淺析企業(yè)檔案綜合管理的重要性

高連學(xué) 辛格平 楊芳 張仁強 劉蔚

摘要：企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，但目前企業(yè)檔案還存在一些問題，如缺乏長期性、連續(xù)性發(fā)展;缺乏制度化的管理等，為此要抓好組織建設(shè)，加強基礎(chǔ)工作，加大培訓(xùn)和宣傳力度，推進信息化工作，推動檔案工作不斷上臺階。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 綜合管理

隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。由于企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實質(zhì)性問題。下面，就此略談粗淺幾點認(rèn)識。

一、企業(yè)檔案存在的問題

（一）企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識不足，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;有任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

二、檔案工作存在問題的解決對策

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績。要充分發(fā)揮管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。

（一）抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到領(lǐng)導(dǎo)辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結(jié)，平時有檢查指導(dǎo)，并接受上級和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

（二）加強檔案基礎(chǔ)工作，按時完成上級部門的檔案工作。

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規(guī)定的各項工作要嚴(yán)格執(zhí)行，按時完成。

（三）加強培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)。

一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人、專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強對歸檔范圍、保管期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。對檔案設(shè)施要嚴(yán)格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規(guī)章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，應(yīng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化。三是要加強電子檔案管理的培訓(xùn)，檔案信息化是檔案現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，要想使檔案管理工作充分發(fā)揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關(guān)知識，達(dá)到靈活運用，并掌握所應(yīng)用的系統(tǒng)軟件的功能。四是鼓勵檔案人員自學(xué)，要崗位成長，要為檔案人員訂購關(guān)于檔案的有關(guān)刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學(xué)活動。五是加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對檔案工作的認(rèn)識，增強檔案人員的責(zé)任心、責(zé)任感，為做好檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。

（四）搞好檔案的信息化建設(shè)，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新：（1）要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率;（2）借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（五）增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動;二是在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講;三是檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。要根據(jù)發(fā)展需要，編寫《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》等資料，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。