數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的策略分析

錢華

摘要：當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時代，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，生活的各個領(lǐng)域都在快速發(fā)展。在信息時代，越來越多的公司檔案信息給檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。所以，企業(yè)應(yīng)將數(shù)字化應(yīng)用到檔案管理工作中，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，達(dá)到數(shù)字化檔案在管理工作中起到重要作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案;管理

目前，國內(nèi)外檔案管理專家和信息管理專家已逐步啟動數(shù)字技術(shù)虛擬化管理模式和檔案利用形式，在檔案管理智能化發(fā)展方面取得了一定的成果。利用“大智慧云”和數(shù)字技術(shù)虛擬檔案管理數(shù)據(jù)，永久保存現(xiàn)有檔案資料和檔案利用數(shù)據(jù)。綜合利用計算機(jī)技術(shù)虛擬化檔案管理現(xiàn)狀，突破檔案管理和時間空間利用的局限，提高檔案利用效率將是數(shù)字技術(shù)帶來的最大變革。我們要把握檔案管理更新轉(zhuǎn)型的趨勢，借助數(shù)字化技術(shù)，全面推動檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，適應(yīng)新時代檔案管理和檔案服務(wù)需求。

1數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的運用現(xiàn)狀

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字技術(shù)逐漸應(yīng)用于生活發(fā)展的各個領(lǐng)域，同時在檔案管理中發(fā)揮著重要作用。數(shù)字技術(shù)主要包括采集、存儲、云等技術(shù)系統(tǒng)。在長期的發(fā)展中，各個系統(tǒng)的功能逐漸成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的主要趨勢。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國檔案管理數(shù)字化技術(shù)管理取得了顯著成效，主要依靠一定程度上的數(shù)字化技術(shù)發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化與檔案利用現(xiàn)代化深度融合，以及推進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級。

使用檔案管理資料收集系統(tǒng)。這類數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用與智能檔案管理密切相關(guān)。數(shù)字檔案館藏系統(tǒng)增加了RS數(shù)字技術(shù)和檔案3D攝影技術(shù)。傳統(tǒng)的掃描歸檔已成為三維保存的數(shù)字化技術(shù)。數(shù)字檔案工作成效顯著;數(shù)字檔案管理在技術(shù)支持下，利用數(shù)字信息采集技術(shù)、三維掃描、數(shù)據(jù)信息錄入技術(shù)，對數(shù)字屏幕信息和圖像保護(hù)進(jìn)行雙向轉(zhuǎn)換。結(jié)合虛擬技術(shù)繪圖軟件，保持檔案的原始紙張質(zhì)量。特別是3D技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以有效地利用數(shù)字檔案模型，將虛擬展示與真實的檔案管理工作相結(jié)合，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作。檔案管理被虛擬化，形成直觀的檔案管理。

我們在使用傳統(tǒng)檔案或基于信息的檔案時，經(jīng)常會有細(xì)微的差別。然而，數(shù)字技術(shù)與檔案管理的深度融合，利用數(shù)字肖像展示檔案管理工作，可以改變傳統(tǒng)檔案管理不夠精細(xì)化的問題。將大數(shù)據(jù)與檔案管理、檔案服務(wù)、檔案利用相結(jié)合，做好數(shù)據(jù)分析工作，提高檔案利用效率。

同時，數(shù)字視覺技術(shù)的綜合應(yīng)用。通過采購和引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理的建筑信息化奠定了基礎(chǔ)。通過配置必要的掃描儀、紅外設(shè)備、條碼掃描儀等設(shè)備，進(jìn)行數(shù)字化檔案處理，處理后的檔案以電子方式存檔，方便檔案管理人員查閱和管理。針對歷史檔案數(shù)量較多的情況，對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2加強(qiáng)檔案管理數(shù)字技術(shù)運用的重要性

2.1數(shù)字化技術(shù)是提高檔案管理效率的必由之路。在科技飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式因成本高昂而不再適用。信息時代的數(shù)字化檔案管理方式，不僅大大降低了檔案管理成本，而且有效提高了檔案管理效率。同時，從觀眾對檔案的需求來看，檔案的使用和對檔案的需求都在與日俱增。數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)，不僅可以對檔案信息進(jìn)行保密處理，而且辦公效率也更快。從檔案保存的角度來看，傳統(tǒng)的檔案管理方法主要基于將檔案保存在紙上。這種管理方式很容易損壞檔案，增加查找檔案的難度。信息時代的數(shù)字化檔案管理方式，可以消除以往外界環(huán)境的干擾。通過采用無紙化檔案管理方式，可以為檔案保存提供安全保障，實現(xiàn)檔案利用率的提升。

2.2數(shù)字技術(shù)是推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案工作者的管理和數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)水平是必要條件。說到硬件安裝，檔案管理需要在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下與時俱進(jìn)。目前，計算機(jī)在檔案管理方面已基本普及，內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)已成為實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)硬件的基本條件。從檔案信息管理的角度來看，現(xiàn)代檔案管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠?，F(xiàn)代化檔案管理需要數(shù)字技術(shù)與實用檔案的深度融合，開發(fā)專用檔案管理軟件，確保數(shù)字檔案管理能夠具備檔案館藏、檢索、編目等基本服務(wù)功能，共同推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理的發(fā)展。

3檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化的策略

3.1 選擇外包公司進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描

我司可以通過投標(biāo)選擇外包公司進(jìn)行數(shù)字化掃描。對檔案館推薦的勞動可靠性高的企業(yè)優(yōu)先考慮。同時，確保外包公司具有豐富的工作經(jīng)驗和電子掃描技術(shù)能力。各個方面確保檔案掃描操作的安全性和保密性，使掃描公司能夠嚴(yán)格按照保密操作的要求進(jìn)行操作，同時遵守國家紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理和安全保密性。有效縮短檔案掃描時間，同時提高檔案掃描過程的安全性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)數(shù)字檔案管理的正常進(jìn)行。

3.2 提高檔案信息的利用率

檔案數(shù)字化完成后，應(yīng)建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫并共享數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，以便所有需要的公司員工可以通過數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫查詢所需的數(shù)據(jù)和信息。另外，不要限制檔案查詢的時間和位置。確保員工可以隨時隨地查看檔案中的信息。這樣可以有效提高檔案信息的利用率，使數(shù)字檔案充分發(fā)揮作用，提高員工的工作效率。效率促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。

3.3 建立交流機(jī)制，促進(jìn)行業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展

數(shù)字檔案系統(tǒng)的顯著優(yōu)勢是交互性、共享性和便利性?？梢愿鶕?jù)公司自身的建立檔案交換機(jī)制，以提高相關(guān)機(jī)構(gòu)辦理手續(xù)的效率。

首先，構(gòu)建分類體系，通過不同的分類機(jī)制，可以準(zhǔn)確及時地查詢到所需數(shù)據(jù)。其次，利用分類機(jī)制，將公司需要辦理各種手續(xù)的信息進(jìn)行分類，并接入相應(yīng)部門的辦公系統(tǒng)，從而為公司在辦理手續(xù)時節(jié)省大量的時間和材料成本。然后，對于基于戰(zhàn)略和方法的數(shù)據(jù)，工程公司可以將相關(guān)數(shù)據(jù)鏈接到已建立的共享平臺，為相關(guān)業(yè)務(wù)項目開發(fā)提供規(guī)范指導(dǎo)。最后，將檔案管理融入項目開發(fā)的各個環(huán)節(jié)，成為推動項目建設(shè)的有力手段。例如，在項目的施工階段，面對復(fù)雜的施工問題，施工人員可以通過計算機(jī)系統(tǒng)檢索以前的施工問題及解決方案，從而提高施工質(zhì)量，縮短施工周期，促進(jìn)項目的全面發(fā)展。建筑業(yè)為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

3.4 加強(qiáng)安全管理

數(shù)字化依賴于互聯(lián)網(wǎng)，因此存在很多安全隱患。如果安全工作不到位，那么數(shù)據(jù)工作就很難做好。因此，為提高檔案管理工作質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)在原有基礎(chǔ)上升級檔案管理所需的硬件環(huán)境，為檔案管理的發(fā)展提供有力支撐。在設(shè)置內(nèi)部會計檔案室時，硬件各方面都必須防潮、防磁、防塵，以支持電子信息保存的硬件環(huán)境。針對互聯(lián)網(wǎng)安全的隱患，專業(yè)人員可以安裝防火墻，進(jìn)行計算機(jī)病毒研究等，建立有效的網(wǎng)絡(luò)屏障，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，避免因數(shù)據(jù)丟失或遺漏造成的大損失。特別是對于當(dāng)前計算機(jī)化建設(shè)中已經(jīng)出現(xiàn)的問題，要著力采取具體措施，防止小問題變成大問題。

結(jié)束語

總之，數(shù)字化檔案在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，不僅能夠提高管理水平和效率，還能夠提高檔案信息的利用率， 使檔案管理工作向智能化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化方向發(fā)展。因此我國企業(yè)應(yīng)該不斷提高技術(shù)水平，將數(shù)字化技術(shù)引進(jìn)到檔案管理工作當(dāng)中，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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