程辦事缺乏復核監(jiān)督，隨意性太大，可能造成錯誤和舞弊風險，給企業(yè)管理帶來風險。其次，內(nèi)部控制不嚴，對于存貨管理沒有明確的分工，在中小企業(yè)里面經(jīng)常都是一人身兼數(shù)職，甚至一個人包攬了存貨的所有環(huán)節(jié)：入庫、領用到出庫，很容易發(fā)生錯誤，甚至是徇私舞弊;管理不嚴格，甚至任由他人進出倉庫，私自拿取存貨，而沒有辦理手續(xù)，有可能還有人將公司價值貴重的存貨偷盜，最后造成賬物不符，給公司資產(chǎn)管理帶來不良影響。

2.管理者及倉庫保管人員缺乏應有的重視。首先，企業(yè)高層管理者對存貨管理的重要性沒有足夠的認識，他們往往認為只要能把握好市場，產(chǎn)品有銷路就好，卻忽視了企業(yè)內(nèi)部的管理，特別是存貨管理，他們認為存貨管理很簡單，把貨物盤點清楚是特別簡單的事情，而不知道其實存貨管理是在企業(yè)供應鏈中十分重要的一環(huán)。采購、財務、銷售、生產(chǎn)等部門的管理人員，由于專業(yè)知識缺乏，各部門之間沒有良好的溝通，導致存貨儲備低于市場需求或者存儲積壓等問題，這樣會使企業(yè)蒙受巨額損失。其次，倉庫保管人員專業(yè)水平不高，很多企業(yè)對倉庫保管員要求不高，只是在存貨數(shù)量上進行驗收，能做好手工賬就好。其實，大多數(shù)倉庫保管人員對倉儲流程不懂，存貨保管方面知識欠缺，在貨物的驗收、保管、發(fā)出上，經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，工作效率低下。而且，現(xiàn)在是信息化管理，必須要電腦賬和手工賬相對應，但由于工作人員能力不足，導致存貨數(shù)據(jù)丟失和傳遞不及時，影響數(shù)據(jù)匯總和工作進度。

3.保管措施和場地管理不到位。很多中小民營企業(yè)，出于滿足生產(chǎn)需要和節(jié)約成本的需求，因此在倉庫管理上隨意性比較大，場地劃分很小一塊，導致倉庫貨物到處亂擺放，這樣做的后果就是貨物的遺失，要用的時候往往不知道存放地點;有些企業(yè)，存貨管理不到位，采購的貨物沒有人及時接收，供應商隨便堆放，到貨單管理不嚴，貨物并沒有及時由保管員接收，待生產(chǎn)需要時卻找不到，迫不得已就再去采購。上述問題不僅是浪費了企業(yè)資金，同時也造成生產(chǎn)上的延遲，導致發(fā)貨不及時等一系列問題。

4.缺乏合理的采購計劃。目前很多企業(yè)在存貨管理方面忽視了存貨成本和企業(yè)資金的占用情況，往往在存貨的采購上是依靠人為主觀經(jīng)驗的判斷，各部門溝通也不及時，采購人員只是在電腦上看看庫存情況，沒有考慮存貨入賬是否及時，數(shù)據(jù)是否精確，不跟倉庫管理人員及時溝通，而盲目地下單采購，造成存貨儲備和實際需求是脫節(jié)的。長此以往，一方面如果采購過多，造成存貨的積壓，會過多地占用企業(yè)資金，給企業(yè)資金帶來巨大壓力;另一方面如果存貨過少則會影響企業(yè)的正常生產(chǎn)，從而影響到銷售計劃，導致信譽受損，失去很多市場機會，最終影響企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

三、中小民營企業(yè)加強存貨管理的對策

1.建立健全的企業(yè)存貨內(nèi)控管理制度。首先，中小企業(yè)要充分分析企業(yè)自身的存貨管理存在的問題，加強內(nèi)部控制制度上的完善，制定出完整的內(nèi)部流程操作手冊，每個部門相關(guān)人員明確自身職責。從銷售部門接到訂單，到生產(chǎn)部門按需申請存貨采購請求開始，再到采購部門按需開始采購，重點要求規(guī)范其采購人員行為，增加采購透明度。其次，存儲方面，倉庫管理人員不能一人身兼數(shù)職，不能同時登記進銷存，不得擔任會計部門關(guān)于存貨相關(guān)賬物的登記職務等相關(guān)崗位，要多增加人手，做到相互牽制，相互監(jiān)督。同時制訂倉庫重地管理辦法，倉庫重地不得其他不相關(guān)人員隨意進出，不得由不相關(guān)人員代為收取貨物。再其次，加強財務核算，企業(yè)從銷售接到訂單，到生產(chǎn)部申請采購，到實際采購，倉庫的入庫、領用、出庫等等，每一步都要建立手工賬和電子賬并存，便于為最終的詳盡記錄提供原始數(shù)據(jù)備查，出現(xiàn)問題可以追查到人，財務部門在存貨記錄方面切記要遵循會計相關(guān)制度，防止錯記、重記、漏記等現(xiàn)象，做到賬實相符，真實準確的反映存貨的價值，保證財務報表的真實性，為企業(yè)決策者提供有效的數(shù)據(jù)。這樣每個部門齊心協(xié)力、充分溝通，形成一個良好的企業(yè)內(nèi)部循環(huán)管理，為企業(yè)發(fā)展壯大奠定一個良好的環(huán)境。

2.提高企業(yè)高層對存貨管理重要性的認識。企業(yè)高層應該有高瞻遠矚的目光，不能只知道沖鋒陷陣爭取產(chǎn)品市場，還要有加強企業(yè)內(nèi)部管理的意識，積極參加企業(yè)管理方面的學習，指導企業(yè)建立行之有效的存貨管理制度。領導有意識、有魄力，這樣下面管理人員才有動力，有信心去管理好公司的存貨，制定出適合企業(yè)自身的存貨管理制度并加以實施。

3.加強管理人員素質(zhì)和倉庫管理人員業(yè)務水平。加強各管理人員的素質(zhì)，應該對每一個相關(guān)人員都要進行崗前培訓，在工作過程中，部門經(jīng)理、主管要對下屬人員進行作業(yè)指導，提高業(yè)務水平。加強采購人員業(yè)務水平是非常重要的，采購人員的培訓，要讓他們了解企業(yè)生產(chǎn)工藝流程，培訓他們的議價能力;質(zhì)檢人員需要培訓對產(chǎn)品熟悉度，熟悉對產(chǎn)品質(zhì)量的要求;財務人員要懂存貨管理知識，成本管理等專業(yè)知識，為企業(yè)的存貨管理保駕護航。同時，加強倉儲人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，業(yè)務上的操作，職業(yè)道德素質(zhì)的修養(yǎng)都很重要。公司對每一個相關(guān)員工都積極培養(yǎng)，讓他們都成為公司的優(yōu)秀人才，公司還應該采取績效考核的方式，調(diào)動每個員工的積極性，為企業(yè)的存貨管理貢獻自己的力量。

4.建立行之有效的保管措施。企業(yè)應真正重視存貨的管理工作，要從規(guī)范存貨驗收程序和方法開始，供應商送來原材料，要根據(jù)入庫單及時清點貨物，將貨物分門別類，整齊的放在指定區(qū)域的貨架上，不能隨便亂擺放，同時及時做好貨物入庫手續(xù);車間人員根據(jù)生產(chǎn)訂單領料，而不是隨意性、一次性大批量的領用，或者沒有任何手續(xù)就到倉庫領取物資，甚至在倉庫保管員不在的狀況下私自去領用的現(xiàn)象一定要杜絕。倉庫管理員一定要有認真負責的態(tài)度，根據(jù)相應制度，必須做到根據(jù)入庫單、領料單等及時做好賬，建立備查手冊，銷售出庫單，報廢單等單據(jù)都要有，并及時入賬，貨物是有序出庫，而不是雜亂無章隨便領用，方便倉庫管理人員及時掌握存貨的使用情況，方便倉庫管理人員盤查清點。同時為了提高存貨管理效率，企業(yè)需要使用ERP系統(tǒng)來進行管理，應該根據(jù)企業(yè)自身的特點，開發(fā)一套適合自己企業(yè)需要的庫存管理系統(tǒng)，財務部門就需要及時進行電子賬的處理，做到財務和倉庫同步，同時可以給采購部、銷售部都共享庫存信息。企業(yè)還應該建立盤點制度，財務部門牽頭，定期或不定期抽查，年底大盤查，及時發(fā)現(xiàn)存貨問題，及時采取措施進行糾正。

5.根據(jù)銷售計劃制定相應的采購計劃。存貨的采購應該是建立在銷售計劃基礎上的，必須以銷售訂單為基準，生產(chǎn)部門下采購申請，最后采購部門根據(jù)審批單才最終進行采購計劃。存貨過多，占用公司資金，降低資金使用效率;存貨過少，不能滿足日常生產(chǎn)需要，耽誤生產(chǎn)進度，從而影響到銷售發(fā)貨，所以各部門應該加強溝通，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)和銷售實際情況制定合理的存貨儲備量，制定合理的采購計劃。采購部門需要了解各家供應商的生產(chǎn)能力、信譽和資歷情況，建立供應商檔案，根據(jù)市場變化從中擇優(yōu)選擇適合的供應商，降低采購成本，增強企業(yè)抵御市場變化的風險，同時也能避免采購人員與供應商勾結(jié)損害公司利益情況的發(fā)生。

（作者單位：寧波水表（集團）股份有限公司）