試析圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中的應(yīng)用

時曉鵬

摘要：現(xiàn)階段我國的圖書檔案管理工作有了很大進展，經(jīng)濟水平的提高和科技的迅速發(fā)展，為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和普及奠定了基礎(chǔ)。對于圖書檔案管理而言，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒋罅康闹R信息存儲起來，為需要的人提供便捷的查詢和學(xué)習(xí)服務(wù)，該系統(tǒng)的應(yīng)用對于圖書檔案管理質(zhì)量的提高具有一定的作用。本文主要分析了圖書館檔案管理工作中的影響因素，以及相關(guān)的優(yōu)化方案，為實現(xiàn)我國現(xiàn)代化圖書管理提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng);圖書館;書籍

引言：針對圖書館的書籍不斷增多的情況，所以為了能夠使圖書館內(nèi)的書籍進行合理有效的歸納，就需要制定相關(guān)的管理模式，這樣就能避免在管理的過程當(dāng)中由于人工操作而產(chǎn)生大量的失誤，所以在進行圖書館管理過程時，要合理地運用圖書館檔案管理系統(tǒng)，這樣就能夠減少由于人工操作所帶來的失誤，也能夠提高圖書管理的效率，確保讀者能夠在查閱圖書時更加地方便快捷。

1、圖書館檔案管理內(nèi)容

圖書館檔案管理主要包括政文檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案以及設(shè)備檔案。政文檔案就是黨政文件、工作會議記錄、內(nèi)部研討資料、年度工作總結(jié)報告、工作計劃、規(guī)章制度、工作日志等。這類資料收集難度比較大，因此整體資料不夠全面且十分零散。人事檔案不僅有圖書館員工資料，同時也有圖書館用戶資料，內(nèi)部員工資料包括員工個人情況、崗位配置及其變動、考評職稱等，用戶資料包括用戶個人信息、圖書借閱信息等。信息化時代，信息一般存儲在圖書館檔案信息管理系統(tǒng)中。業(yè)務(wù)檔案就是圖書館各部門在開展日常業(yè)務(wù)時形成的資料，其中涉及了工作開展、匯報以及研究等方面的材料，和圖書館工作數(shù)據(jù)等信息，例如館藏量等。設(shè)備檔案就是圖書館設(shè)備資料，其中記錄了設(shè)備引進、維修等內(nèi)容，尤其是招標采購政策實施后，其采購的設(shè)備需要建立獨立的設(shè)備檔案。

2、影響圖書檔案管理的因素

要想讓圖書管理能夠有效穩(wěn)定地展開，那么就需要充分地認識到有哪些因素將會對其產(chǎn)生影響，從而制定出相應(yīng)對策。因此，歸檔工作的效率質(zhì)量將能夠直接影響到圖書管理工作能否順利開展，由于歸檔數(shù)目比較大，圖書管理人員要具備高效整合圖書并歸納的能力，還要在歸檔過程當(dāng)中避免某方面的誤差，從而導(dǎo)致圖書館不能夠順利運行。要想避免圖書館在經(jīng)營的過程當(dāng)中避免多種因素的影響，就需要事先對圖書館的發(fā)展情況做相應(yīng)的了解，并且針對圖書館數(shù)量和類別不斷增多的現(xiàn)象，制定相應(yīng)的解決策略，這樣就能夠使圖書館的管理工作能夠順利開展，確保讀者在圖書館借閱書籍時能有一個良好的服務(wù)。

3、圖書館管理中運用圖書檔案管理系統(tǒng)的對策

3.1融合信息技術(shù)手段

傳統(tǒng)的圖書管理模式并不適用于當(dāng)代的圖書館，而且還會受到多種因素的影響，就不能夠全方面地提高圖書管理的效率，也很難保證圖書館的服務(wù)水平，所以針對這樣的現(xiàn)象，圖書館要結(jié)合當(dāng)代的信息技術(shù)，不斷地融入高科技，才能建立合理的圖書管理方案，從而提高圖書館的管理效率，減少工作人員的工作量與壓力。同時，?我國目前的圖書檔案管理系統(tǒng)運用了計算機技術(shù)，這樣就能夠清晰明確地分辨類似圖書，并且通過掃描識別的方式對其進行分類，就能夠大量地減少人工分類的時間，在圖書管理系統(tǒng)運行的過程當(dāng)中，都會根據(jù)當(dāng)前世界上的書籍種類，對圖書館內(nèi)部的數(shù)據(jù)進行相對合理的分類，不需要人工的檢測，與此同時系統(tǒng)還能夠根據(jù)各類的圖書上傳到計算機當(dāng)中，就會為相關(guān)的管理人員尋求圖書找到提供有力幫助。應(yīng)用電子文檔記錄圖書信息，這樣不僅能夠節(jié)省大量人力，還能夠提高備份的準確性，對圖書館的應(yīng)用管理更加便捷。無論是對于圖書管理人員，還是在圖書館進行借書的人員，突出檔案管理系統(tǒng)都能夠為其提供相應(yīng)的幫助并且彌補傳統(tǒng)管理模式的不足。

3.2資金和人員的投入

為了可以更好的對圖書檔案管理工作效率進行提高，需將可以更好的服務(wù)于圖書檔案管理的制度制定出來，同時對于各個地區(qū)的政府部門來說，需對資金的投入加大力度，并對專業(yè)人員的培訓(xùn)以及圖書館的建設(shè)加大重視。其中投入的部分資金，主要應(yīng)用于書籍的購置方面，以此讓社會人群對讀書的各種需求可以得到滿足。圖書檔案管理工作人員還需經(jīng)過專業(yè)化的培訓(xùn)，將相關(guān)管理制度盡早制定出來并在第一時間進行實施，整個培訓(xùn)過程中，需將管理人員的職業(yè)素養(yǎng)進行提升，讓每一個工作人員都可以將比較先進的圖書檔案管理方法牢牢掌握，讓他們可以對自身的管理職責(zé)進行明確。

3.3提高檔案信息服務(wù)層次

圖書館檔案信息管理必須要提高信息服務(wù)層次，使檔案管理科學(xué)規(guī)范。信息時代，檔案管理實現(xiàn)了信息化，利用信息管理系統(tǒng)能夠使檔案管理流程規(guī)范，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量和層次，利用信息技術(shù)建立檔案服務(wù)系統(tǒng)，為檔案用戶提供溝通平臺，提高信息服務(wù)水平。

3.4合理運用電子文檔記錄圖書信息

合理運用電子文檔記錄圖書信息可以節(jié)省大量人力，提高備份的準確性，為圖書館提供更多便捷，為了避免圖書館數(shù)據(jù)存在丟失以及系統(tǒng)崩盤，還可以運用U盤把圖書館檔案信息進行備份，有效彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)備份存在的不足，同時不必要再次對圖書各項信息進行打印。與此同時，圖書館圖書在被借閱以及引進時，檔案管理系統(tǒng)都會根據(jù)實際情況詳細記錄，同時會根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)部掃描與分析技術(shù)，明確各項數(shù)據(jù)都要存檔，并不需要人工對數(shù)據(jù)進行計算與記錄，僅憑計算機完成即可，能夠保障信息記錄的準確性，提高圖書館的管理效率。

總結(jié)：在圖書館進行管理工作時，就會受到很多因素的影響，并不能對數(shù)據(jù)進行一個準確的分類，所以在歸檔過程當(dāng)中要采取相應(yīng)的信息技術(shù)，來提高重視檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，并且分析出其作用與優(yōu)勢，制定相關(guān)的管理方案，彌補圖書管理存在的不足，為圖書館的管理工作提供幫助。

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