李梅
摘要:檔案管理是水電工程建設(shè)項(xiàng)目管理中的基礎(chǔ)性工作,隨著科技水平的提高,水電項(xiàng)目檔案管理也逐漸由紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變,檔案管理方法與管理技術(shù)也得到了相應(yīng)的提升。本文對(duì)當(dāng)前水電項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,進(jìn)而提出了做好水電工程項(xiàng)目檔案管理的完善方法,以供參考。
關(guān)鍵詞:水電工程;檔案管理;管理標(biāo)準(zhǔn);信息化
水電工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作,它是水電項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù),建設(shè)單位需要同步做好檔案管理工作。但是,由于水電建設(shè)項(xiàng)目工作具有內(nèi)容多、程序復(fù)雜、建設(shè)周期較長等特點(diǎn),導(dǎo)致檔案管理難度較大,嚴(yán)重影響歸檔質(zhì)量。因此,了解水電項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)狀,采取有效的檔案管理辦法,對(duì)完成水電項(xiàng)目建設(shè)工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1水電工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀
1.1檔案意識(shí)不強(qiáng),基礎(chǔ)工作薄弱
由于水電工程建設(shè)項(xiàng)目任務(wù)繁重,工程施工壓力大,相對(duì)工程基建生產(chǎn)來說,檔案管理做好壞短期內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生明顯后果,也不見有明顯經(jīng)濟(jì)效益。因此許多工程項(xiàng)目單位對(duì)檔案管理重視不夠,投入的人力物力嚴(yán)重不足,庫房、設(shè)備設(shè)施簡(jiǎn)陋,檔案收集、管理滯后,檔案資料保管散亂,達(dá)不到檔案管理“八防”要求。
1.2專業(yè)人員缺乏,檔案管理力量單薄
水電工程項(xiàng)目基建工作任務(wù)繁重,建設(shè)單位普遍存在把管理人員重點(diǎn)安排在工程建設(shè)和安全管理,經(jīng)常忽略檔案管理工作,造成檔案管理人員少之又少且不穩(wěn)定,常常安排一些不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員,不利于項(xiàng)目過程資料的收集、分類、立卷及信息化工作。
1.3檔案管理不夠規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位
項(xiàng)目前期由于各種客觀原因,項(xiàng)目單位檔案管理制度不健全,人員變動(dòng)頻繁,移交手續(xù)不完備,項(xiàng)目檔案沒有與工程管理同步開展,不能明確和統(tǒng)一檔案執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),沒有建立分類目錄臺(tái)賬,沒有符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房及設(shè)施,容易造成檔案資料損壞、霉變或者丟失,導(dǎo)致工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理處在被動(dòng)局面,成為工程項(xiàng)目建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)。
1.4檔案移交工作不到位
部分管理人員缺少對(duì)水電工程檔案管理的監(jiān)督,使歸檔工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。在檔案竣工移交環(huán)節(jié),時(shí)常會(huì)出現(xiàn)問題,導(dǎo)致一些檔案滯留。檔案移交工作對(duì)于水電工程項(xiàng)目十分重要,若人員缺乏對(duì)歸檔文件資料的審查,極易造成“錯(cuò)交”的情況發(fā)生,這也很難保證入庫檔案的質(zhì)量。
1.5水電工程檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全
對(duì)于水電工程檔案管理工作來講,需要投入一定的建設(shè)資金。但是,有部分參建單位缺少獨(dú)立的檔案管理室,在檔案管理設(shè)備配置上也比較匱乏,導(dǎo)致水電工程檔案的安全性以及完整性無法得到保障。
2 提高水電工程項(xiàng)目檔案管理的辦法
2.1完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)和體系網(wǎng)絡(luò)
水電工程項(xiàng)目單位如果沒有建立完善的組織機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系,項(xiàng)目檔案管理可能出現(xiàn)散亂的局面,很難保障項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和安全。只有完善檔案管理組織機(jī)構(gòu),搭建檔案管理體系網(wǎng)絡(luò),配備檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)和滿足工作需要的檔案員,實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),才能促進(jìn)檔案管理水平提升。
2.2健全檔案管理工作制度
有關(guān)部門需要完善檔案管理工作體系與制度,讓所有人員在遵守國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上,根據(jù)檔案工作條例完成各項(xiàng)工作。同時(shí),要使檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容更加規(guī)范合理,顯著增強(qiáng)檔案管理水平。比如,可以設(shè)立檔案管理工作機(jī)構(gòu),并采取責(zé)任制考核的工作模式,以提升檔案管理人員的工作積極性,端正其工作態(tài)度,能夠認(rèn)真、細(xì)致、高質(zhì)量地完成任務(wù),讓檔案資料順利歸檔,保證檔案的完整性以及安全性。
2.3強(qiáng)化檔案管理人員技能培訓(xùn)工作
水電工程主管部門應(yīng)積極開展多種類型的培訓(xùn)工作,為檔案管理人員提供增強(qiáng)自身能力的平臺(tái)與機(jī)會(huì),使其能在第一時(shí)間了解檔案管理的相關(guān)新知識(shí)、新標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí),還需要讓檔案管理人員對(duì)所學(xué)內(nèi)容進(jìn)行交流探討,通過“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”“師帶徒、老帶新”,定期對(duì)檔案人員開展培訓(xùn),更好地將理論知識(shí)與技能運(yùn)用到實(shí)際管理工作中,解決檔案管理過程中存在的各種問題,進(jìn)一步提升檔案管理的效率與水平。
2.4規(guī)范移交手續(xù)
有關(guān)部門應(yīng)制定出合理完善的檔案移交規(guī)定,讓移交步驟以及操作滿足相關(guān)的要求以及標(biāo)準(zhǔn),使得所有的參建單位可以履行檔案移交職責(zé),讓檔案資料移交工作井然有序的完成。在辦理移交手續(xù)時(shí),相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)檢查檔案的所有內(nèi)容,并承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。若檔案資料準(zhǔn)確、完整,滿足相關(guān)的移交要求,便可以辦理移交手續(xù),若發(fā)現(xiàn)檔案文件存在問題,應(yīng)在第一時(shí)間指出,并讓相關(guān)工作人員進(jìn)行整改,待合格后方可辦理移交手續(xù)。采取這樣的方法,能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量,為檔案管理人員減輕工作壓力,提升檔案管理工作的服務(wù)效能,從而更好地維護(hù)水電工程各項(xiàng)建設(shè)工作的開展。
2.5加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的投入
若想提升水電工程檔案管理工作效率,企業(yè)就應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐,滿足新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的全新要求。首先,需要加強(qiáng)在硬件設(shè)施方面的投入,將一些老舊損壞的檔案管理設(shè)備進(jìn)行更換,如應(yīng)用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒,讓所有的檔案文件得到有效保存。與此同時(shí),還需設(shè)置條件良好的檔案室,嚴(yán)格把控檔案室內(nèi)的濕度與溫度,讓檔案室環(huán)境符合國家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。除此之外,還應(yīng)配備專門的檔案櫥柜以及計(jì)算機(jī)裝置,實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化,為檔案保存提供便利條件,使檔案管理工作更加智能化、信息化。
3 結(jié)束語
綜上所述,水電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)需要長期持續(xù)開展、科學(xué)性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作,檔案管理水平的高低會(huì)反映整個(gè)項(xiàng)目的工程建設(shè)質(zhì)量,影響后期查考和利用。因此,水電工程建設(shè)項(xiàng)目要不斷完善和規(guī)范項(xiàng)目檔案管理,利用現(xiàn)代科技數(shù)字化信息管理技術(shù)等多種手段,提高項(xiàng)目檔案管理水平。
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