楊禮婧

（朝陽市固定資產(chǎn)投資審計中心，遼寧朝陽 122000）

大數(shù)據(jù)的時代背景下，讓許多工作都變得相對輕松和容易起來，由于現(xiàn)在很多的科學(xué)技術(shù)都具備了龐大的數(shù)據(jù)庫，所以檔案的管理歸納工作也變得簡單起來，因為我們處于一個新的時代，所以要把握好當(dāng)下時代資源，利用信息化技術(shù)讓機關(guān)事業(yè)單位的檔案工作變得更加有條理。

1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的背景與意義

1.1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的背景

隨著社會的發(fā)展、科技的進步，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)中都得以應(yīng)用。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理傳統(tǒng)方式是紙質(zhì)記錄、紙質(zhì)保存的，所以對檔案資料的整理歸納和保存歸檔的過程中，工作內(nèi)容多、工作量大、工作難度高。檔案資料的保存也占據(jù)著大量的儲存空間，且極易受到外界環(huán)境的變化而受到損壞。相關(guān)人員在進行檔案管理的工作時，一定要將工作內(nèi)容和大數(shù)據(jù)結(jié)合起來，跟上時代腳步，會大大提高工作效率、降低工作難度。在這種大數(shù)據(jù)的時代背景下，想要將機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的工作效率大大提高起來。認(rèn)真分析當(dāng)下時代背景、跟上時代潮流，因為科技的不斷進步，所以信息化也越來越普遍，相關(guān)工作者如果能夠利用好這個時代的優(yōu)勢，那么在工作期間，工作效率就會得到提升。

1.2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的意義

大數(shù)據(jù)時代背景下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理不再是一件復(fù)雜而又棘手的工作內(nèi)容，利用好大數(shù)據(jù)和信息化，會對事業(yè)單位的檔案管理產(chǎn)生重要的意義。緊跟信息化時代、利用好科學(xué)技術(shù)手段，能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案的整個管理系統(tǒng)進行完善，在優(yōu)化系統(tǒng)的同時，還能減少管理成本、減少檔案在存儲過程中所受到的損毀程度。這樣一來不僅降低工作的繁瑣程度、提高管理工作的工作效率，還大大增加了管理工作人員的便捷性。

2 大數(shù)據(jù)時代機關(guān)單位檔案管理工作的新趨勢

2.1 帶來了全新的檔案管理理念

不管是在過去還是現(xiàn)在，檔案的管理工作始終都是要減少鋪張浪費、節(jié)約資源，如果能夠結(jié)合當(dāng)下的大數(shù)據(jù)時代背景，讓檔案材料得到充分利用，那么對于社會的經(jīng)濟發(fā)展來說也具有十分重要的意義。傳統(tǒng)的檔案管理方式一般都是由人工來進行的，人工進行資料收集、分類、歸檔、保存。大數(shù)據(jù)時代有非機構(gòu)化與碎片化兩個特征，這兩個特征一般表現(xiàn)在信息技術(shù)上，這兩個特征能夠讓檔案的管理擺脫組卷和組件，能夠大大提升檔案管理的工作，讓檔案的管理方式有了新的特征，例如：電子化、多樣化、技術(shù)化、數(shù)字信息化等。將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到機關(guān)事業(yè)單位的檔案整理工作中，可以很大程度上提升檔案資料的調(diào)取、傳輸、刪除等利用效率，可以讓使用過程更加便捷。

2.2 機關(guān)內(nèi)部更加重視檔案管理工作

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷普及和應(yīng)用，機關(guān)事業(yè)單位的檔案資料利用率得以大大提高，所以很多機關(guān)事業(yè)單位對于檔案資料的管理工作都重視了起來，并且重視檔案整理的每一個過程，讓后續(xù)的材料歸納工作變得高效、便捷。其實檔案的管理并不只是檔案室的工作內(nèi)容，更是所有機關(guān)單位每一個部門應(yīng)該要做到的基本工作，如果每一個部門做好收集整理的工作，再由檔案室進行統(tǒng)一整理，那么檔案資料的管理將會變得十分有條理。隨著社會的向前發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位也在進步，與外界的交流也越來越多，那么資料也會越來越繁雜，所以如果能夠利用好大數(shù)據(jù)，那么在進行任何一項活動需要調(diào)取資料時，不必再像以往那樣需要一本本檔案去尋找，只需利用搜索引擎就能快速找到所需資料內(nèi)容。對于機關(guān)單位而言，一定要重視起大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的作用，將其融入各個方面，通過數(shù)字化方式來處理各項工作，能夠大大提升工作效率，讓數(shù)據(jù)化、信息化的工作方式融入到檔案管理的每一項工作內(nèi)容中。

3 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升中存在的問題

3.1 檔案管理制度有待革新

檔案管理是每一個機關(guān)事業(yè)單位都不可缺少的一項重要的工作內(nèi)容，但是不少的機關(guān)事業(yè)單位在這一方面還缺乏完善的管理制度，只有各種制度能夠完善起來，那么才能保證后續(xù)工作的規(guī)范性。雖然許多單位都有了新型的檔案管理工作的工作方式，但是卻沒有與之相對應(yīng)的工作管理制度，所以導(dǎo)致了很多相關(guān)事業(yè)單位的工作效率提升不起來，影響工作質(zhì)量。

3.2 檔案管理意識有待強化

在目前所處的這個階段，雖然大部分事業(yè)單位都將檔案管理的工作作為一項重要的工作內(nèi)容，但是還有一部分單位檔案管理的意識有待提高，所以這部分事業(yè)單位的檔案管理工作的工作效率還未提升起來，且還發(fā)生著檔案遺失、檔案損毀的情況，這給檔案管理的工作造成了困難和不利影響。所以想要利用好信息化的管理檔案的技術(shù)方法，首先要對檔案管理工作重視起來，只有這樣，才會讓檔案的管理工作得以跟上時代的腳步。

3.3 檔案管理人員能力有待提升

在大數(shù)據(jù)的背景之下，對事業(yè)單位的檔案管理工作的要求也越來越高，所以相關(guān)工作單位及其部門要提高工作效率和工作質(zhì)量，那么同時對檔案管理人員的工作能力也有了一定的要求。但是現(xiàn)階段所存在的實際情況是檔案管理人員的綜合能力和綜合素質(zhì)還處于勉強達標(biāo)、有待提升的階段，這嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展和進步。而且在大數(shù)據(jù)背景的前提下，檔案管理人員更應(yīng)該有一個良好的綜合能力，如若缺乏對檔案資料數(shù)據(jù)管理的信息化、技術(shù)化的能力，那么在后續(xù)的工作中，會大大降低檔案管理工作的工作效率。所以對相關(guān)的檔案管理人員的能力提升，也是機關(guān)事業(yè)單位所面臨的一個重要問題。

3.4 檔案管理存在安全風(fēng)險

不管是怎樣形式的檔案管理，都是存在這一定的風(fēng)險的，數(shù)據(jù)化的檔案管理，其重要的目的之一就是要大大降低在管理過程中所存在的風(fēng)險。在檔案的管理過程中，需要全面、充分的保證檔案的安全性，因為現(xiàn)階段很多檔案管理還有著紙質(zhì)的形式，所以檔案資料還存在著一定的安全風(fēng)險，所以使檔案資料信息化是事業(yè)單位要加快完成的一項工作內(nèi)容。

4 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的策略

4.1 完善檔案管理制度，保證檔案管理工作開展的規(guī)范性

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，想要快速提高機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的工作效率，那么就要完善檔案的管理制度、改善管理模式，讓檔案的管理工作做到有條不紊。對檔案管理工作進行全方位的優(yōu)化，將資料的歸檔過程進行全面的規(guī)范起來，同時也要降低資料的管理成本，對相關(guān)的檔案管理人員的管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，對管理人員實行監(jiān)管制度，不定期的對管理成果進行抽查檢驗，從而保證檔案管理工作效率的提升。

4.2 落實檔案管理責(zé)任機制，強化管理人員的責(zé)任意識

檔案管理的直接接觸者就是檔案的管理人員，所以想要讓檔案管理有一個系統(tǒng)而又有條理的管理制度，加強管理人員的責(zé)任意識，使每一部分的工作內(nèi)容都落實到個人，使管理人員具有責(zé)任意識。落實責(zé)任機制，讓管理人員重視起自己的工作內(nèi)容，對自己的工作有一個充分的了解，才能更好地完成自己的工作。

4.3 強化檔案管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)，提升其專業(yè)能力

在大數(shù)據(jù)背景下對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的提升，除了進行上述內(nèi)容，還需要對檔案管理的工作人員進行綜合素質(zhì)的提升，使其具備對信息化的檔案管理有基本的操作能力。在提升初期，可以進行相關(guān)的培訓(xùn)，讓工作人員對數(shù)據(jù)化、信息化的檔案管理工作有一個初步的了解。隨后再進行實操，學(xué)習(xí)理論知識后進行實際操作，能夠讓管理人員的能力得以飛速提升。最后再進行人才培養(yǎng)，讓機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理擁有更多高質(zhì)量的管理人員。

4.4 落實風(fēng)險管理機制，降低檔案管理的安全風(fēng)險

在大數(shù)據(jù)的背景之下，雖然檔案管理的工作效率會有一個可觀的提升，但是檔案資料的安全性還是存在一定隱患的，不管是存儲安全還是信息安全，都需要相關(guān)部門重視起來。利用好信息技術(shù)手段，使檔案不僅能不受到外界損毀，也不受到信息化的威脅，所以機關(guān)事業(yè)單位一定要落實風(fēng)險管理機制，不能讓威脅存在，實時進行風(fēng)險評估，降低檔案資料再存儲過程中所存在的風(fēng)險性，以保障機關(guān)事業(yè)單位的信息安全。

5 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)的背景之下，機關(guān)事業(yè)的檔案管理工作一直是一個值得重視的問題，其對機關(guān)事業(yè)的發(fā)展也有著十分重要的影響。所以健全信息化的檔案管理工作，是能夠推動事業(yè)單位的發(fā)展和進步的。