人事信息管理系統(tǒng)在高校人力資源管理中的應用分析

梁璐娜 趙欣

摘要：高校是特殊的群體，其人員素質(zhì)、知識層次要求高，與企業(yè)的用人機制有所不同。在高校整個管理工作中，人事管理占有重要地位，因此不可盲目照搬企業(yè)人力資源管理制度，需要構建符合高校特色的人事管理數(shù)字化平臺，以適應高?？茖W管理需求。通過建設人事信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)崟r開展人事信息數(shù)據(jù)分析，獲得準確、可靠的數(shù)據(jù)。因此，對高校人事信息管理系統(tǒng)建設問題需加大研究力度。文章從高校人力資源管理中構建人事信息管理系統(tǒng)的必要性出發(fā)，研究了當前人事信息管理系統(tǒng)應用中存在問題和建設要點，探討其實際應用方式。

關鍵詞：人事信息管理系統(tǒng);高校;人力資源管理;必要性;實際應用

近年來，隨著高校擴招，學校中教職工數(shù)量等不斷增加，如何更好地管理員工個人信息，挖掘人力資源潛力，成為高校人力資源管理的重要任務。在此背景下，需構建規(guī)范、科學的人事信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一、集中、規(guī)范收集整理教職工信息，通過電腦存儲和查詢，實現(xiàn)對信息的保護，同時推動了高校人力資源管理專業(yè)化發(fā)展，為人才培養(yǎng)、人才優(yōu)勢的發(fā)揮提供有效支持。

1.高校人力資源管理中建設人事信息管理系統(tǒng)的必要性

高校人力資源管理中，不僅需要掌握教職工基本信息，還需管理其編制類型和學科專業(yè)信息等，因此需建設功能性強、信息全面、查詢快捷的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人力資源信息統(tǒng)籌化、信息化、用戶管理分層化。

1.1機構改革后人事管理變化需求

高校機構改革中，一些學?；蛐?nèi)部門合并，需要集中人事管理職能，減少管理程序，提高學校凝聚力。應用現(xiàn)代化管理手段可以減少管理程序，雖然當前高校人事部門設置了管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，但存在數(shù)據(jù)采集不全面、重復工作多等問題，實際應用中便利性差。因此需要建設人事信息管理系統(tǒng)，可以由人事部門不同科室共同操作管理軟件，保證數(shù)據(jù)時效性、完整性等，信息資源實現(xiàn)共享，通過網(wǎng)絡即可深入開展人事業(yè)務與規(guī)范管理活動，便于工作效率的提高。

1.2提高人事管理工作質(zhì)量

高校人事管理中，需要大量查詢職工情況、人事政策法規(guī)等，以往都是員工前往辦公室或者電話查詢，其工作效率較低，在常規(guī)查詢、法律政策解答上耗費時間太多，不利于提高工作效率、深入開展人事研究。而建設人事信息管理系統(tǒng)過程中，全面收集員工歷史發(fā)展和現(xiàn)狀，加強了對政策法規(guī)的宣傳，對于建設校園網(wǎng)、實現(xiàn)辦公自動化也有著良好的推動作用。

1.3優(yōu)化信息存儲方式

高校職工人數(shù)龐大且人員結構比較復雜，因此人事信息量大、信息更新快。在以往計算機技術落后的時代，主要采取人工管理方式，由工作人員逐一填寫大量信息，不僅需要專門存放紙質(zhì)檔案的檔案室，且需多名職工管理。同時對檔案室的要求較高，否則不易紙質(zhì)檔案的保存，學校需在此方面進行大量人力、財力和物力投入。而人事信息管理系統(tǒng)的建設可以針對高校需求設計專門的系統(tǒng)和操作程序，使用便利、操作簡單，且日后維護和拓展工作量大大減少。

1.4加強人事數(shù)據(jù)資料安全保障

高校校園網(wǎng)建設可以極大程度促進高校管理的進步，滿足信息查詢需求。在日常維護中，這些管理系統(tǒng)憑口令進入，在熟悉計算機技術情況下則可不經(jīng)口令進入，并查閱、修改相關數(shù)據(jù)。對此，需建立局域網(wǎng)，明確各類用戶使用權限，避免受到非法攻擊，確保系統(tǒng)整體安全性。

2.人事信息管理系統(tǒng)應用存在問題與基本構建

2.1存在問題

當前高校人力資源管理中，人事信息管理系統(tǒng)應用方面還存在一些問題。首先是信息的雜亂、無序，一些高校仍采用傳統(tǒng)管理方法，實際工作效率較低。或者在應用人事信息管理系統(tǒng)中對人事信息數(shù)據(jù)整合人事不足，導致各部門人事信息孤立、雜亂。其次，在人事信息系統(tǒng)應用中處理信息的效率較低，高校自身內(nèi)部涉及的崗位、部門和人員較多，需要耗費大量精力來統(tǒng)計、整理。信息共享程度較低，一些高校人事信息管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性低，信息數(shù)據(jù)分散在多個部門，且各部門在信息收集中使用不同的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)計口徑，難以實現(xiàn)高效的信息共享。

2.2基本構建

在構建人事信息管理系統(tǒng)中，要將其總體設計與高校行政、管理目標和發(fā)展方向結合起來，開發(fā)符合本校特色的系統(tǒng)。對于舊系統(tǒng)可以僅僅保留數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，也可將其掛到新系統(tǒng)。重組劃分已有數(shù)據(jù)，根據(jù)實際需要加以擴充?；A數(shù)據(jù)進一步優(yōu)化，減少冗余信息，做到系統(tǒng)結構簡潔、擴充性強。設計中還可采用軟件構件設計，提高開發(fā)效率、增強軟件適應性。

在系統(tǒng)總體設計中采取B/S和C/S結構結合的方式，C/S模式將應用劃分為兩部分，服務器負責數(shù)據(jù)管理、客戶機執(zhí)行用戶交互。其數(shù)據(jù)操縱、事務處理能力強。B/S模式則在校園網(wǎng)絡支持下，則為異機、異網(wǎng)統(tǒng)一界面開放性提供基礎。加設單獨數(shù)據(jù)服務器，可以加強數(shù)據(jù)安全保障。

在人事信息管理系統(tǒng)中，包含幾大模塊，分別為人事管理、薪資管理、培訓管理、績效考核等。具有以下幾方面特點：一是可實現(xiàn)信息共享，高效進行跨庫統(tǒng)計、查詢，充分利用原吸引數(shù)據(jù)，并節(jié)省成本、加快開發(fā)效率。二，提供與相關辦公軟件和工具的連接，方便功能擴充、界面統(tǒng)一，可以靈活使用文檔編輯等。三，實現(xiàn)人性化管理，系統(tǒng)可提前通知教師重要活動，比如職稱評定等，方便其早做準備。四，基于網(wǎng)絡數(shù)據(jù)平臺集中進行數(shù)據(jù)管理，確保信息安全性，減少對客戶端的維護。五，具有較高程度的模塊化，可擴充性好，數(shù)據(jù)添加便利，解決了信息不足、資源重復浪費等問題。

3.人事信息管理系統(tǒng)在高校人力資源管理中的實際應用

3.1機構管理

機構管理指的是高校按照工作任務、工作目標，依據(jù)員工工作性質(zhì)、職務等將其組合起來，形成層次分明、結構合理的管理組織。利用人事信息管理系統(tǒng)，則可自動生成組織結構圖和數(shù)據(jù)匯總等，歸檔管理各項信息，為高層決策提供依據(jù)。同時協(xié)調(diào)處理各組織結構間關系，比如校長可通過人事信息系統(tǒng)處理收集反饋信息等。

3.2基本信息管理

人事信息管理系統(tǒng)設計數(shù)據(jù)庫的目的，就是收集管理員工基本信息，包括個人信息、考勤信息等。掌握這些信息，管理人員可輕松開展查詢和管理工作，依據(jù)對員工的全方位了解做出科學任用決策。

3.3崗位管理

崗位設置是為了完成某項任務而設立的，人事信息管理系統(tǒng)通過收集各崗位職級、職責等信息，匯總崗位人數(shù)和內(nèi)部崗位結構，便于清晰了解學校的組織運行情況，并作出決策。比如在通過對崗位信息的分析設計招聘決策，著眼于未來打造高素質(zhì)教師隊伍，實現(xiàn)因事設崗，提高學校整體教學水平。

3.4薪資管理

薪資管理是激勵員工的一項重要手段，通過體系內(nèi)部置入公式，人事信息管理即可靈活定義員工薪資類別、標準和結構，為管理人員審核、復查薪資提供依據(jù)。人力資源管理部門在薪資管理中，需注意員工薪資是與其職位評價掛鉤的，通過分析員工工作要求和職位貢獻率等科學評價其職位，并合理調(diào)整薪資，也可使員工確定其工作方向。

3.5培訓管理

高校人力資源管理部門利用人事信息管理系，可以高效掌握員工工作情況，分析其是否需要培訓，并向決策部門遞交結果、做出培訓決策。同時依據(jù)培訓決策，了解培訓機構資質(zhì)、內(nèi)容和課程設置等，網(wǎng)上報名、網(wǎng)上培訓。最后歸檔整理培訓考核報告等，保證培訓效果。

結束語：

人事信息管理系統(tǒng)是包含了現(xiàn)代通信、計算機技術、管理學與系統(tǒng)學的綜合系統(tǒng)，可以更方便高效完成信息收集、傳輸、加工與更新維護，統(tǒng)一實現(xiàn)高校人力資源管理，幫助高校建設規(guī)范化人力資源管理體系，實現(xiàn)長遠發(fā)展。（基金項目：2020年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目“基于卓越績效的高校人資資源管理模式設計及應用研究”，項目編號：2020KY44027。）

參考文獻：

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柳州鐵道職業(yè)技術學院 廣西柳州