優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的措施

潘虹

事業(yè)單位檔案工作的內(nèi)容主要是工作信息數(shù)據(jù)的管理與保存，是事業(yè)單位發(fā)展與改革的重要基礎(chǔ)性工作，因此，檔案的質(zhì)量對于事業(yè)單位非常重要。在信息爆炸時代，事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息增加迅猛，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法保障檔案質(zhì)量，提高檔案管理水平刻不容緩。

一、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案工作的正確認識

事業(yè)單位對于檔案工作缺乏正確認識是造成檔案管理工作發(fā)展緩慢的原因之一。在事業(yè)單位運行過程中，工作人員過于重視業(yè)務發(fā)展，將提升業(yè)務能力作為核心工作，忽視了檔案工作對事業(yè)單位的重要作用。這就造成了事業(yè)單位發(fā)展猶如空中樓閣，業(yè)務水平提升有限，工作質(zhì)量無法滿足社會需求，還導致檔案管理工作失去了發(fā)展的空間[1]。

（二）檔案信息開發(fā)能力薄弱

信息化作為檔案發(fā)展的主流趨勢，給事業(yè)單位檔案管理打開了一扇新的大門。但是在檔案信息開發(fā)方面能力薄弱，影響了檔案信息化進程。一些事業(yè)單位雖然開始重視檔案的信息化發(fā)展，但是在技術(shù)開發(fā)和檔案資源整合管理上發(fā)展緩慢。檔案信息管理系統(tǒng)不夠先進，信息管理效率不高，管理方法不夠科學，沒有最大限度發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢[2]。

（三）檔案信息安全存在隱患

事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量優(yōu)化中，信息安全問題一直是檔案工作最大的威脅。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙張作為信息載體，雖然工作效率低，但是已經(jīng)形成了比較完善的保密管理體系。信息化檔案管理雖然效率高，處理速度快，但是在安全風險上問題也很多。由于檔案管理人員在信息技術(shù)方面能力不足，沒有充分認識到信息化管理帶來的安全風險，給檔案管理造成了不良影響。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員素質(zhì)問題對于檔案管理質(zhì)量影響最為嚴重。不論是傳統(tǒng)檔案管理還是信息化檔案管理，都需要管理人員的參與。由于檔案管理人員受到傳統(tǒng)工作方式的影響，對于信息技術(shù)應用認識不足，甚至無法熟練操作信息化檔案管理系統(tǒng)[3]。這種情況在事業(yè)單位中非常普遍，解決檔案管理人員素質(zhì)問題是檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵。

二、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因

（一）檔案管理資源匱乏

通過對事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出的問題分析可以發(fā)現(xiàn)，造成問題產(chǎn)生的根本原因之一就是事業(yè)單位檔案管理資源的匱乏。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理工作往往被當做輔助工作，對其重視不足，在資源配置上更加傾向于事業(yè)單位業(yè)務和其他方面的發(fā)展，導致檔案工作發(fā)展的資源不足，發(fā)展速度滯后。尤其是在快節(jié)奏的社會發(fā)展形勢下，要求檔案管理具備更高的效率，并且實現(xiàn)信息化改革，由于資源不足，硬件體系建設(shè)困難，檔案管理工作質(zhì)量難以實現(xiàn)短時間內(nèi)的快速提升。

（二）事業(yè)單位內(nèi)部矛盾

事業(yè)單位內(nèi)部之間的矛盾也是造成檔案管理工作質(zhì)量問題的原因。主要表現(xiàn)為檔案工作高要求與管理能力之間的矛盾，檔案管理工作信息化發(fā)展與落后的思想觀念之間的矛盾，以及事業(yè)單位各部門發(fā)展不均衡等。這些矛盾造成檔案管理工作與其他部門在工作配合上出現(xiàn)不協(xié)調(diào)，并且自身發(fā)展改革動力不足，難以實現(xiàn)自我創(chuàng)新發(fā)展，加之事業(yè)單位發(fā)展不均衡，進一步造成了檔案管理工作質(zhì)量難以有效提升，檔案管理工作質(zhì)量問題頻發(fā)的現(xiàn)狀。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

加強檔案管理人員對檔案工作的重視是提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，檔案管理人員思想意識發(fā)生轉(zhuǎn)變，才能夠在日常工作中重視質(zhì)量管理。因此，事業(yè)單位需要針對檔案管理部門進行改革，在日常工作中嚴肅檔案工作紀律，提高檔案管理人員思想意識，通過思想上的潛移默化，使檔案人員認識到工作的重要性，達到提升檔案質(zhì)量的目的。

（二）建立科學的檔案管理機制

檔案管理機制的建立健全是保障檔案工作高效有序開展的基礎(chǔ)。在信息化檔案管理發(fā)展中，需要結(jié)合事業(yè)單位檔案工作的特點，以原本檔案工作機制作為基礎(chǔ)進行優(yōu)化改良，使其能夠保障信息化管理的規(guī)范化開展。檔案管理機制包括檔案管理制度與工作流程，要實現(xiàn)工作全過程管控。

（三）完善檔案信息的安全防護

如果檔案安全出現(xiàn)問題，就會給事業(yè)單位運行造成巨大的損失。事業(yè)單位部分檔案保密等級非常高，如果泄漏不僅會對經(jīng)濟發(fā)展造成影響，還可能造成社會動蕩[4]。為了完善檔案的防護機制，需要聘請專業(yè)的安全技術(shù)工程師，對安全防護系統(tǒng)進行升級維護，實現(xiàn)檔案安全的有效控制。

（四）重視檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人才的培養(yǎng)是檔案質(zhì)量提升的保證。不僅檔案管理模式和技術(shù)在不斷更新，檔案從業(yè)人員也在不斷的更替，加強人才儲備，提高人才素質(zhì)才能夠保障檔案管理工作質(zhì)量長期穩(wěn)定發(fā)展。所以，事業(yè)單位需要建立檔案人才培養(yǎng)機制，在技術(shù)和思想上加強教育，為檔案工作儲備人才。

參考文獻：

[1]趙閩麗. 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法探索[J]. 就業(yè)與保障， 2020， No.251（09）：197-198.

[2]于蔚. 分析數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化[J]. 財富時代， 2020， No.177（02）：191-191.

[3]李博林. 淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 智富時代， 2019， 000（007）：1-1.

[4]呂爽. 探析新時期如何加強事業(yè)單位檔案管理工作[J]. 赤子， 2020， 000（004）：172-173.

作者單位：保定市行政審批局