建筑設計單位檔案管理的方法及創(chuàng)新探究

王躍恩

【摘要】建筑設計單位在開展檔案管理時可能會受到一定限制，應按照建筑設計單位檔案管理方法以及各項工作現(xiàn)實開展，要求對原有方法進行創(chuàng)新處理，及時解決建筑設計單位檔案管理面臨的實際問題，突出建筑設計單位檔案管理的創(chuàng)新效果和現(xiàn)實作用，繼而為建筑設計單位各項工作順利開展提供標準化的檔案資料支持。同時還應保證建筑設計單位檔案管理的創(chuàng)新趨于合理狀態(tài)，為建筑設計單位檔案管理順利開展提供創(chuàng)新手段支持。

【關鍵詞】建筑設計單位;檔案管理;方法;創(chuàng)新

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.28.045

由于建筑設計單位中的檔案資料比較多，這就應在全面掌握各項檔案資料的作用和綜合管理模式的條件下創(chuàng)新固有模式，保證建筑設計單位檔案管理方法和創(chuàng)新手段的合理性，方便建筑設計單位及時解決檔案資料管理過程中遇到的問題，發(fā)揮檔案資料在建筑設計以及各項工作優(yōu)化調整中的應有作用，避免建筑設計出現(xiàn)問題。同時還需要保證建筑設計單位檔案管理各個環(huán)節(jié)的關聯(lián)性，推進建筑設計單位檔案管理工作的高效開展。

1、建筑設計單位檔案管理的作用

1.1原始記錄

建筑設計過程中涉及的圖紙、文件資料和技術說明比較多，各類檔案資料在實際管理過程中難度比較大。這就應結合建筑設計單位實際工作要求對各類檔案資料進行原始記錄，發(fā)揮各項原始檔案在建筑設計單位實際工作中的作用，確保建筑設計單位檔案管理符合工程項目規(guī)劃設計和實際建設要求[1]。同時建筑工程每個設計階段涉及的資料項目都比較復雜，而通過檔案管理則可以將建筑工程每個設計環(huán)節(jié)涉及的各項信息和原始記錄表現(xiàn)出來，以此滿足檔案管理以及建筑設計單位工作現(xiàn)實開展要求，保證建筑設計單位中檔案管理達到合理狀態(tài)，維持原始記錄的全面性和合理性，為建筑設計單位各項工作順利開展提供有效參考依據。

1.2使用功能

建筑設計單位工作項目錯綜復雜，在開展各項工作時需要考慮的基礎要求比較多，這就應保證建筑設計單位中各類檔案資料管理效果，突出各類檔案資料在建筑設計中的作用效果，這就需要將建筑設計單位檔案管理的功能表現(xiàn)出來，突出檔案管理的使用功能，繼而為建筑設計單位各項工作順利開展提供合理資料支持。比如在進行建筑設計選擇材料時，就應根據相關的檔案資料信息確定建筑設計過程中各類材料占比（見表1），保證各類材料在建筑設計中的應用效果，并在合理檔案資料支持下確定材料采購途徑和經濟管控效果。發(fā)揮檔案管理在建筑設計單位各項工作中的作用，繼而為建筑設計單位檔案管理穩(wěn)步開展提供有力支持。同時還需要保證建筑設計中各項檔案資料的合理性和完善性，彰顯建筑設計檔案的使用功能，突出建筑設計單位檔案管理的作用，為建筑設計單位開展各項工作和建筑工程規(guī)劃設計提供有效參考依據。

2、建筑設計單位檔案管理的方法

2.1接收方法

建筑設計過程中需要考慮的檔案資料比較多，比如建筑場地規(guī)劃方案、具體設計方案、材料購買計劃單、預算匯總等檔案資料[2]。這就需要結合建筑設計單位工作實際開展情況和相關要求從建筑設計中收集各項檔案資料，保證各項檔案資料與建筑設計之間關聯(lián)性和契合度，避免建筑設計單位中各項檔案資料在接收過程中出現(xiàn)問題，這對于保障建筑設計單位各個時期檔案資料管理效果和基礎工作開展水平顯得至關重要。在這一過程中還需要強化現(xiàn)代化手段在檔案資料收集中的作用效果，將各項檔案資料的內容和現(xiàn)實作用表現(xiàn)出來，確保建筑設計單位中各類檔案資料接收效果和綜合管理水平有所提高。

2.2處理方法

應用在建筑設計中的檔案資料比較多，這就需要保證各項檔案資料的完善性和基礎信息的充足性，確保有關部門可以靈活應用各項檔案資料確定建筑設計方案，保證建筑設計單位各項工作開展效果。而在進行檔案資料處理時，應結合建筑設計要求和各項工作現(xiàn)實開展情況對各項檔案資料的處理方法和存儲途徑進行優(yōu)化調整，強化各類檔案資料實際處理效果，確保處理后的檔案資料可以直接滿足建筑設計單位各項工作開展要求。保證檔案資料與建筑設計之間的關聯(lián)性，控制建筑設計單位各項工作在現(xiàn)實開展時受到限制。同時還需要結合建筑設計單位現(xiàn)代化發(fā)展趨勢對檔案資料處理方法進行創(chuàng)新處理，確保檔案資料綜合處理結果符合建筑設計要求[3]。

2.3歸納方法

建筑設計單位涉及的檔案資料錯綜復雜，不同檔案資料管理的模式和實際開展情況存在一定差異。這就應在考慮建筑設計單位各項工作現(xiàn)實開展要求條件下對不同的檔案資料進行精準地歸納整理，方便建筑設計單位工作人員可以按照不同檔案資料的特點分別針對性地開展管理工作，避免建筑設計單位檔案管理受到限制，以便將各類檔案資料在建筑設計以及工程項目設計問題優(yōu)化處理中的作用全面表現(xiàn)出來。而且建筑設計單位中檔案資料歸納整理難度比較大，這就應在建筑設計人員與檔案管理人員在相互配合條件下對各項資料進行有效整理，確保檔案資料歸納整理形式可以滿足建筑設計要求和單位實際管理要求。彰顯各項檔案資料應用價值，確保建筑設計單位工作人員可以在短時間內找到所需要的檔案資料。

2.4審核方法

在建筑設計之前需要對單位現(xiàn)存的檔案資料進行有效審核，及時調整各項檔案資料在現(xiàn)實應用過程中可能出現(xiàn)的問題，并依照檔案資料的內容和應用途徑確定標準化審核方法，從建筑設計實際情況入手確定切實可行的審核方法，了解建筑設計檔案資料的內容和相關參數信息。此外，還需要從建筑工程建設要求入手確定對比分析審核方法，通過對比檔案資料與建筑工程真實情況來對不合理的參數信息進行優(yōu)化調整，保證檔案資料的準確性和真實性，使得建筑設計中各項檔案資料不合理的地方得以優(yōu)化處理，擴展各類檔案資料在建筑設計中的應用范圍，促使建筑設計單位各項工作良性開展。

3、建筑設計單位檔案管理的創(chuàng)新

3.1創(chuàng)新檔案管理觀念

檔案管理作為建筑設計單位中一項基礎工作，這項工作不僅可以為建筑設計提供精準的檔案資料，還能調整建筑設計過程中因檔案資料不合理而出現(xiàn)問題。而在建筑設計單位不斷發(fā)展條件下，必須結合建筑設計工作開展情況對其中各項檔案資料的管理觀念進行優(yōu)化創(chuàng)新，彰顯建筑設計單位檔案管理觀念的創(chuàng)新效果，避免建筑設計單位檔案管理因基礎觀念過于老舊而出現(xiàn)問題[4]。一般來說，建筑設計單位在進行檔案資料管理時，需要結合單位實際工作要求樹立無私奉獻觀念，確保建筑設計單位工作人員必須具備強烈責任感的前提下開展檔案資料管理工作。此外，還需要保證建筑設計單位檔案管理過程中各個部門之間協(xié)調配合力度，保證建筑設計檔案管理五個中心（見圖1）關聯(lián)性，妥善處理建筑設計單位檔案管理部門和基礎工作部門之間的關系，引導建筑設計單位檔案管理部門及時收集到各項資料信息。加上建筑設計周期比較長，這就需要在建筑設計單位各個部門協(xié)調過程中對各項檔案資料進行及時收集，保證檔案資料的完善性和準確性，并為建筑設計單位檔案管理提供有效參考依據。

3.2創(chuàng)新管理人員思維

盡管檔案管理可以為建筑設計單位各項工作提供精準資料支持，但是建筑設計單位檔案管理也可能會因為工作人員自身專業(yè)素質和實際管理意識不夠強化而出現(xiàn)問題，這就影響檔案資料在建筑設計中的作用效果。這就需要在建筑設計檔案資料管理前期對相關人員展開有效培訓，借助有效培訓提高管理人員自身專業(yè)素質，確保相關人員可以依照創(chuàng)新思維對建筑設計中涉及的檔案資料進行有效管理，嚴防建筑設計單位檔案管理在實際開展過程中因為人為因素干擾而出現(xiàn)問題。同時還需要對建筑設計單位工作人員展開有效培訓，確保相關人員可以在進行建筑設計時可以向檔案管理部門提供精準的資料信息，保證建筑設計單位各個時期檔案資料的完善性和合理性，繼而為建筑設計單位檔案管理提供有效參考依據[9]。當然還需要對建筑設計單位中參與檔案管理的工作人員進行計算機技術培訓，確保相關人員可以靈活應用計算機技術對各類檔案資料進行歸納整理和綜合管理，降低相關人員在建筑設計檔案資料管理過程中出現(xiàn)思維混亂現(xiàn)象的可能性，保障建筑設計單位檔案管理創(chuàng)新效果，有效解決建筑設計單位檔案管理過程中可能出現(xiàn)的各種問題。

3.3創(chuàng)新檔案管理程序

為保證建筑設計單位各項檔案資料實際管理效果，不僅需要保證檔案資料的完整和準確，還應對建筑設計單位檔案管理程序進行創(chuàng)新處理，促使建筑設計單位各部門可以在相互配合條件下對檔案資料進行收集整理、分類編號、保管、檔案鑒定和銷毀等工作（見圖2），避免建筑設計單位各個時期檔案資料管理在現(xiàn)實開展過程中因創(chuàng)新手段不合理而出現(xiàn)問題，滿足建筑設計單位檔案管理要求，推進建筑設計工作穩(wěn)步開展。加之建筑設計過程中需要應用的檔案資料比較多，這就應遵循標準流程采取適當方法進行檔案資料收集和管理工作，保證建筑設計單位檔案收集的及時性和條理性，之后遵循具體要求開展檔案資料管理和應用工作。不僅如此，還需要應用標準完善的檔案資料編制與建筑設計相關的方案和合同，并按照建筑設計單位實際工作要求做好各類檔案資料歸檔和精準管理，實時更新各項檔案資料，這就可以保證各項檔案資料的準確性和完整性。突出建筑設計單位檔案管理創(chuàng)新內涵，使得建筑設計單位檔案管理過程中各項問題可以在規(guī)定時間內得到優(yōu)化調整[5]。

3.4創(chuàng)新檔案管理技術

由于建筑設計單位涉及的檔案資料錯綜復雜，各類檔案資料在實際管理時也需要現(xiàn)代化技術的支持。這就應針對現(xiàn)代化建筑行業(yè)發(fā)展趨勢以及相關要求對應用在檔案資料管理中的技術進行優(yōu)化調整[6]。首先，應對建筑設計單位現(xiàn)存的檔案資料進行信息化處理，將檔案資料存儲在適當的信息化系統(tǒng)當中，并利用計算機技術對建筑設計檔案資料進行加工處理，保證檔案資料隨時隨地檢索的優(yōu)勢，在提升建筑設計單位檔案資料檢索效率的同時，擴展各類檔案資料的應用范圍，這對于保障建筑設計單位各項工作實際開展效果和綜合管理水平顯得至關重要。如果建筑設計單位的檔案資料比較多，還需要對建筑設計單位現(xiàn)存的紙質檔案進行電子化處理，這就可以避免建筑設計單位檔案資料因保存年限過長而出現(xiàn)損壞和字跡不清晰等問題。當然還可以要求建筑設計單位通過構建互聯(lián)網平臺來強化各項檔案資料的共享效果，確保建筑設計人員可以結合工程項目實際需求查詢各項檔案資料，提高檔案資料的利用效率，使得建筑設計單位檔案管理水平和檔案資料實際作用真正提高。

3.5創(chuàng)新檔案服務模式

檔案管理的作用在于為建筑設計單位各項工作和建筑規(guī)劃布置提供有效服務，借此保證建筑設計單位與建設施工單位可以利用各項檔案資料展開有效合作，確保建筑施工單位可以根據各項檔案資料和前期設計方案進行工程項目建設，保證建筑工程設計效果和整體建設質量，繼而為推進我國建筑行業(yè)向著合理方向發(fā)展提供有力支持[7]。當然還需要結合建筑設計單位發(fā)展情況和信息化手段應用模式對檔案管理服務進行創(chuàng)新處理，利用各項檔案資料對建筑設計單位工作人員和業(yè)主提供精準服務，確保建筑設計人員在全面掌握業(yè)主真實需求的條件下開展相應工作。同時還需要借助信息化平臺對檔案資料服務途徑和基礎工作開展形式進行全面調控，通過知識樹的形式將檔案資料管理過程中需要考慮的信息清晰地表現(xiàn)出來，必要時還需要創(chuàng)設與建筑設計相關的檔案資料數據庫，彰顯建筑設計單位檔案管理精準服務效果和現(xiàn)實作用，促進我國建筑行業(yè)向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，在改善建筑設計單位檔案管理服務缺陷的同時，為建筑設計以及相關工作穩(wěn)步開展提供促進作用[8]。

結論：

為保證建筑設計單位檔案管理效果和各項設計工作順利開展，就需要遵循標準程序開展檔案管理工作，使得各類檔案資料在建筑設計中發(fā)揮最大作用。同時還需要保證建筑設計單位檔案管理創(chuàng)新力度，為改善建筑設計單位檔案管理中存在的問題提供有力支持。同時還需要借助各項創(chuàng)新手段對建筑設計單位檔案管理過程中可能出現(xiàn)的問題進行優(yōu)化處理，在推進我國建筑行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的條件下，將各類檔案資料綜合管理水平和創(chuàng)新效果提升到一定高度。

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