數(shù)字檔案館（室）建設研究

陳曉靜

摘要：隨著信息時代的到來，數(shù)據(jù)信息的種類越來越多樣化，被視為一種創(chuàng)新型驅(qū)動力和全新的生產(chǎn)要素，檔案館（室）擁有海量豐富的數(shù)據(jù)，將檔案數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)科技相融合已是大勢所趨，通過數(shù)字檔案平臺可把檔案資料變成更有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者服務，

關鍵詞：大數(shù)據(jù);數(shù)字檔案館（室）;建設

一、 數(shù)字檔案館（室）的定義

數(shù)字檔案館是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機制為核心，在管理視野上突破管理業(yè)務流程機構部門間的限制，并從全程管理和最優(yōu)化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務（摘自百度百科）。簡單地來說數(shù)字檔案館（室）是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術之上，通過搭建起的檔案數(shù)字化平臺，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)上統(tǒng)一收集、管理、保存、利用等一系列檔案建設活動。

二、數(shù)字檔案館（室）建設意義

隨著信息時代的到來，數(shù)據(jù)信息的種類越來越多樣化，被視為一種創(chuàng)新型驅(qū)動力和全新的生產(chǎn)要素，檔案館（室）擁有海量豐富的數(shù)據(jù)，將檔案數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)科技相融合已是大勢所趨，通過數(shù)字檔案平臺可把檔案資料變成更有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者服務，更好地為企事業(yè)單位重點工作服務，更好地保護檔案，延長壽命。充分發(fā)揮檔案的憑證參考性作用，增強檔案信息管理與服務能力，提高檔案管理管理水平。

三、建設數(shù)字檔案館（室）步驟

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，明確職責分工。首先要明確建設數(shù)字檔案館（室）是一個系統(tǒng)工程，需要全員參與。信息部門、業(yè)務部門、保密部門等協(xié)同工作，明確各職能部門相關人員的責任，壓實責任，有計劃有步驟地開展。其次應把建設數(shù)字檔案館（室）納入規(guī)劃納入企事業(yè)單位建設規(guī)劃中，做到同步規(guī)劃。本單位分管檔案和職能部門領導，壓實責任，建立檔案部門和網(wǎng)絡中心聯(lián)合工作機制，將數(shù)字檔案室納入檔案人員績效考核中。最后應對檔案管理的分類方案歸檔范圍保管期限表等檔案規(guī)章制度進行梳理、完善。做好總體架構和技術方案的規(guī)劃，并考慮到檔案管理系統(tǒng)建設的擴展性和兼容性。

（二）基礎設施建設。檔案信息化建設始終建立在數(shù)字檔案館建設所需的基礎設施之上，企事業(yè)單位要從網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備五個方面進行全方位的更新與完善，從而促進數(shù)字檔案館（室）信息化建設與開展。盡量在已有相關基礎設施確保安全的基礎上，按照相關要求進行適當調(diào)整，遵循滿足需求、適當超前、易于擴展、保障安全的基本原則。

（三）應用系統(tǒng)建設。數(shù)字檔案館（室）應用系統(tǒng)，是一種電子檔案管理系統(tǒng)，作用是對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用等的計算機信息系統(tǒng)。應用系統(tǒng)內(nèi)嵌檔案分類方法，歸檔范圍和保管期限表，需具備自動收集分類歸檔利用銷毀提示的功能。

（四）數(shù)字檔案資源建設。數(shù)字檔案資源包括業(yè)務形成的電子文件的歸檔和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化生成檔案數(shù)字副本完成文件的歸檔。如委托其他單位進行檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務的，應當與符合條件的檔案服務企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務的范圍、質(zhì)量和技術標準等內(nèi)容，并對受托方進行監(jiān)督。受托方應當建立檔案服務管理制度，遵守有關安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。電子文件的歸檔應可在數(shù)字檔案平臺上確保檔案的質(zhì)量、歸檔時間方式等，實現(xiàn)增量電子化，推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接，保證電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。

（五）保障體系建設。制度保障，研究檔案分類方案，文件保管期限和保管期限表、元數(shù)據(jù)方案、文件編號規(guī)則等制度保障;經(jīng)費保障，主要包括應用系統(tǒng)建設經(jīng)費、辦公自動化系統(tǒng)等與檔案管理軟件對接開發(fā)費用、數(shù)字化服務費用、檔案專兼職人員培訓費用等，確保為數(shù)字檔案館（室）建設工作提供必要的經(jīng)費保障。全面提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，推動我國檔案管理事業(yè)的檔案管理專業(yè)化，檔案服務特色化。

（六）試運行階段?；陂_放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型，結合《數(shù)字檔案館建設指南》、《數(shù)字檔案館建設概論》等建設標準測試數(shù)字檔案平臺自動鑒定文件的歸檔范圍及保管期限、檢查是否具有自動收集、分類、歸檔等功能。