監(jiān)理企業(yè)內(nèi)審常見問題及對(duì)策

李鵬飛 吳雨倩

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步完善，監(jiān)理企業(yè)內(nèi)審作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，日益凸顯著其重要性。通過審計(jì)和評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)活動(dòng)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的控制和風(fēng)險(xiǎn)管理。如何發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的有效作用，成為企業(yè)管理方面必要學(xué)習(xí)的課題。本文從內(nèi)審目的、審核范圍、審核人員能力等方面分析了監(jiān)理企業(yè)在質(zhì)量管理體系中的問題及應(yīng)對(duì)策略。希望通過論述，能夠?qū)ΡO(jiān)理企業(yè)從事質(zhì)量體系內(nèi)審工作的人員提供參考，并有效地實(shí)施改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：監(jiān)理企業(yè);質(zhì)量管理體系;問題;對(duì)策

《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中明確指出：“審核”的定義是，為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。內(nèi)部審核作為評(píng)價(jià)企業(yè)質(zhì)量管理體系復(fù)合型和有效性的一項(xiàng)重要手段，是企業(yè)內(nèi)部重要的審核活動(dòng)。通過審核活動(dòng)，不僅可以找到質(zhì)量管理體系的薄弱環(huán)節(jié)，還可以通過審核活動(dòng)發(fā)現(xiàn)潛在問題并及時(shí)進(jìn)行改正。就目前而言，部分企業(yè)即便事實(shí)了內(nèi)部審核，但對(duì)于審核過程、審核結(jié)果、有效性等并沒有得到良好的落實(shí)，也沒有理解內(nèi)部審核的重要意義，只是一味的為了完成任務(wù)而走過場(chǎng)。這必然會(huì)對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，不但起不到內(nèi)部審核的作用，還引發(fā)了一系列多余問題，這些問題嚴(yán)重影響了內(nèi)審的有效進(jìn)行，必須要引起高度的重視，并采取有效措施予以改進(jìn)。

一、不理解內(nèi)審目的，對(duì)內(nèi)審目的存在偏差

內(nèi)審是為了讓企業(yè)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)改正的行為手段，而不是一項(xiàng)表面化的過長(zhǎng)和任務(wù)，若將內(nèi)審活動(dòng)視為一項(xiàng)任務(wù)的話，就必然會(huì)造成一系列問題，反而得不償失，不僅會(huì)使企業(yè)喪失發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)性，還會(huì)影響到企業(yè)的進(jìn)步和成長(zhǎng)，進(jìn)而形成難以解決的頑疾。企業(yè)之所以建立文化質(zhì)量管理體系，就是為了從中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)步完善自我和改善機(jī)制。而內(nèi)審的目的就是要幫助企業(yè)完成這項(xiàng)工作，滿足法律法規(guī)和合同要求，從而更好的長(zhǎng)久發(fā)展。同時(shí)，內(nèi)審作為一項(xiàng)管理手段，也能激勵(lì)員工在工作過過程中的不良行為觀念，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并給予改正，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理的有效性。

二、審核對(duì)象的確立不全面

一些企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部審核時(shí)，往往將高層領(lǐng)導(dǎo)排除在外，或者只是向高層領(lǐng)導(dǎo)走走過場(chǎng)。其實(shí)，在現(xiàn)代企業(yè)管理當(dāng)中，認(rèn)為正確而有成效的企業(yè)內(nèi)部審核必需要滲透到企業(yè)的各個(gè)層面和領(lǐng)域，質(zhì)量責(zé)任絕不是一個(gè)部門的責(zé)任，而是由上至下，由領(lǐng)導(dǎo)到員工共同參與。這在《質(zhì)量管理體系要求》中也做了明確規(guī)定。規(guī)定了最高管理者代表建立和運(yùn)行質(zhì)量管理體系中的職責(zé)和權(quán)限。若對(duì)管理者不進(jìn)行審核，也就沒有達(dá)到全部要求，進(jìn)而無法對(duì)體系做出客觀評(píng)價(jià)。作為高層領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)更加重視內(nèi)審工作，主動(dòng)配合內(nèi)審小組，積極為內(nèi)審工作創(chuàng)造條件。通過內(nèi)審活動(dòng)了解員工工作是否達(dá)標(biāo)，還存在的問題并及時(shí)采取措施。不僅給基層員工起到了良好的示范性作用，也有利于各個(gè)部門對(duì)內(nèi)審工作的理解與配合。

三、不重視管理部門的內(nèi)審活動(dòng)

對(duì)管理部門內(nèi)審的重視程度不夠在監(jiān)理行業(yè)較為明顯，這類企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)審計(jì)劃實(shí)施的過程中，對(duì)于管理部門的審核時(shí)間相對(duì)較短，而對(duì)項(xiàng)目部門審核時(shí)間過長(zhǎng)，而不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況，往往也出現(xiàn)在項(xiàng)目部門。例如審核部門發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部門辦公室的設(shè)備不運(yùn)轉(zhuǎn)，將責(zé)任推脫于采購(gòu)部門;審核部門發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人的資質(zhì)較淺不滿足項(xiàng)目需求，將責(zé)任推脫于公司管理部門;另外，企業(yè)人力資源部門對(duì)培訓(xùn)對(duì)象的培訓(xùn)成果不及時(shí)做評(píng)價(jià)等等情況。總之，出現(xiàn)上述情況的原因，一是體系推進(jìn)部門認(rèn)為管理部門沒有盡到相應(yīng)職責(zé)。二是企業(yè)管理部門認(rèn)為管理對(duì)象是項(xiàng)目部，認(rèn)為主要責(zé)任歸于項(xiàng)目部。三是當(dāng)審核員發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，采取口頭交流?；诖?，在審核策劃的過程中，內(nèi)審負(fù)責(zé)人更要認(rèn)識(shí)到質(zhì)量管理體系的重點(diǎn)部分，計(jì)劃要與實(shí)施并重。

四、提高內(nèi)審人員的工作能力

一些企業(yè)的內(nèi)部審核員，往往都有自己的固定工作，而兼職來做審核員，往往造成因?qū)徍藛T工作內(nèi)容認(rèn)識(shí)的不準(zhǔn)確，也無法準(zhǔn)確意識(shí)到審核員工作的重要性。內(nèi)部審核員在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中起著非常重要的關(guān)鍵作用。首先，對(duì)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行起著監(jiān)督作用。其次，起著員工與管理層之間的紐帶作用。再次，對(duì)管理體系有效實(shí)施方面也起著模范帶頭左右。建立企業(yè)由于人員流動(dòng)大，新手在熟悉工作的過程中不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，很容易降低監(jiān)理服務(wù)的質(zhì)量?；诖?，建立健全一直有著綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理、評(píng)價(jià)體系的內(nèi)審員隊(duì)伍至關(guān)重要。

內(nèi)審員能力的高低對(duì)內(nèi)部審核的有效性有著十分重要的作用，只有明確自身的職責(zé)使命，熟練掌握審核制度標(biāo)準(zhǔn)，明確審核技巧，通過審核實(shí)踐和鍛煉，提升自己的綜合審核能力。在內(nèi)審過程中，，內(nèi)審員要將內(nèi)審計(jì)劃覆蓋到體系的各個(gè)過程，審核要點(diǎn)要與部門職責(zé)權(quán)限有機(jī)結(jié)合起來，做到相互對(duì)應(yīng)。

五、不合格原因分析及糾正措施的實(shí)施和驗(yàn)證不到位

在內(nèi)審活動(dòng)中不難發(fā)現(xiàn)，受審部門針對(duì)于審核不標(biāo)準(zhǔn)的原因不能做到準(zhǔn)確分析，分析只停留在問題表面，發(fā)現(xiàn)不到本質(zhì)問題，不深入、不細(xì)致;整改措施與問題本身不對(duì)應(yīng);問題原因只做表面功夫，不能從機(jī)制、資本、技術(shù)、過程能力和文件規(guī)定等各個(gè)方面進(jìn)行深入剖析。

不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改;把糾正和糾正措施混為一談‘針對(duì)不合格情況原因采取的糾正措施，不能從根本上消除問題的內(nèi)在原因;不能對(duì)糾正措施進(jìn)行有效的實(shí)踐;對(duì)不合格項(xiàng)是否得到了有效糾正不能做出評(píng)價(jià);對(duì)行之有效的正確措施沒有及時(shí)納入相關(guān)文件，避免發(fā)生同類問題。

雖然不合格原因的分析和糾正措施通常不在審核活動(dòng)的內(nèi)容當(dāng)中，但是作為審核的后續(xù)部分，對(duì)改進(jìn)質(zhì)量管理體系也有著重要作用。當(dāng)發(fā)現(xiàn)又不符合審核標(biāo)準(zhǔn)的情況發(fā)生時(shí)，審核小組要在收集到相關(guān)證據(jù)的條件下，開具不符合報(bào)告，并及時(shí)予以糾正整改。整改期限要根據(jù)不符合項(xiàng)目的嚴(yán)重程度而定，一般情況下，不符合項(xiàng)目提交整改期限為1個(gè)月;嚴(yán)重不符合項(xiàng)，提交整改材料的期限為3個(gè)月。

同時(shí)，內(nèi)審組必須要對(duì)采取糾正措施的項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤及驗(yàn)證，并對(duì)其整改進(jìn)度和效果進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)，確保糾正措施有效實(shí)施并能達(dá)到不再發(fā)生同類問題的情況。如果在糾正過程中發(fā)生問題，不能及時(shí)說明原因的，請(qǐng)求延期。若發(fā)生的困難并非一個(gè)職能部門所能解決的，應(yīng)向管理者代表提出，請(qǐng)求公司代表出面解決，必要時(shí)由最高管理者出面解決。若在實(shí)施過程中，存在較大爭(zhēng)議難以解決，也會(huì)對(duì)管理者代表破協(xié)調(diào)或仲裁造成影響。

六、總結(jié)概括

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和是帶的快速發(fā)展，人們對(duì)企業(yè)的要求越來越高也越來越專業(yè)，我們建立的文化質(zhì)量監(jiān)督體系在實(shí)施的過程中，在實(shí)施內(nèi)審的過程中常常會(huì)現(xiàn)上述問題，只有找到問題原因，建立健全一個(gè)完善的自我發(fā)現(xiàn)問題、自我完善的改進(jìn)機(jī)制，才能幫助企業(yè)客服惰性。質(zhì)量監(jiān)督管理體系的有效實(shí)施，在企業(yè)實(shí)行改進(jìn)的過程中也有著強(qiáng)大的促進(jìn)作用，既能夠促使企業(yè)實(shí)施改進(jìn)，從而使企業(yè)的質(zhì)量管理體系得以有效的實(shí)施和延續(xù)。本文通過對(duì)以上問題的總結(jié)與分析，筆者希望能企業(yè)的內(nèi)審起到一定的參考作用。

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