信息化在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

朱麗紅

摘 要：文章以高校檔案管理作為切入點(diǎn)，立足于信息化技術(shù)的應(yīng)用，分析當(dāng)下高校檔案管理中存在的不足，并探討信息技術(shù)在其中運(yùn)用的可行性，闡述應(yīng)用的方法和措施。

關(guān)鍵詞：信息化;高校檔案;管理

0? ? 引言

隨著素質(zhì)化教育和新型課程改革的深入發(fā)展，國家在宏觀上對(duì)學(xué)校建設(shè)的要求也有了更加明顯的調(diào)整和轉(zhuǎn)變，不再以人工信息處理模式為本位，而是更加強(qiáng)調(diào)先進(jìn)技術(shù)和手段的運(yùn)用，這種變化也給高校的改革提供了新的思路和依據(jù)。而檔案管理作為記錄高校發(fā)展歷程，反映高校人才隊(duì)伍建設(shè)情況的重要基礎(chǔ)，在這種情況下也應(yīng)當(dāng)受到更加高度的重視和關(guān)注，特別是就檔案管理的創(chuàng)新來講，要尤為強(qiáng)調(diào)與信息技術(shù)的深度結(jié)合。

1? ? 分析高校在檔案管理中存在的問題和不足

從高校的檔案管理工作來看，其自身牽涉到高校各種類型的日常活動(dòng)，并且也涉及學(xué)生的成長和發(fā)展，檔案信息化的建設(shè)能夠讓高校構(gòu)建數(shù)字化校園，拓展高校檔案管理的模式和渠道。雖然這兩者的結(jié)合已經(jīng)取得了一定范圍內(nèi)的共識(shí)，但在具體實(shí)踐的過程中卻仍舊存在一些鮮明的問題和缺陷。

1.1? 融合度不高

雖然有相當(dāng)一部分高校都針對(duì)檔案管理引進(jìn)了多樣化的信息技術(shù)，但從檔案管理的工作實(shí)效性來看，信息技術(shù)的應(yīng)用程度并不夠深入。具體表現(xiàn)為，首先，高職院校的檔案管理平臺(tái)沒有凸顯出互動(dòng)性的特點(diǎn)，雖然實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的數(shù)字化處理，但這也給平臺(tái)帶來了更加多樣的文字信息，然而數(shù)字技術(shù)并沒有對(duì)這些文字信息進(jìn)行深入的分析，這就使得高校的檔案管理人員無法深度了解信息需求者的要求和期待，阻礙了高校檔案管理的調(diào)整和轉(zhuǎn)型。例如，如果學(xué)生想要通過檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)查閱與自己有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，只能按照系統(tǒng)給定的范圍和要求輸入，然后再由系統(tǒng)篩選出相關(guān)的數(shù)據(jù)。若是系統(tǒng)無法檢索到學(xué)生輸入的信息，往往不能將這一情況進(jìn)行記錄和反饋，這就破壞了學(xué)生的查詢體驗(yàn)。同時(shí)，部分高校在選擇電子檔案文件格式的時(shí)候，也存在一定的誤區(qū)，導(dǎo)致信息需求者在查閱的過程中，只能把相關(guān)的文件轉(zhuǎn)成特定的格式才能繼續(xù)進(jìn)行閱讀，這就大大降低了檔案信息利用的效率和速度，也降低了查詢的質(zhì)量[1]。

1.2? 設(shè)施不夠完善

硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)自始至終都是支撐信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的核心基礎(chǔ)。但不可否認(rèn)的是，有相當(dāng)一部分高校卻并沒有針對(duì)自身的系統(tǒng)進(jìn)行完善，沒有購入更加先進(jìn)的硬件設(shè)施，也沒有打造特定的信息運(yùn)行中心，沒有針對(duì)硬件設(shè)備投入足夠的資金，在這種條件的限制下，高校對(duì)檔案信息化建設(shè)的熱情也會(huì)受到打擊。另外，即便是部分高校構(gòu)建了信息管理系統(tǒng)，但這一系統(tǒng)的使用率卻并不突出，這一問題的根源就在于基礎(chǔ)硬件設(shè)施的不完善。雖然的確有部分高校購置了相關(guān)的設(shè)備和器材，但仍舊沒有彌補(bǔ)，掃描儀和打印機(jī)等關(guān)鍵設(shè)備的欠缺。以上這些也足以說明，設(shè)備結(jié)構(gòu)的不完善會(huì)阻礙信息技術(shù)的應(yīng)用和普及。與此同時(shí)，高校在檔案管理的過程中，通常會(huì)建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，但這些數(shù)據(jù)庫的管理和運(yùn)行卻缺乏統(tǒng)一的平臺(tái)基礎(chǔ)，所以也給信息的傳遞和共享帶來了嚴(yán)重的阻礙。而不同的機(jī)構(gòu)在負(fù)責(zé)自身檔案管理的時(shí)候，也會(huì)出現(xiàn)一些矛盾和沖突，例如，學(xué)生的檔案管理大多都是由學(xué)生處負(fù)責(zé)，而教師的檔案管理由人事處負(fù)責(zé)，教學(xué)工作的安排是教務(wù)處負(fù)責(zé)，這些檔案在內(nèi)容上都存在明顯的區(qū)別，所以應(yīng)用的軟件也不盡相同，這就在很大程度上降低了信息的共享性[2]。

1.3? 安全性不足

雖然檔案的信息化管理可以為需求客戶提供更大的便利，但網(wǎng)絡(luò)本身就具有明顯的開放性和復(fù)雜性特點(diǎn)，所以平臺(tái)的運(yùn)行也會(huì)受到許多不安全因素的干擾，高校的檔案信息也面臨著被泄露和被盜取的風(fēng)險(xiǎn)。但不可否認(rèn)的是，部分高校檔案管理人員并沒有具備過硬的專業(yè)素質(zhì)，他們?cè)诩夹g(shù)因素的限制下，也無法采取及時(shí)有效的安全技術(shù)防范措施，這就給信息泄露提供了溫床。

2 分析信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的可行性

2.1? 重視程度有所提升

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了深度的普及，并且也成為群眾生產(chǎn)生活的重要組成部分，在這其中，教育領(lǐng)域也自然不會(huì)例外，檔案管理的信息化建設(shè)已然成為高校建設(shè)工作的重要組成部分，能夠充分體現(xiàn)出高校自我發(fā)展的水平和素質(zhì)。目前，越來越多的高校管理者都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到校園信息化發(fā)展的重要性，檔案信息不僅能夠印證高校發(fā)展的軌跡，同時(shí)也能夠拓展高校教育的服務(wù)渠道。而信息化管理系統(tǒng)的完善，能夠充分發(fā)揮出信息的價(jià)值和作用。也就是說，思想和意識(shí)的轉(zhuǎn)變能夠?yàn)闄n案管理的信息化發(fā)展提供重要的理念保障，也能夠完善相關(guān)的建設(shè)組織[3]。

2.2? 信息技術(shù)的有效支撐

筆者在上文中已經(jīng)提到過，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)闄n案管理帶來明顯的效益，而這一效益也獲得了越來越多教育工作者的肯定和認(rèn)可，這一態(tài)勢(shì)就會(huì)反向敦促高校引進(jìn)更加先進(jìn)的技術(shù)和手段。在這其中，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)步，大致可以從3個(gè)方面來論述。首先是軟件的完善，檔案信息管理系統(tǒng)的內(nèi)存越來越大，能夠靈活處理更加海量的數(shù)據(jù)，并且也能夠保證運(yùn)行的效益，避免出現(xiàn)卡頓的問題。其次是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善，校園網(wǎng)的功能已經(jīng)得到了拓展，所以檔案信息平臺(tái)的運(yùn)行也擁有了更加完善的技術(shù)保障。最后是信息資源共享率的明顯提升，這也敦促高職院校發(fā)展的完善。再加上，社會(huì)范圍內(nèi)的教育資源本身就呈現(xiàn)出了共享的趨勢(shì)，所以高校也應(yīng)當(dāng)注重對(duì)平臺(tái)的完善，為后續(xù)的信息傳遞做足準(zhǔn)備，強(qiáng)化與其他高校之間的交流和溝通，互相借鑒有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.3? 檔案管理人員水平的進(jìn)步

近些年來，高校對(duì)自身信息化建設(shè)的要求越來越嚴(yán)格，所以也提高了對(duì)隊(duì)伍建設(shè)的重視和關(guān)注，檔案管理人員學(xué)習(xí)了更為先進(jìn)的理念和知識(shí)，自身的信息技術(shù)水平也有了較為明顯的進(jìn)步。另外，高校也針對(duì)隊(duì)伍的建設(shè)，設(shè)計(jì)了相應(yīng)的培訓(xùn)方案，推動(dòng)檔案管理人員接受系統(tǒng)的鍛煉。同時(shí)，檔案管理人員自身的意識(shí)也在不斷調(diào)整，他們對(duì)信息化的理解更加深入，也已經(jīng)充分把握檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義和必要性。所以，從職業(yè)生涯的角度來看，檔案管理人員也在更加積極的提高自身的綜合素質(zhì)，優(yōu)化現(xiàn)有的業(yè)務(wù)水平，從而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢(shì)。

3? ? 分析信息技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的方法和措施

3.1? 樹立檔案意識(shí)

高校應(yīng)當(dāng)樹立信息化管理的檔案意識(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和引導(dǎo)，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部信息化的宣傳，而在宣傳的過程中要力求三個(gè)到位。首先，管理層和檔案管理人員需要讓自己的認(rèn)識(shí)跟上時(shí)代的潮流和腳步，管理者不僅要把檔案信息化建設(shè)作為自身工作的重要組成部分，同時(shí)也需要把這一環(huán)節(jié)當(dāng)作高校長期發(fā)展的有效推動(dòng)力。其次，高職院校應(yīng)當(dāng)設(shè)置專項(xiàng)的資金，要加大財(cái)力的投入，不僅要為檔案的信息化建設(shè)做足前期的準(zhǔn)備，同時(shí)也要考慮到檔案后期的維修和保養(yǎng)，提高人力資源和物力資源的分配效率，設(shè)置試點(diǎn)項(xiàng)目。最后，高職院校應(yīng)當(dāng)保證自身的管理到位，要完善現(xiàn)有的檔案工作流程，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)明確自身的職責(zé)和使命，認(rèn)真執(zhí)行各種任務(wù)和命令。

3.2? 構(gòu)建資源共享平臺(tái)

高校應(yīng)當(dāng)充分利用云技術(shù)，從硬件設(shè)施和云管理平臺(tái)出發(fā)，設(shè)計(jì)出合理的云檔案管理應(yīng)用程序。在這其中，基礎(chǔ)的硬件計(jì)算設(shè)備主要包括網(wǎng)絡(luò)交換器、計(jì)算節(jié)點(diǎn)等等。而云管理平臺(tái)主要針對(duì)的是硬件設(shè)備的應(yīng)用，能夠有效集成各種器材的功能和技術(shù)。就云檔案管理應(yīng)用來看，其自身主要針對(duì)的是各類信息用戶，采取相應(yīng)的操作手段管理軟件。而這一平臺(tái)的構(gòu)建，不僅可以提高信息傳遞的速度，同時(shí)也可以打破不同部門之間溝通的壁壘，讓檔案信息從傳統(tǒng)的封閉狀態(tài)中脫離出來，避免重復(fù)管理問題的出現(xiàn)，降低高校信息化建設(shè)的投入和成本。

3.3? 完善安全性保障體系

高校應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到，信息技術(shù)應(yīng)用的雙重屬性，既需要明確信息技術(shù)能夠帶來的幫助，也應(yīng)當(dāng)關(guān)注信息技術(shù)在應(yīng)用中存在的安全漏洞和缺陷。特別是信息的泄露和丟失問題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案資料的類型，對(duì)其進(jìn)行等級(jí)和層次上的劃分，然后對(duì)檔案資料進(jìn)行加密保護(hù)，設(shè)置不同的使用權(quán)限，并對(duì)訪問者的身份進(jìn)行識(shí)別，以此來排除外界不法分子的干擾和入侵。當(dāng)面臨版本更新不兼容，儲(chǔ)存在載體損壞這一類問題的時(shí)候，高校應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大自身校園網(wǎng)絡(luò)的覆蓋范圍，而且要把握好資料，利用設(shè)置的尺度，既要保證機(jī)密的安全和穩(wěn)定，也要保證信息查閱的便捷和迅速，方便使用者的操作和搜索。除此之外，高校也應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的防火墻，或者是安裝殺毒軟件，對(duì)檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行階段性的排查和檢測(cè)，探究平臺(tái)的運(yùn)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取措施進(jìn)行解決。

4? ? 結(jié)語

綜上，持續(xù)性推動(dòng)信息技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用是合理且必要的舉措，這是調(diào)整高校信息處理模式的應(yīng)有之策，也是提高高校信息化發(fā)展水平的有效措施。本文通過檔案意識(shí)的樹立，資源共享平臺(tái)的搭建，安全性保障體系的完善，能力的訓(xùn)練這幾個(gè)角度論述了信息技術(shù)的應(yīng)用方法和舉措，充分結(jié)合了高校素質(zhì)化建設(shè)的基本方向和訴求，能夠幫助高校解決在檔案管理中遇到的問題，具有合理性與可行性。在未來，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)從更多的角度去尋找優(yōu)化的方法。

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[2]肖鴻強(qiáng).高校人事檔案信息化管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （11）：57.

[3]劉昊天.高校人事檔案信息化管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用[J].科技視界，2020 （12）：163-165.

（編輯 何 琳）