對(duì)新冠疫情期間的城建檔案接收工作的幾點(diǎn)思考

劉文倩

摘要：新冠肺炎疫情爆發(fā)后，全國(guó)城建檔案系統(tǒng)堅(jiān)決落實(shí)黨中央決策部署和防控要求，及時(shí)采取有力措施，在全力做好疫情防控工作的同時(shí)，不斷創(chuàng)新城建檔案工作方式方法，確保城建檔案服務(wù)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。本文針對(duì)在新冠疫情防控期間如何做好城建檔案接收工作做出了思考。

關(guān)鍵詞：檔案接收 ?疫情防控

面對(duì)突如其來(lái)的新冠肺炎疫情，成都市城建檔案館認(rèn)真落實(shí)中央、省及市有關(guān)決策部署和防控要求，一手抓疫情防控、一手抓工作推進(jìn)。作為城建檔案的窗口部門，在工作方式極速轉(zhuǎn)變的情況下如何做好城建檔案接收工作，有了新的思考。

一、疫情防控期間城建檔案接收的現(xiàn)狀

疫情爆發(fā)后，工作人員按照“分散辦公、網(wǎng)絡(luò)辦公、居家辦公、遠(yuǎn)程辦公”的要求，采用到崗辦公與遠(yuǎn)程辦公相結(jié)合的形式開(kāi)展工作。由距離近、有代步工具的工作人員進(jìn)行到崗輪崗辦公，需要乘坐公共交通工具的工作人員進(jìn)行居家遠(yuǎn)程辦公。

疫情防控期間，為減少人員聚集，阻斷疫情傳播，政府部門積極倡導(dǎo)網(wǎng)上辦事。在檔案系統(tǒng)，為應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情工作，全國(guó)各地檔案館城建檔案館推行檔案接收業(yè)務(wù)“預(yù)約辦”，辦事單位如有移交檔案需求，需提前通過(guò)電話進(jìn)行預(yù)約，根據(jù)疫情變化情況安排好時(shí)間后通知對(duì)方到館辦理。

二、疫情防控期間城建檔案接收工作的具體措施

（一）對(duì)外建立防控措施，保證服務(wù)質(zhì)量

1、對(duì)來(lái)訪人員做好接待登記等防控工作。工作人員按要求佩戴口罩并要求外來(lái)人員佩戴口罩。在科室外設(shè)置登記臺(tái)及等候區(qū)，安排專人對(duì)來(lái)訪人員進(jìn)行接待，登記在場(chǎng)所有外來(lái)人員的信息，為其提供消毒用品，詢問(wèn)其旅行史、接觸史、健康狀況，對(duì)其進(jìn)行體溫檢測(cè);對(duì)體溫異常者進(jìn)行勸返，做好記錄并報(bào)上級(jí)及物業(yè)公司。來(lái)訪人員登記后在等候區(qū)依次排隊(duì)進(jìn)入辦公室辦理業(yè)務(wù)，在保證業(yè)務(wù)正常開(kāi)展的同時(shí)嚴(yán)格控制辦公區(qū)人流量。

2、優(yōu)化服務(wù)流程，減少接觸點(diǎn)。將檔案審查流程變更為“預(yù)約-自查-移交-消毒-審查”五個(gè)環(huán)節(jié)，取消現(xiàn)場(chǎng)審查環(huán)節(jié)，強(qiáng)化自查環(huán)節(jié)。由預(yù)約科室及審查科室聯(lián)動(dòng)配合，通過(guò)電話向辦事單位明確告知自查的具體要點(diǎn)及要求，并僅對(duì)完成自查的項(xiàng)目進(jìn)行審查預(yù)約。檔案接收后用紫外線燈進(jìn)行資料消毒，消毒完成后戴好口罩手套進(jìn)行檔案審查。審查后整改意見(jiàn)單由郵件發(fā)送，并通過(guò)電話、郵件等方式提前進(jìn)行溝通交流，減少非必要的接觸環(huán)節(jié)。

（二）對(duì)內(nèi)加強(qiáng)自身防控

疫情防控期間，每天對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)項(xiàng)全面消殺，安排專人對(duì)常用電話、推車等重點(diǎn)位置進(jìn)行消毒與環(huán)境衛(wèi)生工作，并保持辦公區(qū)域的通風(fēng)。加強(qiáng)工作人員的衛(wèi)生防護(hù)，做好體溫測(cè)量，工作時(shí)著工作服，按規(guī)定佩戴口罩、手套等防護(hù)用品。除統(tǒng)一安排的會(huì)議外，暫停面對(duì)面的學(xué)習(xí)會(huì)議、改為線上進(jìn)行，暫停外出咨詢服務(wù)。上下班不乘坐封閉公共交通工具，嚴(yán)格執(zhí)行“兩點(diǎn)一線”模式，取消非必要的外出。

三、疫情防控期間城建檔案工作的啟示

（一）以主動(dòng)服務(wù)為主。疫情防控期間，工作人員提前主動(dòng)與預(yù)約辦理城建檔案資料進(jìn)館的辦事人員聯(lián)系，了解項(xiàng)目工程資料準(zhǔn)備情況，告知辦事人員建設(shè)工程進(jìn)館資料的要求，避免辦事人員重復(fù)跑路、資料未帶等情況，大大提高檔案進(jìn)館的效率。對(duì)來(lái)電咨詢的人員主動(dòng)詢問(wèn)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目單位等信息，并做好資訊內(nèi)容、聯(lián)系方式的登記。

（二）分時(shí)段進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。疫情防控期間，告知辦事人員應(yīng)遵守檔案館業(yè)務(wù)分時(shí)段辦理標(biāo)準(zhǔn)，即上午接收新進(jìn)館資料，下午補(bǔ)充整改資料，避免人員堆積過(guò)多，造成防控隱患。

（三）利用新媒介進(jìn)行檔案相關(guān)服務(wù)。疫情防控期間，國(guó)家倡導(dǎo)政府部門采取“網(wǎng)上辦、預(yù)約辦”等“非接觸式”辦理服務(wù)，這就體現(xiàn)了新媒體平臺(tái)的好處。建立城建檔案相關(guān)部門門戶網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微博等，通過(guò)新媒體平臺(tái)發(fā)布城建檔案法律法規(guī)、工作動(dòng)態(tài)、預(yù)約歸檔、預(yù)約查詢、留言等多項(xiàng)服務(wù)功能，讓人們足不出戶就能了解檔案，與檔案“零距離”。還可建立專門的線上檔案移交初審流程、外網(wǎng)查詢網(wǎng)站，讓辦事人員在足不出戶的情況下辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

隨著國(guó)內(nèi)疫情的好轉(zhuǎn)，人民的生活、企業(yè)的生產(chǎn)逐步進(jìn)入正軌，城建檔案工作也正在有序開(kāi)展。與時(shí)俱進(jìn)是永遠(yuǎn)不變的規(guī)律，這次的疫情是機(jī)遇、是挑戰(zhàn)，是讓我們思考，如何在重大變故下最大限度滿足公眾的服務(wù)需求。同時(shí)，需要不斷完善城建檔案管理信息系統(tǒng)，使之更加智能化、便捷化、人性化，使城建檔案價(jià)值得到最大的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]栗明《對(duì)新冠肺炎疫情期間北京市城建檔案利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考》2020.9.

[2]時(shí)曉靜《新冠肺炎疫情期間如何做好城建檔案工作的幾點(diǎn)思考》2020.8.