醫(yī)院科技檔案管理工作中的實踐與思考

武芳

摘要：目前國內(nèi)大多公立醫(yī)院已經(jīng)開始重視科技的發(fā)展，也取得了矚目的進步、獲得了不少榮譽，但是在科技檔案的開發(fā)利用方面相對較為落后，許多信息資源都沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。醫(yī)院科技部門如何發(fā)揮主觀能動性、設(shè)計出科學(xué)合理的管理模式、做出成效，讓領(lǐng)導(dǎo)層面感受到科技檔案工作的深入開展可以為醫(yī)院帶來明顯的助力，以便獲得更多的資金、設(shè)備、人員的支持，更好地推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，是當前醫(yī)院科技檔案管理工作中急需解決的問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;科技檔案;檔案管理

一、需加深醫(yī)院科技檔案信息化程度

（一）提升信息化重視程度

提高重視程度，有利于資金的下達、人員的到位、工作的開展，這是任何單位機構(gòu)開展信息化工作的基礎(chǔ)，一定要重視科技檔案信息化工作，加深信息化程度，才有可能深挖科技檔案價值，加速新科技成果的產(chǎn)生。

（二）信息化工作辦法的制定

目前大部分醫(yī)院在科技檔案管理方面還沒有制定明確的信息化工作辦法，要根據(jù)日常工作中的實際情況，合理界定信息化范圍、制定信息化標準、明確信息化責任分工等，才能制定出合乎本部門、符合醫(yī)院實際情況的工作辦法。

（三）搭建信息化平臺

隨著醫(yī)院的發(fā)展和信息化進程的不斷推進，許多新的系統(tǒng)被建立起來，但科技檔案目前還沒有建立相應(yīng)的信息化平臺?？萍紮n案信息化平臺的搭建，需要在采集常規(guī)臨床、科研等數(shù)據(jù)的同時，實現(xiàn)多科室、部門間數(shù)據(jù)共享，讓科技聯(lián)動起來，有利于優(yōu)勢互補，增進合作，特別是醫(yī)院之間，實現(xiàn)共建共享共研。因而，信息化平臺的建設(shè)需要一支專門的隊伍，對該平臺及時進行查漏補缺，更新?lián)Q代，在承載信息化建設(shè)的進程中發(fā)揮重要作用。

（四）信息化的安全保障

隨著醫(yī)院相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，信息化程度的不斷加深，越來越多的資源都會以數(shù)字化形式存在。科技檔案由于其價值以及一定的私密性，就需要對其存儲介質(zhì)、訪問路徑、使用流程等進行安全方面的保障。一方面，在存儲上要快速便捷、實時備份;另一方面，在信息化平臺系統(tǒng)的設(shè)計上，要提高可靠性、安全性，在面對各種突發(fā)事件上都能最大程度保證數(shù)據(jù)完整、系統(tǒng)穩(wěn)定。

二、需完善醫(yī)院科技檔案管理制度

（一）主動對接、定期獲取

醫(yī)院科技檔案管理部門要與其他部門的科研工作者形成良好的、常態(tài)化的溝通，定期獲取科技相關(guān)檔案。

（二）抓好科技檔案獲取環(huán)節(jié)，提升質(zhì)量增加價值

科技檔案的獲取需要注重每一個環(huán)節(jié)，例如一個完整的課題（項目）檔案，應(yīng)該包括準備、研究、總結(jié)驗收、成果和獎勵申報四個階段的材料收集，這樣才能如實反映科研活動中的真實情況，提高科技檔案的質(zhì)量和利用價值。

（三）要明確科技檔案加工整理的規(guī)范

利用人工輸入、移動設(shè)備掃描、計算機采集等多種方式采集科技檔案，并對保存的數(shù)據(jù)進行格式上的加工處理，包括非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，雜亂數(shù)據(jù)整齊化。

（四）科技檔案開發(fā)利用模式的合理制定

科技檔案的開發(fā)利用實際上是醫(yī)院科技部門給全院各提供的一種知識服務(wù)，而這種知識服務(wù)首先要明確服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)策略。服務(wù)對象一般是不同學(xué)科領(lǐng)域的科研人員，服務(wù)內(nèi)容需要根據(jù)部門間需求的差異進行調(diào)整，服務(wù)策略則要實事求是地按需制定，既考慮到現(xiàn)有的人力物力，又要考慮到未來的發(fā)展趨勢。

（五）要明確科技檔案借閱規(guī)范

大多數(shù)機構(gòu)和單位都將科技檔案用于存檔，很少會供其他個人、團隊、群體使用，從精益化管理的角度來講，這是一種資源的浪費，用好前人的科技檔案，可以對同樣研究領(lǐng)域醫(yī)護研人員進行培訓(xùn)，也可以對處于不同階段的在研人員提供參考。

三、需建設(shè)科技檔案管理隊伍

（一）鼓勵檔案管理人員參與到醫(yī)院的科技項目

1、通過參與可以更好地了解科研人員課題、項目的研究進展，在參與的同時獲取實時全面的檔案數(shù)據(jù);

2、通過合作或者配合的方式，與研究人員進行交流，通過思維的碰撞，更新自己的專業(yè)知識，彌補專業(yè)知識的不足，跨領(lǐng)域、跨學(xué)科儲備基礎(chǔ)知識，提高管理能力。

（二）創(chuàng)建科技檔案管理獎勵辦法

傳統(tǒng)的管理模式，不利于檔案管理工作的開展，過去事業(yè)單位檔案管理人員都處于相對閉塞的環(huán)境中，進行簡單重復(fù)的勞動。而科技檔案的管理有別于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，一是科技部門人員往往具有較高的學(xué)歷，二是不同時期科研熱點、科研人員、科研業(yè)務(wù)建設(shè)的要求也不同，三是科技工作本身更新迭代較快，這就需要科技檔案管理人員不斷接觸新的事物、面臨新的挑戰(zhàn)、完成新的任務(wù)。為了提高科技檔案管理質(zhì)量，提高工作效率，可以在精神獎勵為主的同時，適當?shù)剡M行物質(zhì)獎勵，并把獎勵向工作能力強、勞動強度大的人員傾斜，從而調(diào)動積極性，提高工作效率。

（三）專職檔案管理員的招聘

許多單位為了優(yōu)化各部門人員配置，進行精益化管理，通常都傾向于使用兼職人員來管理檔案，有些是科研人員，有些則是其他醫(yī)護崗位人員。這種管理方式的確可以讓人力資源的利用率最大化，一定程度上降低了成本，但也造成了兼職檔案管理員工作時間、工作連續(xù)性得不到保障，他們會抱著“臨時工”的心態(tài)來工作，這就會導(dǎo)致檔案在加工整理中質(zhì)量不會太高，后續(xù)有效地開發(fā)利用就更加無從談起。

（四）要提供通暢的職稱晉升發(fā)展通道

檔案管理工作在各大醫(yī)院都被視為“清閑”活兒，而檔案管理人員在職稱競聘、崗位調(diào)整上往往都處于劣勢，因而導(dǎo)致積極性不足、吃苦精神不夠、工作要求也不高。通暢的職稱晉升等發(fā)展通道有利于檔案人員不斷提升自我，以更積極飽滿的態(tài)度投入到工作中去。

（五）要實行常態(tài)化隊伍培訓(xùn)機制

時代在飛速發(fā)展，管理方法、科學(xué)技術(shù)都日新月異，通過對人員隊伍定期進行檔案加工、整理、審查方法和技術(shù)的院內(nèi)考核、院外培訓(xùn)，提高隊伍的業(yè)務(wù)水平，不光是檔案學(xué)中的理論和技術(shù)，還要包括信息管理中的技術(shù)和方法，才能在和其他科室、其他科研人員對接、溝通暢通無阻，才能在面臨新的管理技術(shù)、新的管理方法中得心應(yīng)手。

結(jié)束語

綜上所述，當前各大醫(yī)院都在深入貫徹國家關(guān)于“高質(zhì)量發(fā)展”的要求，堅持“高質(zhì)量、可持續(xù)”的發(fā)展理念，全力提高醫(yī)院管理水平。本文通過結(jié)合日常工作中的實踐，總結(jié)科技檔案管理工作中的心得體會，為公立醫(yī)院進一步加強科技檔案管理工作，更好地對科技檔案進行開發(fā)和利用，助力高質(zhì)量發(fā)展提供參考。

參考文獻

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