論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

孫鵬達

摘要：隨著我國社會的不斷發(fā)展和進步，帶動了各領(lǐng)域的發(fā)展。其中，事業(yè)單位的檔案管理，既關(guān)乎員工的個人成長、待遇等多方面，也是機構(gòu)演變的歷史證據(jù)，做好檔案管理并不僅是資料的整理和存放，必須要提高管理效率，應(yīng)對檔案管理的各種新情況和新特點。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

引言

檔案管理是推動事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，同時也是回顧事業(yè)單位發(fā)展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時期環(huán)境之下，事業(yè)單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術(shù)，尤其是大數(shù)據(jù)、云計算以及互聯(lián)網(wǎng)等，其可以直接應(yīng)用到事業(yè)單位經(jīng)營決策、管理等工作中，并實現(xiàn)管理工作綜合效益的持續(xù)提升。

1事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案可以說是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會落后?；诖?，事業(yè)單位在新發(fā)展形勢下應(yīng)重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設(shè)置一個專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對應(yīng)信息，單位管理人員才可以對不同表現(xiàn)的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關(guān)信息科學(xué)調(diào)整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使事業(yè)單位查缺補漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進而創(chuàng)建行之有效的方式，實現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

2事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1制度長期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機構(gòu)運行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2.2管理手段老舊

隨著社會信息化的不斷發(fā)展，社會對于檔案管理有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理模式依舊一成不變，單一的采用人工管理的辦法。其檔案管理的水平和效率明顯低下，無法滿足單位的發(fā)展要求。隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位所需存儲的信息量不斷增大，只有不斷創(chuàng)新單位的檔案管理手段，才能促進單位的長遠發(fā)展。

3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議

3.1創(chuàng)新制度管理，加強法規(guī)落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進性，事業(yè)單位應(yīng)該對機構(gòu)內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。

在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴格執(zhí)行，需要加強督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

3.2加強流程的規(guī)范性與信息化建設(shè)

相關(guān)的檔案機構(gòu)應(yīng)充分考慮相關(guān)制度和規(guī)定，并做到全面落實。在新形勢下，應(yīng)該充分借助智能化的科技手段?？萍嫉陌l(fā)展帶動信息的迅速增長，信息對于每個行業(yè)都極其重要。要獲取真正有用的知識，雇員必須仔細閱讀大量的信息。要推動事業(yè)單位檔案管理技術(shù)的持續(xù)、快速發(fā)展，就必須充分利用各種豐富的信息資源，積極學(xué)習(xí)實用知識和技能，提高自身的綜合素質(zhì)和生存價值。

3.3借助計算機程序進行檔案管理

現(xiàn)如今，我國的計算機技術(shù)已經(jīng)愈發(fā)成熟，在這樣的大環(huán)境下，事業(yè)單位可以利用計算機技術(shù)中的相關(guān)程序，進行精細化的檔案管理。而且現(xiàn)在還有很多針對檔案管理而研發(fā)出來的程序，檔案管理人員可以借助這些程序來完善日常的檔案管理工作，使得工作效率以及工作質(zhì)量可以得到提升。就以計算機檢索這一程序來說，檔案管理人員既可以利用檢索程序系統(tǒng)的查找檔案中可能存在的錯誤，然后再利用相關(guān)程序?qū)ζ溥M行修改，同時還可以利用檢索程序精確的查詢到某一個人的檔案位置，從而可極大的提升工作效率，減輕檔案管理工作對于人工的依賴程度。但需注意的是，檔案屬于機密信息，在利用信息技術(shù)進行檔案管理的同時還需要做好保密工作，做到專人負責(zé)、責(zé)任到人，提升工作人員的責(zé)任意識及工作謹慎度，確保檔案管理安全，避免檔案泄露事件發(fā)生。

3.4提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

當(dāng)前，在我國網(wǎng)絡(luò)科技快速發(fā)展的背景下，對事業(yè)單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時還可以全面創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。想要實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要強化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力，從根本上提高工作人員的創(chuàng)新意識，進而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網(wǎng)絡(luò)信息管理的專業(yè)能力，所以，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)與檔案管理知識的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業(yè)團隊中進行學(xué)習(xí)實踐，還可以邀請專業(yè)人士對檔案管理人員進行專題講座，分享自己的成功經(jīng)驗，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對計算機的使用能力。另外，針對事業(yè)單位檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)，需要加強對面試人員的綜合要求，選擇具有整體實力的專業(yè)人才，以便為事業(yè)單位檔案管理工作注入新鮮的血液，進而促進檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案管理人員還需要依照事業(yè)單位對檔案管理工作所建立的規(guī)章制度來開展各項工作，規(guī)范自身行為，科學(xué)有序地進行檔案管理，這樣的方式不僅可以滿足新時代發(fā)展需要，同時還可以發(fā)揮出檔案管理工作的效能，進而促進事業(yè)單位健康發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰(zhàn)和機遇，成為此項工作進行轉(zhuǎn)型的重要節(jié)點。檔案管理工作應(yīng)該以信息化轉(zhuǎn)型為導(dǎo)向，結(jié)合制度建設(shè)、人才儲備、理念創(chuàng)新等優(yōu)化策略，綜合運營信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，結(jié)合檔案工作的特殊性和事業(yè)單位工作的普遍性，緊密結(jié)合社會經(jīng)濟發(fā)展和單位發(fā)展的實際需求，打破傳統(tǒng)思維和管理手段，形成科學(xué)、完善、可持續(xù)的新時期檔案管理制度。實現(xiàn)以上優(yōu)化路徑，還需要事業(yè)單位加強保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為事業(yè)單位高速發(fā)展的重要依托。

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