淺談提高交通運(yùn)輸部門檔案管理水平

朱月亮

摘 要：幾年來(lái)，常山縣交通運(yùn)輸部門高度重視檔案管理工作，主要從兩個(gè)方面入手，一是突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，二是建制設(shè)崗，狠抓落實(shí)。我們本著“簡(jiǎn)便、管用、易行”的原則，制定和完善了一系列檔案管理制度規(guī)范，設(shè)崗配員，監(jiān)督落實(shí)，取得較好的成效。實(shí)踐證明，交通運(yùn)輸部門只有掌握檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，加以剖析，采取有效措施，才能進(jìn)一步提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度規(guī)范;措施

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0 引言

幾年來(lái)，常山縣交通運(yùn)輸部門高度重視檔案管理，主要從兩個(gè)方面入手，一是突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面。我們結(jié)合交通實(shí)際，確立抓好科技檔案（公路工程）和文書檔案（黨政管理）為重點(diǎn)，帶動(dòng)其它（干部人事檔案、行政執(zhí)法許可、財(cái)務(wù)管理、執(zhí)法紀(jì)檢）方面檔案管理，加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。二是建制設(shè)崗，狠抓落實(shí)。我們本著“簡(jiǎn)便、管用、易行”的原則，制定和完善《縣交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案管理辦法》《進(jìn)一步規(guī)范交通工程檔案管理工作的意見》《開展交通重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理檢查的通知》《生產(chǎn)安全事故檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》《檔案管理工作檢查結(jié)果的通報(bào)》等一系列檔案管理制度規(guī)范，配齊崗位和專職人員，投入資金，監(jiān)督落實(shí)，取得較好的成效。實(shí)踐證明，交通運(yùn)輸部門只有強(qiáng)化制度管理，針對(duì)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，加以剖析，采取措施，才能進(jìn)一步提高檔案管理的水平。

1 交通運(yùn)輸部門檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)

交通運(yùn)輸部門職能在于加強(qiáng)交通運(yùn)輸管理、規(guī)范行政執(zhí)法、規(guī)范交通設(shè)施建設(shè)以及交通運(yùn)輸行業(yè)隊(duì)伍建設(shè)、文明建設(shè)等，而檔案管理工作普遍不能與之同步管理、同步落實(shí)，在人員的培養(yǎng)、資金投入、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度等方面暴露出薄弱環(huán)節(jié)。

1.1 檔案工作處于部門職能邊緣化

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，人們政治意識(shí)、法律意識(shí)增強(qiáng)，檔案工作社會(huì)認(rèn)同度逐步得到提升，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)有所提高，但是，想要達(dá)到與其它工作擺到同樣重要的地位上還有一定差距。一是交通運(yùn)輸部門的工作重點(diǎn)一定是圍繞其職能進(jìn)行抓落實(shí)，絕大部分的時(shí)間和精力將用在重點(diǎn)工作上，容易忽略檔案工作。二是檔案工作沒有直接的經(jīng)濟(jì)回報(bào)，如要做好檔案工作，則需要花費(fèi)大量的人力資源和成本投入。三是上級(jí)行政和業(yè)務(wù)部門由于對(duì)檔案工作考核沒有量化指標(biāo)和時(shí)間上限定，平時(shí)監(jiān)督檢查少于行業(yè)管理、工程建設(shè)、安全生產(chǎn)等領(lǐng)域。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)缺乏專業(yè)化

交通運(yùn)輸部門檔案管理工作缺乏專業(yè)化，原因有多種的，一是兼職現(xiàn)象，長(zhǎng)期以來(lái)由辦公室人員兼職完成檔案管理工作，檔案主管部門本意要求，在確實(shí)沒有條件安排專職檔案員的情況下必須落實(shí)兼職人員管理檔案，可現(xiàn)在有的部門在檔案主管部門考核時(shí)臨時(shí)指認(rèn)某某為檔案兼職人員，應(yīng)付考核。二是不能盡職，既然是兼職，那么其就有主業(yè)，辦公室人員日常工作時(shí)效性要求高，花去精力完成錯(cuò)綜復(fù)雜和繁重的任務(wù)，造成難以盡心盡職做好檔案管理工作。三是人員流動(dòng)較快，辦公室工作環(huán)境下，工作能力得到鍛煉，年輕人比較多，人員更換比較快，有的接觸檔案管理工作開始有些入門，就被調(diào)換崗位。四是參加培訓(xùn)較少，檔案工作是一門具有專業(yè)性的學(xué)科，如果缺少參加培訓(xùn)，那么其專業(yè)化、規(guī)范化技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)就低。綜上情況，檔案管理工作無(wú)論在效率和質(zhì)量上都受到嚴(yán)重影響，離規(guī)范化管理要求還有差距。

1.3 檔案管理資金投入缺乏常態(tài)化

檔案工作資金投入缺乏，主要表現(xiàn)在檔案基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、人員報(bào)酬、培訓(xùn)等方面，比如檔案室?guī)旆俊㈤営[室的劃定，電腦、空調(diào)、除濕器等硬件設(shè)施配備;以及對(duì)電子檔案、數(shù)字化檔案室建設(shè)的資金預(yù)算投入，軟件購(gòu)置和平臺(tái)建設(shè);聘請(qǐng)人員報(bào)酬;專職人員培訓(xùn)等方面的資金投入缺乏常態(tài)化。

1.4 檔案管理執(zhí)行不力缺乏制度化

主要從科技檔案（公路工程建設(shè)項(xiàng)目）和文書檔案（包括交通行政執(zhí)法文書）的管理上來(lái)分析：一是對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目各參建單位（勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位）形成的科技檔案管理不力。隨著政企分開體制改革推進(jìn)，交通運(yùn)輸部門職能也隨之從管理向服務(wù)的轉(zhuǎn)變，與參建單位建立起服務(wù)和協(xié)作的關(guān)系，對(duì)于落實(shí)較高的檔案管理要求與參建單位執(zhí)行到位之間存在適應(yīng)性較大的差距。二是參建單位多數(shù)是企業(yè)集團(tuán)，本應(yīng)將自形成的檔案資料妥善收集，歸檔整理，按時(shí)移交，但往往以降低成本為首要考慮，容易忽視檔案工作，不能保證檔案資料的完整性。三是交通運(yùn)輸部門與參建單位之間還未形成有效的契約和制度，能夠與經(jīng)濟(jì)掛鉤的制約手段，督促歸檔資料完整性，規(guī)范性，形成長(zhǎng)效機(jī)制。四是交通運(yùn)輸部門及下屬單位內(nèi)部存在執(zhí)行制度不力的現(xiàn)象，有的單位雖然確定檔案人員，但是人員崗位職責(zé)不明確，檔案管理制度不健全，文件材料從收文登記到收集、整理、分類、歸檔、利用、保管程序混亂。

2 提高交通運(yùn)輸部門檔案管理水平的措施

針對(duì)交通運(yùn)輸部門存在檔案管理工作薄弱環(huán)節(jié)和原因分析，應(yīng)從制度層面予以規(guī)范，通過切實(shí)可行的監(jiān)督落實(shí)，形成長(zhǎng)效機(jī)制，逐步營(yíng)造出良好的檔案管理環(huán)境，提高交通運(yùn)輸部門檔案管理水平。

2.1 建立管理網(wǎng)絡(luò)，提升檔案管理質(zhì)量

交通運(yùn)輸部門和項(xiàng)目參建單位，必須建立一個(gè)周密的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確主體責(zé)任，落實(shí)到位，切實(shí)抓好檔案管理質(zhì)量。一是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。成立檔案管理聯(lián)合領(lǐng)導(dǎo)小組，成員由交通運(yùn)輸部門和參建單位的主管或分管領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門負(fù)責(zé)人組成，是綜合的權(quán)力機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)檔案工作。二是責(zé)任部門。交通運(yùn)輸部門為綜合檔案室，負(fù)責(zé)將各種制度、規(guī)范、要求傳達(dá)到文件材料形成單位，并對(duì)這些單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，檢查，考核等。各參建單位的責(zé)任部門為辦公室或綜合科，負(fù)責(zé)制訂檔案管理的工作計(jì)劃，檢查工作落實(shí)情況。三是責(zé)任人。由專職（兼職）的檔案人員擔(dān)任，是具體按照管理制度規(guī)范實(shí)施檔案工作的執(zhí)行者。四是宣傳交流環(huán)節(jié)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)各層面所有成員，在領(lǐng)導(dǎo)小組的帶動(dòng)下，積極營(yíng)造良好的檔案工作氛圍，不拘一格地通過多種形式、多種渠道宣傳檔案法律法規(guī)，如交通浙政釘、微信群、QQ群、交通簡(jiǎn)報(bào)以及組織檔案工作交流會(huì)等提高各方檔案管理意識(shí)。五是創(chuàng)新考核方式。改變檔案工作單項(xiàng)考核慣例，將檔案工作重要事項(xiàng)列入政府和上級(jí)業(yè)務(wù)部門的綜合目標(biāo)管理考核范疇，使檔案工作更加得到重視。

2.2 完善制度抓好落實(shí)，確保檔案工作規(guī)范

制定切合實(shí)際的檔案管理制度，是交通運(yùn)輸部門抓好檔案工作的有效保障。一是建立健全檔案管理相關(guān)制度，包括人員崗位職責(zé)，檔案管理制度、檔案鑒定制度、檔案利用制度、檔案保密制度、規(guī)范化管理制度、安全與消防制度、庫(kù)房管理制度、電子檔案管理制度，以及檔案收集、整理、歸檔程序標(biāo)準(zhǔn)。二是建立“三納入”管理制度。與各參建單位簽訂合同時(shí)，要將檔案管理相關(guān)要求體現(xiàn)在合同條款中，各參建單位應(yīng)該把文件材料的形成、收集、積累、整理和歸檔納入工作程序中;納入工作計(jì)劃中;納入分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門（科室）、專職（兼職）人員的職責(zé)范圍，并在日常工作中強(qiáng)化落實(shí)。合同還應(yīng)體現(xiàn)相應(yīng)數(shù)額的檔案管理專項(xiàng)資金，明確各參建單位在檔案管理方面相關(guān)責(zé)任，通過這種履行合同義務(wù)與資金掛鉤的方式強(qiáng)化管理與監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的有效控制。三是建立“四同步”管理制度。就是公路建設(shè)項(xiàng)目下達(dá)與項(xiàng)目前期文件材料的歸檔要求同步;檢查公路建設(shè)計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目檔案材料形成、積累、保管情況同步;驗(yàn)收評(píng)審項(xiàng)目與驗(yàn)收該項(xiàng)目檔案同步;項(xiàng)目的總結(jié)、獎(jiǎng)勵(lì)、考核、資金結(jié)算與檔案管理部門出具完全歸檔證明材料同步。四是堅(jiān)持公路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度。規(guī)范公路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度，是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，按照省、市檔案主管部門和重點(diǎn)辦有關(guān)要求，堅(jiān)持日常檢查和竣工驗(yàn)收制度，結(jié)合省交通運(yùn)輸廳最新頒發(fā)的《浙江省公路工程竣（交）工驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則（試行）》標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施;并推行重要檔案進(jìn)行數(shù)字化后再移交的制度。

2.3 提前計(jì)劃預(yù)算，保障檔案工作資金

要有計(jì)劃的安排好檔案管理資金預(yù)算，保障檔案工作在較高的水平運(yùn)行。一是交通運(yùn)輸部門在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初期對(duì)檔案工作要有全面的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，比如將檔案管理的庫(kù)房、閱覽室、專用設(shè)備等列入規(guī)劃，分步實(shí)施。二是檔案管理工作日常經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算，如軟硬件提升、人員培訓(xùn)、設(shè)備維修等費(fèi)用。三是根據(jù)本部門檔案室藏量情況，將檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入計(jì)劃預(yù)算，與上級(jí)政府和檔案主管部門的《數(shù)字化檔案室實(shí)施意見》接軌，努力創(chuàng)建示范數(shù)字檔案室。

2.4 安排人員培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)

加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們檔案業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。一是進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。培養(yǎng)檔案管理人員敢于擔(dān)當(dāng)，熱愛本職，干好本職，勇于負(fù)責(zé)的精神。同時(shí)要強(qiáng)化責(zé)任建設(shè)，實(shí)行責(zé)任追究和責(zé)任問責(zé)，確立一種良性的責(zé)任導(dǎo)向，其最終目標(biāo)就是達(dá)到對(duì)待工作具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和責(zé)任感，具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的責(zé)任意識(shí)。二是進(jìn)行依法治檔教育，提高檔案意識(shí)。對(duì)《檔案法》和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握是每個(gè)檔案管理人員最基本的要求。要通過對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，提高全社會(huì)對(duì)檔案工作社會(huì)認(rèn)同感。三是進(jìn)行素質(zhì)教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)檔案人員的整體素質(zhì)教育，才會(huì)提高管理水平。為檔案人員創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，充分考慮檔案人員的個(gè)人素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平綜合情況，支持檔案人員參加在職學(xué)歷的提升，參加進(jìn)修班學(xué)習(xí)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，在學(xué)習(xí)中提高綜合素質(zhì)，開闊眼界，創(chuàng)新思路。

3 結(jié)論

提高交通部門檔案管理工作，首先必須從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)入手。在強(qiáng)化檔案人員擔(dān)當(dāng)精神的基礎(chǔ)上，提升檔案管理和從業(yè)人員業(yè)務(wù)技能，以提升交通部門檔案管理水平。

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