關(guān)于提升事業(yè)單位檔案管理水平的思考

高鵬

摘要：近年來(lái)，事業(yè)單位對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用，而事業(yè)單位檔案管理工作又是重中之重，加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展具有重要意義。因此，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作所存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，運(yùn)用科學(xué)合理的方法和理念促進(jìn)事業(yè)單位呈現(xiàn)出積極良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，使其在長(zhǎng)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中擁有較高的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)此項(xiàng)工作的高效化和持續(xù)化發(fā)展?；诖?，本文將對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;管理水平

1 提高事業(yè)單位檔案管理水平的意義

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位在使用紙質(zhì)化的檔案管理中甚至?xí)璧K其他工作的開(kāi)展。而信息化的普及應(yīng)用，給檔案工作單位帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。充分利用信息技術(shù)開(kāi)展工作，運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及采用先進(jìn)的大規(guī)模信息技術(shù)保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現(xiàn)出單位發(fā)展脈絡(luò)，從而明確思路，做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，促進(jìn)事業(yè)單位有序發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理制度建設(shè)方面還存在一些不足，一方面，事業(yè)單位檔案管理制度相對(duì)落后，很多檔案管理制度已經(jīng)運(yùn)行了十多年，很難滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的具體要求。特別是在檔案管理信息化建設(shè)背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率提出更高要求，但當(dāng)前事業(yè)單位所運(yùn)行的檔案管理制度更契合傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況缺少制度依據(jù)，無(wú)章可循。另一方面，部分事業(yè)單位雖然對(duì)檔案管理制度進(jìn)行了調(diào)整和完善，但所作出的調(diào)整和完善只局限在某一方面，只能算是對(duì)制度的修修補(bǔ)補(bǔ)，沒(méi)有對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新性的改革，不能規(guī)范和約束新時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.2 檔案管理的規(guī)范程度較低

目前，我國(guó)很多單位尤其是事業(yè)單位，對(duì)于檔案管理的規(guī)范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現(xiàn)組卷錯(cuò)亂、文件的檔號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當(dāng)前形勢(shì)下，電子檢索因其速度快，質(zhì)量高等優(yōu)勢(shì)被大量應(yīng)用，也符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。但是，目前的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，通用性不足，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化還有待進(jìn)一步提高。另外，因特殊原因，文書(shū)檔案部門(mén)在事業(yè)單位中往往成為機(jī)構(gòu)改革和人員精簡(jiǎn)的對(duì)象，也是閑雜人員安置的重災(zāi)區(qū)，尤其是年紀(jì)較大的人員，對(duì)于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒(méi)有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的滯后發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展要求。最終導(dǎo)致文書(shū)檔案管理的規(guī)范度較低。

2.3 檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力不強(qiáng)

檔案管理人員技能不足是我國(guó)管理類崗位普遍存在的現(xiàn)狀。除檔案管理在較短時(shí)間內(nèi)不能為所在的事業(yè)單位帶來(lái)顯著的服務(wù)外，檔案管理水平的提高還需要較高的經(jīng)濟(jì)和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過(guò)多，因此對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專業(yè)性，一般情況下，復(fù)雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業(yè)單位中工作的員工雖然有許多高素質(zhì)的員工，但他們的工作準(zhǔn)備不足，甚至缺乏檔案方面的知識(shí)和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質(zhì)，這也是影響事業(yè)單位檔案管理效率的主要因素。

3 提升事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策

3.1 提升檔案管理重視程度

加強(qiáng)檔案管理是快速提升檔案辦公效率的主要方式，其中提高單位高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理技能的重視程度，減少不利因素的影響，預(yù)防由此產(chǎn)生的問(wèn)題，是解決問(wèn)題的首要途徑。這樣才能提高檔案工作人員的工作積極性，更好地將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到加強(qiáng)檔案管理上來(lái)，使檔案管理中的辦公效率以及能力達(dá)到最優(yōu)化。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

事業(yè)單位要充分提升檔案工作人員的各項(xiàng)能力與技能，尤其要重視對(duì)管理者的培訓(xùn)，提高他們處理各種事務(wù)的能力，形成一支綜合素質(zhì)較高的檔案工作隊(duì)伍。首先，要對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，包括管理和知識(shí)培訓(xùn)、責(zé)任培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和任職資格，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，使其成為現(xiàn)代社會(huì)權(quán)利意識(shí)的重要組成部分，對(duì)進(jìn)一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對(duì)員工的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和水平，有效利用先進(jìn)的設(shè)備，確保辦公生產(chǎn)的現(xiàn)代化和信息化。事業(yè)單位還可以通過(guò)提高工資水平、提高工作準(zhǔn)入門(mén)檻、引進(jìn)高技術(shù)人才、從而激發(fā)員工的積極性，吸引更多高素質(zhì)的管理者，最終達(dá)到全面提高員工素質(zhì)，檔案人員素質(zhì)的目的。

3.3 通過(guò)制度規(guī)范化提高檔案管理效率

事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理制度建設(shè)作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度認(rèn)真進(jìn)行梳理，廢止

多年前制定且不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的檔案管理制度，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)部門(mén)及單位對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求，借鑒和學(xué)習(xí)其他單位檔案管理制度，制定更符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的制度。對(duì)于近期制定的檔案管理制度，則需要對(duì)其進(jìn)行修改和完善，特別是要將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求通過(guò)制度的方式加以體現(xiàn)。同時(shí)加大制度落實(shí)力度，要求事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)嚴(yán)格做好事業(yè)單位檔案信息的收集和整理工作，并給予事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)足夠的支持。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理績(jī)效考核制度。事業(yè)單位檔案管理效率的提升離不開(kāi)事業(yè)單位全體工作人員的參與，為了更好地調(diào)動(dòng)事業(yè)單位工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，應(yīng)將事業(yè)單位檔案管理效率提升相關(guān)內(nèi)容納入績(jī)效考核指標(biāo)之中，并將績(jī)效考核結(jié)果與職稱評(píng)定、崗位調(diào)動(dòng)、福利待遇掛鉤，更好地激發(fā)事業(yè)單位全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

3.4 文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的日益普及和向各部門(mén)的發(fā)展?jié)B透，任何單位和個(gè)人都無(wú)法在廣大社會(huì)團(tuán)體中獨(dú)立工作，組織內(nèi)檔案管理也無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化成長(zhǎng)的需求，管理中的出錯(cuò)率高、任務(wù)量大、品質(zhì)差、辦公效率低等現(xiàn)象越來(lái)越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強(qiáng)。新形勢(shì)下，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作也同其他商業(yè)單位一樣，面臨著更加多元化的挑戰(zhàn)，為了跟緊時(shí)代，更好適應(yīng)變化，文書(shū)檔案管理工作也必須進(jìn)行大幅度的改革和創(chuàng)新。在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理過(guò)程中，融入新型的檔案管理模式，貫徹科學(xué)系統(tǒng)的管理理念，以數(shù)字化管理方式對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，根據(jù)其不同范圍類型進(jìn)行收集、歸類和儲(chǔ)存，以文檔一體化和數(shù)字化管理的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，主動(dòng)接受新技術(shù)和新模式，充分利用先進(jìn)技術(shù)和優(yōu)秀的管理理念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代文書(shū)檔案管理的有效性和科學(xué)性，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科技引領(lǐng)下的新型文書(shū)檔案管理工作的全面發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)給予檔案管理工作效率提升足夠的重視，提出有針對(duì)性的切實(shí)可行的方案。應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理制度體系建設(shè)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的支持，及時(shí)過(guò)問(wèn)并解決建設(shè)過(guò)程中面臨的各種問(wèn)題，搭建事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，運(yùn)用更為先進(jìn)的信息技術(shù)提升檔案管理效率，更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。

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