如何加強(qiáng)企業(yè)電子文件的管理

楊慶華

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，以電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可有效提高檔案管理質(zhì)量。本文主要分析電子檔案的要點(diǎn)和措施，研究電子檔案的管理措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);電子文件;歸檔管理;

引言

我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理的發(fā)展提供了有力的支撐。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，會(huì)創(chuàng)建越來(lái)越多的檔案，無(wú)論是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅影響檔案的保存效果，更影響檔案的價(jià)值。在檔案管理中采用電子檔案歸檔管理方式，可以提高檔案管理的可靠性和完整性。

一、電子文件歸檔

1.1電子文件提交要點(diǎn)分析

電子文件歸檔主要包括兩種形式：在線歸檔和離線歸檔。離線歸檔主要適用于較大文件歸檔的歸檔操作，將電子文件及相關(guān)源數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在相應(yīng)的離線載體中。網(wǎng)上備案業(yè)務(wù)是應(yīng)用備案系統(tǒng)對(duì)電子文件中的相關(guān)信息進(jìn)行網(wǎng)上傳輸。電子文件檔案的歸檔有時(shí)間限制：定期集中歸檔、實(shí)時(shí)歸檔、隨時(shí)歸檔這三個(gè)要求。公司商品檔案、固定資產(chǎn)投資檔案等所載資料，必須采用雙重保留方式。這意味著應(yīng)該保留一份紙質(zhì)文件和一份電子文件，以確保兩者的完整性。其他形式的保存。隨時(shí)存檔是企業(yè)級(jí)已采用的光盤等存儲(chǔ)格式。實(shí)時(shí)歸檔是指企業(yè)使用信息系統(tǒng)執(zhí)行相關(guān)任務(wù)時(shí)創(chuàng)建的一組系統(tǒng)文件。電子檔案的范圍涵蓋了企業(yè)發(fā)展的方方面面，所有可能反映員工能力的有價(jià)值的電子文件都應(yīng)歸入檔案范圍。

1.2電子文件歸檔質(zhì)量要求

電子文檔存儲(chǔ)和保存的首要要求是確保其完整性。企業(yè)保管的所有電子文件必須及時(shí)有效歸檔。還需要驗(yàn)證電子文件的真實(shí)性，電子文件和紙質(zhì)文件的內(nèi)容必須匹配，以保證電子文件在存儲(chǔ)過(guò)程中的真實(shí)性。在提交過(guò)程中必須確保電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件必須使用相同的有效通用文件格式，可以有效避免電子文件對(duì)保存環(huán)境的依賴。在整理電子文件的過(guò)程中，要做到整齊有序，所有歸檔的電子文件要統(tǒng)一整理，方便日后文件檢索和應(yīng)用。

1.3電子備案策略

首先，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要加強(qiáng)文件報(bào)送管理工作啟動(dòng)儀式，在企業(yè)規(guī)劃中增加電子文件報(bào)送工作，積極制定和實(shí)施完善的電子文件報(bào)送管理措施。切實(shí)提高電子檔案質(zhì)量的責(zé)任人。需要備份一些重要的電子文件，采用容災(zāi)方案提高電子文件備份的安全性，按照企業(yè)內(nèi)部形成的電子文件歸檔規(guī)范進(jìn)行操作。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生電子文件時(shí)，必須積極采取有效的安全防護(hù)措施，確保文件不被篡改。

二、電子檔案管理

2.1 電子文件的采集、登記、保存和分類

電子文件采集是在功能活動(dòng)過(guò)程中將電子文件及其元數(shù)據(jù)集成到電子文件管理系統(tǒng)中，按照既定要求進(jìn)行管理的過(guò)程。捕獲應(yīng)包括電子文件形成過(guò)程的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)信息。注冊(cè)是在電子文檔管理系統(tǒng)中為電子文檔分配唯一標(biāo)識(shí)符的過(guò)程。將各電力企業(yè)單位職能活動(dòng)中產(chǎn)生的利用和參考值電子文件推送至電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)。在對(duì)電子文檔進(jìn)行分類時(shí)，必須經(jīng)過(guò)整理、組裝、編號(hào)等一系列過(guò)程，形成一個(gè)有序的系統(tǒng)。分類過(guò)程必須遵守并保持文件形成的規(guī)則和特征。電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，可以與系統(tǒng)自動(dòng)和手動(dòng)分揀相結(jié)合。

2.2電子文件的分類，存儲(chǔ)和識(shí)別

電子文件分類系統(tǒng)是主要的分類方法，便于科學(xué)管理和綜合利用，應(yīng)根據(jù)電子文件的用途和功能活動(dòng)對(duì)電子文件進(jìn)行分類。電子文件應(yīng)防磁并存放在防磁柜內(nèi)，所有電子文件應(yīng)垂直放置，遠(yuǎn)離物理和化學(xué)污染源。電子檔案庫(kù)的溫濕度應(yīng)保持在13～24的溫度。35%-60%相對(duì)濕度，有日常記錄和應(yīng)急管理。在電子文件的形成和使用過(guò)程中，必須采取嚴(yán)格的措施防止灰塵和有害氣體的產(chǎn)生?；覊m會(huì)污染光盤表面，造成物理?yè)p壞并損壞記錄的信息。有毒氣體會(huì)腐蝕和損壞光盤底座。在一定條件下，電子文件失去保存價(jià)值。定期組織開展電子文檔識(shí)別，電子文檔的原創(chuàng)性、準(zhǔn)確性和完整性，元數(shù)據(jù)元素的真實(shí)性、有效性、完整性、規(guī)范和存儲(chǔ)期限，內(nèi)容的真實(shí)性、價(jià)值等級(jí)和保密性，識(shí)別結(jié)果根據(jù)識(shí)別結(jié)果丟棄。必須銷毀的物品按照文件的保存期限和銷毀方法銷毀，使其無(wú)法恢復(fù)。

三、使用電子文件

3.1加快電子檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)全流程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

（1）企業(yè)電子信息化發(fā)展進(jìn)入新時(shí)代。企業(yè)必須能夠保護(hù)更準(zhǔn)確、更快速和最具經(jīng)濟(jì)效益的信息市場(chǎng)。至此，企業(yè)信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理的一體化得以建立。開發(fā)新形勢(shì)下的電子文檔管理系統(tǒng)，信息資源的利用與利用，獲得最佳的經(jīng)濟(jì)效益是必然的途徑。 （2）企業(yè)檔案信息化開發(fā)按開發(fā)程序的內(nèi)容可分為初級(jí)開發(fā)、二級(jí)開發(fā)、三級(jí)開發(fā)三種開發(fā)類型。第一發(fā)展是信息資源的檢索和存儲(chǔ)，任務(wù)是建立和收集檔案，第二發(fā)展是公開和提出檔案信息，任務(wù)是建立科學(xué)完整的檔案運(yùn)營(yíng)體系。是對(duì)檔案信息進(jìn)行壓縮處理。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案信息市場(chǎng)不斷完善。信息的社會(huì)商業(yè)性變得越來(lái)越重要。越先進(jìn)、尖端的科技成果越高?？萍嫉母郊又岛蛯?shí)用價(jià)值越大，經(jīng)濟(jì)效益就越大，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要高質(zhì)量、高效率的電子信息。通過(guò)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)形成企業(yè)電子文檔，信息網(wǎng)絡(luò)可以進(jìn)入全自動(dòng)電子信息服務(wù)，使工作的使用獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益，開創(chuàng)變革時(shí)代的電子信息市場(chǎng)。

3.2 加強(qiáng)電子信息系統(tǒng)建設(shè)，重點(diǎn)工作和安全生產(chǎn)

為使電子檔案管理逐步向?qū)I(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化轉(zhuǎn)變，著力推進(jìn)電子檔案的制度化、信息化工作，并結(jié)合工廠工作的相關(guān)要求，不斷完善相關(guān)項(xiàng)目.根據(jù)管理操作必須遵循的證據(jù)和規(guī)則，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，以滿足相關(guān)系統(tǒng)的新要求，如《電子文件管理辦法》、《電子、聲像檔案管理辦法》、《電子檔案安全備份實(shí)施辦法》、《電子文件鑒定與銷毀管理辦法》、《保密管理制度》，程序如下：這是系統(tǒng)嚴(yán)格規(guī)定的。為使電子文件管理工作成為制度化建設(shè)的發(fā)展軌跡，完善電子文件管理工作網(wǎng)絡(luò)，提高電子文件管理水平。文件管理工作網(wǎng)絡(luò)，總經(jīng)理和全職員工的管理職責(zé)通過(guò)業(yè)務(wù)責(zé)任、管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合，形成信息化管理網(wǎng)絡(luò)，為電子化的順利發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建立電子檔案出租、使用審查審批制度，具有普遍性，必須辦理《電子文件借閱、利用登記表》，按時(shí)歸還。嚴(yán)格執(zhí)行涉密經(jīng)營(yíng)者篩選審批制度，填寫保密經(jīng)營(yíng)者出租、使用的篩選審批申請(qǐng)書，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。借款人對(duì)所借電子文件的完整性、安全性和保密性負(fù)責(zé)，不得丟失、污損、私下刪除、消磁或涂改。一旦發(fā)生事故，管理層必須立即向上級(jí)報(bào)告并保密，情節(jié)嚴(yán)重，依法追究有關(guān)負(fù)責(zé)人的刑事責(zé)任。

結(jié)語(yǔ)

電子信息化是一門高度科學(xué)文化的事業(yè)，當(dāng)前電力行業(yè)管理體制正處于向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變的重要節(jié)點(diǎn)。必須抓住機(jī)會(huì)做好公關(guān)業(yè)務(wù)。電子文件管理的新時(shí)代電子文件管理的新時(shí)代電子信息的新高潮在出現(xiàn)的新時(shí)代創(chuàng)造了信息市場(chǎng)。在今后的工作中，電子文件管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用將越來(lái)越廣泛，電子文件管理系統(tǒng)將成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α?/p>

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