關(guān)于檔案規(guī)范化管理的幾點思考

徐超

摘要：新時期的事業(yè)單位內(nèi)部工作體制與現(xiàn)行管理模式正在不斷地改進完善?，F(xiàn)如今，檔案管理問題已經(jīng)逐步成為了目前事業(yè)單位管理中首先需要解決的問題之一。由于目前檔案管理制度的欠缺、檔案管理技術(shù)落后等問題都是影響事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的主要因素。因此，相關(guān)工作人員要不斷強化對此類問題的分析與管控。鑒于此，文章對事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化工作策略進行了研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

1檔案管理規(guī)范化的作用

隨著企事業(yè)單位檔案管理理念的不斷創(chuàng)新，檔案管理規(guī)范化的涵義也被理解得更為透徹，人們已經(jīng)意識到檔案管理規(guī)范化的重要作用。首先，提升工作效率。檔案管理工作受到傳統(tǒng)管理思想的影響較大，長期處于混亂狀態(tài)，實行檔案管理規(guī)范化以后，將打破這一困境，每個部門都能夠協(xié)同合作，按規(guī)章制度開展流程化工作，解決了各自為政的“孤島現(xiàn)象”，將大大改善檔案管理低效率的問題，顯著提升工作效率和工作質(zhì)量。其次，完善管理程序。檔案管理工作涉及到的環(huán)節(jié)并不復(fù)雜，關(guān)鍵就是工作中要認(rèn)真和細(xì)致。檔案管理規(guī)范化能夠讓原有分散的工作集中進行，將寬泛的管理程序具體化，有利于增強檔案管理工作的實效性提升。

2當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2.1信息化程度低

隨著大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)的應(yīng)用，各地區(qū)檔案管理信息化工作也暴露出了很多問題。由于軟硬件設(shè)施的參差不齊，管理人員思想認(rèn)識的不同，使得各地檔案管理工作的開展也有著顯著差別。尤其是中小型城市的企事業(yè)單位檔案管理工作，信息化建設(shè)程度嚴(yán)重落后于大城市。這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率較低，且標(biāo)準(zhǔn)化程度低，不利于工作的開展。

2.2政策落實緩慢

我國新檔案法修訂后，針對檔案管理工作曾經(jīng)出現(xiàn)的各種問題予以解釋，有關(guān)部門出臺相關(guān)政策，然而很多企事業(yè)單位對新法規(guī)、新政策一知半解，并沒有將政策一一落實，還是延用著傳統(tǒng)的檔案管理方法，導(dǎo)致很多工作無法順利開展。有些偏遠(yuǎn)地區(qū)的企事業(yè)單位甚至都沒有建立專門的檔案管理部門，而是將檔案管理與辦公室管理工作混在一起，檔案管理工作職能根本不能得到有效發(fā)揮，檔案信息利用更是困難重重。

3事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的實踐思路

3.1加強檔案管理方式的改革與升級

為增強檔案信息的搜索效率，需要積極借助計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，方便檔案管理人員進行及時地查找利用，由此逐步改進以往的檔案管理形式及其方法。除此之外，需要定期對各式各樣的檔案材料開展維護工作，采取數(shù)字化掃描、病毒查殺以及在線病毒檢測的方式進行統(tǒng)一的維護與管理，做好重要檔案文件的備份工作，并給予妥善的保存。這樣既可以確保檔案信息的安全性，也可以節(jié)省大量的維護管理時間。

3.2深化對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識

想要促進事業(yè)單位檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，事業(yè)單位就需要不斷深化并明確對于檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)知。在此過程中，相關(guān)的事業(yè)單位一定要結(jié)合實際的檔案管理制度、檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)能力以及對于檔案管理工作的初始認(rèn)知程度，不斷深化檔案管理工作人員對于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)知。除此之外，事業(yè)單位還需要對檔案管理人員進行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的認(rèn)識培訓(xùn)，要讓檔案管理工作人員在培訓(xùn)過程中真正認(rèn)識到檔案管理對于單位未來發(fā)展的重要性，切實把這種意識入腦、入心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員在檔案管理過程中真正投入到工作之中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求開展工作。

3.3建立事業(yè)單位規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機制

想要促進我國事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就必須建立健全檔案管理機制。并對檔案管理工作進行嚴(yán)格考核，在此過程中，事業(yè)單位一定要建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度和體系進行工作。除此之外，事業(yè)單位還需要要求檔案管理工作人員在實際的工作過程中把信息技術(shù)融入其中，從而提升檔案管理工作的效率。事業(yè)單位還需要激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性和責(zé)任心，確保檔案管理工作的順利進行。

3.4統(tǒng)一規(guī)范信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代之后，利用信息化建設(shè)完成檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)成為了當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作的重要途徑。從實際的工作分析可知，為了能夠積極地推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，我國各級事業(yè)單位正在逐步地完成檔案管理的數(shù)字化。但是到目前為止，檔案管理數(shù)字化建設(shè)因為未能及時地形成統(tǒng)一、規(guī)范的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)進程緩慢。所以在進行事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡早建立健全一套統(tǒng)一化、規(guī)范化的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能夠確保事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的穩(wěn)步推進。具體而言，在建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)參考檔案管理建設(shè)信息化建設(shè)的相關(guān)要求、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合在檔案管理工作中每一個環(huán)節(jié)中的具體要求，建立起基于統(tǒng)一的操作模式進行檔案規(guī)范化管理的處理體系。對檔案管理的過程進行嚴(yán)格地要求，規(guī)范其行為，然后通過規(guī)范化的處理體系完成檔案的信息化轉(zhuǎn)化。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案資料記錄了該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對該單位今后各項工作的開展具有指導(dǎo)價值，同時，還能促進該單位的健康、有序發(fā)展。因此，事業(yè)單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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