白秀峰
摘要:我國經濟建設最近幾年發(fā)展非常迅速,我國各行業(yè)迎來新的發(fā)展空間和發(fā)展機遇,為我國基礎建設的不斷進步貢獻力量。隨著信息化時代的到來,民政技檔案信息化管理面臨著諸多的現(xiàn)實挑戰(zhàn),需要針對信息化背景下民政檔案信息化管理現(xiàn)實需要,采取切實可行的有效措施,做好檔案信息化建設與管理。
關鍵詞:檔案信息化進程;民政檔案服務
引言
科學技術的快速發(fā)展使我國提前進入現(xiàn)代化發(fā)展階段,改善了我國人們的生活水平和生活質量的同時帶動我國提前進入現(xiàn)代化發(fā)展階段。民政檔案建設是對民政工作的記錄和原始憑證,民政工作連接著民心,民政工作質量決定著百姓的獲得感安全感幸福感。因此做好民政檔案管理是對民政工作的總結和保留的歷史記憶。
1檔案信息化進程中民政檔案服務問題分析
1.民政檔案性質復雜,信息數(shù)據規(guī)模較大民政部門作為重要的政府單位,在新時期承擔著協(xié)調社會發(fā)展關系、調節(jié)公眾矛盾、維護穩(wěn)定秩序等方面的責任,具體管理工作包括抗險救災、社會保障、婚姻關系管理、轉業(yè)安置、收養(yǎng)關系管理等領域,檔案內容涉及范圍較為廣闊、涵蓋社會不同階層、信息結構相對復雜。2.信息化建設客觀基礎薄弱,經濟投入有待加強現(xiàn)階段,從實踐調查分析可知,民政檔案的推進基層信息化體系建設的過程中,存在硬件基礎薄弱、經費不足、建設模式不合理等方面的問題。尤其在信息化檔案管理網絡平臺建設方面,檔案的數(shù)字化轉化存在遲滯性。由于各應用系統(tǒng)在軟件開發(fā)時,沒有制定統(tǒng)一歸檔的技術構架和數(shù)據標準,使得檔案軟件無法銜接匹配,在數(shù)據共享、交互方面沒有發(fā)揮信息化網絡的優(yōu)勢,資源的開發(fā)力度有待加強。
2基于管理信息化體系的建設優(yōu)化檔案服務質效的具體策略
2.1做好數(shù)字化民政檔案收集歸檔
數(shù)字背景下,民政檔案信息化前提和基礎是做好文本文檔、圖形文件,以及視音頻等不同文件格式科技檔案資料的收集歸檔。具體來說,就是要針對不同文件格式的檔案資料進行收集,結合數(shù)字檔案存儲載體、信息記錄標準、壓縮算法等,分別采取具體的措施進行收集歸檔,確保數(shù)字背景下民政檔案資料內容信息的真實性、完整性和原始性。此外,還要根據不同載體格式的數(shù)字民政檔案,進行分類、排序整理,并將散亂數(shù)字科技檔案進行有序分類、標引和組合。此外,還要建立民政檔案數(shù)據庫,分類做好民政檔案編號,從民政檔案信息物理、邏輯結構、記錄類型、載體格式等,做好收集歸檔,做好數(shù)字背景下民政檔案信息化基礎工作。
2.2注重檔案安全管理
檔案管理工作必須要朝安全化、系統(tǒng)化的方面發(fā)展,只有保障檔案信息安全,民政檔案管理工作的價值才能得以體現(xiàn)。《中華人民共和國檔案法》也有明文強調,“檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設,并采取措施保障檔案信息安全?!笔紫龋瑢Ψ阑饓Φ陌踩燃夁M行升級,方可與外界權威的網絡安全平臺建設團隊合作,安裝企業(yè)級防火墻應用,以此提高民政檔案管理的安全水準。同時,強調對網絡入侵檢測及預防系統(tǒng)的開發(fā)及應用,建立網絡入侵實時防御與檢測機制,并將其在防火墻系統(tǒng)中的運行優(yōu)先級提升,全面保障民政檔案存儲與調用時的數(shù)據運作安全性。
2.3完善平臺開發(fā),打通不同平臺之間信息互通共享
系統(tǒng)平臺是信息化建設的重要保障,不同系統(tǒng)平臺之間存在障礙將影響信息數(shù)據的傳輸,也會影響民政檔案管理工作的效率。從目前的信息化建設來看,各地區(qū)都建立了不同的平臺管理系統(tǒng),但這些平臺之間的數(shù)據傳輸通道并未打通?;谝陨犀F(xiàn)狀,首要是解決不同平臺之間的數(shù)據傳輸問題:一是從國家層面或是省級層面研發(fā)綜合性的管理平臺,各單位通過對本單位的系統(tǒng)優(yōu)化升級,使其能介入到國家或省級管理平臺中,實現(xiàn)數(shù)據共享;二是單位內部應使用同一的管理平臺,選擇單位目前綜合性最強的平臺,以此為基礎不斷拓展功能以滿足不同部門辦公的需求;三是延伸平臺的功能。目前的民政檔案管理平臺基本上實現(xiàn)了數(shù)據資料存儲、檢索、查詢功能,技術人員可以進一步挖掘對民政工作更為有效的功能,例如數(shù)據監(jiān)測功能。當關鍵數(shù)據出現(xiàn)異常變化時能自動報警,或是通過對不同時段檔案資料數(shù)據分析而預測某些領域的風險,為行政工作提供指引,以此來減輕民政人員的執(zhí)法壓力。
2.4加強電子文件的管理
目前網絡技術的使用,已經普及到生活和工作中,而且目前我國對于相關文件的電子化使用,也在向電子化轉變。因此加強民政檔案文件的電子化管理,是目前檔案管理工作的重點內容之一。針對電子文件的管理提出以下幾點建議:1.成立專門的電子文件管理部門,主要對電子文件進行管理和保存,以及電子文件資源的整合,以便增加電子文件的管理效果;2.加強相關人員對電子文件的管理,需要管理人員及時注意文件的傳送、接收、保存等工作,確保電子文件管理工作順利進行;3.目前許多電子文件都存在時效性,因此需要相關工作人員關注電子文件的期限,以便在使用過程中避免因時間問題出現(xiàn)錯誤。此外,對于一些長期使用的電子文件,要定期進行備份和復制,防止電子文件缺失,導致給單位帶來不必要的麻煩。
2.5統(tǒng)一信息化建設標準,建立健全管理機制
民政部門在檔案管理領域推進信息化、數(shù)字化平臺建設時,需要健全的管理與監(jiān)督機制進行引導。由于民政單位工作涉及的范圍較廣、信息數(shù)據規(guī)模大,檔案管理的工作量較大,同時,在信息收集、處理、存儲等工作中,存在數(shù)據庫建設形式不統(tǒng)一、數(shù)據傳輸格式需要進行轉化等情況,在一定程度上增加了管理成本。數(shù)字化技術的發(fā)展對解決這一情況帶來了希望和契機,大力推行民政采集資料的無紙化工作,能夠在降低基層檔案數(shù)據處理工作量的同時,最大限度的避免因紙質、硬盤等媒介保存不當造成的數(shù)據遺失、損毀問題。在實踐工作中,一方面,相關檔案管理部門與技術部門應加強聯(lián)合,統(tǒng)一檔案信息的存儲標準;另一方面,應結合改革目標,及時調整管理制度,構建動態(tài)化的監(jiān)管機制,定期進行數(shù)據備份、更新,按照檔案管理需求、工作性質的不同,加快不同等級數(shù)據庫的建設,規(guī)范數(shù)據記錄、數(shù)字化轉化等實踐工作流程,確保民政檔案整體信息化管理戰(zhàn)略目標的全面落實。
2.6做好數(shù)字化科技檔案作用發(fā)揮
民政檔案的價值在于發(fā)揮其應有價值,要根據數(shù)字背景下民政檔案信息化特點,以及科技檔案利用形態(tài)、渠道、載體等變化,最大限度地發(fā)揮民政檔案利用價值。可基于電子閱覽室實現(xiàn)在線閱覽,利用互聯(lián)網渠道實現(xiàn)在線訪問,基于電子信息載體實現(xiàn)科技檔案信息復制。此外,還要做好民政化科技檔案利用安全,利用訪問權限設置、電子密鑰、身份認證等先進技術,做好科技檔案信息安全保障。
結語
綜上,數(shù)字時代,做好民政檔案信息化建設與管理是適應時代發(fā)展的現(xiàn)實需要,也是發(fā)揮民政檔案自身價值的迫切需要。
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